張想想

（黃石市脈源通檔案管理有限公司，湖北 黃石 435000）

1 引言

新形勢下，檔案除了數(shù)量顯著增多之外，檔案載體也越來越豐富，傳統(tǒng)的檔案庫房管理模式已經(jīng)不能滿足數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展的需求。檔案庫房管理必須積極革新觀念，立足于信息化建設(shè)，借助先進的設(shè)計理念和設(shè)備，與自身實際情況相結(jié)合，形成一套客觀科學的檔案庫房智能化管理系統(tǒng)，最終使檔案庫房從人工管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑?、現(xiàn)代化管理。

2 檔案庫房智能化對檔案安全的必要性

新經(jīng)濟常態(tài)下，越來越注重開發(fā)檔案資源，且檔案的使用頻率亦不斷增多，由此便暴露出諸多問題，即如何在第一時間有效地保護檔案安全，如何延長檔案的使用年限等。因此，保管檔案應(yīng)有適宜安全保存的專門庫房，且達到“十一防”要求，庫房面積也應(yīng)與城建檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范的要求相一致。對檔案管理機構(gòu)來說，使用的檔案用品與裝具均應(yīng)與國家規(guī)定相符，且其他相關(guān)設(shè)備也不能少，包括溫濕度自動控制、監(jiān)控、聲像、計算機等，從而保證檔案管理的規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化。同時，在固定資產(chǎn)投資計劃中納入檔案管理機構(gòu)的部分經(jīng)費，如館房建設(shè)、設(shè)備購置等，應(yīng)由同級財政統(tǒng)一安排平時的經(jīng)費。嚴格按照相關(guān)檔案安全保護的管理技術(shù)要求設(shè)計檔案庫房安全保護綜合智能管理系統(tǒng)，檔案庫房安全保護需要實現(xiàn)人性化、智能化、科學化和現(xiàn)代化管理。通過聯(lián)合采用計算機、溫濕度記錄儀、除濕機、空調(diào)或傳感器等設(shè)備，能夠?qū)n案庫房的溫濕度進行自動監(jiān)控；通過聯(lián)合使用計算機和警報器、煙感探頭、監(jiān)控攝像機，可以自動報警、檢測以及自動攝像并記錄存貯檔案庫房的安全情況。

3 檔案庫房管理現(xiàn)代化建設(shè)的具體措施

1）加強檔案設(shè)備的使用與維護。一是做到“三鐵”防護要求，即室外配鐵門鐵窗，室內(nèi)為檔案用鐵柜，使用密集架時留意密集架間隔的地上有無雜物，影響密集架關(guān)閉。二是檔案辦公區(qū)域有攝像頭監(jiān)控，確保正常使用。三是窗簾為防火窗簾，無特殊情況保持關(guān)閉，減免窗外人員窺視。窗戶宜選用不吸光、吸熱的窗戶，以保護檔案和庫內(nèi)溫濕度環(huán)境。四是定期更換適合檔案專用的噴氣滅火器，庫內(nèi)配置防盜報警裝置并定期維護，凡入庫的檔案先在消毒除菌等設(shè)備中消毒再上架。五是如有條件的可配置更加智能化的溫濕度記錄儀、高壓細水霧滅火系統(tǒng)、自動消毒除菌系統(tǒng)、漏水檢測報警管理設(shè)備等，這些設(shè)備發(fā)揮作用主要是在節(jié)假日和不可抗條件下，能和工作日無縫對接，例如因公務(wù)出差未回，有重大事件發(fā)生而無法返崗工作等情況，都能在工作之外做到相應(yīng)管理，保證檔案的安全。

2）注重檔案資料的分區(qū)。檔案庫房管理的本質(zhì)是對不同檔案資料針對性管理。需要從技術(shù)、硬件設(shè)施方面予以保障。綜合性檔案館室，主要保存專業(yè)檔案資料、文書檔案資料、會計檔案、照片檔案、電子檔案等，這些不同門類的檔案保管條件不盡相同，如何較為科學地分區(qū)管理是實踐性較強的學問。一是根據(jù)檔案數(shù)量提前規(guī)劃好檔案排架位置以避免倒架，應(yīng)將密級架獨立為若干單元，將各門類檔案分開排放且都需預(yù)留20-30年使用空間，排放按照由左到右，自上而下的“Z”形排架方式，每層不宜排滿，預(yù)留一掌空間以備后期增減檔案卷件數(shù)量。二是聲像檔案以及磁盤、光盤等電子檔案宜存入檔案防磁柜中，其保管環(huán)境的溫濕度同紙質(zhì)檔案資料存有一定差異，且電子檔案已漸成常態(tài)，若數(shù)據(jù)丟失無法彌補，所以防磁柜的配備要作為一條“硬杠杠”。借助檔案管理系統(tǒng)登錄網(wǎng)頁界面，檔案庫房管理人員可以對現(xiàn)階段檔案庫房中館藏檔案情況予以查詢，包括出庫時間、歸還時間、庫位情況、庫房容量等。檔案庫房現(xiàn)代化建設(shè)是用電子文檔的方式有效管理各種數(shù)據(jù)，構(gòu)建完善的檔案資料數(shù)據(jù)庫，這對順利開展檔案管理工作極為有利。與傳統(tǒng)的保存紙質(zhì)文檔的檔案庫房相比，這樣的方式可以更加便捷地檢索資料，資金和時間也得到有效節(jié)省。

3）重視檔案保護的應(yīng)急管理。檔案庫房是重點保護對象，事故多存在于疏忽大意之間，是綜治和消防的管理重點之一。因此，要有防患于未然的安全意識，能在應(yīng)急情況下控制好局面。一是檔案人員參與相關(guān)培訓和消防演習很有必要。如在培訓中可以知悉具體案例，思想上增強安全責任意識，消防演習中使用檔案滅火器材，能讓檔案人員在應(yīng)急時冷靜應(yīng)對。二是知悉庫外的環(huán)境變化，如有無緊鄰布線、搭架等情況，庫內(nèi)安裝設(shè)備是否功率超負荷，尺寸過大影響通行等。如有認為安全隱患的須及時報告。

4）基礎(chǔ)設(shè)施必須保障到位。部分檔案柜為陳舊的木質(zhì)柜，有些門難以關(guān)合，若無條件更換專用檔案密集架的須更換鐵柜；鐵窗宜設(shè)成內(nèi)外雙層；選用防盜性能較好的防盜門；溫濕度控制設(shè)備無法讓庫房達到環(huán)境標準的，要申請更換空調(diào)、除濕機等以達到效果值；防霉蟲藥品宜選購檔案專用，保管條件一般的應(yīng)按藥效期定期更換，藉此機會可做好庫房清潔；再有一些單位的檔案滅火器材采用的普通干粉滅火器，且未能按照使用有效期做定期更換，其價格同檔案專用滅火器價格相差幾倍，檔案專用滅火器材是制度的規(guī)定，又是檔案庫房安全的底線保障，不容有失，這也是檔案人員必須堅持的。檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施必須有保障，考慮經(jīng)費問題不能一蹴而就，可分批次采購必要設(shè)備。設(shè)備的貴賤直接影響此后較長時期的高頻使用，所以應(yīng)當結(jié)合工作需要擬定計劃，及時上報，增配庫房管理其他硬件設(shè)施。

5）檔案庫房環(huán)境管理。檔案庫房是存放檔案的專用庫房，同檔案辦公室、閱覽室應(yīng)設(shè)在同一區(qū)域，最好為同一層，辦公室不能同檔案庫房共用。一是做好防濕措施，特別是在地面首層的庫房，底層鐵柜應(yīng)有高穩(wěn)定性的架空，因為南方春季回潮明顯，地濕且滑，有些進入庫房時要先拖地。二是庫房內(nèi)部應(yīng)充分利用空間，墻上應(yīng)配有檔案存放平面圖，使館藏一目了然，做到幾年一次定期更新，鐵柜宜為同款同色柜，使之更為密集整齊，側(cè)面標明索引，上架時做信息更新。三是不定期清理衛(wèi)生，視檔案保管條件購買相應(yīng)檔案專用防霉蟲藥品，工作期間室內(nèi)溫度在14℃-24℃，濕度40%-60%間且做好登記保存。進門須換拖鞋或鞋套，夏冬兩季拖鞋在首次使用和更替時做好清潔。燈光采用LED照明符合庫內(nèi)使用要求。四是庫房如在配水、配電區(qū)域，要監(jiān)視滲水、漏電狀況，特別是空調(diào)內(nèi)機外機，除濕機水槽及時清理。

4 結(jié)束語

總之，若要確保檔案現(xiàn)代化管理目標的實現(xiàn)，實施檔案庫房的現(xiàn)代化管理是重要的基礎(chǔ)保障。通過在檔案庫房管理工作中發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)優(yōu)勢，既可以確保檔案庫房管理更加安全，還可以有效地節(jié)省物力與人力。不再單純依靠紙質(zhì)文檔保存資料，通過檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)可以隨時對各種檔案資料進行檢索，有益于提高工作效率。此外，還要對基礎(chǔ)設(shè)施的完善引起重視，防止檔案損毀和丟失。如此才能提高檔案庫房現(xiàn)代化管理水平，為檔案工作順利奠定基礎(chǔ)。