華佳蕓

（上海中醫(yī)藥大學(xué)附屬龍華醫(yī)院，上海 200032）

在醫(yī)院的日常管理工作中，檔案管理具有較高的基礎(chǔ)性與核心性。醫(yī)院檔案中會包含醫(yī)院發(fā)展運(yùn)營的所有信息，同時(shí)也會涉及各部門各職位工作人員所形成的工作記錄，工作數(shù)據(jù)?？梢哉f，檔案資料會決定醫(yī)院的發(fā)展，是醫(yī)院前行的命脈。現(xiàn)階段，在醫(yī)院檔案管理中還存在較多的問題，對醫(yī)院發(fā)展造成了一定的消極影響，所以需要得到工作人員的重點(diǎn)關(guān)注。

1 現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中存在的問題

首先，醫(yī)院檔案管理制度存在缺陷?，F(xiàn)階段，很多醫(yī)院在實(shí)施檔案管理工作時(shí)，所選擇的主要方式都是手工歸檔。這一方式不僅會導(dǎo)致工作人員產(chǎn)生較大的工作壓力，同時(shí)也會影響到整體的工作效率。并且由于人為因素的影響，很多檔案甚至?xí)嬖跁鴮戝e(cuò)誤的問題[1]。除此之外，由于醫(yī)院檔案管理工作起步較晚，所以很多醫(yī)院并沒有意識到該項(xiàng)工作的重要性，所形成的關(guān)注度不高，所設(shè)定的制度標(biāo)準(zhǔn)也并不完善，導(dǎo)致檔案管理工作的執(zhí)行力度極差，從而直接影響到整體工作的質(zhì)量與安全性。

其次，檔案管理人員能力不足。雖然，在當(dāng)前社會中，很多醫(yī)院都能夠遵循新醫(yī)改政策的相關(guān)要求，對醫(yī)院檔案管理工作形成了有效的優(yōu)化與調(diào)整。但是，由于人員自身并不具備較高的工作能力，也沒有積累豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，所以在實(shí)施檔案管理工作時(shí)，所采取的方法與原則仍舊比較落后，無法對工作的質(zhì)量與效率形成保證。在檔案管理工作中，也會展現(xiàn)出較為明顯的規(guī)范性問題。例如，流程不規(guī)范，制度不規(guī)范。很多時(shí)候檔案會在幾經(jīng)轉(zhuǎn)手的狀態(tài)下，出現(xiàn)丟失或缺少的問題。

最后，信息化技術(shù)的價(jià)值并未得到全面展現(xiàn)?？陀^來說，相較于傳統(tǒng)的手工歸檔，信息化管理所形成的優(yōu)勢比較明顯。但在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，信息技術(shù)的建設(shè)力度相對較為薄弱。很多醫(yī)院雖然會設(shè)計(jì)完整的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)平臺，但卻并不會在其中融入檔案管理模塊。在處理某項(xiàng)醫(yī)療問題或者檢查醫(yī)療檔案時(shí)，也很難及時(shí)得到相關(guān)信息，嚴(yán)重降低了工作效率。

2 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案的管理優(yōu)化策略

2.1 強(qiáng)化檔案管理人員的意識

在醫(yī)院發(fā)展的過程中，對檔案加以有效管理，是決定醫(yī)院發(fā)展?fàn)顟B(tài)的重要條件，這一點(diǎn)是毋庸置疑的。在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院的工作模式與工作體系都出現(xiàn)了較大程度的變化。對于處于這一體系中的醫(yī)院檔案管理工作來說，自然也不例外。現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理體系并不完善，甚至?xí)嬖谝恍┟黠@的漏洞。造成這一問題的主要原因在于當(dāng)管理人員的意識不足。所以，在現(xiàn)代新醫(yī)改背景下，醫(yī)院方面需要加強(qiáng)人員的培養(yǎng)力度。

首先，醫(yī)院需要全面推進(jìn)新醫(yī)改背景下所形成的各項(xiàng)基本工作，需要宣傳與檔案管理重要性相關(guān)的信息，在濃厚的范圍內(nèi)，培養(yǎng)檔案管理人員的工作意識，使之能夠正確認(rèn)識到該項(xiàng)工作的重要性。

其次，醫(yī)院方面需要專業(yè)規(guī)范性的組織檔案管理人員開展職業(yè)培訓(xùn)活動與職業(yè)考核活動。雖然在現(xiàn)代社會，很多信息技術(shù)都能夠在領(lǐng)域中發(fā)揮作用，但起到關(guān)鍵影響的因素仍舊是工作人員自身。如若檔案管理工作者不具有較高的技能水平，也不具備較強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)，那么很容易會對工作質(zhì)量形成威脅[2]。然而結(jié)合現(xiàn)狀分析來看，很多醫(yī)院在招聘檔案管理工作者時(shí)，所設(shè)立的標(biāo)準(zhǔn)都并不嚴(yán)格，甚至部分醫(yī)院會認(rèn)為檔案管理只是簡單的整理資料管理資料，所招聘的人員并沒有經(jīng)歷過專業(yè)化的指導(dǎo)與培訓(xùn)。對此一方面，醫(yī)院需要提高招聘標(biāo)準(zhǔn)，保障所招聘的人才經(jīng)歷過專業(yè)學(xué)習(xí)，擁有職業(yè)基礎(chǔ)；另一方面，醫(yī)院需定期帶領(lǐng)檔案管理工作者開展培訓(xùn)考核任務(wù)，并將其任務(wù)的推進(jìn)情況與績效相掛鉤，進(jìn)一步提高檔案管理人員的嚴(yán)謹(jǐn)性與工作態(tài)度，保證檔案管理的專業(yè)性與科學(xué)性發(fā)展。

2.2 構(gòu)建完善的檔案管理制度

相較于其他國家而言，我國對于醫(yī)院檔案管理制度的擬定時(shí)間相對較晚。現(xiàn)階段，其整體呈現(xiàn)出明顯的稚嫩狀態(tài)。并且由于醫(yī)院發(fā)展速度相對較快，內(nèi)部工作體系逐漸完善，制度的落后很容易會讓工作人員產(chǎn)生工作壓力與工作難度，影響檔案管理工作的有序推進(jìn)。

針對這一問題，在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院方面需要引起重視，加強(qiáng)檔案管理制度的擬定完善程度。

首先，醫(yī)院需要構(gòu)建完整的管理體系，明確每一份檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，確保工作人員能夠按照制度實(shí)施各項(xiàng)管理行為，確保檔案工作的有序推進(jìn)。

其次，醫(yī)院需要建設(shè)完整的考核制度。檔案管理工作中包羅萬象，十分復(fù)雜。并且，管理檔案并不是管理部門一方面的工作，其與醫(yī)院其他部門之間也會有所聯(lián)系。為了防止各部門存在推脫責(zé)任的問題，醫(yī)院需要明確各個(gè)部門的任務(wù)，并且需要將檔案管理工作的質(zhì)量與各部門工作人員的薪資及工作績效方面相掛鉤，確保責(zé)任落實(shí)到個(gè)人以及各部門頭上[3]。在此期間，尤其要注重科室主任的職責(zé)，使之可以逐步下放權(quán)力，提高工作認(rèn)識，保障工作質(zhì)量。除此之外，在檔案管理工作中，醫(yī)院也需要融入規(guī)范化制度。例如應(yīng)該采取哪些方式，哪些標(biāo)準(zhǔn)撰寫病案書，應(yīng)該按照何種順序、何種流程檢查并歸檔檔案。為了保證工作人員的態(tài)度，醫(yī)院高層管理者可不定期的進(jìn)行檔案管理巡查以及抽查活動。針對存在工作態(tài)度和工作能力問題的人員，高層管理者有權(quán)對其實(shí)施懲罰，如若其造成重大醫(yī)療事故，則需要追究其法律責(zé)任。

2.3 適當(dāng)?shù)厝谌氍F(xiàn)代管理技術(shù)

現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)推動了社會的發(fā)展。前文提及，醫(yī)院檔案管理工作量比較大，并且難度較高。如若單靠工作人員個(gè)人能力很難保證整體的管理效果。此時(shí)起便可充分借用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，利用信息化系統(tǒng)對檔案信息加以有效管理。同時(shí)，在現(xiàn)代技術(shù)的有效融入下，檔案的安全性也能夠得到有效保障。例如，在以往的醫(yī)院發(fā)展中，醫(yī)院通常會劃分出一間專門的檔案資料室用于檔案管理，但很難對潮濕、蟲蛀或火災(zāi)等問題形成預(yù)防。稍有不慎，所有檔案都會受到難以挽回的損失。但在信息技術(shù)的輔助下，檔案管理者可利用信息化軟件收錄檔案信息，并做好備份工作。由傳統(tǒng)模式與現(xiàn)代模式的相互融合，保證檔案安全狀態(tài)。具體來說，在利用現(xiàn)代管理技術(shù)實(shí)施檔案管理工作時(shí)，工作人員需要注意以下兩大要點(diǎn)。

第一，不同的醫(yī)院有不同的發(fā)展情況，也有不同的檔案管理要求。檔案管理者需要落實(shí)以自身的實(shí)際需求為標(biāo)準(zhǔn)，劃分合理的信息檔案管理體系。同時(shí)，醫(yī)院方面需要加大人才的信息技術(shù)培訓(xùn)力度，促使檔案管理者可掌握熟練的現(xiàn)代管理模式用于的管理工作，保證工作順利推進(jìn)。

第二，在設(shè)定完醫(yī)院信息化檔案管理體系后，檔案管理工作者需要劃分好不同部門，不同職位工作人員的檔案獲取權(quán)限。例如哪些部門可以調(diào)取檔案并修改檔案，哪些部門只有權(quán)讀取檔案。在明確好標(biāo)準(zhǔn)之后，實(shí)施管理工作，防止檔案信息的泄漏與丟失。

2.4 健全檔案管理的操作模式

結(jié)合現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題分析來看，在新醫(yī)改背景下工作人員可通過以下幾個(gè)要點(diǎn)，對檔案管理的操作模式加以完善，以此為整體工作的穩(wěn)定推進(jìn)奠定保證。

首先，醫(yī)院管理層的工作人員一定要轉(zhuǎn)化自己的固有思想，正確認(rèn)識到檔案管理工作對于醫(yī)院發(fā)展所能夠形成的意義，并能夠積極主動地學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理理念與檔案管理方法，加大檔案管理工作的宣傳力度。必要時(shí)，醫(yī)院方面也需要組織能力較強(qiáng)，素養(yǎng)較強(qiáng)，經(jīng)驗(yàn)豐富的人員，形成一支完整的檔案管理輔助團(tuán)隊(duì)，輔助檔案管理部門工作人員實(shí)施管理工作，保證每一份檔案的詳細(xì)處理[4]。

其次，醫(yī)院方面的檔案規(guī)模相對較大，所涉及的范圍領(lǐng)域也相對較為復(fù)雜。對此，在實(shí)施檔案管理工作時(shí)，工作人員需要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)對檔案加以合理劃分。例如以醫(yī)院科室為單元，或者以疾病類型為單元。除此之外，針對一些重要性以及私密性較強(qiáng)的檔案，工作人員需要單獨(dú)管理，并且需要嚴(yán)格限制接觸這些檔案的權(quán)限。

2.5 加大檔案管理的設(shè)備投入

除先進(jìn)技術(shù)外，先進(jìn)設(shè)備也是檔案管理工作順利推進(jìn)的重要保障。基于這一前提，醫(yī)院方面需要適當(dāng)?shù)募哟笸度肓Χ扰c關(guān)注力度，基于檔案管理工作者具有的實(shí)際需求，為其配備完整的基礎(chǔ)設(shè)施與基礎(chǔ)設(shè)備。

首先，雖然在新醫(yī)改背景下，很多醫(yī)院都引進(jìn)了信息化的檔案管理手段，但傳統(tǒng)的檔案室管理也不能被隨意摒棄。很多時(shí)候，醫(yī)院工作者還是需要借用紙質(zhì)檔案進(jìn)行檔案管理。為了防止蟲蛀、潮濕以及火災(zāi)等問題的發(fā)生，醫(yī)院方面需要配備完整的保障設(shè)備，如滅蟲設(shè)備，消防設(shè)備與空調(diào)設(shè)備等，為檔案資料提供安全穩(wěn)定的存放環(huán)境。

其次，醫(yī)院方面需要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)設(shè)備的維護(hù)與管理。雖然信息化管理手段能夠大大提高檔案管理工作的安全性與效率，但由于計(jì)算機(jī)自身出現(xiàn)問題，而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失的情況也并不少見。所以，醫(yī)院方面需要大力優(yōu)化計(jì)算機(jī)設(shè)備的性能。與此同時(shí)，完成檔案管理工作后，檔案管理人員也需要利用硬盤等移動設(shè)備對資料加以備份，防止檔案丟失后無從查找。除此之外，醫(yī)院檔案容量會隨著醫(yī)院運(yùn)行時(shí)間的不斷延長而不斷擴(kuò)大。所以對于檔案儲存空間具有較大的要求，醫(yī)院方面需要通過擴(kuò)大投入的方式，對管理系統(tǒng)、管理軟件與儲備軟件加以優(yōu)化，切實(shí)保證信息化技術(shù)的有效應(yīng)用，推動醫(yī)院的發(fā)展。

3 結(jié)論

綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性與綜合性。由于醫(yī)院日常工作比較繁瑣復(fù)雜，所生成的數(shù)據(jù)容量自然也相對較大。如若管理人員無法有效對檔案形成管理，那么必然會影響到醫(yī)院的發(fā)展。在新醫(yī)改背景下，檔案管理工作者需要積極主動的轉(zhuǎn)化管理思想與管理模式，切實(shí)提高自身的現(xiàn)代管理意識，打造完整的管理制度，融入管理現(xiàn)代技術(shù)。除此之外，也需要對檔案管理的模式與設(shè)備投入形成較高關(guān)注度，在完整的管理體系下，推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。