葉佐林

（揭陽空港經(jīng)濟(jì)區(qū)檔案館，廣東 揭陽 522013）

1 前言

隨著社會的發(fā)展和時代的進(jìn)步，企事業(yè)單位在追求高速發(fā)展的同時，將更多的精力投入在檔案管理和文化建設(shè)方面。一套完整的檔案管理系統(tǒng)，包含文件、視頻、紙質(zhì)等多種形式的材料信息，對組織發(fā)展史、產(chǎn)品演變、人員基本信息等都會進(jìn)行詳實(shí)的記載和統(tǒng)計(jì)。檔案管理作為企業(yè)發(fā)展的重要組成，不僅包含信息的整合，保障信息的真實(shí)有效性，還需要能夠?qū)π畔①Y源進(jìn)行分析，為中高層管理者的決策等提供真實(shí)的數(shù)據(jù)信息保障。通過信息技術(shù)，將文件信息資源和電子技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，提高信息傳遞效率，降低人工數(shù)據(jù)誤差，借助辦公自動化模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的精準(zhǔn)高效。

2 辦公自動化對檔案管理產(chǎn)生的作用

2.1 加快了檔案管理的工作效率

傳統(tǒng)的文書檔案管理，是依靠人工操作來完成的，對于人員的記錄、統(tǒng)計(jì)、整理能力要求較高，需要檔案管理員定期進(jìn)行檔案更新、針對文件材料等進(jìn)行編輯分類，并做好文件材料的出入庫登記工作，不僅耗時費(fèi)力，在快節(jié)奏的現(xiàn)代化社會，傳統(tǒng)的檔案管理工作難以滿足人們對于快捷高效的需求。

實(shí)現(xiàn)文書檔案辦公自動化，單位對于文書檔案管理自動化操作充分認(rèn)可，針對目前市場中已經(jīng)應(yīng)用或者正在研發(fā)的自動化軟件系統(tǒng)展開市場調(diào)研工作，和金蝶、用友等管理信息系統(tǒng)平臺達(dá)成合作關(guān)系，充分結(jié)合各單位各模塊的檔案管理的不同特質(zhì)性要求，進(jìn)行定制化辦公設(shè)置，借助計(jì)算機(jī)操作的高效性、低誤差性等特質(zhì)，將檔案管理中復(fù)雜繁瑣的工作進(jìn)行系統(tǒng)軟件編程操作，通過編程的方式，將文件按照時間先后、字母順序、材料品類、資料格式等進(jìn)行分類，將復(fù)雜的工序通過大數(shù)據(jù)篩選的渠道來完成。例如對于工程檔案管理而言，需要將每個工程項(xiàng)目依據(jù)進(jìn)度順序進(jìn)行整理存檔，不論是招投標(biāo)階段、合同簽批、材料進(jìn)場、安裝施工、后期養(yǎng)護(hù)、竣工驗(yàn)收等各個階段都是需要專人跟進(jìn)的，保障所有材料的完整和真實(shí)性，在一些文件的簽批方面，受到時間空間的限制，耗費(fèi)大量的人力、物力和財力，而實(shí)現(xiàn)辦公自動化，通過各模塊獨(dú)立運(yùn)作的方式，適度放寬權(quán)限，保障網(wǎng)絡(luò)審批和核準(zhǔn)，提高了整個檔案管理的辦公效率。

2.2 提高了檔案材料在單位內(nèi)的應(yīng)用率

檔案管理部門的作用是能夠幫助單位組織領(lǐng)導(dǎo)便捷快速高效的搜索所需要的信息。尤其在快節(jié)奏的時代，只要能夠快速檢索的檔案信息才能夠在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中提供寶貴的建設(shè)性建議。檔案材料主要表現(xiàn)形式有材料原件、材料復(fù)印件、材料信息整合數(shù)據(jù)，在原始的文書檔案管理模式下，文件存儲困難，一旦借出后，回收難度大，在文件查詢方面也較為耗時，在文件存儲方面也占據(jù)較大的空間。在信息化時代通過辦公自動化，可以實(shí)現(xiàn)文件材料的電子版轉(zhuǎn)型，文件傳輸方面載體樣式多元化，例如CD、U盤、DVD、光盤等，可以實(shí)現(xiàn)文件材料的無限次復(fù)制和回收，降低了文件回收難度，通過檔案管理信息系統(tǒng)的落實(shí)，使得文件材料的價值得到了更好的運(yùn)用。提高了檔案材料的應(yīng)用率，同時鼓勵單位內(nèi)的中高層管理者加大對于檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的投入力度和關(guān)注度，為自動化技術(shù)的研發(fā)和維護(hù)提供資金和政策支持，實(shí)現(xiàn)檔案自動化管理的正向循環(huán)。

2.3 保障了文書檔案材料的安全性完整性

檔案建設(shè)設(shè)計(jì)的內(nèi)容十分廣泛，包含產(chǎn)品研發(fā)、企業(yè)成長史等，很多材料的應(yīng)用頻率較高，在傳統(tǒng)的檔案管理體系中，隨著材料的出入庫，導(dǎo)致很多紙質(zhì)版材料的顏色、紙張發(fā)生了不可逆的折損，縮短了材料信息的使用年限。對檔案管理而言，文件材料的安全性完整性十分重要，而上述方式中保存占據(jù)空間大，隨著水火、高溫、氧化等不可控災(zāi)害，導(dǎo)致文件存儲難度進(jìn)一步加大。即便目前我國已經(jīng)十分重視檔案管理，針對不同品類的文件材料的存儲進(jìn)行了明確的規(guī)定，對于存儲空間要求極高。但是在快節(jié)奏的發(fā)展背景中，實(shí)現(xiàn)辦公環(huán)境自動化可以大幅度的提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，將文件存儲媒介從紙質(zhì)版轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影?，不僅存儲方面快捷高效，在篩選和分析方面通過算法可以更加精準(zhǔn)，存儲時間長，易復(fù)制，具有可修復(fù)性，可以通過電子信息技術(shù)的不斷完善和創(chuàng)新，延長檔案材料的使用時效。

2.4 便于文件傳輸

在傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)中，資料信息的傳輸就是紙質(zhì)版材料的郵寄或者配送，往往由于空間距離的問題，出現(xiàn)高額的配送費(fèi)和較長的時間成本，通過辦公自動化就很好地解決了這一難點(diǎn)。由于檔案管理不僅存在與事業(yè)單位中，越來越多的企業(yè)等組織意識到了檔案管理的重要性，檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)已經(jīng)成為信息時代發(fā)展的必然產(chǎn)物。掌握市場需求，實(shí)現(xiàn)辦公自動化，在事業(yè)單位等國家機(jī)關(guān)單位中，啟用政務(wù)網(wǎng)，對于文件信息進(jìn)行加密保護(hù)，通過賬號密碼權(quán)限等方式保障組織內(nèi)的檔案信息安全性，實(shí)現(xiàn)同體制內(nèi)全區(qū)域的信息共享，幫助各個崗位和階層的人員結(jié)合個人需求，掌握應(yīng)得信息。在企業(yè)組織內(nèi)，檔案管理自動化縮小了不同區(qū)域內(nèi)的辦公簽批流程，通過掃描傳真等方式，保障檔案信息真實(shí)有效的同時，提高文件傳輸?shù)乃俣群蜁r效。辦公自動化，大大縮短了文件傳輸?shù)臅r間，提高了文件傳輸過程中的精準(zhǔn)性，避免口頭或者語音等傳輸導(dǎo)致的理解誤差，更便捷了檔案信息管理。

3 結(jié)束語

傳統(tǒng)意義上的檔案管理，需要進(jìn)行大量紙質(zhì)版文書的收集、存檔，在人員簽批方面過于繁瑣，在材料的保存流動性等方面不易操作。但是在高速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)背景下，對于檔案管理而言，在簡單易操作、高效準(zhǔn)確性等方面提出了新的要求。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動化，不僅是辦公環(huán)境自動化，整個辦公流程中不必要的工序得到最大化降低，在運(yùn)輸成本、交流成分、數(shù)據(jù)分析成本等方面都大幅降低。整個文書檔案管理工作在辦公自動化模式的推動下，能夠更加便捷地進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，針對年齡、工齡、部門等基本指標(biāo)進(jìn)行簡單篩選，通過軟件編程的方式，降低每一個工作流程中的人工操作工序，實(shí)現(xiàn)整個企業(yè)管理的自動化。