李虹瑩

（開遠市工程質(zhì)量監(jiān)督站，云南 開遠 661699）

建筑工程檔案資料管理工作較為繁雜，檔案管理人員需要以規(guī)范化、系統(tǒng)化的要求為基礎，做好工程檔案的收集、整理，并做好簽證以及工程材料合格報告的同步收集工作。在做好數(shù)據(jù)記錄工作的同時，還要記錄好工程技術、進度等，并結合影像與照片等方式，將整個工程建設更加系統(tǒng)地呈現(xiàn)出來。同時，建筑工程檔案資料也是一些工作環(huán)節(jié)所需要的重要憑證，要為工程信息的查詢提供重要參考。要加強檔案資料收集、編制、管理、利用等各個環(huán)節(jié)的管理工作，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，進行優(yōu)化改進，有效保障工作質(zhì)量，助力工程項目建設。

1 工程檔案管理對工程質(zhì)量促進意義的體現(xiàn)

工程質(zhì)量是指工程滿足人們的需求，而且與國家法律、法規(guī)、技術規(guī)范標準、設計文件及合同規(guī)定的包含適用性、耐久性、安全性、可靠性、經(jīng)濟性與環(huán)境協(xié)調(diào)性等方面的綜合特性相符合。對工程質(zhì)量的評價不僅限于對工程實體的檢查，最主要的是以工程檔案為依據(jù)，對各類指標是否達標進行綜合檢測評定。工程檔案管理工作基本上要求與工程施工同時進行，如果缺乏工程檔案對項目相關工程施工資料的記錄，工程施工將難以開展。完善的施工檔案為工程的施工提供了依據(jù)，只有在施工檔案得到完善的前提下，施工才能順利進行。工程檔案管理是工程驗收中的一個重要流程，是相關部門對工程質(zhì)量進行執(zhí)法檢查的一項重要依據(jù)。相關部門對工程檔案進行嚴格檢查驗收，有助于工程質(zhì)量得到更高的保證；另外，工程檔案管理員在工程建設過程中對施工步驟相關的細節(jié)進行了詳細的記錄，而監(jiān)理人員也會對施工過程實行監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時上報并進行修正，進而保證工程質(zhì)量。

2 當前工程檔案管理工作存在的問題

1）管理意識不到位。在工程建設活動中，項目負責人存在嚴重的“重建設、輕檔案”的思想，一心只抓工程進度，而對于檔案管理缺乏足夠的重視。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，工程建設項目中雖然也會設立檔案管理部門，但卻形同虛設，檔案管理人員在收集檔案時只是拿來即可，而沒有對檔案內(nèi)容進行深入認真的審核，甚至有的檔案管理人員為了省事而將過往檔案稍作處理進行存檔。這種情況的出現(xiàn)與項目負責人管理意識不到位密切相關，檔案管理不是簡單地收集存檔，而是要通過嚴謹?shù)墓芾磉^程對檔案進行科學歸類，想要達到這樣的目標，檔案管理人員的管理意識必須得到強化。

2）檔案制度不健全，不規(guī)范。建設工程檔案管理制度建設相對落后，存在制度不健全、不規(guī)范、執(zhí)行不到位等現(xiàn)象。尤其是在一些基層建設工程項目中，并未真正建立起一套全面、系統(tǒng)、操作性強的檔案管理制度，未對檔案管理工作形成有效的制度約束。制度上的不健全給工程檔案管理工作帶來不利影響。此外工程檔案管理工作缺乏必要的技術規(guī)范，檔案管理標準化建設滯后。

3）缺少完善的監(jiān)督管理機制。建筑工程檔案管理質(zhì)量無法保障，根本原因在于建筑單位常常沒有行之有效的監(jiān)督管理機制，相關人員的行為得不到約束，責任心不強，工作效率不高，導致工作質(zhì)量低下，歸檔工作走形式。只有深刻認識到這方面的問題，加快監(jiān)督管理機制的建設，配合獎懲機制，制定詳盡的考核條例和內(nèi)容，才是解決問題的有效辦法。但從實際情況來看，很多建筑單位在這方面都有待加強。

3 加強工程檔案管理促進工程建設質(zhì)量的措施

1）強化管理意識，認識檔案管理的重要性。一方面，要廣泛宣傳檔案管理，并結合《中華人民共和國檔案法》讓他們認識到檔案管理是嚴肅的，必須慎重對待，否則就需要承擔相應的法律責任；另一方面，要將檔案管理部門獨立化，不僅要具有收集檔案、處理檔案的獨立權，還要有獨立招聘管理人員的權力。這樣一來，檔案管理部門的管理意識會得到增強，能夠更為主動地承擔起應擔負的責任。管理意識的強化需要循序漸進，尤其是涉及錢權轉化方面更是應該慎重而為，否則會帶來一些不良后果。

2）構建企業(yè)科學完善的檔案管理制度。只有科學完善的企業(yè)檔案信息管理制度才能夠為企業(yè)的檔案管理工作提供重要的制度保證。比如，針對不同類型的檔案資料進行搜集、整理、歸檔和分析利用，對檔案資料的真實性和完整性進行鑒定和統(tǒng)計。對于確定沒有使用價值和登記錯誤的檔案資料進行及時銷毀，與此同時，還需要針對企業(yè)的實際情況建立針對數(shù)字檔案室建設的細則。比如，在數(shù)字檔案室建設啟動中需要以實際情況為基礎制定《數(shù)字化檔案建設方案》，明確企業(yè)數(shù)字化檔案建設工作的核心標準和規(guī)定；在企業(yè)數(shù)字化檔案掃描過程中可以建立《檔案資料系統(tǒng)錄入規(guī)則》；在企業(yè)檔案資料利用過程中可以建立《檔案資料查詢分析系統(tǒng)規(guī)范》等，總之企業(yè)數(shù)字檔案室的建設要想實現(xiàn)全過程的高效管理就必須要建立科學完善的制度保證。

3）強化工程檔案資料形成過程的監(jiān)督與控制。想要有效優(yōu)化建筑工程檔案管理，首先要強化意識，真正意識到建筑工程資料管理對工程項目的重要意義，改掉往日粗放的管理模式，才能從根本上達到優(yōu)化的目的。項目開建之初，要根據(jù)地方與行業(yè)的規(guī)范管理辦法，編制自己的歸檔標準、內(nèi)容和范圍，對設計、監(jiān)理、總包、施工單位進行資料交底，提出并要求實現(xiàn)資料規(guī)范化、標準化和系統(tǒng)化的管理目標，將檔案資料納入考核目標進行獎罰，以保證檔案管理的效率和質(zhì)量。在建設過程中，制定完善的規(guī)章管理制度，將資料收集與施工同步，滲透到每一個環(huán)節(jié)。在項目建設之前，與施工單位、監(jiān)理單位等進行溝通，增強與其資料管理人員、技術人員的合作，做好建筑工程檔案的交底工作。在整個施工過程中，做好檔案管理業(yè)務的指導工作，逐步強化工程檔案資料形成過程的監(jiān)督與控制，保質(zhì)保量做好各相關部門的檔案歸檔工作。

4）加實現(xiàn)工程檔案管理信息化、加大檔案管理的安全性。要強化工程檔案管理的信息化，運用新思路及新方法，使電子檔案管理更加科學化、專業(yè)化、規(guī)范化，提高工程檔案管理的效率。利用軟件對檔案實現(xiàn)信息化管理，不斷壓縮工程檔案的體積及儲存空間，擴大工程檔案的儲存量，不僅便于檔案的存儲，還能有效提高工程檔案原件的保護水平。加強電子檔案的安全管理，為保障工程檔案的信息安全，要采取行之有效的安全保護措施，完善安全管理制度，妥善解決檔案管理工作中可能出現(xiàn)的安全問題，最大限度地規(guī)避人為方面的安全隱患。不斷提高檔案管理人員的網(wǎng)絡技術水平，保持與現(xiàn)代技術的同步性，制定完善的安全防范措施，確保檔案信息化系統(tǒng)的安全運行。

4 結語

工程檔案是工程建設最真實的反映，是檢驗工程質(zhì)量的重要依據(jù)。要樹立檔案管理意識，建立健全相應的管理制度，重視日常的監(jiān)督工作，不斷優(yōu)化管理制度和體系，使工程檔案管理工作規(guī)范化、科學化，信息化。讓建筑工程檔案管理持續(xù)適應新形勢的發(fā)展要求，從而更好地為工程建設工作服務。