孫亞輝

（中國石油化工股份有限公司西安石化分公司，陜西 西安 710086）

建筑工程檔案是工程建設(shè)后的重要憑據(jù)，是竣工驗收的必備條件。同時也是用來處理審計稽查以及糾紛等事件的依據(jù)，更為建筑日后使用、檢維修及優(yōu)化改造提供資料依據(jù)和支持。想要更為高效合理化的開展建筑工程檔案管理工作，就必須要精確的把控好檔案資料的內(nèi)容以及特征，建立更為科學(xué)化的建筑工程檔案管理路徑，從源頭上，提高項目檔案管理的品質(zhì)，推動我國建筑行業(yè)的可持續(xù)化發(fā)展。保存好工程檔案，詳盡的分析檔案管理的路徑，通過提升建筑工程檔案管理的效果來提高總體的項目質(zhì)量。

1 建筑工程檔案的內(nèi)容以及特點

建筑工程檔案的內(nèi)容主要分為六類，其分別是建筑工程的前期文件、建筑工程項目管理文件、項目施工文件、項目竣工圖文件、項目監(jiān)理文件以及項目竣工驗收文件。

首先，建筑工程檔案管理所整理出的建筑工程數(shù)據(jù)信息具有較強(qiáng)的單一性，且這些數(shù)據(jù)信息相對獨(dú)立。其次，建筑工程檔案以及單向工程的建設(shè)過程始終保持著同步的狀態(tài)，也就是說，如果單向工程方案開始運(yùn)行，那么其就會產(chǎn)生出相對應(yīng)的數(shù)據(jù)信息。如果單向工程方案竣工，那么相關(guān)的數(shù)據(jù)信息生成也會受到影響，會即可停止。建筑工程檔案涉及的范圍會比較廣泛，其影響著項目的全生命周期，可以較為真實的反饋出建筑工程項目的自身質(zhì)量，同時其也是質(zhì)量監(jiān)管部門驗收質(zhì)量的主要參考憑據(jù)，建筑工程檔案的真實性會比較強(qiáng)。最后，建筑工程檔案是項目整體建設(shè)時期產(chǎn)生出的一手資料，所以其現(xiàn)實價值以及利用價值都比較高，可以以其為基準(zhǔn)，開展項目考核以及驗收等的工作。

2 當(dāng)前建筑工程檔案管理存在的問題

2.1 檔案資料管理質(zhì)量有待提升

在施工各個環(huán)節(jié)中形成的資料文件，都屬于工程檔案的管理范圍，內(nèi)容繁多，需要有效地分類收集整理，許多建筑施工企業(yè)常常注重檔案數(shù)量的收集，卻缺少專業(yè)的甄別鑒定，導(dǎo)致出現(xiàn)許多實用性、安全性較低的材料，長期下去，會對相關(guān)部門的檔案保管和利用工作產(chǎn)生較大的影響。另外，對于許多重要的簽字資料與文件的保管，相關(guān)管理人員比較隨意，容易發(fā)生檔案資料缺少、丟失等問題，直接影響整個工程檔案資料的保存質(zhì)量和意義，影響后續(xù)的施工建設(shè)活動，導(dǎo)致整體管理效率不高，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益。

2.2 缺少現(xiàn)代化的管理意識

現(xiàn)階段，我國建筑工程檔案管理的科學(xué)管理意識相對來說比較差，很多管理科室都會將其重心一味的放置到經(jīng)濟(jì)層面，完全忽視了檔案管理工作開展的重要價值以及意義，檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程也會過于滯緩，建筑工程內(nèi)的施工檔案沒有被當(dāng)主要的工程管理的依據(jù)，導(dǎo)致其檔案無法將自身的完整以及參考的效用較好的發(fā)揮出來。只會敷衍性的處理各類施工記錄內(nèi)容，哪怕其將記錄的內(nèi)容進(jìn)行了歸檔的處理，也無法讓其利用價值較好的展現(xiàn)出來。

2.3 缺少完善的監(jiān)督管理機(jī)制

建筑工程檔案管理質(zhì)量無法保障，根本原因在于建筑單位常常沒有行之有效的監(jiān)督管理機(jī)制，相關(guān)人員的行為得不到約束，責(zé)任心不強(qiáng)，工作效率不高，導(dǎo)致工作質(zhì)量低下，歸檔工作走形式。只有深刻認(rèn)識到這方面的問題，加快監(jiān)督管理機(jī)制的建設(shè)，配合獎懲機(jī)制，制定詳盡的考核條例和內(nèi)容，才是解決問題的有效辦法。但從實際情況來看，很多建筑單位在這方面都有待加強(qiáng)。

3 建筑工程檔案資料管理的優(yōu)化路徑

3.1 利益牽引，做好檔案的管理工作

要嚴(yán)格審查竣工驗收檔案資料的質(zhì)量，確保工程竣工驗收檔案能夠發(fā)揮憑證作用。工程竣工驗收的時候，管理科室的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)與工程項目的管理人員一起，依照建筑工程檔案的歸檔范圍要求，全面審核、檢查工程建設(shè)當(dāng)中所形成的全部文件，及時解決所發(fā)現(xiàn)的問題，查補(bǔ)缺漏，要保證竣工材料的真實、及時和完備，保證其符合歸檔范圍的要求。

3.2 強(qiáng)化檔案資料管理人員的職業(yè)意識，規(guī)范日常工作行為

檔案資料的收集、整理和編制是由人來完成的，提高檔案管理人員的素質(zhì)至關(guān)重要。在加強(qiáng)宣傳的基礎(chǔ)上，對檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常開展職業(yè)教育培訓(xùn)，組織內(nèi)外部的參觀、交流與學(xué)習(xí)，保證相關(guān)人員都能建立良好的檔案資料管理意識和職業(yè)素養(yǎng)，不斷提升其自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。編制崗位職責(zé)，使各級管理人員，明確自身的基本工作程序與目標(biāo)，以規(guī)范其日常工作內(nèi)容與行為。要求在施工建設(shè)活動開工之前，做好統(tǒng)一表格、標(biāo)準(zhǔn)等準(zhǔn)備工作，做好施工過程中進(jìn)度計劃制訂與調(diào)整工作，并在開工后的施工管理過程中，監(jiān)督檢查檔案資料記錄與整理情況。與此同時，檔案資料管理人員需要與企業(yè)進(jìn)行溝通，協(xié)助工程管理人員，與設(shè)計單位進(jìn)行溝通，及時了解設(shè)計變更的情況，并做好標(biāo)準(zhǔn)文件與圖集的收集保管工作。對于管理性的文件，需要根據(jù)項目的基礎(chǔ)、依據(jù)與實踐等，做好文件的整理組卷工作，并對驗收記錄進(jìn)行檢查。資料管理人員發(fā)放的圖紙資料，需要與清單一起整理并存檔，做好工程資料的整理與匯總，以此保證整體的工程質(zhì)量和后續(xù)需求。

3.3 強(qiáng)化工程檔案資料形成過程的監(jiān)督與控制

想要有效優(yōu)化建筑工程檔案管理，首先要強(qiáng)化意識，真正意識到建筑工程資料管理的重要性和對工程項目的重要意義，改掉往日粗放的管理模式，才能從根本上達(dá)到優(yōu)化的目的。項目開建之初，要根據(jù)地方與行業(yè)的規(guī)范管理辦法，編制自己的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容和范圍，對設(shè)計、監(jiān)理、總包、施工單位進(jìn)行資料交底，提出并要求實現(xiàn)資料規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化的管理目標(biāo)，將檔案資料納入考核目標(biāo)進(jìn)行獎罰，以保證檔案管理的效率和質(zhì)量。在建設(shè)過程中，制定完善的規(guī)章管理制度，將資料收集與施工同步，滲透到每一個環(huán)節(jié)。

3.4 完善檔案管理制度，打好建筑工程檔案管理基礎(chǔ)

建筑工程檔案的管理過程中，檔案傳遞和變更頻繁，容易使檔案的完整性受到影響，檔案的管理工作難度加大。各部門需要對檔案的傳遞情況以及增減變動情況及時做好記錄，實時、有效、完整地記錄檔案的傳遞情況、變更情況、修改情況和作廢情況等。依據(jù)記錄才能對檔案實行有效地跟蹤，防止檔案損毀、丟失或者失效，建立健全各項工程檔案的管理制度，并確保制度的有效執(zhí)行，才能切實保證檔案的完整、有效，確保相關(guān)部門能夠獲得及時、有效的檔案資料或者信息。

4 結(jié)束語

依據(jù)文章上述的內(nèi)容可以了解到，分析建筑工程檔案科學(xué)化管理實現(xiàn)的路徑十分的重要，通過開展科學(xué)化的建筑工程檔案管理工作，可以有效的提升項目的品質(zhì)。想要更好的實現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理，那么就需要強(qiáng)化企業(yè)的檔案科學(xué)化管理認(rèn)知意識，構(gòu)建更為完善的檔案科學(xué)化管理機(jī)制，補(bǔ)充其內(nèi)容，同時還需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的采集管理工作的嚴(yán)苛性，嚴(yán)苛的管控檔案的品質(zhì)，推行數(shù)字化的建設(shè)，提高檔案開發(fā)以及使用的價值，讓其工作方式更為科學(xué)化，保障檔案的管理質(zhì)量。