樊秋燕

（菏澤市中心血站，山東 菏澤 274000）

檔案指的是每個事業(yè)單位在不同的生產(chǎn)和經(jīng)營項(xiàng)目中所形成對國家、社會和自己事業(yè)單位有一定保存意義的不同形式文字、圖像和音頻等具有歷史意義的記錄。要搞好檔案管理工作是每個事業(yè)單位快速發(fā)展的根本，綜合檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作中的重中之重，這是提升事業(yè)單位工作效率的基礎(chǔ)性條件，也是保持歷史真面貌的一個主要工作。隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和中石化體制改革的深入發(fā)展，社會對于事業(yè)單位發(fā)展的要求更加嚴(yán)格，尤其是事業(yè)單位財(cái)務(wù)實(shí)現(xiàn)共享之后，事業(yè)單位的檔案管理工作就顯得更為重要，對此，事業(yè)單位更要立足于實(shí)際，及時發(fā)現(xiàn)在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，并采取有效措施推動檔案管理工作的順利進(jìn)行，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作更加科學(xué)規(guī)范，促進(jìn)事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展，從而能夠真正地為社會服務(wù)，為國家創(chuàng)造更大的效益。

1 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的意義

加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作，一方面能夠?yàn)槭聵I(yè)單位管理人員作出正確的決策提供依據(jù)，因?yàn)槭聵I(yè)單位中的檔案通常記錄著事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的重要信息內(nèi)容，其中包括各種經(jīng)營往來和重要文件內(nèi)容等，做好重要內(nèi)容的管理工作，能夠?yàn)楣芾砣藛T在分析事業(yè)單位未來經(jīng)營狀況和發(fā)展方向提供重要依據(jù)，幫助事業(yè)單位管理人員作出正確的決策。檔案管理工作質(zhì)量和事業(yè)單位自身的管理成果之間的有機(jī)結(jié)合，在很大程度上決定了事業(yè)單位今后的資源配置情況和發(fā)展模式，也直接影響到事業(yè)單位的經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略和在未來發(fā)展過程中的管理效率，因此，做好事業(yè)單位的檔案管理工作，不但能夠幫助事業(yè)單位在激烈的市場競爭中脫穎而出，提高自身競爭力，也能夠?yàn)閲覄?chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)社會發(fā)展。

1.1 樹立起整體意識，精準(zhǔn)選取角度，發(fā)揮實(shí)際作用

在我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展下，各個事業(yè)單位的檔案管理工作始終要持續(xù)利用解放思想，進(jìn)行科學(xué)發(fā)展，依照股份制銀行的發(fā)展需求，進(jìn)行連續(xù)性改革與改善事業(yè)單位檔案管理工作。從根本上要強(qiáng)化對經(jīng)濟(jì)市場認(rèn)識，要去主動積極的多加利用檔案，體現(xiàn)出檔案工作的價(jià)值。還能夠促進(jìn)股份制銀行業(yè)務(wù)的拓展和延伸，從實(shí)際上強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)效益意識，加速檔案信息資源的創(chuàng)新和利用，努力提升檔案信息的整體質(zhì)量和效益，為了能夠使事業(yè)單位自身加快發(fā)展，為了推動各個不同事業(yè)單位快速進(jìn)行開創(chuàng)發(fā)展，最終得以達(dá)成我國經(jīng)濟(jì)又快又好的發(fā)展作出一定的貢獻(xiàn)。

1.2 建立起精準(zhǔn)定位，加強(qiáng)管理最終發(fā)揮出作用

檔案信息的服務(wù)模式進(jìn)行精準(zhǔn)定位，目的就是要站在一定的發(fā)展高度上。去強(qiáng)化業(yè)務(wù)工作和檔案工作去進(jìn)行整體性管理，從根本上做到“四個貫徹”。一是要貫徹讓領(lǐng)導(dǎo)重視到位。檔案管理工作是股份制銀行強(qiáng)化事業(yè)單位管理的主要內(nèi)容。而且檔案管理工作的力度取決于領(lǐng)導(dǎo)者的注重程度，商業(yè)銀行行長辦公時常常鉆研檔案工作，去排除所存在的隱患，使得檔案工作有了長久性的進(jìn)步。二是貫徹全體行動。檔案管理工作絕對不是由單單少數(shù)專業(yè)人員的工作，必然是讓全員加入，轉(zhuǎn)變?yōu)槊總€人都注重檔案管理工作，讓全體員工重視檔案管理達(dá)成共識，這是在檔案管理工作中體現(xiàn)出整體水平的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)。

2 在檔案管理層面的綜合檔案室

2.1 有助于檔案的集中、規(guī)整和保存

當(dāng)一部分的事業(yè)單位檔案沒有進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，每個部門所形成的檔案是讓很多做兼職的檔案管理人員去進(jìn)行分頭處理，檔案的集中、規(guī)整和保存得不到保障。有些事業(yè)單位的有關(guān)文件資料大量丟失。當(dāng)時所形成的資料很多，但是真正留存下來的卻是所剩無幾。事業(yè)單位創(chuàng)建綜合檔案室，還要去安排一名專業(yè)素養(yǎng)極高的管理檔案員，這有助于事業(yè)單位所形成的檔案可以馬上集中、規(guī)整以后放入檔案中去。這樣能夠進(jìn)一步的把財(cái)力和物力等確保檔案庫房的所有設(shè)備進(jìn)行集中，還有一點(diǎn)就是更加方便對于檔案的長時間保存、進(jìn)行有效合理運(yùn)用。

2.2 使得檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

一部分事業(yè)單位檔案進(jìn)行分散式管理，因?yàn)槿鄙偌薪y(tǒng)一的處理組織，還缺少對應(yīng)的管理制度，最終使得檔案工作“文人問津”。在事業(yè)單位檔案進(jìn)行統(tǒng)一式管理之后，還創(chuàng)建了綜合檔案室，在處理組織上有了一定的保證。檔案管理人員制定針對檔案的收集、規(guī)整、鑒賞等制度準(zhǔn)則，這有助于檔案工作變得更加具有規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性等，還能在一定程度上使得事業(yè)單位經(jīng)營效益有所增加。

3 檔案收集存在的問題及解決措施

檔案是我國國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在實(shí)踐活動當(dāng)中形成具有真實(shí)性的并且可以保存的文字、圖像及聲音，檔案收集是我國文化事業(yè)重要組成部分。在檔案管理工作運(yùn)行當(dāng)中，所有工作都是以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)。檔案管理工作在我國已有兩千多年歷史，對我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著重要影響，檔案管理工作在人們心目當(dāng)中根深蒂固，工作人員的管理理念不能在短時間當(dāng)中發(fā)生改變，檔案工作的創(chuàng)新和改革也會受到影響。近幾年來，隨意互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展，電子檔案越來越受到人們歡迎，相關(guān)工作人員由此對數(shù)字檔案進(jìn)行深層次研究。

3.1 加強(qiáng)文件資料的收集與整理

對所需要存儲的檔案信息文件及時進(jìn)行收集和整理，保證檔案資源的準(zhǔn)確性和完整性。在檔案信息收集當(dāng)中，要將檔案信息的完整性作為重點(diǎn)整理內(nèi)容。在檔案規(guī)定范圍之內(nèi)進(jìn)行分類和整理，保證信息準(zhǔn)確有效。

3.2 充分意識到檔案收集工作的重要性

檔案管理具有很高的社會價(jià)值，能夠?qū)r代的潮流信息進(jìn)行保存，對當(dāng)時生產(chǎn)環(huán)境進(jìn)行記錄。隨著社會和時代的發(fā)展，檔案管理工作在逐漸進(jìn)步，對檔案信息的收集、分工要求更加明確和細(xì)致。相關(guān)工作人員要充分意識到檔案管理工作的重要性，在了解檔案資源意義前提之下，對檔案資源的收集予以更多關(guān)注，保證檔案信息利用和實(shí)用價(jià)值。在檔案收集當(dāng)中，檔案工作人員要做好檔案收集信息的完整性，為使用者提供更加全面和準(zhǔn)確的信息資源。除此之外，檔案信息收集工作還能夠給國家檔案資源管理奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.3 建立健全檔案管理制度

在目前的檔案收集工作中，必須對傳統(tǒng)的檔案工作混亂情況進(jìn)行改革和創(chuàng)新。制定出符合實(shí)際運(yùn)行的管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案收集工作的統(tǒng)一。目前有不少單位已經(jīng)制定出規(guī)范嚴(yán)格的檔案管理制度，并且執(zhí)行了檔案收集的相關(guān)法律規(guī)定。另外，相關(guān)的單位在此基礎(chǔ)之上還對法律制度的落實(shí)提出了新的要求，在制度實(shí)行基礎(chǔ)之上明確規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任制度，讓檔案工作人員能夠自覺地遵守行為規(guī)范。在檔案信息收集工作當(dāng)中保證信息收集的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案數(shù)字化建設(shè)是時代發(fā)展的產(chǎn)物，檔案數(shù)字化建設(shè)不僅能夠?qū)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案信息保存當(dāng)中存在的問題進(jìn)行解決，還能夠建立健全檔案管理制度，數(shù)字檔案信息在具體應(yīng)用過程當(dāng)中要保證信息的真實(shí)有效和完整性，減少利用者搜集信息的時間，提高信息應(yīng)用價(jià)值，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新和改革，滿足時代對檔案管理工作的具體需求，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。