張閩軍

（無棣縣行政審批服務(wù)局，山東 濱州 251900）

所謂“行政檔案”，指的是國家行政機(jī)關(guān)及相關(guān)企業(yè)事業(yè)單位在現(xiàn)行法律賦權(quán)的范圍內(nèi)開展行政和管理等相關(guān)工作直接形成具有保存價(jià)值的原始數(shù)據(jù)信息。行政檔案相比一般檔案，憑借顯著的政治性、服務(wù)性和權(quán)威性等特征，決定了其在實(shí)踐管理中異于其他檔案管理。在新時(shí)代背景下，行政檔案管理工作只有與時(shí)俱進(jìn)，才能彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式的缺陷，充分發(fā)揮出行政檔案管理工作的作用，確保行政單位功能的實(shí)現(xiàn)。

1 行政檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

在較長的一段時(shí)間內(nèi)，行政檔案管理主要以紙質(zhì)文件為主，在實(shí)踐中最易出現(xiàn)文件遺失、破損、涂改等問題，直接影響行政檔案信息的完整性和真實(shí)性，從而制約了檔案開發(fā)利用價(jià)值的挖掘。在新時(shí)代背景下，無棣縣行政審批服務(wù)局大力推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，不斷將檔案資源從紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件形式進(jìn)行保存，實(shí)現(xiàn)了線上線下同步管理，一方面極大地增加了行政檔案安全性；另一方面切實(shí)提高了行政檔案管理效率和水平。同時(shí)，行政檔案數(shù)字化管理的推進(jìn)，也為檔案管理人員釋放壓力提供了可能性。但是無棣縣行政審批服務(wù)局在行政檔案管理工作實(shí)踐中，由于種種因素的制約，導(dǎo)致行政檔案管理工作現(xiàn)狀不容樂觀，還需要探索檔案管理工作與時(shí)代融合的有效途徑，才能真正意義上提高行政檔案管理工作質(zhì)量和效率[1]?；跓o棣縣行政審批服務(wù)局行政檔案管理工作現(xiàn)狀來說，集中體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1）數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程遲緩。當(dāng)下，我局雖大力推進(jìn)行政檔案數(shù)字化管理，但是在實(shí)踐工作中，少數(shù)檔案管理工作人員應(yīng)種種因素的制約，未能全面落實(shí)數(shù)字化管理，直接影響行政檔案管理整體效率的提高，且不利于行政檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展，這對(duì)于行政檔案資源開發(fā)利用價(jià)值的挖掘是極為不利的。以文書管理為例，文書承辦人與檔案管理人員在具體工作中，未能采取數(shù)字化處理程序，而是沿用傳統(tǒng)流程，一方面增加了相關(guān)工作人員的工作強(qiáng)度，影響文件審核和傳遞效率；另一方面對(duì)行政檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)起到了一個(gè)遲緩的負(fù)面影響[2]。

2）安全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防措施不到位。無棣縣行政審批服務(wù)局在全面推進(jìn)行政檔案數(shù)字化管理過程中，使得行政檔案資料逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?，歸屬于網(wǎng)絡(luò)信息范疇，此刻行政檔案信息會(huì)面臨網(wǎng)絡(luò)信息安全風(fēng)險(xiǎn)。尤其是無棣縣行政審批服務(wù)局的檔案信息，當(dāng)中不乏一些機(jī)密信息和重要信息，若這些信息遭到網(wǎng)絡(luò)病毒程序的攻擊，或者遠(yuǎn)程攻擊，容易導(dǎo)致行政檔案信息被篡改、盜用、丟失等，不僅影響行政檔案管理水平的提高，還可以產(chǎn)生巨大的負(fù)面影響[3]。無棣縣行政審批服務(wù)局的檔案管理工作之所以面臨這些風(fēng)險(xiǎn)，是因?yàn)樵谛姓n案管理實(shí)踐中，未能落實(shí)安全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防措施。

3）信息系統(tǒng)未能完善。無棣縣行政審批服務(wù)局開展行政檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)是建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)?；谀撤N角度來說，檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)直接影響數(shù)字化管理效果和質(zhì)量。而無棣縣行政審批服務(wù)局在建立信息管理系統(tǒng)時(shí)，只是單純地進(jìn)行復(fù)制，沒有培訓(xùn)專職專業(yè)技術(shù)人員參與其中，導(dǎo)致信息管理系統(tǒng)與本單位的實(shí)際情況不符，出現(xiàn)實(shí)用性不高、操作性不強(qiáng)等問題，對(duì)行政檔案數(shù)字化歸檔和整理產(chǎn)生了負(fù)面影響，從而制約行政檔案數(shù)字化管理發(fā)展的同時(shí)，不利于行政檔案資源價(jià)值的開發(fā)與利用[4]。

2 行政檔案管理工作與時(shí)代融合的發(fā)展思路分析

無棣縣行政審批服務(wù)局在檔案管理工作中，雖與時(shí)俱進(jìn)開展數(shù)字化管理工作，但是在實(shí)踐中因種種因素的制約，出現(xiàn)了數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程遲緩、信息系統(tǒng)未完善等問題，制約檔案價(jià)值的開發(fā)與利用，這就要求相關(guān)人員在實(shí)踐中，探索有效措施確保行政檔案管理工作與時(shí)代融合發(fā)展。

1）加快推進(jìn)并落實(shí)數(shù)字化建設(shè)。在行政檔案管理實(shí)踐中，時(shí)代融合發(fā)展的重要體現(xiàn)是加強(qiáng)數(shù)字化管理。因此，檔案管理人員必須不斷提高自身數(shù)字化管理素養(yǎng)和信息素養(yǎng)，同時(shí)增強(qiáng)對(duì)行政檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)，為加快推進(jìn)和落實(shí)行政檔案數(shù)字化管理提供保障。以文書管理為例，檔案管理人員應(yīng)利用計(jì)算機(jī)來接收和發(fā)送檔案文件，并根據(jù)相關(guān)要求在節(jié)點(diǎn)時(shí)間完成傳閱和辦理工作，若承辦人未能在節(jié)點(diǎn)時(shí)間完成審批，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)出警示信號(hào)，以此保證檔案文件得以高效處理[5]。由此可見，行政檔案數(shù)字化管理的建設(shè)和落實(shí)，優(yōu)化了文書管理流程，具有更高的管理效率。

2）完善與落實(shí)安全防護(hù)措施。行政檔案當(dāng)中不乏機(jī)密信息和重要信息，這就要求無棣縣行政審批服務(wù)局在檔案數(shù)字化管理實(shí)踐中，完善與落實(shí)安全防護(hù)措施。首先，技術(shù)人員為檔案信息管理系統(tǒng)配置完善的安全軟件，如常見的防火墻、360殺毒軟件等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的安全隱患；其次，技術(shù)人員在建立檔案管理系統(tǒng)時(shí)，必須設(shè)定權(quán)限，向不同用戶設(shè)定職權(quán)范圍內(nèi)的權(quán)限，約束檔案使用者的實(shí)際行為，確保行政檔案信息安全的同時(shí)，也可以在檔案風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)后第一時(shí)間找到責(zé)任人。再者，行政檔案信息保存統(tǒng)一利用備份功能，避免系統(tǒng)問題而造成檔案遺失或者損壞。最后，無棣縣行政審批服務(wù)局需制定完善管理制度，如檔案數(shù)字化處理流程、檔案查閱、檔案加密處理等，需要建立與之相匹配的制度，用于約束檔案管理人員的各類行為。如保密性檔案數(shù)字化處理時(shí)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全程監(jiān)控，嚴(yán)禁手機(jī)、攝影設(shè)備等電子產(chǎn)品進(jìn)入檔案室，確保保密性檔案的安全。

3）建立完善的信息系統(tǒng)。為了進(jìn)一步提高行政檔案數(shù)字化管理水平，無棣縣行政審批服務(wù)局應(yīng)在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，建立完善的信息系統(tǒng)，整合單位的其他系統(tǒng)，如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等，以在內(nèi)部營造良好的檔案數(shù)字化管理氛圍。無棣縣行政審批服務(wù)局在完善系統(tǒng)時(shí)，可在社會(huì)上邀請知名軟件企業(yè)或者專家，不斷提升系統(tǒng)的各項(xiàng)性能。例如：系統(tǒng)完善可以使用全光纖磁盤陳列產(chǎn)品，此產(chǎn)品支持多種PAID保護(hù)級(jí)別，滿足當(dāng)下無棣縣行政審批服務(wù)局的多元化檔案管理需求。同時(shí)此類產(chǎn)品具有數(shù)據(jù)隔離、共享等功能，可以大幅度提高檔案數(shù)字化管理的安全水平。另外，全光纖磁盤陳列產(chǎn)品可在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)在線升級(jí)，更為關(guān)鍵的是在存儲(chǔ)模塊中選用圖形管理界面，具有便于維護(hù)、操作簡單等一系列優(yōu)點(diǎn)，有利于大幅度提高行政檔案管理工作質(zhì)量和效率。

3 結(jié)語

總之，在國家體制日漸完善的背景下，行政檔案管理工作的重要性日漸提高。而無棣縣行政審批服務(wù)局在檔案管理工作中雖進(jìn)行了檔案管理的創(chuàng)新，大力推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。但是在實(shí)踐中仍然諸多不如意之處，這就要求無棣縣行政審批服務(wù)局正視檔案管理現(xiàn)狀，并在實(shí)踐中加快推進(jìn)和落實(shí)數(shù)字化建設(shè)，并重視安全防護(hù)措施的落實(shí)，建立完善的信息系統(tǒng)，才能促進(jìn)行政檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展齊頭并進(jìn)，保障無棣縣行政審批服務(wù)局功能的發(fā)揮。