魯 倩

（中國鐵路設計集團有限公司，天津 300301）

為保障鐵路部門能夠更好的工作，為人們提供優(yōu)質(zhì)的鐵路服務，就需要充分了解當前鐵路系統(tǒng)的檔案管理問題，討論與分析問題解決思路，這樣才能夠服務后續(xù)的鐵路檔案管理工作，同時發(fā)揮鐵路系統(tǒng)在社會中應體現(xiàn)的作用。

1 現(xiàn)階段鐵路系統(tǒng)檔案管理問題

1）缺少足夠重視度沒有形成檔案意識。因為檔案工作并不能直接轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟收益，所以并沒有成為鐵路系統(tǒng)安全生產(chǎn)的切入點。很多部門也沒有重視鐵路檔案的管理工作。就科技檔案來講，從文整部門歸檔時會經(jīng)常出現(xiàn)缺圖、裝訂不規(guī)范的問題，比如某些專業(yè)圖紙被裝訂成冊導致歸檔的檔案條目無法細化，給查閱和借閱管理帶來不便。

2）檔案管理能力有限。眾所周知，鐵路工作十分特殊，鐵路部門的檔案管理人員頻繁調(diào)動。不同的檔案管理人員有著不同的工作標準、工作習慣[1]。所以管理方法并不合理，甚至不夠連續(xù)，做不到檔案管理統(tǒng)一與規(guī)范。況且不少檔案工作人員完全是“非相關行業(yè)轉(zhuǎn)入”或是“半路子出家”，檔案人員不了解專業(yè)理論、專業(yè)知識，工作能力和責任心有待加強。除此之外，由于鐵路行業(yè)特點突出，技術(shù)專業(yè)分工精細、復雜，設計專業(yè)之間存在千絲萬縷的聯(lián)系，而科技檔案作為實實在在的技術(shù)成果，技術(shù)領域知識的缺乏構(gòu)成了科學管理科技檔案的“瓶頸”。

3）投入較少缺少保障。軟件方面的投入與配備不足。在使用時發(fā)現(xiàn)軟件存在漏洞，需要及時升級，但顯然這方面的工作還需要進一步完善。不少基層單位顯然并沒有配備專人用于檔案的管理工作[2]。不少檔案工作人員有著多份任務與工作，缺少時間與精力用于對檔案業(yè)務展開鉆研。

4）數(shù)字化水平不足。數(shù)字化管理檔案的時候，很多單位都會配備掃描儀、打印機、計算機。不過這些單位卻沒有準備專門的信息管理系統(tǒng)。不少工作人員只是在簡單的操作EXCEL表格，簡單地檢索、輸入與輸出數(shù)據(jù)，格局不足。

5）設計人員配合不足?？萍紮n案對項目生產(chǎn)人員完成工作起到關鍵的參考作用，直接影響生產(chǎn)效率和質(zhì)量。所以應該對傳統(tǒng)模式下手工作業(yè)中的不足和弊端進行摒棄，加強自動化和信息建設，讓每一個管理環(huán)節(jié)都得到優(yōu)化和完善。為了提高每一份科技檔案的錄入檔案系統(tǒng)的效率和準確度，便于掃描歸檔工作的順利完成，統(tǒng)一要求設計人員在出圖的最后一個環(huán)節(jié)利用軟件生成條形碼，與圖紙名稱一一對應。但是實際工作中條形碼的使用合格率沒有達到預期效果，于是大大降低了檔案管理工作的效率，增加了不必要的成本。

6）歸檔標準落后。21世紀被稱為信息技術(shù)的世紀，在這樣的背景下，我國鐵路項目裝備提升、規(guī)模巨大，蓬勃發(fā)展。尤其是國內(nèi)出現(xiàn)了大量的高鐵項目。不過國內(nèi)的鐵路項目在檔案管理中并沒有根據(jù)時代情況修訂新的歸檔范圍、編碼方法、執(zhí)行標準。所以鐵路項目中出現(xiàn)的很多新裝備、新工藝、新技術(shù)缺少充分的資料。編碼歸檔的時候無所適從、無所遵循，出現(xiàn)了比較隨意的工作問題，無法保障檔案歸檔質(zhì)量與完整性。

2 提高鐵路系統(tǒng)檔案管理有效性的思路和方法

1）提高重視樹立意識。對于鐵路系統(tǒng)的穩(wěn)定發(fā)展來說，檔案工作十分重要，檔案管理員肩負著非常重要的職責與任務，如果工作人員具備積極向上的工作意識與責任心，就可以保障工作質(zhì)量、工作效果。檔案人員需要正確評價與認識自己的工作內(nèi)容、工作需要。雖然檔案的管理崗位非常平凡，但責任卻不小。認真努力是可以為單位、社會貢獻，并體現(xiàn)自我定位意義的[3]。檔案部門需要使用知識競賽、國際檔案日一類的活動宣傳，讓單位中的每一名員工都能夠表現(xiàn)出檔案意識，為檔案工作的有效開展創(chuàng)造良好條件。檔案管理部門需要主動和單位溝通，匯報檔案工作困境與情況，獲得領導對于檔案工作的支持與重視。

2）提高檔案人員能力與素質(zhì)。首先必須做好檔案工作人員選拔工作，眾所周知檔案工作機密性、政治性很強。所以檔案部門在選人的時候必須選擇業(yè)務能力強、品德素質(zhì)好、黨性突出的工作人員。其次檔案部門需要用實踐、外培、自培的方法開展業(yè)務，提高檔案工作人員能力與業(yè)務水平。最后鐵路部門工作十分特殊，不同專業(yè)之間、專業(yè)與檔案管理部門、檔案部門與文整工廠配合密切，對此有必要加強各部門的橫向交流與聯(lián)系。在取長補短中優(yōu)化整體管理效果和管理能力。

3）打造數(shù)字化檔案系統(tǒng)。作為我國基礎設施、重要設施，鐵路系統(tǒng)為國民經(jīng)濟的發(fā)展與建設提供無限的支持，是社會發(fā)展的前提條件，也是我國經(jīng)濟系統(tǒng)的命門。在信息技術(shù)穩(wěn)定發(fā)展、快速發(fā)展的今天，數(shù)字化管理勢必會成為鐵路系統(tǒng)、鐵路檔案的發(fā)展趨勢。對此檔案管理工作人員必須形成與具備大數(shù)據(jù)理念，積極轉(zhuǎn)變觀念。以提高自身檔案業(yè)務能力、專業(yè)水平為切入點，掌握各種各樣的現(xiàn)代設備、現(xiàn)代技術(shù)使用條件和方式。并且還要充分滿足不同用戶的需求，呈現(xiàn)多樣化服務能力。鐵路部門的檔案工作必須將出發(fā)點放在安全生產(chǎn)。負責檔案管理的工作部門需要時刻互動，了解需求、意見，用創(chuàng)新的管理方法與模式，提高檔案的使用質(zhì)量、利用率。應加強檔案保密力度，數(shù)字化檔案管理是雙刃劍。數(shù)字化檔案除了能夠帶給工作人員高效、便利的操作條件，同時也會埋下許多安全隱患。所以有必要加大力度，積極推廣數(shù)字化管理的安全技術(shù)，以此保障數(shù)字檔案有效性、完整性與真實性。

4）建立約束機制。鐵路部門在檔案管理過程中，需要設定約束機制，從源頭切入，確保鐵路的檔案管理工作能夠明確每個人、每個部門的責任和工作內(nèi)容。鐵路需要確定自己的合作關系、合同關系，將鐵路項目的各種檔案、文件納入合同管理部分。鐵路項目建設系統(tǒng)中，應確定勘察設計、施工、監(jiān)理等每一個部分的歸檔數(shù)量、內(nèi)容與時間要求。并且還要設置相應的日常管理、考核、過程檢查獎懲體系。各負其責、各司其職，明確標準和目標，減少標準和目標缺失引起的浪費人力與物力，規(guī)避各種糾紛。

5）加強源頭管理。必須在項目操作前，讓檔案人員、檔案部門提前介入。檔案部門如果可以提前介入鐵路工程，就能夠更好的了解數(shù)據(jù)，保障數(shù)據(jù)完整性、資料準確性。提前介入能夠完善并制定更合理的檔案管理思路和辦法，有效落實三步走原則。對于部分檔案工作人員素質(zhì)能力層面的薄弱問題，有必要展開知識培訓和教育。

6）加強檢查與監(jiān)督。必須提高檔案管理重視度，將其納入質(zhì)量考核體系、工程進度檢查當中，確保鐵路項目的所有程序、所有環(huán)節(jié)都能夠按照規(guī)范同步開展。在現(xiàn)場指導、檢查中，了解工作實際情況，第一時間發(fā)現(xiàn)工作中的問題并糾正與整改，消除負面影響，少走彎路，保障檔案數(shù)據(jù)準確、完整。

3 結(jié)語

在國內(nèi)鐵路系統(tǒng)快速發(fā)展的今天，鐵路系統(tǒng)有必要投入更多的資源用于內(nèi)部管理、內(nèi)部建設，加強人力資源研究，控制鐵路項目施工每一個細節(jié)。完整地把握與構(gòu)建整體化鐵路系統(tǒng)檔案，在發(fā)生問題的時候第一時間處理。全面提升檔案管理者的業(yè)務能力與責任心，其具有現(xiàn)實意義。