李欣

摘? ?要： 檔案管理是藝術(shù)類高職院校管理工作的重要組成部分之一，在開發(fā)學(xué)校檔案信息資源、推動(dòng)學(xué)校信息化建設(shè)、促進(jìn)內(nèi)涵發(fā)展和提高治理能力等方面發(fā)揮著不可或缺的作用。本文以湖南藝術(shù)職業(yè)學(xué)院、湖南工藝美術(shù)職業(yè)學(xué)院兩所藝術(shù)類高職院校為例，采用調(diào)查研究法、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)法等方法，結(jié)合在這兩所學(xué)校從事檔案管理工作的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，對(duì)藝術(shù)類高職院校檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行歸納、研究與分析，為藝術(shù)類高職院校檔案管理規(guī)范化研究提供參考。

關(guān)鍵詞： 藝術(shù)類高職院校? ?檔案管理? ?現(xiàn)狀? ?問題

1.引言

檔案管理作為藝術(shù)類高職院?；A(chǔ)性管理工作的重要組成部分，管理水平直接反映了學(xué)院的辦學(xué)質(zhì)量和發(fā)展水平。近幾年我國陸續(xù)出臺(tái)了一些檔案管理方面的規(guī)章制度或指導(dǎo)意見，對(duì)于規(guī)范我國高職院校檔案管理、提高全國檔案管理工作整體水平具有理論指導(dǎo)和現(xiàn)實(shí)意義。如2014年我國出臺(tái)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，提出要“把檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實(shí)施，確保檔案部門實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)”[1]。藝術(shù)類高職院校注重提升管理水平、提高人才培養(yǎng)質(zhì)量、強(qiáng)化特色發(fā)展等階段，由于自身辦學(xué)條件、人員隊(duì)伍建設(shè)、經(jīng)費(fèi)投入等原因，相關(guān)檔案管理政策未落到實(shí)處，導(dǎo)致檔案管理面臨諸多亟待解決的問題及規(guī)范化程度不高?；诖耍P者以在湖南藝術(shù)職業(yè)學(xué)院、湖南工藝美術(shù)職業(yè)學(xué)院兩所藝術(shù)類高職院校從事檔案管理工作的實(shí)際經(jīng)歷，運(yùn)用調(diào)查研究法、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)法等研究方法，了解、歸納藝術(shù)類高職院校檔案管理現(xiàn)狀，并分析存在的問題及原因，為研究藝術(shù)類高職院校檔案管理規(guī)范化研究奠定基礎(chǔ)。

2.藝術(shù)類高職院校檔案管理基本情況

對(duì)湖南藝術(shù)職業(yè)學(xué)院、湖南工藝美術(shù)職業(yè)學(xué)院兩所藝術(shù)類高職院校檔案管理工作基本情況進(jìn)行實(shí)地調(diào)研、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，發(fā)現(xiàn)隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展、信息資源共享的形勢要求，藝術(shù)類高職院校在強(qiáng)調(diào)內(nèi)涵建設(shè)的同時(shí)逐步意識(shí)到檔案管理的重要性及迫切性，積極多措并舉提高檔案管理水平并取得了一些成績。湖南藝術(shù)職業(yè)學(xué)院于2020年4月成立了檔案館，購置了200立方米密集架、10組防磁柜、4臺(tái)除濕機(jī)等檔案庫房硬件設(shè)備;制定《湖南藝術(shù)職業(yè)學(xué)院檔案管理辦法（試行）》《湖南藝術(shù)職業(yè)學(xué)院檔案工作考核辦法（試行）》等制度，明確文件材料歸檔范圍、檔案歸檔流程、檔案隊(duì)伍職責(zé)、檔案工作考核細(xì)則等，健全檔案管理各項(xiàng)制度，規(guī)范檔案管理程序;上線使用檔案管理系統(tǒng)，對(duì)2019年度紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，檔案管理規(guī)范化水平明顯提高。湖南工藝美術(shù)職業(yè)學(xué)院綜合檔案室始建于1989年，根據(jù)專業(yè)檔案的獨(dú)立性設(shè)立了學(xué)生、人事、教務(wù)3個(gè)檔案分室，出臺(tái)了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限表》《檔案室工作人員崗位職責(zé)》等制度，較好地確保了檔案的收集有據(jù)可依、檔案的保管有章可依;2016年成立了檔案專兼職人員隊(duì)伍，其中碩士研究生占比達(dá)52.6%，初步形成了一支學(xué)歷相對(duì)較高的檔案隊(duì)伍，為學(xué)院檔案工作的規(guī)范開展奠定了人員基礎(chǔ)。

雖然湖南兩所藝術(shù)類高職院校檔案管理取得了一些成績，但是發(fā)現(xiàn)了需要進(jìn)一步完善的地方。學(xué)院對(duì)檔案工作的重視程度不夠，檔案制度建設(shè)及實(shí)施效果不太理想，檔案收集工作開展較困難等，導(dǎo)致檔案管理工作各環(huán)節(jié)進(jìn)展不順暢;檔案資源結(jié)構(gòu)比較單一，檔案資源利用效率較低，檔案的真正利用價(jià)值很難充分發(fā)揮;檔案宣傳意識(shí)不到位，檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)落實(shí)不到位，檔案人員隊(duì)伍專業(yè)素養(yǎng)不高，導(dǎo)致檔案編研工作開展困難;檔案數(shù)字化程度較低，電子檔案收集不完整，檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢等，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化任重道遠(yuǎn)。

3.藝術(shù)類高職院校檔案管理存在的問題

3.1檔案管理重視程度不夠高

一是院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠全面。藝術(shù)類高職院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作缺乏明確、長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，重視程度不夠高，檔案機(jī)構(gòu)沒有按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定合理配備檔案工作人員，未設(shè)置檔案專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，種種原因直接影響學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)有效實(shí)施相應(yīng)的檔案職權(quán)和運(yùn)行力度，決定檔案管理的規(guī)范化水平。

二是檔案機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任意識(shí)不夠強(qiáng)。檔案機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)是檔案機(jī)構(gòu)的核心人員，是檔案事業(yè)發(fā)展的設(shè)計(jì)者和推動(dòng)者，從整體上掌控檔案管理工作的推行及施行。藝術(shù)類高職院校檔案機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)是否具有較強(qiáng)的責(zé)任觀念，是能否保障檔案機(jī)構(gòu)有效開展、規(guī)范管理的重要因素。訪談湖南兩所藝術(shù)類高職院校檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，談及檔案信息化的發(fā)展規(guī)劃事宜時(shí)，檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人說檔案信息化需要學(xué)校大量資金、人力、物力投入，暫時(shí)不提上規(guī)劃日程。檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人并沒有長遠(yuǎn)考慮學(xué)校檔案管理工作的開展，僅僅滿足于紙質(zhì)檔案的管理。藝術(shù)類高職院校檔案機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任感決定了整個(gè)檔案管理團(tuán)隊(duì)的工作意愿，若檔案機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)自身不具備較強(qiáng)的責(zé)任感，不能為學(xué)校檔案管理做好長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，則會(huì)導(dǎo)致檔案工作人員出現(xiàn)倦怠心理，挫傷規(guī)范檔案管理的積極性、上進(jìn)心。

3.2檔案管理機(jī)制不夠健全

一是檔案管理制度不夠完善。根據(jù)中央、省市有關(guān)檔案法律法規(guī)要求，藝術(shù)類高職院校逐步強(qiáng)化檔案管理工作且成立了綜合檔案室或檔案館，但因經(jīng)費(fèi)投入、人員配備、制度建設(shè)等客觀因素，未能真正實(shí)現(xiàn)檔案分層管理，檔案管理制度體系尚未完全形成。如湖南工藝美術(shù)職業(yè)學(xué)院于2008年出臺(tái)了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，對(duì)學(xué)院各部門應(yīng)歸檔的文件材料范圍和保管期限進(jìn)行了細(xì)化、明確，但是未制定可實(shí)施的檔案收集、歸檔、借閱、電子檔案管理等系列配套制度，未形成完整的檔案管理制度體系，各部門主動(dòng)歸檔意識(shí)不強(qiáng)，部門檔案因?yàn)殚L期不整理而出現(xiàn)缺失、零亂堆放的情況，最終導(dǎo)致藝術(shù)類高職院校檔案資料缺失、整理不規(guī)范、利用難度大等問題。

二是缺乏行之有效的激勵(lì)機(jī)制。藝術(shù)類高職院校如果不建立一套行之有效的檔案工作考核標(biāo)準(zhǔn)，就不能有效激發(fā)各部門專兼職檔案人員的檔案工作熱情、積極性，不利于學(xué)校檔案資源體系的構(gòu)建和管理規(guī)范開展。湖南兩所藝術(shù)類高職院校雖然分別出臺(tái)了檔案工作考核辦法，但是并未真正開展部門檔案工作情況實(shí)地檢查、評(píng)估和考核等工作，只是檔案機(jī)構(gòu)人員比較片面、主觀地根據(jù)部門檔案工作總結(jié)、檔案工作自評(píng)表進(jìn)行評(píng)價(jià)，缺乏有效的檔案工作激勵(lì)措施，很大程度上削弱了部門檔案工作人員的進(jìn)取意識(shí)，不利于檔案機(jī)構(gòu)的職能發(fā)揮和學(xué)校檔案管理水平的整體提升。

3.3檔案人員隊(duì)伍素質(zhì)不高

一是檔案人員專業(yè)素養(yǎng)不夠高。藝術(shù)類高職院校檔案管理人員不僅要有良好的思想政治素養(yǎng)，更要具備較強(qiáng)的檔案專業(yè)知識(shí)和信息技能素養(yǎng)。根據(jù)訪談?wù){(diào)查結(jié)果，湖南兩所藝術(shù)類高職院校檔案人員隊(duì)伍中只有2名檔案學(xué)專業(yè)人員，73.6%的檔案工作人員從未接受過檔案相關(guān)知識(shí)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，缺乏適應(yīng)新時(shí)代背景下規(guī)范檔案管理、實(shí)施檔案信息化的基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，檔案專業(yè)水平和信息化技能不夠高，甚至檔案管理發(fā)展意識(shí)非常薄弱，大部分人員仍然將檔案管理簡單地視為檔案的收集、整理、查詢，很難適應(yīng)新時(shí)期檔案管理規(guī)范化的需求。

二是檔案隊(duì)伍變動(dòng)性較強(qiáng)。檔案管理在藝術(shù)類高職院校各項(xiàng)工作中處于邊緣化，檔案人員不被領(lǐng)導(dǎo)器重，導(dǎo)致檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，沒有人愿意花費(fèi)更多時(shí)間、精力思考如何把檔案管理做細(xì)、做精、做規(guī)，尤其各部門兼職檔案人員由于調(diào)崗、轉(zhuǎn)部門或崗位職責(zé)變化等原因，人員變動(dòng)性、流動(dòng)性特別大。據(jù)統(tǒng)計(jì)，湖南工藝美術(shù)職業(yè)學(xué)院有兼職檔案人員19人，其中在檔案崗位工作1年及以下的有9人，占比高達(dá)47.37%，檔案崗位人員異動(dòng)較大，意味著每年都要花費(fèi)時(shí)間和精力培訓(xùn)、培養(yǎng)新檔案人員，剛剛熟悉基本業(yè)務(wù)知識(shí)，可能又面臨著第二年的崗位變動(dòng)。檔案人員的穩(wěn)定性關(guān)系著檔案隊(duì)伍的整體業(yè)務(wù)素養(yǎng)，更是提高藝術(shù)類高職院校檔案管理水平、規(guī)范化程度的關(guān)鍵所在;它的不穩(wěn)定性容易影響檔案工作任務(wù)的完成度及質(zhì)量。

3.4檔案資源開發(fā)利用力度不夠

一是對(duì)檔案資源開發(fā)利用的重要性認(rèn)識(shí)不足。檔案管理的終極目標(biāo)是對(duì)檔案資源充分合理的開發(fā)利用，檔案人員要加強(qiáng)對(duì)檔案資源開發(fā)利用價(jià)值的認(rèn)識(shí)。檔案管理人員的思想觀念依然偏向“重管輕用”，對(duì)新形勢下的檔案資源開發(fā)利用缺乏深刻、清晰的認(rèn)識(shí)[2]（24）。湖南兩所藝術(shù)類高職院校雖然將檔案編研、檔案開發(fā)利用納入了檔案工作考核項(xiàng)目，但檔案人員只是勉強(qiáng)完成下達(dá)的年度基本任務(wù)，編研力度不夠強(qiáng)、編研成果非常少，造成檔案利用手續(xù)、流程煩瑣且效率低下。檔案人員對(duì)新形勢下的檔案資源開發(fā)利用沒有全面、充分的認(rèn)識(shí)，仍然認(rèn)為管好檔案是重點(diǎn)，缺乏主動(dòng)挖掘、開發(fā)檔案資源的意識(shí)，對(duì)于開發(fā)利用好檔案資源的認(rèn)識(shí)不到位，致使檔案資源的利用價(jià)值得不到全面、充分地發(fā)揮。

二是檔案資源結(jié)構(gòu)不夠豐富。藝術(shù)類高職院校管理檔案的最終目的是利用好檔案，使其能夠更好地服務(wù)于學(xué)校的建設(shè)發(fā)展和教學(xué)科研，但由于檔案資源結(jié)構(gòu)單一、利用手段落后等原因，導(dǎo)致檔案管理面臨檔案利用效率較低、開發(fā)利用力度不夠的問題。根據(jù)湖南兩所藝術(shù)類高職院校2019年檔案年報(bào)統(tǒng)計(jì)情況，現(xiàn)存檔案門類比較齊全，但是室藏量有偏重，文書檔案、學(xué)生檔案、會(huì)計(jì)檔案等占比較大，科研、聲像、實(shí)物檔案偏少;紙質(zhì)檔案藏量較多，電子檔案收集偏少;近十年的檔案數(shù)量比較多，學(xué)校建立初期的檔案藏量非常少。目前藝術(shù)類高職院校室（館）藏檔案結(jié)構(gòu)比較單一，很難滿足各部門、校友及社會(huì)人士查詢檔案的多樣性需求，并不能真正系統(tǒng)、完整地展現(xiàn)出學(xué)校的歷史發(fā)展歷程。

三是檔案人員編研能力不高。在檔案資源開發(fā)利用中，檔案人員的文化素養(yǎng)、檔案編研業(yè)務(wù)能力等直接影響檔案資源開發(fā)利用質(zhì)量和效率。由于藝術(shù)類高職院校檔案人員缺乏相關(guān)的檔案編研知識(shí)及編研能力，檔案專業(yè)知識(shí)及文化素養(yǎng)不夠高，直接致使檔案資源挖掘深度不夠、開發(fā)利用水平不高。目前湖南兩所藝術(shù)類高職院校檔案編研形式較單一，只有大事記、教育年鑒兩種形式的編研成果，檔案的宣傳與推廣力度不夠，制約了檔案資源開發(fā)利用的有效推進(jìn)。

3.5檔案信息化建設(shè)比較滯后

為深入貫徹落實(shí)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》、國家各項(xiàng)檔案政策及相關(guān)文件精神，藝術(shù)類高職院校積極開展和推進(jìn)檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)工作，但由于學(xué)校資金投入有限、人才配備不到位、檔案管理軟硬件設(shè)施配置存在滯后性等原因，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)及服務(wù)平臺(tái)建設(shè)較為緩慢，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)。在湖南兩所藝術(shù)類高職院校被訪談的檔案工作人員中，談及檔案管理中亟待解決的問題時(shí)，42.11%的人員認(rèn)為目前學(xué)院檔案信息化建設(shè)比較滯后，各部門移交檔案途徑單一和查閱檔案不便捷，未實(shí)現(xiàn)與其他教務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，做不到電子檔案在線實(shí)時(shí)移交，大大影響檔案工作效率，無法實(shí)現(xiàn)全校檔案資源的整合及全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，造成檔案收集、整理、查詢等環(huán)節(jié)時(shí)間、精力和資源的浪費(fèi)。

4.結(jié)語

隨著中國職業(yè)教育事業(yè)步入快速發(fā)展的軌道，辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大、人才培養(yǎng)模式不斷優(yōu)化轉(zhuǎn)型，我國職業(yè)教育進(jìn)入了提升質(zhì)量、強(qiáng)化特色的發(fā)展階段。2015年教育部在《職業(yè)院校管理水平提升行動(dòng)計(jì)劃（2015—2018年）》中指出了職業(yè)院校內(nèi)涵發(fā)展的現(xiàn)實(shí)要求是提高自身管理水平，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的重要保障也是內(nèi)涵發(fā)展[3]。隨著社會(huì)信息化和大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢，藝術(shù)類高職院校的整體管理水平日漸規(guī)范化、信息化，檔案管理作為基礎(chǔ)性管理工作的重要組成部分，管理的信息化、規(guī)范化程度直接反映了藝術(shù)類高職院校辦學(xué)質(zhì)量和管理水平。藝術(shù)類高職院校檔案管理面臨諸多亟待解決的問題，導(dǎo)致發(fā)展水平相對(duì)滯后于學(xué)校的整體發(fā)展速度，檔案管理服務(wù)于教學(xué)、科研和其他行政管理的能力得不到充分發(fā)揮，探究檔案管理規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)及有效措施迫在眉睫，也是下一步亟須研究、解決的問題。

參考文獻(xiàn)：

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[2]姜波.高職院校檔案管理的問題與對(duì)策——以LZ技術(shù)職業(yè)學(xué)院為例[D].成都：西南財(cái)經(jīng)大學(xué)，2014.

[3]教育部.職業(yè)院校管理水平提升行動(dòng)計(jì)劃（2015-2018年）[EB/OL].[2020-08-08].http：//gaokao.chsi.com.cn/gkxx/gzzk/yxjs/201511/20151126/1511519350.html.

本文是湖南藝術(shù)職業(yè)學(xué)院2019年度院級(jí)一般課題《藝術(shù)類高職院校檔案管理規(guī)范化研究》研究成果（項(xiàng)目編號(hào)：HY1912040104）。