張秀花 巨野縣鳳凰社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心

眾所周知，企業(yè)檔案是一個企業(yè)在其科研、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動過程中逐漸形成的具有保存價值的各種文件資料的總和，檔案管理作為企業(yè)的一項基礎(chǔ)性工作，服務(wù)于企業(yè)管理和發(fā)展的全過程，為其提供強有力的支撐。企業(yè)作為國民經(jīng)濟的重要支柱，在企業(yè)自身發(fā)展歷程中形成的檔案對企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展、經(jīng)營生產(chǎn)決策等方面有著重要的影響。

一、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)包括信息化硬件設(shè)施、信息化服務(wù)意識和信息化管理水平三個大的方面，具體內(nèi)容如下：其一，硬件設(shè)施建設(shè)。硬件設(shè)施是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是檔案信息化管理的支撐平臺，主要由計算機、存儲空間、數(shù)據(jù)庫和局域網(wǎng)等組成。硬件設(shè)施建設(shè)不能盲目追求高配置，而是要與本單位檔案管理實現(xiàn)科學配置，使兩者之間達到最佳的匹配效果。一般來講，硬件設(shè)施是檔案信息化管理的技術(shù)標志，要想達到什么樣的信息化管理水平，必須首先配置相應(yīng)等級的硬件設(shè)施。其二，服務(wù)意識建設(shè)。檔案管理人員的服務(wù)意識屬于思想層面的內(nèi)容，也是信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一。實施檔案信息化建設(shè)，檔案管理人員必須首先樹立信息化背景下的服務(wù)意識：一是要改變傳統(tǒng)的工作理念，變單一、狹隘的管理服務(wù)模式為即時、快速、全方位的管理服務(wù)模式。二是要拓寬檔案信息采集的渠道和手段，提高檔案信息采集的準確度，并對檔案信息資源進行深度和廣度上的深加工，為客戶提供更好的檔案信息服務(wù)。三是要加強專業(yè)學習，圍繞信息化管理的需求不斷提高自己的理論水平和專業(yè)技能，做一名合格的復合型人才。其三，管理水平建設(shè)。檔案管理水平是信息化建設(shè)的關(guān)鍵，當硬件配置和人的服務(wù)意識到位之后，信息化建設(shè)能否發(fā)揮應(yīng)有的作用，管理水平就是決定性的因素。一是要深入總結(jié)信息化建設(shè)的經(jīng)驗與教訓，不斷總結(jié)改進，提高檔案信息化管理的水平。二是要注意學習和借鑒國內(nèi)外的先進經(jīng)驗，推動信息化管理與時代同行。三是要建立健全檔案管理與服務(wù)體系，完善制度，優(yōu)化流程，切實提高管理服務(wù)的質(zhì)量和效率。

二、檔案管理信息化視角下的檔案管理措施

（一）堅持“一個目標”

檔案管理信息化視角下的檔案管理措施之一是堅持“一個目標”。隨著市場經(jīng)濟環(huán)境的不斷變化與國企改革發(fā)展的不斷推進，現(xiàn)代企業(yè)管理工作必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式。一方面，要從傳統(tǒng)手工整理、粗放型管理方式向現(xiàn)代電子信息化、精細化管理方式轉(zhuǎn)變；另一方面，要以檔案收集整理為主向以開發(fā)檔案價值利用為主的目標轉(zhuǎn)變。企業(yè)要以改革為契機，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營管理中的積極作用和應(yīng)有的價值。不僅要積極創(chuàng)新檔案資料的收集和保管機制，提高檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化水平，更重要的是準確把握企業(yè)改革對檔案的利用需求，改進服務(wù)方式，主動開發(fā)檔案信息服務(wù)企業(yè)發(fā)展，利用現(xiàn)代信息化手段，推行企業(yè)檔案利用“一站式”服務(wù)，更好地服務(wù)企業(yè)改革發(fā)展。

（二）統(tǒng)一數(shù)字檔案資源，實現(xiàn)產(chǎn)品借用件的高效復用

檔案管理信息化視角下的檔案管理措施之二是統(tǒng)一數(shù)字檔案資源，實現(xiàn)產(chǎn)品借用件的高效復用。在傳統(tǒng)紙質(zhì)底圖管理模式中，當某個借用件需要被多個產(chǎn)品同時借用時，只能順延借用，由此產(chǎn)生大量的重復性工作。因此有必要推動產(chǎn)品檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，依托產(chǎn)品檔案管理系統(tǒng)為企業(yè)建立統(tǒng)一的產(chǎn)品檔案數(shù)字資源庫，實現(xiàn)對工程設(shè)計中零部件的高效復用。在底圖數(shù)字化工作順序上，應(yīng)率先開展主圖所屬圖冊的數(shù)字化加工工作，在檔案管理系統(tǒng)中以圖號為單位掛接，同一個圖號的圖紙只需掛接一次，從而為后期借用件的自動關(guān)聯(lián)奠定基礎(chǔ)。期間應(yīng)重點核查掛接的電子文件與圖號信息是否一致，尤其是設(shè)計階段標識和版本號，反復鞏固檔案數(shù)字化質(zhì)量。在系統(tǒng)中，已掛接電子文件的圖號用區(qū)別于未掛接的電子文件的背景顏色突出顯示，防止在批量掛接過程中出現(xiàn)圖紙漏掃現(xiàn)象。在統(tǒng)一的產(chǎn)品數(shù)字檔案資源庫中，不同產(chǎn)品庫對應(yīng)節(jié)點下的信息及電子文件全文應(yīng)支持數(shù)據(jù)共享。在數(shù)字資源共享的前提下，如果主圖發(fā)生更改，不在同一庫節(jié)點上的借用圖則同步更新至更改后的技術(shù)狀態(tài)。以上工作模式中，產(chǎn)品圖樣信息全部來源于系統(tǒng)，省去了以往的紙質(zhì)底圖抽調(diào)環(huán)節(jié)，為檔案人員減輕了工作負擔，而且在一定程度上規(guī)避了找不到圖樣、抽錯圖樣的風險。

（三）創(chuàng)建樹形模型，實現(xiàn)產(chǎn)品借用件動態(tài)管控

檔案管理信息化視角下的檔案管理措施之三是創(chuàng)建樹形模型，實現(xiàn)產(chǎn)品借用件動態(tài)管控。若要精確定位某借用件，必須賦予它唯一的ID 號，而從目前實踐來看，決定其唯一性的主要有產(chǎn)品代號、圖號、階段標識和版本號等要素，圍繞以上要素即可實現(xiàn)對借用件的準確追蹤和動態(tài)管控。產(chǎn)品檔案管理系統(tǒng)首先要建立產(chǎn)品數(shù)據(jù)的樹形模型，通過系統(tǒng)的不同界面展示產(chǎn)品整件、不同部件及零件的層層隸屬關(guān)系，并分別以產(chǎn)品代號、圖樣目錄編號、圖號來表示。其中，圖樣目錄指產(chǎn)品整件下某一部件包含零件的目錄清單，圖號是產(chǎn)品隸屬下的最小單元，是構(gòu)成上級部件的零件編號。另外，圖紙設(shè)計階段和版本號應(yīng)與圖號綁定一起作為必填屬性予以明確，這樣就在邏輯上控制了借用件的唯一性。

三、結(jié)語

總而言之，伴隨著社會的持續(xù)性發(fā)展以及信息化技術(shù)的不斷提高，企業(yè)檔案管理工作也需要持續(xù)發(fā)展創(chuàng)新。在今后，需要進一步探討企業(yè)檔案管理工作的開展方向以及技術(shù)創(chuàng)新需求，做好信息化建設(shè)，并以積極建設(shè)信息化檔案模式作為基礎(chǔ)，持續(xù)完善和優(yōu)化檔案的管理技術(shù)水平，促使企業(yè)檔案管理工作實效性持續(xù)提高，從而提高企業(yè)檔案管理的意義和社會價值。