左善瑩 灌南縣第一人民醫(yī)院
醫(yī)院文書管理涉及方方面面,不僅包括醫(yī)務(wù)工作、人事工作、科研工作,還包括醫(yī)院的規(guī)劃、基礎(chǔ)建設(shè)等方面。因此為了提升醫(yī)院文書檔案管理工作水平,以下就加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理工作進(jìn)行了探討分析。
1.醫(yī)院管理的查考憑據(jù)。醫(yī)院文書檔案是對醫(yī)院各項(xiàng)活動的記錄,包括各種規(guī)章制度,各種行政事務(wù)的處理過程、結(jié)果及管理活動的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等,是醫(yī)院工作查考的憑據(jù)。通過文書檔案資料的查考,可以更好地熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、處理各種問題,從而有效地推動各項(xiàng)工作地開展。
2.領(lǐng)導(dǎo)決策的參考依據(jù)。醫(yī)院文書檔案記錄了醫(yī)院管理活動中的情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等,包含了大量的醫(yī)療、管理等信息,能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)決策提供重要參考,對制定計(jì)劃、總結(jié)情況、推廣先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)等都是重要的參考資料,充分利用文書檔案資料,對促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策,推動醫(yī)院各項(xiàng)工作開展具有重要作用。
3.宣傳教育的生動素材。醫(yī)院文書檔案較詳實(shí)地記錄了醫(yī)院發(fā)展歷程,具有歷史性、直觀性等特點(diǎn),是宣傳教育的生動素材。利用醫(yī)院文書檔案舉辦各種展覽活動、編寫醫(yī)院發(fā)展史等,充分介紹宣傳醫(yī)院的發(fā)展歷程,增強(qiáng)廣大醫(yī)療工作者和人民群眾對醫(yī)院的認(rèn)識。
1.規(guī)范化原則。根據(jù)醫(yī)院文書檔案資料鑒定、收集、保管、管理以及利用等事項(xiàng),要建立一套統(tǒng)一規(guī)范的管理流程,主要包括以下方面:統(tǒng)一規(guī)范立卷歸檔,嚴(yán)格控制立卷歸檔的完整性以及時(shí)效性,重點(diǎn)做好立卷歸檔管理,合理分工協(xié)作立卷工作,并以實(shí)踐性以及科學(xué)性作為原則來劃分醫(yī)院文書檔案的保管期限;統(tǒng)一規(guī)范工作流程,執(zhí)行檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),檢查檔案管理的不同環(huán)節(jié),保證檔案材料的系統(tǒng)化;統(tǒng)一規(guī)范操作技術(shù),無論紙質(zhì)檔案管理或者是電子檔案的管理,都需要根據(jù)一定的工作技巧以及工作方法完成。
2.標(biāo)準(zhǔn)化原則。大多數(shù)的醫(yī)院文書檔案是從公文轉(zhuǎn)化過來,因此做好公文管理可以說是做好醫(yī)院文書檔案管理重要的基礎(chǔ)與前提。為改進(jìn)公文管理的效率,需要嚴(yán)格把握公文質(zhì)量,統(tǒng)一制定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化管理,主要內(nèi)容包括:選用優(yōu)質(zhì)公文紙,尺寸幅面要符合征服規(guī)定,公文的制發(fā)需要履行簽發(fā)手續(xù),并且滿足審批的權(quán)限,標(biāo)注明確公文的日期;不同形式的公文,需要字跡鮮明清晰,從而有利于長期保存;公文的格式需要規(guī)范。
3.保密性原則。首先是要保證文書檔案原始性。一旦形成紙質(zhì)檔案,原始性往往難以改變,不過電子檔案因?yàn)槿狈潭ǖ妮d體以及形式,因此電子檔案原始性的確定也就是當(dāng)前檔案管理的難點(diǎn)。其次是要改進(jìn)電子檔案加密性。使用先進(jìn)的技術(shù)可以提高電子檔案的安全性,比如可以定期更換密鑰并且加密通訊傳輸?shù)取?/p>
1.保證質(zhì)量。醫(yī)院文書檔案管理工作不能出任何差錯(cuò),否則可能會造成無可挽回的損失。除了要求醫(yī)院文書檔案管理人員在思想上具備責(zé)任意識之外,還應(yīng)該建立醫(yī)院文書檔案管理的質(zhì)量保障機(jī)制。這一質(zhì)量保障機(jī)制要從文書檔案的生成、歸檔、調(diào)檔、流轉(zhuǎn)、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)出發(fā),確保每一個(gè)環(huán)節(jié)都不會出現(xiàn)任何差錯(cuò)。文書檔案管理的質(zhì)量保障機(jī)制要和文書檔案管理人員績效考核相掛鉤,從而在制度層面提高文書檔案管理人員積極性和危機(jī)感。為了全面提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量,醫(yī)院還應(yīng)該建立文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化規(guī)程,將文書檔案管理工作流程化、細(xì)節(jié)化、品質(zhì)化,防范文書檔案管理工作中任何可能出現(xiàn)的疏漏和不足,從而將質(zhì)量系于制度而非個(gè)人。醫(yī)院應(yīng)鼓勵(lì)文書檔案管理人員參與制定規(guī)章制度,并在崗位工作中遵循更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)做好文書檔案管理工作。
2.創(chuàng)新方法。醫(yī)院文書檔案管理人員應(yīng)講求方法,善于將文書檔案管理的新方法運(yùn)用到實(shí)踐中來。一方面,醫(yī)院文書檔案管理人員應(yīng)吸收、借鑒檔案管理的最新理論和前沿技術(shù),善于更新知識體系和崗位技能,能夠在崗位工作中做到創(chuàng)新實(shí)踐;另一方面,醫(yī)院文書檔案管理人員還要做到具體工作的具體化,尤其要針對醫(yī)院文書檔案管理工作的特殊性,形成一套差異化的工作路線,不斷提升文書檔案管理工作的針對性。當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理人員應(yīng)積極探索文書檔案管理工作的電子化、信息化技巧,除了應(yīng)掌握文書檔案管理電子化、信息化的理論之外,還要善于從信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)、使用、維護(hù)等角度出發(fā),掌握具有時(shí)代性、前沿性的文書檔案管理新方法。醫(yī)院文書檔案管理人員還必須精于文書檔案的檢索、查詢以及利用,使各類檔案的應(yīng)用價(jià)值得到充分的發(fā)揮。
3.提升效益。醫(yī)院文書檔案管理并不是簡單地將各類檔案分類整理并束之高閣,而是要充分發(fā)揮文書檔案管理的效益,使文書檔案管理機(jī)制的作用和功能在現(xiàn)代化醫(yī)院管理中得到充分的凸顯。一方面,醫(yī)院文書檔案管理能夠?yàn)橄嚓P(guān)資料的追溯和查詢提供保障和提供便利,這將有利于醫(yī)院管理工作的開展;另一方面,醫(yī)院文書檔案本身就是醫(yī)院和社會的一筆財(cái)富,應(yīng)積極發(fā)掘醫(yī)院文書檔案的潛在價(jià)值,使醫(yī)院文書檔案不再是靜態(tài)的檔案,而是應(yīng)成為具備社會價(jià)值的檔案資料。醫(yī)院文書檔案管理人員應(yīng)積極探索如何提升醫(yī)院文書檔案管理的效益,突破現(xiàn)有管理機(jī)制的局限性,滿足新時(shí)代醫(yī)院文書檔案管理的新要求。具體來說,新時(shí)代醫(yī)院文書檔案管理人員不能停留于將各類文書檔案歸類整理等層面,而是要將文書檔案資料視作醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展的一類寶貴資源庫,并從中不斷發(fā)掘出有價(jià)值的內(nèi)容,使各類文書檔案能夠推進(jìn)現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)。
綜上所述,醫(yī)院文書檔案對未來醫(yī)療具有指導(dǎo)意義,其是對醫(yī)院臨床醫(yī)學(xué)進(jìn)行研究的記錄者,是醫(yī)學(xué)科學(xué)的第一手資料,可以為未來科學(xué)提供全面的實(shí)踐指導(dǎo),是各種決策和研究的輔助材料,因此對醫(yī)院文書檔案管理進(jìn)行分析具有重要意義。