孟凡茂 公主嶺衛(wèi)生職工中等專業(yè)學校

一、衛(wèi)校檔案管理的現(xiàn)狀

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和科學技術的進步，衛(wèi)校的檔案管理也需要與時俱進，目前很多衛(wèi)校的檔案管理存在一些亟待改進的問題。

（一）衛(wèi)校的檔案管理方式落后

目前衛(wèi)生進修學校檔案的管理方式多側(cè)重于信息收集、檔案保存、檔案修復等。信息收集以紙質(zhì)檔案為主，收集之后進修封存。檔案的保存占據(jù)大量空間，且易發(fā)生受潮、火災等導致的損毀。檔案修復是檔案損毀發(fā)生之后進行的補救工作?？偟膩碚f，檔案管理僅僅落腳于檔案管理而沒有開發(fā)檔案的服務性功能。由于過于注重檔案的保密性等原因，沒有對檔案信息進行有效規(guī)整和加以利用。

（二）衛(wèi)校對檔案管理工作的重視程度不夠

在很多衛(wèi)校，檔案管理工作被置于不受重視的地位。1.沒有將檔案納入全校工作的重要位置。衛(wèi)校往往把工作重心放在技能培訓和學校發(fā)展上來，檔案管理工作被當作細枝末節(jié)，沒有納入工作重心。許多學校的檔案管理都處于初級階段，簡單設立的檔案室，收集存放一些重要的文件資料。2.受限于思想觀念和制度設計，對檔案室的資金投入不足。一是認識不足，沒有意識到檔案信息化管理對學校管理的促進作用。二是衛(wèi)校的資金有限，投入到教育培訓和學校發(fā)展都嫌不足，沒有對檔案室進行投入，資金投入沒有滿足建設信息化檔案管理室的要求。

（三）人員態(tài)度相對被動

大部分的衛(wèi)校檔案工作人員比較適應對象用戶的單一，并且服務的主動性與創(chuàng)造性相對較為缺乏，檔案工作人員沒有較強的檔案管理專業(yè)技能。另外，衛(wèi)校領導者對于技術人員的素質(zhì)再教育十分的重視，而在制定計劃與要求時很少將檔案管理人員的培養(yǎng)考慮進去，致使檔案管理人員嚴重缺乏一個系統(tǒng)性的培訓，實際管理水平無法滿足當前不斷發(fā)展的社會的實際需求。再加上檔案工作具有一定的保密性，不會和用戶有過多的信息交流，當實際工作過程中遇到一些新問題、新情況，了解的不清楚，心里沒底，根本無法創(chuàng)造出檔案工作的新局面。

（四）衛(wèi)校檔案管理人才匱乏

檔案管理人才是檔案工作的起點，但是很多衛(wèi)校的檔案管理人才匱乏。1.有些學校管理層不夠重視，沒有配備專門的檔案工作人員，而是安排其他人員兼顧檔案管理工作。2.新技術的應用，檔案信息化管理人員的素質(zhì)難以滿足檔案信息化管理的需求。檔案信息化管理要求檔案管理人員具有較高的計算機操作水平和系統(tǒng)維護能力，但是當前衛(wèi)校的檔案管理工作人員沒有受過相關培訓，計算機操作也僅是錄入等簡單操作。

二、衛(wèi)校電子檔案管理的發(fā)展策略

電子校務的發(fā)展不僅為檔案管理帶來了機遇而且也提出了新的要求，這就需要衛(wèi)校工作者進一步提升自己的能力。

（一）加強信息資源共享

電子檔案的數(shù)據(jù)來自不同的業(yè)務系統(tǒng)，內(nèi)容包括教學、人事、科研、學生等。這之中，校園電子檔案與其他檔案系統(tǒng)的對接問題是實現(xiàn)資源共享的重點。目前，衛(wèi)校應當推出與電子校務相適應的一種體系，以此來健全各種檔案服務系統(tǒng)，從而進一步實現(xiàn)資源共享。在各科室的共同協(xié)調(diào)下，實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一化管理，可以有效地提高學校教職工的工作效率。

（二）加強檔案信息化建設

在現(xiàn)階段，各個衛(wèi)校的檔案中，只有一少部分在文件的形成階段就采用了數(shù)字化的記錄的形式，大部分的檔案還仍然是紙質(zhì)的。實現(xiàn)檔案的信息化，可以進一步實現(xiàn)對衛(wèi)校檔案的管理，還可以提高檔案服務的深度，這是實現(xiàn)電子檔案信息資源共享的關鍵環(huán)節(jié)。衛(wèi)校的檔案眾多，不同類型的檔案的信息價值不同，保密程度也有所不同，并且最重要的是建立數(shù)字化檔案的花費依然很高，這些都是衛(wèi)校電子檔案管理的難點。針對這些問題，學校應該有所選擇，盡量選擇價值高并且社會需求很大的檔案先進行數(shù)字化，再逐步普及到全校，進而建立高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫。

（三）增強安全防御能力

信息安全問題一直備受人們的關注，電子檔案的安全更是如此。為了確保電子檔案的安全，可以從以下方面進行：一是嚴格管理制度。好的管理，才是系統(tǒng)安全的根本保障。衛(wèi)校的檔案業(yè)務繁忙，這就要求檔案管理人員盡職盡責，分工合作，負責好檔案工作流程中的不同部分。建立嚴格的網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，并在檔案工作的全過程中進行管理?？梢酝ㄟ^采取防火墻、個人身份鑒別、建立數(shù)據(jù)庫備份系統(tǒng)、權限設置等技術性措施，構筑安全防范體系。二是加強技術保障。過硬的技術是消除檔案安全隱患的重要途徑，通過建立完備的安全防范體系，達到保護檔案安全的目的。衛(wèi)校的檔案人員還應該注意文件的前期管理，從源頭便開始控制文件的質(zhì)量，以保證電子檔案的安全以及完整。

（四）增強硬件設施配套管理

衛(wèi)校檔案管理者在激發(fā)工作人員工作熱情和主動性的基礎上，還應加大管理資金的投入，這主要包括：要提高檔案保護設備和技術現(xiàn)代化的設施，如檔案庫房的去濕、空調(diào)設備，高效滅蟲、滅火等設備；掌握計算機、互聯(lián)網(wǎng)基本操作技能，建立起較為完善的公共服務信息網(wǎng)絡，提高工作人員運用計算機對檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務的工作能力等；對于具有特殊屬性的檔案，如實物檔案、珍貴手稿、榮譽證書等需要檔案管理人員處理好檔案原件保存的關系，還必須進行專業(yè)技術性加工并妥善保存用計算機技術進行檔案管理自動化管理，以便快速高效地為衛(wèi)校建設服務。

三、結語

總之，衛(wèi)校檔案的恰當管理，可以保證檔案的完整性，促使檔案發(fā)揮其應有的重要作用。各個衛(wèi)校應該抓住校務發(fā)展的機遇，加強自身的網(wǎng)絡化、信息化的建設。關注檔案管理的最新策略，配合檔案管理者的工作，切實保障衛(wèi)校檔案管理水平的提高。