當前社會已經(jīng)進入信息時代,為了順應(yīng)時代潮流,中小企業(yè)應(yīng)不斷提高信息化水平,以此獲得更大的競爭優(yōu)勢。其中,會計信息化便是一項關(guān)鍵內(nèi)容,可通過構(gòu)建云會計體系、業(yè)務(wù)外包、專業(yè)化人才培養(yǎng)等方式,降低會計核算成本,提高會計工作效率,為企業(yè)謀取更多的經(jīng)濟效益。
云會計是指在網(wǎng)絡(luò)背景下利用云技術(shù)構(gòu)建的虛擬會計信息系統(tǒng),可在云環(huán)境下靈活開展會計相關(guān)業(yè)務(wù),最終實現(xiàn)會計核算與監(jiān)管等目標。在應(yīng)用云會計后,企業(yè)無需大規(guī)模操作便可獲取更多有利資源,且資源利用率也得到顯著提升。一般情況下,“云會計”主要通過外包模式開展信息化服務(wù),在以往的會計工作中,企業(yè)將自己購買的會計軟件插入到計算機中,但云軟件誕生后,使會計系統(tǒng)得到變革,在先進的管理理念引導下,信息可經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)導入,實現(xiàn)線上服務(wù),企業(yè)對會計軟件沒有所有權(quán),但有使用權(quán)[1]。
進入二十一世紀后,掌上辦公與移動軟件迅速發(fā)展起來,云會計在云技術(shù)的支持下不斷發(fā)展壯大,將其應(yīng)用到中小企業(yè)中在建設(shè)成本、會計升級、后期維護等方面具有一定優(yōu)勢,但也存在些許缺陷,具體優(yōu)、劣勢如下。
1.初期建設(shè)成本較低。對于以往信息軟件來說,相互之間聯(lián)系緊密,初期建設(shè)需投入較多資本用于購買軟件,導致短期財務(wù)支出增加,后期固定資產(chǎn)折舊使短期盈利效益降低,現(xiàn)金流十分緊張。而云會計主要以軟件服務(wù)模式提供業(yè)務(wù),企業(yè)可根據(jù)自身需求購買,價格相對低廉。企業(yè)無需購買數(shù)據(jù)庫與核心服務(wù)器,只需每月支付一定的使用費用即可,且不涉及折舊問題,無需投入大量運營資金,可有效緩解資金壓力;
2.升級擴展便利。當前企業(yè)對會計軟件提出更高要求,以往軟件是固定在企業(yè)服務(wù)器上,要想升級則需要二次開發(fā),對服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫等一系列內(nèi)容進行更新,降低了管理效率。但云會計具有云技術(shù)特點,可在信息服務(wù)過程中升級更新,數(shù)據(jù)庫支持遞進式轉(zhuǎn)移,可滿足企業(yè)增長需求。同時,軟件升級功能由服務(wù)商提供,將在特定時間進行升級,與時代步伐緊隨,不會像傳統(tǒng)軟件那樣阻礙企業(yè)發(fā)展時才更新,因此更符合時代與企業(yè)發(fā)展需求;
3.后期維護便利。對于傳統(tǒng)會計信息化來說,需要企業(yè)投入大量基礎(chǔ)設(shè)施,如辦公室、網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫等等,這些都需要每年支付大量費用來維持運營,此外每年還需要支付10%的維護費用給軟件公司,否則便會失去升級維護等后續(xù)服務(wù)。但是,在云會計應(yīng)用中主要采用租賃模式,無需專門的維護人員,因此企業(yè)無需支付維護費用。此外,因無需安裝軟件,任何聯(lián)網(wǎng)設(shè)備均可使用,可在很大程度上節(jié)約會計系統(tǒng)方面的投資,將資金應(yīng)用到更加需要之處[2]。
4.提升財務(wù)信息化管理。云會計的應(yīng)用是對傳統(tǒng)手工會計的重大革新,可以取代以往手工做憑證、登賬、編制財務(wù)報表等工作,進入無紙化會計時代。云會計的應(yīng)用使財務(wù)賬務(wù)處理、賬務(wù)審核、編制財務(wù)報表、財務(wù)信息查閱等完全可以在網(wǎng)上實現(xiàn),更加高效、便捷的完成財務(wù)工作,而且能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)購銷存體系進行統(tǒng)一化管理,進而提升了財務(wù)信息化管理水平。
云會計是一把“雙刃劍”,在為企業(yè)會計業(yè)務(wù)開展帶來便利與優(yōu)勢的同時,還存在一些不足,具體如下。
1.平臺模式單一。當前云服務(wù)商借助公共云平臺服務(wù),為用戶提供最基礎(chǔ)的會計平臺,而非像國外一樣為企業(yè)提供私人訂制云平臺。私有云平臺可結(jié)合企業(yè)需求而定,不但可根據(jù)企業(yè)流程構(gòu)建云端,使其更加便捷高效,還可保障數(shù)據(jù)傳輸安全。但是,此類服務(wù)的價格較高,中小企業(yè)很難負擔得起,故而阻礙其擴散與發(fā)展。當前許多互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)開始開發(fā)私人云系統(tǒng),市場被進一步細分,展現(xiàn)出多種與行業(yè)相符的云服務(wù)模式,為企業(yè)信息化建設(shè)提供廣闊平臺;
2.數(shù)據(jù)傳輸存在延遲。因云會計采用后臺運行模式,全部核算數(shù)據(jù)均要借助網(wǎng)絡(luò)傳遞到數(shù)據(jù)平臺,在傳輸成功后,再利用網(wǎng)絡(luò)將結(jié)果傳遞給用戶。因數(shù)據(jù)傳輸速度受限,容易出現(xiàn)傳輸延遲問題,且數(shù)據(jù)讀取速度受終端設(shè)備影響,如若企業(yè)以手機為數(shù)據(jù)傳輸設(shè)備,也會隨著WIFI與WLAN等信號強度不同產(chǎn)生多種延時。此類問題單純依靠軟件開發(fā)無法解決,應(yīng)強化我國整體信息化建設(shè)力度,這也體現(xiàn)出我國在線傳輸數(shù)據(jù)整體應(yīng)緊跟時代發(fā)展;
3.數(shù)據(jù)安全性較差。云會計數(shù)據(jù)經(jīng)過互聯(lián)網(wǎng)傳輸,且我國網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩圆蛔悖菀妆缓诳头欠ǐ@取,因此云會計服務(wù)商應(yīng)加強對數(shù)據(jù)前后端的加密處理,最大限度減少數(shù)據(jù)傳輸中的竊取概率。此外,云數(shù)據(jù)存儲在云端,要求服務(wù)商從技術(shù)層面分析,對用戶數(shù)據(jù)安全給予保障,盡量減少黑客對數(shù)據(jù)云端的攻擊,以免用戶資料丟失或受損。當前,我國立法層面對網(wǎng)絡(luò)信息傳播的保護力度不足,一些服務(wù)商內(nèi)部員工也有可能為自身利益故意泄漏用戶信息,使用戶受到損失。對此,服務(wù)商應(yīng)從自身做起,為用戶守好信息安全的大門,制定更加嚴謹規(guī)范的數(shù)據(jù)查看與傳輸制度,防微杜漸,從根源上減少和避免安全風險發(fā)生。
當前,云會計的應(yīng)用已經(jīng)成為大勢所趨,可為企業(yè)在信息化建設(shè)成本、會計升級、后期維護等方面帶來諸多優(yōu)勢。但是,面對存在的弊端與缺陷,企業(yè)應(yīng)采取科學有效的措施,從發(fā)展觀念、體系結(jié)構(gòu)與人才培養(yǎng)等方面著手,勇敢的應(yīng)對挑戰(zhàn),成功實施云會計,為自身謀取更多效益。
當前,部分企業(yè)發(fā)展觀念較為落后,對云會計應(yīng)用意識不足,由此引發(fā)多種問題。一方面,當前社會存在誠信危機現(xiàn)象,人情較為復(fù)雜,加上企業(yè)競爭激烈,不敢將重要信息轉(zhuǎn)給他人,以免會計信息被泄漏,影響自身生存與發(fā)展。另一方面受自身因素限制,中小企業(yè)的規(guī)模較小,管理者通常持有保守思想,對經(jīng)營控制欲望較為強烈,不愿意交出控制權(quán)。此外,云計算打破了時空界限,支持在線空間管理,結(jié)算方式也發(fā)生較大改變,部分管理者很難適應(yīng)這一變化。對此,中小企業(yè)應(yīng)做好誠信管理,在經(jīng)營中堅持誠信原則,拿起法律武器保衛(wèi)自己權(quán)益。
在該體系結(jié)構(gòu)中主要包括數(shù)據(jù)層、平臺層、應(yīng)用層等內(nèi)容,借助云技術(shù)SaaS軟件構(gòu)建集核算、管理、決策于一體的云系統(tǒng);借助PaaS平臺建立云數(shù)據(jù)庫服務(wù),在會計信息化開發(fā)環(huán)境下,針對門戶Portal與相關(guān)業(yè)務(wù)進行統(tǒng)一訪問;使數(shù)據(jù)與服務(wù)DAAS對經(jīng)濟信息與會計信息數(shù)據(jù)資源進行整合;利用LaaS實現(xiàn)數(shù)據(jù)中心利用與云存儲;利用硬件服務(wù)建立帶有有效彈性的計算能力集群,由此構(gòu)成網(wǎng)絡(luò)云系統(tǒng)。此外,管理者應(yīng)認清時代趨勢,認識到會計建設(shè)對企業(yè)發(fā)展的意義。為了避免信息安全泄漏,企業(yè)可對平臺權(quán)限進行設(shè)置,根據(jù)人員崗位職責而定,還應(yīng)對人員的權(quán)限、賬號、密碼等進行管理,使權(quán)限變更得到有效控制。此外,為了提高信息管理質(zhì)量與水平,企業(yè)還應(yīng)構(gòu)建安全管理體系,對人員行為進行規(guī)范,確保企業(yè)信息安全可靠[3]。
當前企業(yè)會計系統(tǒng)在云環(huán)境下運行,可在網(wǎng)絡(luò)層面采用云技術(shù)建立虛擬會計信息系統(tǒng),由此實現(xiàn)核算與監(jiān)管等基本內(nèi)容。采用云業(yè)務(wù)外包模式,將內(nèi)部財務(wù)信息委托給信譽良好、專業(yè)性更強的第三方服務(wù)機構(gòu),借助會計信息服務(wù)與業(yè)務(wù)外包形式實現(xiàn)信息化建設(shè)。通過線上服務(wù)采購相應(yīng)的軟件,將會計信息網(wǎng)絡(luò)導入其中,促進云會計在信息化中廣泛應(yīng)用,由此提高企業(yè)信息化管理效率。
在云會計應(yīng)用中,供應(yīng)商選擇對應(yīng)用效果具有較大影響,因此合適的供應(yīng)商可為信息安全提供切實保障,這便要求企業(yè)應(yīng)對供應(yīng)商信用有準確的把握。首先,中小企業(yè)應(yīng)選擇資質(zhì)良好的合作商,使信息化建設(shè)質(zhì)量得到切實保障。其次,還需對云服務(wù)穩(wěn)定與安全進行全面分析,結(jié)合企業(yè)實際情況對業(yè)務(wù)模塊靈活組合,以此提高信息共享度;最后,企業(yè)還應(yīng)有選擇的利用云模塊獲得關(guān)鍵數(shù)據(jù)的控制權(quán)。此外,云服務(wù)商應(yīng)強化自我管理,增強系統(tǒng)可信度與安全性,便于企業(yè)提供良好的服務(wù),確保會計信息安全。同時,還應(yīng)構(gòu)建信息安全評估體系,便于云服務(wù)基礎(chǔ)上推廣使用,服務(wù)商應(yīng)向企業(yè)出具安全評估報告,打消安全方面的擔憂,促進云會計的推廣使用。
一方面,結(jié)合市場需求培養(yǎng)人才。在社會經(jīng)濟日益深化下,會計培養(yǎng)模式也應(yīng)隨之創(chuàng)新。當前,應(yīng)對會計學科發(fā)展方向進行調(diào)整,不但使員工掌握會計發(fā)展史與未來趨勢,還應(yīng)學習更多的會計知識。企業(yè)應(yīng)結(jié)合市場需求對專業(yè)結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化,培養(yǎng)出更多與自身發(fā)展相適應(yīng)的會計人才。在培訓過程中,對培訓方案科學規(guī)劃、更新培訓內(nèi)容,與會計實物相結(jié)合強化員工管理與咨詢方面的培訓力度,使員工具備較強的人文素養(yǎng)、溝通表達能力、職業(yè)判斷力等等,使其成為符合市場所需的綜合型人才。另一方面,完善培訓監(jiān)督評價工作。在會計工作中,如若失去各方監(jiān)督,會計預(yù)算工作勢必無法順利運行,即便匯編出再完美的人才培養(yǎng)模式,也很難達到理想的培養(yǎng)效果。對此,為了提高培養(yǎng)水平,應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部設(shè)置專門的培養(yǎng)機構(gòu),促進預(yù)算管理水平的提升,使預(yù)算監(jiān)督考核、執(zhí)行力度得以加強,該機構(gòu)的主要業(yè)務(wù)在于預(yù)算編制、預(yù)算協(xié)調(diào)、執(zhí)行與審核等等,在分析和處理預(yù)算中需要解決的各類問題,并追究責任,對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門或個人給予獎勵,對表現(xiàn)較差、培訓效率低的部門或個人給予懲罰。
綜上所述,對于中小企業(yè)來說,會計信息化有助于增加市場競爭優(yōu)勢,獲得更多經(jīng)濟效益。對此,應(yīng)積極引入云會計,掃清信息化建設(shè)中遇到的障礙與困難,通過樹立先進發(fā)展觀念、構(gòu)建云會計體系結(jié)構(gòu)、云會計業(yè)務(wù)外包、選擇適合的服務(wù)供應(yīng)商等方式,充分發(fā)揮云計算的積極作用,推動企業(yè)的又好又快發(fā)展。