中國商飛民用飛機試飛中心 上海 201323

1 研究背景

對于規(guī)模龐大、要求眾多、分工復(fù)雜的航空制造企業(yè)而言,質(zhì)量管理體系的文件化是質(zhì)量體系有效運行的關(guān)鍵,質(zhì)量程序文件的編寫質(zhì)量格外重要。高質(zhì)量的質(zhì)量程序文件可以使業(yè)務(wù)活動有章可循，有法可依,還能提高工作效率。低質(zhì)量的質(zhì)量程序文件將帶來工作流程煩瑣、文件內(nèi)容重疊、各部門職責(zé)不清等問題,無法有效指導(dǎo)各項工作的合規(guī)實施。筆者以航空制造企業(yè)質(zhì)量管理經(jīng)驗為基礎(chǔ),對航空制造企業(yè)質(zhì)量程序文件的編制進行論述。

2 質(zhì)量程序文件組成

質(zhì)量程序文件是航空制造企業(yè)指導(dǎo)各部門開展各項業(yè)務(wù)活動的依據(jù)性文件[1],必須做到“責(zé)任落地、要求落地、流程落地”。為提高質(zhì)量程序文件編制的總體質(zhì)量,應(yīng)明確質(zhì)量程序文件的編制要求,規(guī)定質(zhì)量程序文件各章節(jié)內(nèi)容、格式及簽署要求[2]。質(zhì)量程序文件應(yīng)至少包含標題、目的與范圍、依據(jù)文件與引用文件、術(shù)語與定義、職責(zé)權(quán)限、規(guī)定要求、程序、流程圖、附錄與表單等章節(jié)[3]。針對以上各部分,筆者介紹編制技巧。

3 標題

根據(jù)ISO/TR 10013—2001《質(zhì)量管理體系文件編制指南》要求,標題應(yīng)當(dāng)能被清楚地識別[4]?？v觀航空制造企業(yè)的質(zhì)量程序文件,無外乎管理、控制、執(zhí)行三大類別。無論哪一種類別的質(zhì)量程序文件，都應(yīng)首先將關(guān)鍵詞納入標題,如內(nèi)部審核、管理評審、操作工卡、工具工裝、采購等,隨后以關(guān)鍵詞為基礎(chǔ),將標題補充為名詞+動詞的形式。當(dāng)無法找到特別契合的動詞補充時,可根據(jù)程序類別,使用管理、控制、實施等詞語。此外,標題應(yīng)盡可能精簡,一般控制在十個字以內(nèi)。

4 “目的與范圍”章節(jié)

“目的與范圍”章節(jié)一般作為質(zhì)量程序文件正文的第一章節(jié),各航空制造企業(yè)一般都會使用統(tǒng)一的語句。對于目的部分的編制,可使用“本文件規(guī)定了……的……”的通用模板,如“本文件規(guī)定了地面調(diào)試工作的實施與檢驗”。對于范圍部分的編制,可使用“本文件適用于……的……”的通用模板,如“本文件適用于各型號在研制階段國內(nèi)各機場的試飛活動”。由于航空制造企業(yè)型號任務(wù)的復(fù)雜性,應(yīng)特別重視范圍的描述,明確質(zhì)量程序文件所適用的型號范圍、時間范圍、地點范圍等。對于一些需要特別強調(diào)的不適用范圍,可采用“對于……以外的……其它……,依據(jù)……執(zhí)行”的通用模板,例如“對于機務(wù)以外的其它人員的資質(zhì)管理要求,依據(jù)……程序要求執(zhí)行”。

5 “依據(jù)文件與引用文件”章節(jié)

質(zhì)量程序文件中，依據(jù)文件應(yīng)列出文件編制任務(wù)來源的相關(guān)文件及其所需依據(jù)的文件,主要包括適航規(guī)章、國家標準、行業(yè)標準等。引用文件應(yīng)列出質(zhì)量程序文件中引用的其它文件的清單,當(dāng)所引用文件的版次變化影響本質(zhì)量程序文件的適用性時,應(yīng)注明引用文件的版次;當(dāng)所引用文件的版次變化不會影響本質(zhì)量程序文件的適用性時,可不注明引用文件的版次,代表所引用的文件為最新的有效版次。

6 “術(shù)語與定義”章節(jié)

術(shù)語與定義僅給出為理解質(zhì)量程序文件中某些術(shù)語所需的定義,適用于質(zhì)量程序文件本身。質(zhì)量程序文件中所使用的術(shù)語應(yīng)統(tǒng)一,應(yīng)與公開發(fā)布標準中定義的術(shù)語一致。對質(zhì)量程序文件中易被錯誤理解的內(nèi)容進行定義,是提升質(zhì)量程序文件可讀性的有效手段。

7 “職責(zé)權(quán)限”章節(jié)

職責(zé)權(quán)限應(yīng)覆蓋質(zhì)量程序文件中規(guī)定活動內(nèi)容所涉及的部門、角色、崗位,描述時應(yīng)簡潔、清晰、準確。這一章節(jié)通常是質(zhì)量程序文件相關(guān)方最為關(guān)注的章節(jié),也往往是質(zhì)量程序文件執(zhí)行出現(xiàn)問題時各方最先核實的章節(jié)。在排序方面,建議將程序主管部門或其上級崗位的職責(zé)放在第一位,隨后按照程序的重要程度依次對部門、角色、崗位職責(zé)進行描述[5]。在職責(zé)描述時,應(yīng)抓住重點,盡量概括。對于執(zhí)行中可能出現(xiàn)推諉扯皮的內(nèi)容，應(yīng)詳細描述。

8 “規(guī)定要求”章節(jié)

“規(guī)定要求”是質(zhì)量程序文件的關(guān)鍵章節(jié)之一,規(guī)定了所涉及活動的任務(wù)、要求、方式方法等通用管理要求[6]。任務(wù)和要求指應(yīng)當(dāng)進行和完成的具體工作及應(yīng)當(dāng)達到的要求，方式方法指完成工作可采用的主要方式和通用方法。

質(zhì)量程序文件中，“規(guī)定要求”章節(jié)的第一節(jié)建議描述質(zhì)量程序文件執(zhí)行的總體要求,可命名為總則[7]。總體要求包括但不限于開展工作的前提條件、何種情況下禁止實施某項工作、一些特殊情況的規(guī)定等。對于航空制造企業(yè)而言,不只是通用的質(zhì)量管理體系標準要求需要在質(zhì)量程序文件中落地,適航法律法規(guī)要求,特別是AP-21-AA-2011-03-R4《航空器型號合格審定程序》和AP-21-04R3《生產(chǎn)許可審定和監(jiān)督程序》中的條款要求,也需逐一落實。因此,以上內(nèi)容在總體要求中應(yīng)視情納入。

質(zhì)量程序文件“規(guī)定要求”章節(jié)在編寫前,文件編制者應(yīng)做好程序內(nèi)容的整體思路構(gòu)建,如流程的階段劃分、程序規(guī)定的類別等。建議總則之后的各個小節(jié)對照程序內(nèi)容的整體思路進行編制[8]。質(zhì)量程序文件“規(guī)定要求”章節(jié)的編制往往無法做到一氣呵成,可以在“程序”章節(jié)編制時逐步完善。

9 “程序”章節(jié)

“程序”章節(jié)是質(zhì)量程序文件的第二個關(guān)鍵章節(jié),以文字的形式展現(xiàn)活動的實施順序?！俺绦颉闭鹿?jié)應(yīng)重點描述開展每一項活動的具體路徑,并分解為若干項可具體實施的活動,同時描述清楚每項具體活動的責(zé)任主體、內(nèi)容、輸入和輸出[9]。

航空制造企業(yè)的質(zhì)量程序文件往往較為復(fù)雜,時常會出現(xiàn)多判別、多分枝的情況,因此“程序”章節(jié)在編制前,建議先繪制流程圖初稿,建立清晰的整體流程概念。復(fù)雜的質(zhì)量程序文件,“程序”章節(jié)的分節(jié)往往需要時間推敲,這也是編制者能否將自己的意圖有效傳遞給程序執(zhí)行者的關(guān)鍵所在[10]。不同的質(zhì)量程序文件,“程序”章節(jié)的分節(jié)方法不同,需根據(jù)具體情況進行具體分析。筆者給出三種常用的分節(jié)方法,適用于航空制造企業(yè)大多數(shù)復(fù)雜質(zhì)量程序文件。

(1) 階段分節(jié)法。根據(jù)流程執(zhí)行的不同階段來進行分節(jié),如“工裝制造程序”分節(jié)為“工裝設(shè)計流程”“工裝制造流程”“工裝使用前檢查流程”。這一分節(jié)法一般適用于相對簡單的“程序”章節(jié)一級分節(jié),目的是使質(zhì)量程序文件更具可讀性。

(2) 對象分節(jié)法。根據(jù)程序?qū)?yīng)的目標來進行分節(jié),如“文件控制”分節(jié)為“質(zhì)量手冊簽署流程”“質(zhì)量程序簽署流程”“作業(yè)指導(dǎo)書簽署流程”。這一分節(jié)法一般適用于較為復(fù)雜的“程序”章節(jié)一級分節(jié)。

(3) 分枝分節(jié)法。根據(jù)流程中的判定結(jié)果來進行分節(jié),如在“故障處理程序”中某判定項為故障的處置方式,分節(jié)為“故障直接處理流程”“故障隔離處理流程”。這一分節(jié)法一般適用于極為復(fù)雜的“程序”章節(jié)二級分節(jié)。

在“程序”章節(jié)編制過程中,應(yīng)按順序清晰描述每個步驟的活動內(nèi)容、輸入、輸出及責(zé)任部門。建議編制者一氣呵成完成“程序”章節(jié)的編制,以避免流程缺失或矛盾。如流程過于復(fù)雜,無法一次完成,至少應(yīng)完成單一子流程的編制后方可暫停編制。此外,切勿將“程序”章節(jié)與“規(guī)定要求”章節(jié)混淆。“程序”章節(jié)主要描述活動內(nèi)容,而“規(guī)定要求”章節(jié)主要描述活動要求。對于有要求的活動,應(yīng)在“程序”章節(jié)中引用“規(guī)定要求”章節(jié)中的內(nèi)容,編制者要注意使“規(guī)定要求”章節(jié)的分節(jié)盡可能與“程序”章節(jié)的分節(jié)保持一致。

10 “流程圖”章節(jié)

按照活動開展的先后順序,采用流程圖的方法表達過程活動的先后順序。要注意的是,流程圖應(yīng)表示主要信息傳遞的順序,明確程序的關(guān)鍵控制點,明確各部門、角色、崗位之間的活動順序和相互關(guān)系,明確先干什么,后干什么,步驟的安排要承上啟下,具有連續(xù)性[11]。建議使用專業(yè)計算機軟件進行流程圖繪制。繪制流程圖時,還應(yīng)盡可能避免線條交叉或單框多線的情況,編制者在繪制前需進行整體性構(gòu)思。

11 附錄與表單

附錄是附在正文后面的有關(guān)輔助材料,是質(zhì)量程序文件主體部分的補充項目。附錄應(yīng)在正文中明確提及,如模板、圖表、清單等。

表單是程序在執(zhí)行過程中實際的記錄載體,從某種程度上說，也是程序的精華和縮影。因此，務(wù)必按照活動的先后順序?qū)⒒顒訄?zhí)行過程中所需記錄的內(nèi)容在表單中進行體現(xiàn)[12]。航空制造企業(yè)的記錄通常都要伴隨架機或設(shè)備的全壽命周期,且都設(shè)有專門的檔案部門實施歸檔管理,因此應(yīng)設(shè)置表單在活動主管部門的保管期限及在檔案部門的歸檔期限。此外,復(fù)雜的表單還需編制填表說明,以便于執(zhí)行者使用。

12 結(jié)束語

航空制造企業(yè)質(zhì)量程序文件的編制是一項艱苦、細致的工作,要求編制者既要掌握一定的業(yè)務(wù)知識和質(zhì)量管理知識,又要具有很強的邏輯思維能力。質(zhì)量程序文件編制水平的高低將直接影響航空產(chǎn)品制造的質(zhì)量與效率。航空制造企業(yè)應(yīng)在適航法律法規(guī)和質(zhì)量標準基礎(chǔ)上,從系統(tǒng)性、適宜性、繼承性、法規(guī)性四個方面入手,建立適用于本企業(yè)發(fā)展的質(zhì)量管理體系文件,并不斷完善、持續(xù)改進。