吳繼紅 付正剛 陳正韓

摘要：為了建立科學(xué)高效的工程檔案管理體系，將均衡管理方法應(yīng)用于工程檔案管理。介紹了南水北調(diào)中線水源工程檔案管理中均衡管理的應(yīng)用經(jīng)驗，包括參建各方職責(zé)劃分、文件管理與檔案管理、檔案目錄與實體管理、關(guān)鍵環(huán)節(jié)任務(wù)分配、檔案專項驗收準(zhǔn)備等5個方面，涉及檔案管理職責(zé)、管理流程、任務(wù)分工等3項內(nèi)容，使檔案管理體系得到調(diào)整優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：工程檔案;檔案管理;均衡管理;南水北調(diào)中線水源工程

中圖法分類號：G271

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號：1006-0081（2020）12-0074-03

工程檔案管理是工程管理不可或缺的部分，然而在實際工程管理實踐中，“重工程，輕檔案”問題普遍存在。工程建設(shè)與檔案管理失衡的根源是檔案管理體系各構(gòu)成要素的失衡。在工程檔案管理中，應(yīng)用均衡管理能夠讓建設(shè)單位與參建單位、建設(shè)單位文件管理機構(gòu)與工程管理相關(guān)部門在檔案管理職責(zé)、管理流程、任務(wù)分工上保持一種均衡狀態(tài)，實現(xiàn)工程檔案管理體系的高效運轉(zhuǎn)。

1均衡管理的內(nèi)涵

均衡管理是指“通過研究組織或系統(tǒng)內(nèi)部各要素間的邏輯關(guān)系，……使其內(nèi)外部各要素在質(zhì)、量和能等方面保持合理的‘度，在結(jié)構(gòu)方面保持相對穩(wěn)定，在關(guān)系方面保持相互協(xié)調(diào)、相互適應(yīng)，……從而發(fā)揮其最大效能的可持續(xù)發(fā)展的管理方法”。均衡包含平衡，反映多要素的關(guān)系狀態(tài)，且常常是系統(tǒng)概念，以其為核心的管理方法強調(diào)系統(tǒng)思維的運用。

合理的“度”是實現(xiàn)均衡管理的基礎(chǔ)。若系統(tǒng)各要素在質(zhì)或量上的比例關(guān)系不恰當(dāng)，就會導(dǎo)致失衡現(xiàn)象的發(fā)生：過右表現(xiàn)為管理松弛、失序甚至失控;過左表現(xiàn)為管理過嚴(yán)、過度，不信任成員，扼制了成員的主動性與創(chuàng)造力。恰當(dāng)?shù)摹熬恻c”是實現(xiàn)均衡管理的核心。“度”的把握和關(guān)系的協(xié)調(diào)是為了找到均衡點。一旦均衡點出現(xiàn)，均衡的目的就達(dá)到了?？傊?，均衡點問題是均衡的核心問題。尋找均衡點時，不僅要把握各要素“度”的合理性，也要保持好其結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定性，如對組織中的職位系統(tǒng)、責(zé)權(quán)結(jié)構(gòu)、獎懲措施等的制度化。

2工程檔案管理中應(yīng)用均衡管理的意義

工程管理不僅需要實現(xiàn)工程與檔案的管理均衡，也要解決兩者各自的均衡管理問題。工程檔案管理的“均衡態(tài)”表現(xiàn)為工程檔案管理體系的高效運轉(zhuǎn)。因此，建立工程參建各方共同組成的科學(xué)檔案管理體系，實現(xiàn)工程檔案管理的質(zhì)量目標(biāo)，是工程檔案管理中應(yīng)用均衡管理的根本意義。

檔案管理體系“涉及檔案管理體制架構(gòu)、檔案人員隊伍培養(yǎng)、檔案工作機構(gòu)和工作崗位、檔案工作制度和標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息管理系統(tǒng)等諸多要素的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、完善和功能最大化”。工程檔案均衡管理“度”的把握，重點是檔案管理職責(zé)、管理流程、任務(wù)分工等關(guān)系及比例的協(xié)調(diào)化，避免出現(xiàn)檔案管理制度與業(yè)務(wù)要求相沖突，管理職責(zé)與人員職能結(jié)構(gòu)不匹配，工程檔案人員或技術(shù)人員工程檔案管理不善而導(dǎo)致經(jīng)濟損失等失衡等現(xiàn)象。而“均衡點”的確立，應(yīng)以保障工程檔案質(zhì)量為依據(jù)，采取“合作是有利的‘利己策略”，強化建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)、工程管理相關(guān)部門、參建單位等全員和全過程參與的檔案意識及協(xié)同能力。

3均衡管理在南水北調(diào)中線工程檔案管理中的實踐

南水北調(diào)中線水源工程是以丹江口水利樞紐初期工程為基礎(chǔ)的改擴建工程，包含3個設(shè)計單元工程，由南水北調(diào)中線水源有限責(zé)任公司（以下簡稱“中線水源公司”）負(fù)責(zé)建設(shè)。其中，丹江口大壩加高設(shè)計單元工程是實現(xiàn)“南水北調(diào)”的中線標(biāo)志性工程，具有參建單位多、施工難度大、時間跨度長、項目變更多等特點，工程檔案管理中容易出現(xiàn)缺乏前期規(guī)劃、專兼職檔案人員流動大、檔案業(yè)務(wù)能力不足、檔案工作檢查監(jiān)督不夠、檔案管理職責(zé)無法落實等問題。中線水源公司采用均衡管理，著眼于工程檔案管理5個方面的均衡，圍繞檔案管理職責(zé)、管理流程、任務(wù)分工3項內(nèi)容，調(diào)整優(yōu)化檔案管理體系，取得了良好效果。目前，中線水源公司管理工程檔案近2.5萬卷（件），管理水平達(dá)到了水利部檔案工作規(guī)范化管理二級標(biāo)準(zhǔn)。

（1）工程檔案管理各方職責(zé)劃分的均衡。工程檔案管理涉及檔案管理機構(gòu)、工程管理相關(guān)部門和工程建設(shè)單位，各方職責(zé)劃分是均衡管理的重要內(nèi)容。采取的均衡策略包括：①通過合同約束并強化參建單位檔案管理的責(zé)任心;②依賴工程技術(shù)人員的專業(yè)專長，結(jié)合工程實際情況及歸檔文件范圍，檢查審核文件登記目錄及文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性;③通過部門職責(zé)及考評制度，明確檔案管理人員、工程技術(shù)人員責(zé)任及獎懲方法等。同時，制定了《南水北調(diào)中線水源工程檔案驗收工作方案》《南水北調(diào)中線水源工程檔案驗收技術(shù)規(guī)定》《南水北調(diào)中線水源工程項目文件管理細(xì)則》《南水北調(diào)中線水源工程聲像材料拍攝規(guī)范》等“1個方案、3個細(xì)則”，將工程檔案管理工作明確細(xì)化。

（2）工程文件管理與檔案管理的均衡。工程文件管理與工程檔案管理雖是不同階段、不同主體的管理，但文件形成者對文件的管理直接影響工程檔案的質(zhì)量。工程文件管理是參建各方應(yīng)盡的職責(zé)，包括檔案編制、收集、鑒定、整理和歸檔移交?！爸毓こ?、輕檔案”的管理失衡多表現(xiàn)為參建各方將文件的系統(tǒng)性整理工作放到歸檔移交前，甚至遺留到檔案管理階段來做，難以控制工程檔案的品質(zhì)。工程文件管理與檔案管理的均衡策略是將檔案管理中對收集、分類、整理的要求提前到文件管理階段執(zhí)行，以保持文件管理與檔案管理規(guī)范的一致性，同時能減少重復(fù)性工作，提高歸檔文件品質(zhì)，具體措施包括：①把檔案收集要求轉(zhuǎn)化為文件編制要求;②把檔案分類方案細(xì)化工作轉(zhuǎn)化為文件分類方案的建立。

（3）工程檔案目錄管理與實體管理的均衡。工程建設(shè)前期，由于工程管理關(guān)注重點集中于施工進度和工程質(zhì)量，因而對檔案管理采取了“前期重目錄、后期重實體”的均衡策略。前期的檔案管理重在建立目錄，具體分工是：①參建單位負(fù)責(zé)工程文件的收集、登記，確保形成的文件均正確登記在冊;②中線水源公司工程管理相關(guān)部門根據(jù)工程建設(shè)實際情況，對照參建單位上報的文件目錄進行檢查，確保歸檔文件的完整性。工程建設(shè)后期，參建單位集中進行檔案實體整理，做好檔案歸檔移交，具體分工是：①參建單位先借助文件分類方案進行模擬組卷，形成全部文件的目錄樹，然后由中線水源公司工程檔案管理相關(guān)部門確認(rèn)，最后按檔案管理要求進行整理組卷;②中線水源公司工程檔案管理相關(guān)部門檢查監(jiān)督的重點是檔案實體的整編質(zhì)量。

為保證檔案實體最后能按目錄“顆粒歸倉”，中線水源公司首先在項目合同中明確了檔案管理的質(zhì)量要求，然后通過“1個方案，3個細(xì)則”壓實參建單位文件管理職責(zé)和公司工程檔案管理相關(guān)部門的檔案檢查監(jiān)督及質(zhì)量控制職責(zé)。

（4）工程檔案管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)任務(wù)分配的均衡。南水北調(diào)中線水源工程檔案管理采取了“三階段”的工程檔案與工程建設(shè)同步管理模式，即將工程檔案質(zhì)量控制按工程建設(shè)過程分成前段、中段和后段。各階段關(guān)鍵環(huán)節(jié)任務(wù)分配的均衡策略為：①前段抓參建單位的文件編制、文件鑒定與文件分類;②中段抓工程立項時的檔案管理質(zhì)量要求、合同驗收時檢查審核文件數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性;③后段抓工程文件歸檔移交時的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和規(guī)范性的檢查審核及歸檔移交手續(xù)辦理。同時，在“1個方案，3個細(xì)則”中明確劃分參建單位、公司工程管理相關(guān)部門及檔案管理機構(gòu)在這3個階段中的具體分工及責(zé)任界限。

（5）工程檔案專項驗收準(zhǔn)備工作的均衡。檔案專項驗收準(zhǔn)備工作主要包括檔案實體和驗收備查材料的準(zhǔn)備。由于驗收備查材料內(nèi)容需由中線水源公司各部門和參建單位提供，故將工程檔案專項驗收準(zhǔn)備工作任務(wù)分解到平時工程驗收的各個環(huán)節(jié)，這種“化整為零”的均衡策略給檔案專項驗收創(chuàng)造了充分的準(zhǔn)備時間。同時，中線水源公司檔案管理部門根據(jù)“1個方案，3個細(xì)則”，結(jié)合工作實際，分解工作目標(biāo)，倒排驗收工期，編制了《丹江口大壩加高工程設(shè)計單元驗收進度計劃圖》《中線水源調(diào)度運行管理專項工程設(shè)計單元驗收進度計劃圖》《中線水源工程檔案驗收進度計劃圖》，實施“掛圖作戰(zhàn)”，逐項分解任務(wù)節(jié)點目標(biāo)，明確完成時限。參建各方以“分級管理、逐級負(fù)責(zé)”的原則，認(rèn)領(lǐng)任務(wù)，制訂計劃，確保各項工作按節(jié)點目標(biāo)有序推進。

4結(jié)論

中線水源工程檔案均衡管理的5個方面主要涉及3項內(nèi)容：①在管理職責(zé)上，參建單位負(fù)責(zé)工程文件管理，中線水源公司工程管理相關(guān)部門負(fù)責(zé)工程文件的質(zhì)量把控，公司檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)工程檔案管理;②在管理過程上，分為文件管理階段和檔案管理階段，文件管理階段的各流程又與工程管理相聯(lián)系，檔案管理各階段部分工作提前到文件管理階段;③在任務(wù)分工上，不同階段的具體任務(wù)會根據(jù)時間、質(zhì)量、成本要求進行動態(tài)調(diào)整。通過管理職責(zé)、管理流程和任務(wù)分工的均衡，促進了檔案管理體系中組織系統(tǒng)、檔案工作制度規(guī)范、檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施三大類要素的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，使工程檔案管理做到了組織上有保證、職責(zé)上有分工、制度上有規(guī)定、工作上有規(guī)范，實現(xiàn)了工程檔案從形成到歸檔移交全過程的系統(tǒng)性控制。

（編輯：李慧）