王成志

1 圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃潮流

圖書館和信息管理學(xué)受其他主流學(xué)科的影響既深且廣。大學(xué)圖書館受主管大學(xué)乃至整個(gè)高等教育界總體變化趨勢(shì)的影響。圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃(strategic planning)直接來(lái)自于管理學(xué)的戰(zhàn)略規(guī)劃。管理學(xué)教科書、信息管理學(xué)文獻(xiàn)和圖書館文獻(xiàn)對(duì)戰(zhàn)略和戰(zhàn)略規(guī)劃的定義并不統(tǒng)一，多種多樣[1]。圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃一般包括使命、愿景、價(jià)值觀、戰(zhàn)略目標(biāo)、行動(dòng)計(jì)劃等基本要素，涉及館藏、服務(wù)、用戶、員工、合作與重點(diǎn)資源等基本內(nèi)容[2]。不同圖書館對(duì)這些戰(zhàn)略規(guī)劃的基本因素會(huì)有所側(cè)重，甚至制定的戰(zhàn)略規(guī)劃的文本標(biāo)題會(huì)使用諸如戰(zhàn)略目標(biāo)、戰(zhàn)略重點(diǎn)、戰(zhàn)略路徑等不同詞匯。戰(zhàn)略規(guī)劃年限跨度也不同，一般以3～5年為多，9年10年的甚至年限不明的也有[3]。美國(guó)高等教育界接近當(dāng)今戰(zhàn)略規(guī)劃意義的規(guī)劃始于1950年代末。高等教育在20世紀(jì)六七十年代經(jīng)歷政治、經(jīng)濟(jì)、人口和技術(shù)等的劇烈變化，經(jīng)歷很多困難。在這種背景下，1983 年喬治·凱勒發(fā)表《學(xué)術(shù)戰(zhàn)略：美國(guó)高等教育的管理革命》，被視為轉(zhuǎn)變點(diǎn)，從此美國(guó)高等教育界熱衷戰(zhàn)略規(guī)劃[4]。之后高校戰(zhàn)略規(guī)劃的概念、理論、方法等越來(lái)越成熟，戰(zhàn)略規(guī)劃的各種指南和工具包越來(lái)越多[5-6]。目前戰(zhàn)略規(guī)劃已成為北美大學(xué)學(xué)術(shù)評(píng)估和具體專業(yè)評(píng)估不可或缺的一部分。

圖書館正規(guī)的戰(zhàn)略規(guī)劃文獻(xiàn)始現(xiàn)于1960年代，隨后不斷增多，20世紀(jì)八九十年代更受重視。很多美國(guó)圖書館和專業(yè)協(xié)會(huì)制定3～5年的戰(zhàn)略規(guī)劃[7]。為更好地編制、執(zhí)行和評(píng)估戰(zhàn)略規(guī)劃，重要的圖書館專業(yè)協(xié)會(huì)，如美國(guó)研究圖書館協(xié)會(huì)(ARL)、美國(guó)跨系統(tǒng)圖書館聯(lián)盟(LYRASIS)為圖書館編訂戰(zhàn)略規(guī)劃工具包[7-8]，美國(guó)圖書館協(xié)會(huì)(ALA)還為圖書館董事會(huì)編訂圖書館規(guī)劃的分步操作實(shí)用指南[9]。對(duì)圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃及其各個(gè)重要方面的學(xué)術(shù)研究也越來(lái)越多。2019年7月28日筆者在Ebsco平臺(tái)，以“戰(zhàn)略規(guī)劃”為主題詞，在自1970 年以來(lái)的LISTA(Library，Information Science & Technology Abstracts，圖書館、信息科學(xué)與技術(shù)文摘)數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索，年限跨度為1974 年到 2019 年 7 月底，獲得 2，405 個(gè)結(jié)果，其中學(xué)術(shù)期刊文章1，142篇，雜志文章626 篇，行業(yè)出版物417 篇；2000-2019 年高達(dá)2，275篇，其中學(xué)術(shù)期刊文章1，092篇，雜志文章380篇，行業(yè)出版物380篇，由此看出2000年以后圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃的文獻(xiàn)特別是學(xué)術(shù)期刊文章占絕大多數(shù)。

但是，長(zhǎng)期以來(lái)，也有學(xué)者對(duì)戰(zhàn)略規(guī)劃的熱潮潑冷水。他們認(rèn)為戰(zhàn)略不能規(guī)劃，能規(guī)劃的不是戰(zhàn)略；高等教育界的戰(zhàn)略規(guī)劃本質(zhì)上是浪費(fèi)時(shí)間，甚至印制發(fā)放就是浪費(fèi)紙張；戰(zhàn)略規(guī)劃的作用很有限；有的學(xué)者甚至對(duì)戰(zhàn)略規(guī)劃持徹底否定的觀點(diǎn)[10-13]。盡管如此，由于政治、經(jīng)濟(jì)、文化以及技術(shù)的快速變化，并因應(yīng)高校和圖書館普遍的公司化管理趨勢(shì)，以及為了更直接地對(duì)服務(wù)群體、社區(qū)和上級(jí)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，現(xiàn)在幾乎所有美國(guó)大中型圖書館都紛紛制定戰(zhàn)略規(guī)劃或發(fā)展戰(zhàn)略。在沒(méi)有其他普適性更廣、可操作性更強(qiáng)、效果更好的替代方法的情況下，戰(zhàn)略規(guī)劃活動(dòng)已成為學(xué)術(shù)圖書館運(yùn)作的有機(jī)部分，戰(zhàn)略規(guī)劃也已變成常見的圖書館管理工具。在美國(guó)圖書館界，戰(zhàn)略規(guī)劃被普遍接受為“幫助(圖書館)重點(diǎn)關(guān)注機(jī)構(gòu)使命、大環(huán)境潮流和未來(lái)方向，以及幫助調(diào)整資源配置以實(shí)現(xiàn)具體目標(biāo)的有效方式之一”[14]。

2 哥大圖書館的“戰(zhàn)略方向”制定

筆者就職于美國(guó)哥倫比亞大學(xué)圖書館(Columbia University Libraries，以下簡(jiǎn)稱“哥大圖書館”)，參與了最近一次的戰(zhàn)略規(guī)劃制定和實(shí)施。下文介紹和分析哥大圖書館戰(zhàn)略方向的制定和實(shí)施，供圖書館界借鑒。

2.1 總況

2015 年哥大圖書館新館長(zhǎng)兼哥大副教務(wù)長(zhǎng)安·桑頓女士(Ann Thornton)一上任，就啟動(dòng)圖書館制定戰(zhàn)略方向的程序，以配合幾乎同時(shí)成立的哥大“教務(wù)長(zhǎng)圖書館咨詢委員會(huì)”(Provost’s Advisory Committee on the Libraries，簡(jiǎn)稱“圖書館咨詢委員會(huì)”)，特別是其戰(zhàn)略方向工作組的戰(zhàn)略規(guī)劃工作。由于哥大圖書館主管領(lǐng)導(dǎo)層特別強(qiáng)調(diào)圖書館的規(guī)劃制訂、具體行動(dòng)和圖書館全員參與的過(guò)程，以及向圖書館所有部門和所有工作領(lǐng)域覆蓋，所以哥大圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃的“用詞”確定為“戰(zhàn)略方向”。哥大圖書館確定的“戰(zhàn)略方向”為：“反映我們最高愿望的聲明；持續(xù)決策的試金石；將資源配置到最有影響力的戰(zhàn)略努力和舉措的指南?！盵15]關(guān)于哥大圖書館“戰(zhàn)略方向”流程和實(shí)施年限跨度，開始時(shí)隱約提到“為期10年”，緊接著總圖書館館長(zhǎng)提到“為期5年”，后來(lái)確定“應(yīng)為不斷發(fā)展、將來(lái)永久”。

為更好地制定戰(zhàn)略方向，哥大圖書館舉辦了各種形式和多種系列的報(bào)告、動(dòng)員會(huì)議、學(xué)習(xí)、討論和準(zhǔn)備活動(dòng)。2016 年圖書館咨詢委員會(huì)戰(zhàn)略方向工作組報(bào)告發(fā)布，圖書館戰(zhàn)略方向工作隨后圍繞報(bào)告的主要精神而制定“致力于包容、提升知識(shí)、激發(fā)探索、促進(jìn)發(fā)現(xiàn)、塑造話語(yǔ)、賦予員工權(quán)利”六大戰(zhàn)略方向的文件[15]。

從2017年初開始，哥大圖書館就六大戰(zhàn)略方向提出多個(gè)倡議，并根據(jù)各戰(zhàn)略方向倡議組建多個(gè)團(tuán)隊(duì)；有些倡議分成兩三個(gè)分倡議，并有分團(tuán)隊(duì)對(duì)其負(fù)責(zé)。圖書館舉行無(wú)數(shù)次大小不一、類型不同的會(huì)議，開展多次調(diào)查和分析測(cè)評(píng)，布置大量具體工作，得出很多結(jié)論，取得很多成果。

2.2 圖書館咨詢委員會(huì)與戰(zhàn)略方向工作組報(bào)告

2015 年哥大教務(wù)長(zhǎng)委托“圖書館咨詢委員會(huì)”與圖書館新領(lǐng)導(dǎo)層一起研究大學(xué)圖書館的戰(zhàn)略方向。圖書館咨詢委員會(huì)由4名學(xué)生、17名不同學(xué)院的教授和7名包括圖書館館長(zhǎng)在內(nèi)的各級(jí)圖書館領(lǐng)導(dǎo)組成。圖書館的高效率被視為完成哥大教學(xué)和研究使命的核心部分。圖書館咨詢委員會(huì)調(diào)查圖書館收藏、服務(wù)和其他方面的現(xiàn)狀和問(wèn)題，思考未來(lái)10年圖書館的優(yōu)先發(fā)展事項(xiàng)，并評(píng)估圖書館如何進(jìn)一步提高效率。

2016年5月圖書館咨詢委員會(huì)戰(zhàn)略方向工作組開始工作。圖書館咨詢委員會(huì)下設(shè)3個(gè)分委員會(huì)，包括學(xué)生成功分委員會(huì)、教授服務(wù)分委員會(huì)和館藏建設(shè)分委員會(huì)。每次分委員會(huì)會(huì)議都由兩位圖書館副總館長(zhǎng)和分館館長(zhǎng)負(fù)責(zé)主持，他們?cè)诿看螘?huì)議之前，都向與會(huì)者提供會(huì)前閱讀材料。分委員會(huì)會(huì)議的主要目的是對(duì)促進(jìn)學(xué)生成功，支持研究和教授服務(wù)，以及制定館藏建設(shè)、管理和保存戰(zhàn)略三大領(lǐng)域進(jìn)行調(diào)查、提出評(píng)估和建議。調(diào)查結(jié)果和建議主要涉及溝通、預(yù)算、空間和評(píng)估四方面。

2016年11月哥大教務(wù)長(zhǎng)發(fā)布以“教務(wù)長(zhǎng)圖書館咨詢委員會(huì)戰(zhàn)略方向工作組報(bào)告”為題的圖書館委員會(huì)報(bào)告，總共16頁(yè)[16]。報(bào)告主要內(nèi)容如下：

第一部分為一般建議，包括：(1)溝通：與師生溝通；(2)預(yù)算：改善基礎(chǔ)設(shè)施和提高工作人員能力；參與大學(xué)大規(guī)模集資任務(wù)，形成高層次的捐贈(zèng)人團(tuán)體；(3)空間：集中圖書館3個(gè)數(shù)字化中心和數(shù)字學(xué)術(shù)中心，并配置場(chǎng)地；營(yíng)建學(xué)習(xí)空間；(4)評(píng)估：評(píng)估當(dāng)前和今后安排新資源的有效性。

第二部分為學(xué)生的成功，包括：(1)與學(xué)生溝通；圖書館加入教學(xué)委員會(huì)；(2)對(duì)課程教學(xué)的系統(tǒng)性支持；(3)規(guī)劃新的學(xué)術(shù)課程需咨詢圖書館；(4)與教學(xué)中心合作。

第三部分為館藏建設(shè)、保存和管理，包括：(1)與教授密切合作；(2)館藏建設(shè)政策應(yīng)向教授公開并定期更新。

第四部分為教授服務(wù)，包括：(1)技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施和行政結(jié)構(gòu)改進(jìn)；(2)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和學(xué)術(shù)共享。

戰(zhàn)略方向工作組報(bào)告中的“一般建議”關(guān)注圖書館最重要的問(wèn)題：與師生交流、財(cái)政預(yù)算、空間場(chǎng)地和效率評(píng)估；其余3部分針對(duì)圖書館傳統(tǒng)的、也是最重要的功能，即服務(wù)學(xué)生和教授，以及建設(shè)館藏。具體而言，這份報(bào)告在以上框架內(nèi)對(duì)圖書館以及咨詢委員會(huì)更好地運(yùn)作提出25項(xiàng)非常中肯、有前瞻性和切實(shí)可行的建議。

2.3 戰(zhàn)略方向倡議及其團(tuán)隊(duì)

圖書館咨詢委員會(huì)的戰(zhàn)略方向工作和“戰(zhàn)略方向工作組報(bào)告”是圖書館在制定和落實(shí)戰(zhàn)略方向工作的樣板和指針。2015—2016 年，將圖書館戰(zhàn)略方向計(jì)劃分為4 個(gè)階段為第一階段為“戰(zhàn)略思考技能發(fā)展”，即通過(guò)開展“共同傾聽、思考和計(jì)劃(listening，thinking and planning together)”等宣傳、教育和鼓動(dòng)活動(dòng)，提高圖書館員工的戰(zhàn)略思考技能，并統(tǒng)一思想。第二階段為與圖書館利益相關(guān)者進(jìn)行專題討論，獲取意見和建議。第三階段為綜合整理圖書館利益相關(guān)團(tuán)體的意見。第四階段為擬定戰(zhàn)略方向文本。為配合該項(xiàng)工作，戰(zhàn)略方向單獨(dú)的內(nèi)部維基網(wǎng)站、公共網(wǎng)頁(yè)、專業(yè)發(fā)展技能實(shí)驗(yàn)室，以及意見和反饋的公開電郵都很快得以建立或開通。

到2016 年秋，通過(guò)無(wú)數(shù)次會(huì)議和SWOC(Strength，Weakness，Opportunity and Challenge，優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)和挑戰(zhàn))分析等，最后擬訂出“致力于包容、提升知識(shí)、激發(fā)探索、促進(jìn)發(fā)現(xiàn)、塑造話語(yǔ)、賦予員工權(quán)利”六大戰(zhàn)略方向文件。

從2017年開始，哥大圖書館就這六大“戰(zhàn)略方向”提出17個(gè)可能的“戰(zhàn)略方向倡議”，并組建17個(gè)團(tuán)隊(duì)，每個(gè)團(tuán)隊(duì)由至少四五名成員和1名組長(zhǎng)組成。有些倡議分成兩三個(gè)“分倡議”，并有分團(tuán)隊(duì)對(duì)其負(fù)責(zé)。有的團(tuán)隊(duì)，如“提升知識(shí)”項(xiàng)下的“隱藏館藏”團(tuán)隊(duì)的“隱藏館藏元數(shù)據(jù)”分團(tuán)隊(duì)成員有13人之多[17]。

六大戰(zhàn)略方向的部分“戰(zhàn)略方向倡議”如下：(1)戰(zhàn)略方向：致力于包容。戰(zhàn)略方向倡議包括：更多樣化/嵌入式支持和歡迎，等等。(2)戰(zhàn)略方向：提升知識(shí)。戰(zhàn)略方向倡議包括：隱藏性館藏，有效高效地組織，原生數(shù)字化資料，等等。(3)戰(zhàn)略方向：激發(fā)探索。戰(zhàn)略方向倡議包括：數(shù)字化學(xué)術(shù)等。(4)戰(zhàn)略方向：促進(jìn)發(fā)現(xiàn)。戰(zhàn)略方向倡議包括：學(xué)生參與等。(5)戰(zhàn)略方向：塑造話語(yǔ)。戰(zhàn)略方向倡議包括：共享館藏，協(xié)作館藏建設(shè)，等等。(6)戰(zhàn)略方向：賦予員工權(quán)力。戰(zhàn)略方向倡議包括：文化變化與參與及其服務(wù)的機(jī)遇，敏捷反應(yīng)，等等。

2.4 全體員工參加戰(zhàn)略方向的進(jìn)程

除17個(gè)團(tuán)隊(duì)和分團(tuán)隊(duì)成員外，圖書館每個(gè)員工都要參加戰(zhàn)略方向進(jìn)程。全館動(dòng)員大會(huì)和六大戰(zhàn)略方向ETTG (Ear To The Ground，傾聽基層)會(huì)議，自然是每個(gè)員工都應(yīng)參加的。全館大會(huì)邀請(qǐng)商學(xué)院著名的管理學(xué)教授喬爾·布羅克納做題為《過(guò)程很重要》的報(bào)告，并向每個(gè)員工散發(fā)紙質(zhì)同名專著一冊(cè)[18]。同時(shí)，面向全館員工舉辦每半年一次、但內(nèi)容相同的圖書館論壇(Library Forum)。此外，平均每一兩個(gè)月有一次會(huì)議和活動(dòng)的哥倫比亞圖書館和信息專業(yè)成員委員會(huì)(Committee for Columbia Library and Information Professionals)就戰(zhàn)略方向開展報(bào)告、討論、座談會(huì)等活動(dòng)。各個(gè)分館更是開展各種形式的配合總館戰(zhàn)略方向的動(dòng)員、宣傳、討論和實(shí)施活動(dòng)。由圖書館部門領(lǐng)導(dǎo)和分館館長(zhǎng)組成的“管理委員會(huì)”，單2015年10月到2016年3月就先后舉行了諸多會(huì)議和活動(dòng)，包括彈性思考、系統(tǒng)思考、生成性思維、重新思考組織、四框架思考、優(yōu)勢(shì)發(fā)現(xiàn)、四象限決策矩陣(Four Quadrant Decision Making Matrix)分析、SWOC分析等。對(duì)普通員工來(lái)說(shuō)，除分館會(huì)議和活動(dòng)外，2016 年4-6 月，每次兩小時(shí)的總館ETTG會(huì)議就達(dá)10余次，部分會(huì)議內(nèi)容包括數(shù)字化項(xiàng)目組，編目和元數(shù)據(jù)，使用服務(wù)組，采訪組，技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)和基礎(chǔ)設(shè)施，檔案工作組，資料處理和保存，采購(gòu)、財(cái)務(wù)和行政，多元化、包容、社會(huì)正義，等等。

17個(gè)團(tuán)隊(duì)和分團(tuán)隊(duì)舉行了很多會(huì)議和活動(dòng)，以確定各自的倡議和建議內(nèi)容。有些分團(tuán)隊(duì)的分倡議被認(rèn)為非常重要。比如，“文化變革/參與和服務(wù)機(jī)遇分倡議(Culture Change/Opportunities for Participation & Service Initiative)”分團(tuán)隊(duì)于2018年秋委托校外調(diào)查公司進(jìn)行“全體員工參與度調(diào)查(All-Staff Employee Engagement Survey)”，旨在讓哥大圖書館員工以匿名的方式就其作為圖書館工作人員經(jīng)歷回答問(wèn)卷問(wèn)題、反饋信息，以了解全體員工參與的優(yōu)勢(shì)和不足。調(diào)查結(jié)果所揭示的不足讓管理層感到意外。2019年初哥大圖書館管理層以調(diào)查結(jié)果為基礎(chǔ)，在管理運(yùn)作透明度、執(zhí)行時(shí)間表和雙向交流溝通等方面采取了一系列有針對(duì)性的行動(dòng)和變革。

3 哥大圖書館的“戰(zhàn)略方向”評(píng)估

哥大圖書館制定實(shí)施的“戰(zhàn)略方向”流程已開展了兩年，取得很多成果。比如，制定允許師生和研究人員使用尚未處理的館藏(特別是檔案特藏)，并對(duì)其盡早重點(diǎn)處理的政策；數(shù)字化保存4，000多種口述歷史記錄以及7，000多種其他獨(dú)特的音頻視頻館藏；與普林斯頓大學(xué)、紐約公共圖書館和哈佛大學(xué)共享位于普林斯頓大學(xué)一個(gè)校區(qū)的校外密集書庫(kù)館藏；與“常春藤+(Ivy Plus)”圖書館聯(lián)盟的13位成員一起計(jì)劃如何改進(jìn)采訪、發(fā)現(xiàn)和跨機(jī)構(gòu)使用成員館館藏；提高對(duì)所有館員出差旅行的資助，并對(duì)各級(jí)員工提供更包容的旅行資助。單就中國(guó)口述史項(xiàng)目(Chinese Oral History Project)特藏而言，那些幾十年不被處理的檔案得到處理、編目；幾乎所有的特藏使用指南(Finding Aid)都得以改進(jìn)。

戰(zhàn)略規(guī)劃制定和實(shí)施的評(píng)估體系不可能統(tǒng)一。哥大圖書館采用“戰(zhàn)略舉措目標(biāo)和評(píng)估指標(biāo)(Strategic Initiatives Objectives and Evaluation Indicators)”，主要強(qiáng)調(diào)和比較“投入、產(chǎn)出、結(jié)果、影響(inputs，outputs，outcomes，impact)”4個(gè)指標(biāo)及其之間的多少。評(píng)估不同的舉措應(yīng)選用和參照有關(guān)的會(huì)議數(shù)量、工作時(shí)間、項(xiàng)目重要事項(xiàng)、年度報(bào)告和問(wèn)卷調(diào)查結(jié)果等不同數(shù)據(jù)，以界定和比較指標(biāo)。這些指標(biāo)并沒(méi)有包含一些意外的結(jié)果。比如，很多圖書館員工在從事本職工作的同時(shí)，還集中參加有關(guān)戰(zhàn)略方向的各種會(huì)議、活動(dòng)和工作，明顯感覺(jué)到力不從心，甚至出現(xiàn)“會(huì)議疲勞癥”，工作進(jìn)度和效率均受到一定影響。戰(zhàn)略規(guī)劃與運(yùn)營(yíng)規(guī)劃(operational planning)明顯不同，但有些戰(zhàn)略方向倡議把運(yùn)營(yíng)規(guī)劃乃至日常工作事項(xiàng)混淆成戰(zhàn)略規(guī)劃和戰(zhàn)略方向。更者，戰(zhàn)略規(guī)劃的政治性因素和圖書館及其館員的政治性因素[19-20]幾乎完全被排除在規(guī)劃和評(píng)估之外。因此，有的戰(zhàn)略方向的倡議和舉措短期內(nèi)難以進(jìn)行實(shí)質(zhì)性評(píng)估。

但是，除實(shí)際成效外，戰(zhàn)略規(guī)劃過(guò)程本身和最廣泛的參與就是決策者期待的變化和成效，而且各種正式和非正式活動(dòng)中不斷地重復(fù)戰(zhàn)略規(guī)劃的主題和關(guān)鍵詞可以對(duì)組織文化產(chǎn)生決定性影響[11]。至少，“為了充分利用我們的戰(zhàn)略規(guī)劃工作，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到這個(gè)過(guò)程最重要的間接益處之一是提供可以幫助各個(gè)館員在出現(xiàn)新機(jī)會(huì)時(shí)能進(jìn)行戰(zhàn)略性思考，并就如何更好地為用戶服務(wù)做出明智的選擇”[14]。