許元 蘇建茹 滕建

摘 ?要：隨著校園信息化建設的不斷推進，傳統(tǒng)的紙質辦公已逐漸被網(wǎng)上辦公所取代，而碎片化的網(wǎng)上辦事流程很難高效地為師生服務。建設一個統(tǒng)一的網(wǎng)上辦事平臺對高校建設“互聯(lián)網(wǎng)+”智慧校園尤為重要。文章闡述了網(wǎng)上辦事大廳業(yè)務流程建設的意義及難點，以北京化工大學網(wǎng)上辦事大廳為例，闡述了流程的實現(xiàn)模式、建設原則及成效，為高校開展網(wǎng)上辦事大廳的建設拓展思路。

關鍵詞：網(wǎng)上辦事大廳;信息化建設;流程建設

中圖分類號：TP393.09 ? ? 文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2020）15-0119-05

Abstract：With the continuous development of campus informatization，the traditional paper-based office has been gradually replaced by the online process，however the fragmented online process is difficult to serve teachers and students efficiently. The construction of a unified online service platform is particularly important for the construction of “internet plus ”smart campus. This paper expounds the significance and difficulties of the business process construction of the online service hall. Taking the online service hall of Beijing University of Chemical Technology as an example，this paper expounds the realization mode，construction principle and effect of the process，and expands the ideas for the construction of the online service hall in colleges and universities.

Keywords：online service hall;information construction;process construction

0 ?引 ?言

2019年2月23日，中共中央、國務院與中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)了《中國教育現(xiàn)代化2035》和《加快推進教育現(xiàn)代化實施方案（2018-2022年）》兩個文件，旨在推進教育的現(xiàn)代化與信息化[1]。2019年全國教育工作會議上，陳寶生部長也談到要繼續(xù)加大力度深化教育管理方式改革，我們需要依托“互聯(lián)網(wǎng)+”手段，加強信息化建設。隨著信息技術的不斷發(fā)展，高校正在不斷完善智慧校園建設，各類業(yè)務系統(tǒng)逐步建設完成，部分事務性工作實現(xiàn)了線上辦理。

然而，目前高校各部門的業(yè)務系統(tǒng)建設還是以條塊化建設為主，業(yè)務系統(tǒng)間互聯(lián)較弱，跨部門業(yè)務需在多個業(yè)務系統(tǒng)里分別填報。師生需重復填報基本信息的同時，流程審批完成的時間也較長，而部分業(yè)務系統(tǒng)也存在數(shù)據(jù)不透明的現(xiàn)象，用戶無法及時掌握申請的辦理進度，總體的事務辦理體驗不佳。條塊化、碎片化的業(yè)務系統(tǒng)已較難滿足師生便捷高效的辦事需求。高校需要建設一個統(tǒng)一的線上服務平臺，打破數(shù)據(jù)壁壘，避免信息的重復填寫，真正做到讓數(shù)據(jù)多跑路，讓師生少跑腿?；谶@種業(yè)務需求，服務集中化、規(guī)范化的一站式網(wǎng)上辦事大廳應運而生。

1 ?高校構建網(wǎng)上辦事大廳的意義

1.1 ?概念

網(wǎng)上辦事大廳是指辦理一種業(yè)務，只需在辦事大廳平臺中填寫信息發(fā)起申請，流程會自動提交給相應環(huán)節(jié)審批人，由該節(jié)點對應的審批人在系統(tǒng)完成審批，直到所有審批環(huán)節(jié)完成。流程中的申請、流轉、審批均在網(wǎng)上進行[2]。

1.2 ?意義

高校的事務性工作通常涉及多個審批人或審批部門，辦理一個申請可能要在多個部門、甚至多個校區(qū)間來回奔走。如申請人對申請的流程不熟悉，對流程的順序、審批人或審批部門不明確，辦事時更是費時費力，往往要先學習整個流程，明確每一步的辦理人，然后才能辦事，造成了不必要的麻煩。網(wǎng)上辦事大廳建設通過梳理業(yè)務流程，明確業(yè)務流程的審批順序，將每個審批節(jié)點明確到人，明確了職責和權限，對業(yè)務辦理流程的效率及合理性等方面進行優(yōu)化和調整，以流程制作推動業(yè)務流程的制度建設，實現(xiàn)精細化管理。通過網(wǎng)上辦事大廳提交申請，師生只需提交信息，無需知道后續(xù)審批順序、審批人信息等，一鍵提交后等待辦結通知即可，有效地節(jié)約了師生的時間精力，提高了辦事效率[3]。

2 ?高校構建網(wǎng)上辦事大廳建設難點

2.1 ?觀念難轉變

從線下面對面辦公模式轉換到線上辦理業(yè)務，師生均需要時間去適應調整。在轉變辦公方式的過程中師生難免會面臨網(wǎng)上平臺使用得不適應、誤操作的情況。部分業(yè)務歸口部門從數(shù)據(jù)安全性等角度對電子化辦公的認可度還不高，線上流程僅當作一個線下申請的補充，流程建設優(yōu)化完成后依然以線下辦公為主。

2.2 ?平臺存在數(shù)據(jù)壁壘

網(wǎng)上辦事大廳數(shù)據(jù)如無法與其他業(yè)務系統(tǒng)互通互聯(lián)，師生在申請流程時需重復填寫的信息量將大大增加，同時也很難保證數(shù)據(jù)的準確性。然而因高校各部門之間業(yè)務性質不同，對系統(tǒng)建設的需求存在較大差異，很難以一種業(yè)務系統(tǒng)滿足各部門的所有業(yè)務需要，各部門自身的業(yè)務系統(tǒng)建設時間并不同步，數(shù)據(jù)存在標準不一致、更新時間不統(tǒng)一的問題，因而網(wǎng)上辦事大廳在從其他業(yè)務系統(tǒng)內調用所需數(shù)據(jù)時，可能出現(xiàn)系統(tǒng)接口不匹配、編寫語言不同導致數(shù)據(jù)無法使用的問題[4]。

3 ?網(wǎng)上辦事大廳建設的實施

3.1 ?確定建設原則搭建流程平臺

根據(jù)對用戶和管理者使用需求的調研分析，網(wǎng)上辦事大廳在搭建的過程中應遵循以下原則。

3.1.1 ?便捷化原則

網(wǎng)上辦事大廳的建設和發(fā)展要以方便師生辦理事務為首要原則，以師生需求為第一導向。隨著移動互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷發(fā)展，用戶越來越依賴手機獲取各類資訊。為實現(xiàn)網(wǎng)上辦事大廳多終端、全方位的服務，我校在企業(yè)微信APP內關聯(lián)了辦事大廳功能，用戶可實現(xiàn)手機異地辦公。如圖1所示，網(wǎng)上辦事大廳按流程時效分為辦事中心、待辦事宜、進行中事宜、已結束事宜四個主模塊。為方便師生快速查找流程，平臺設置了檢索欄，用戶可按流程名稱進行檢索。對于表單中涉及的用戶基本信息，平臺通過與校園數(shù)據(jù)中心對接實現(xiàn)了基本信息的智能化填寫，避免用戶重復填報已知數(shù)據(jù)，使用戶界面簡潔清晰，實現(xiàn)了界面友好。

3.1.2 ?及時性原則

在對相關流程進行處理后，用戶需要對流程的審批結果及審批進程進行查看與跟蹤，因此需要平臺能夠實現(xiàn)向相關用戶發(fā)送流程審批過程或結果的提醒與通知，以保證流程的時效性，做到用戶能隨時了解流程進度及待處理流程詳情，促進流程審批效率的提高。因此在設計平臺時我校將待辦事宜模塊與郵箱、企業(yè)微信平臺進行了對接，實現(xiàn)了對當前審批人的郵件及微信提醒，如圖2所示，方便用戶及時處理各類審批，有效保障流程的時效性。

3.1.3 ?準確性原則

人事變動引起的審批人變更可能導致流程審批環(huán)節(jié)的變化，如用戶身份數(shù)據(jù)更新不及時，有可能造成用戶錯誤等問題。因此流程平臺使用的用戶數(shù)據(jù)由校數(shù)據(jù)中心定期同步，及時更新用戶身份數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)實現(xiàn)關聯(lián)互通，便于實現(xiàn)統(tǒng)一化管理，為高校建設智慧校園邁出一大步[5]。

3.1.4 ?易管理原則

網(wǎng)上辦事大廳的流程數(shù)據(jù)信息應做到易于調用、易于管理，方便用戶查找統(tǒng)計。流程平臺設置了進行中事宜模塊，顯示所有當前用戶提交后暫未結束流程的進度和明細，用戶可查看各個節(jié)點的審批人、審批時間、審批意見等信息，隨時掌握流程進度。用戶可在已結束事宜模塊根據(jù)流程申請時間、流程名稱或流水號隨時回查流程詳情，并根據(jù)具體需要選擇打印。該模塊可作為用戶的數(shù)據(jù)備忘，方便師生查找過往辦公信息。

3.1.5 ?安全性原則

梳理并精簡流程時應保證流程的安全性，所有流程改動不應與流程對應業(yè)務的管理辦法相矛盾。所有對審批流程節(jié)點或表單信息的調整都應在保障流程合理合規(guī)的前提下進行。

3.2 ?線上業(yè)務流程制作

3.2.1 ?前期梳理

篩選出適合線上辦理的業(yè)務，與流程歸口部門進行梳理。根據(jù)業(yè)務部門的線下辦公經(jīng)驗，梳理具體業(yè)務的審批流程，根據(jù)線下紙質表單明確流程需采集的信息，為業(yè)務流程的建設提供基礎信息。在梳理的過程中還應根據(jù)網(wǎng)上辦事大廳的特點對部分審批環(huán)節(jié)做出調整優(yōu)化。在保障流程有序、合理審批的基礎上盡可能縮短審批流程。

3.2.2 ?流程建設

根據(jù)前期與業(yè)務部門共同梳理的信息，確定流程各節(jié)點邏輯順序，在InfoPlus開發(fā)界面內按照流程邏輯建設流程模型如圖3所示。以公用房修改建（修改建金額小于3萬元類）流程為例，對于有明確先后順序要求的部分審批節(jié)點（如圖3中的資金管理部門、國資處、基建處等部門）采用串聯(lián)方式，對于無先后順序要求的審批節(jié)點（如圖3中土建工程、裝飾工程、給排水工程等相關審批節(jié)點）采用并聯(lián)處理，以便多部門同時處理縮短審批用時。

根據(jù)梳理確定的流程審批所需信息，用InfoPath軟件制作流程表單，并設置表單的填寫格式與初始值，以避免申請人重復填寫基本信息。設置各節(jié)點審批人員對表單信息的讀寫權限，審批意見處也只能由對應審批人填寫，做到各審批人責任明確，保障流程合理合規(guī)。

為優(yōu)化、精簡流程，在流程建設時會加入部分判斷設置，使系統(tǒng)根據(jù)申請人填寫信息的類別選擇性地跳過與此類審批無關的節(jié)點，并隱藏部分與此類申請無關的信息點，如公用房修改建流程不涉及暖氣工程時，系統(tǒng)將自動隱藏暖氣系統(tǒng)改造所需填報的信息表，跳過對應的修繕中心負責人，在減少申請人填寫信息的同時也減少了審批節(jié)點，保障流程的高效合理運行。

3.2.3 ?后期維護

流程上線運行只是該流程建設的開端，上線流程的初始版本一般都是將業(yè)務歸口部門線下經(jīng)驗總結后梳理設計的。隨著上線后用戶使用量的增加，流程也應根據(jù)師生的使用反饋進行版本迭代，建立一個持續(xù)優(yōu)化的流程建設機制，為師生提供更高效的服務。

以我?？蒲薪?jīng)費合同/協(xié)議用章申請（支出類）流程為例，在其上線運行一段時間后發(fā)現(xiàn)辦理時經(jīng)常出現(xiàn)因上傳合同附件格式不合規(guī)等原因造成的駁回。為在保障流程合規(guī)合理的前提下盡可能避免重復審批，開發(fā)時增設了申請人更新合同附件這一節(jié)點，在該節(jié)點申請人只能修改合同附件這一信息，其他表單信息均不可修改，提交后返回原審批節(jié)點繼續(xù)審批，既保障了已審核信息的真實有效性，又避免了重復審批，提高了審批效率。

4 ?網(wǎng)上辦事大廳業(yè)務流程建設的成效

4.1 ?網(wǎng)上辦事大廳流程建設現(xiàn)狀

筆者所在高校的網(wǎng)上辦事大廳自2016年12月起開始上線運行，現(xiàn)已建設流程102項，平臺流程覆蓋人事處、國資處等學院部處24個。如圖4所示，流程發(fā)起與辦結次數(shù)逐年提升，網(wǎng)上辦事大廳使用率逐步提高，截至2019年12月流程累計運行次數(shù)31 961人次。

如表1所示，自網(wǎng)上辦事大廳流程運行以來，線上流程有效地縮短了流程的辦理用時，提升了事務性工作的服務效率，讓師生切實感受了信息化的便捷性和高效性。網(wǎng)上辦事大廳能夠滿足跨校區(qū)運行背景下的師生用戶獲取服務的需要，達到了建設的預期目標。

網(wǎng)上辦事大廳的建設促進了流程優(yōu)化再造，有利于規(guī)范崗位職責及辦事流程。建設過程中對于部分復雜的流程，我校在流程上線運行后根據(jù)流程使用反饋，將流程分類并進行了拆分，如表2所示。流程梳理再造有效精簡了申請流程，縮短了審批用時。

4.2 ?網(wǎng)上辦事流程的延伸應用

網(wǎng)上辦事大廳的建設推動部分事務性工作實現(xiàn)了線上辦理，但對于部分需要紙質蓋章證明類的業(yè)務，我校采取了線上線下相結合的模式，將申請證明的流程審批部分通過網(wǎng)上辦事流程實現(xiàn)，審批完成后證明所需的數(shù)據(jù)可被自助打印終端設備讀取。申請人可在證明有效期內的任意時間在設備上打印證明，實現(xiàn)了證明文件的自助打印。

如圖5所示，通過自助設備與網(wǎng)上流程的聯(lián)動，用戶可自助打印人事處、保衛(wèi)處、工會的收入證明、職稱證明、戶籍卡首頁及本人頁、畢業(yè)生婚育狀況證明等12類不同證明的自助打印功能，為常用的證明類業(yè)務提供了自助式便捷服務。

5 ?結 ?論

網(wǎng)上辦事大廳的業(yè)務流程建設，滿足了師生跨校區(qū)線上獲取服務的需求，精簡了部分業(yè)務的辦理過程，達到了建設的預期目標。對于部門無法線上完成的業(yè)務，可以采用線上線下相結合的方式靈活處理，從而加快高校信息化建設和網(wǎng)上辦事服務建設，為高校推進大數(shù)據(jù)建設打好數(shù)據(jù)基礎，為教育事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展提供有效的信息化手段。

參考文獻：

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[5] 王丹，張桓，紀元，等.“一站式”學生綜合事務服務大廳在我校的探索與思考 [J].教育教學論壇，2018（37）：211-212.

作者簡介：許元（1990—），女，漢族，黑龍江佳木斯人，北校區(qū)管理辦公室科員，助理研究員，工學碩士，研究方向：教育信息化;蘇建茹（1963—），女，漢族，河北張家口人，北校區(qū)管理辦公室主任，研究員，工程碩士，研究方向：教育管理;滕建（1979—），男，漢族，山東桓臺人，信息中心科員，工程師，工學碩士，研究方向：教育信息化、網(wǎng)絡安全。