文/趙大虎
(作者單位為西安電子科技大學(xué)信息化推進(jìn)辦公室)
大多數(shù)高校數(shù)據(jù)中心的建設(shè)都是以提供數(shù)據(jù)存儲(chǔ)為主,很少有針對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)治理和開(kāi)展工作的。
信息技術(shù)具有數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、連續(xù)化的特點(diǎn),信息技術(shù)的快速發(fā)展,對(duì)整個(gè)社會(huì)產(chǎn)生了巨大的影響,讓人們的生活方式、工作方式和學(xué)習(xí)方式都產(chǎn)生了變化。在教育行業(yè),隨著2012 年教育部發(fā)布《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃(2011-2020 年)》,教育信息化的發(fā)展進(jìn)入快車(chē)道,高等學(xué)校在網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與完善的硬件基礎(chǔ)上逐步開(kāi)始探索數(shù)字校園的建設(shè)。隨著近十年的數(shù)字校園建設(shè),各高校都積極利用信息技術(shù)來(lái)促進(jìn)學(xué)校各個(gè)方面的改革與發(fā)展。學(xué)生管理工作是高校管理工作的重要組成部分,在信息技術(shù)促進(jìn)高校學(xué)生管理工作方面,各高校都給出了不同的探索,基本都針對(duì)不同的學(xué)生管理業(yè)務(wù)建設(shè)了不同的信息化系統(tǒng),如學(xué)工管理系統(tǒng)、就業(yè)系統(tǒng)、數(shù)字化迎新離校系統(tǒng)、宿舍管理系統(tǒng)、學(xué)生資助系統(tǒng)、自助打印系統(tǒng)等。不同系統(tǒng)的建立確實(shí)為學(xué)生管理帶來(lái)了很多變革與發(fā)展,提升了學(xué)生管理業(yè)務(wù)的效率,減輕了管理人員的工作負(fù)擔(dān),也為學(xué)生提供了一定的便利。但是,隨著業(yè)務(wù)系統(tǒng)的增多,以及新形勢(shì)的發(fā)展,高校學(xué)生管理信息化工作也面臨著諸多新問(wèn)題。
西安電子科技大學(xué)
隨著前些年高校數(shù)字校園的推進(jìn),有關(guān)學(xué)生管理工作的各項(xiàng)業(yè)務(wù)都在不同時(shí)期建設(shè)了不同的信息系統(tǒng)。此類(lèi)信息系統(tǒng)因?yàn)闃I(yè)務(wù)不同而展現(xiàn)出不同的作用,按照大的業(yè)務(wù)分類(lèi)可以分為學(xué)生基礎(chǔ)管理系統(tǒng)、學(xué)生就業(yè)管理系統(tǒng)、數(shù)字化迎新離校系統(tǒng)、宿舍管理系統(tǒng)、學(xué)生資助系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)在建設(shè)的時(shí)候并不是統(tǒng)一規(guī)劃的,而是由各部門(mén)各自建設(shè),信息系統(tǒng)所使用的技術(shù)手段和運(yùn)維模式都不一樣,所以造成了高校學(xué)生管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)的分散化、孤立化、多類(lèi)化、重復(fù)化的問(wèn)題。在實(shí)際操作中,也存在校內(nèi)各業(yè)務(wù)部門(mén)因?yàn)楣ぷ髀氊?zé)的原因產(chǎn)生了信息系統(tǒng)上的各自為政,造成了信息系統(tǒng)的重復(fù)建設(shè)和分散建設(shè)。
各高校起初采用信息技術(shù)與學(xué)生管理相結(jié)合的方式進(jìn)行建設(shè),一方面減少了管理人員的行政負(fù)擔(dān),提升了管理效率,另一方面內(nèi)外環(huán)境的變化促使學(xué)生管理向信息化方向的發(fā)展。但起初在建設(shè)各類(lèi)信息系統(tǒng)時(shí),由于信息素養(yǎng)沒(méi)有及時(shí)跟上,所以各信息系統(tǒng)的建設(shè)框架仍然是以原有管理框架為主,信息系統(tǒng)只是將線下管理搬到了線上,并沒(méi)有注重學(xué)生管理工作的流程再造與科學(xué)管理。同時(shí),各業(yè)務(wù)系統(tǒng)在建設(shè)之初也是以管理者思維進(jìn)行建設(shè),并沒(méi)有從學(xué)生的角度考慮系統(tǒng)的建設(shè),故而系統(tǒng)對(duì)外缺少服務(wù)的意識(shí),導(dǎo)致學(xué)生根據(jù)不同的業(yè)務(wù)需要登陸不同的系統(tǒng),體驗(yàn)感非常差。
數(shù)據(jù)作為一種資產(chǎn)已經(jīng)成為高校各部門(mén)的共識(shí),尤其是涉及各部門(mén)的核心數(shù)據(jù),更是重中之重。近些年來(lái),國(guó)內(nèi)各高校均不同程度的在推進(jìn)數(shù)據(jù)中心的建設(shè),有些高校也取得了不錯(cuò)的成績(jī)。但是,大多數(shù)高校數(shù)據(jù)中心的建設(shè)都是以提供數(shù)據(jù)存儲(chǔ)為主,很少有針對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)治理和開(kāi)展工作的。所以各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)僅僅是局限在物理存儲(chǔ)上,集中在數(shù)據(jù)中心進(jìn)行管理。當(dāng)某一項(xiàng)業(yè)務(wù)需要某一項(xiàng)數(shù)據(jù)時(shí),往往會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)持有單位不愿意給,有時(shí)甚至?xí)霈F(xiàn)無(wú)數(shù)據(jù)可用或出現(xiàn)“手表定理”(手表定理是指一個(gè)人有一塊表時(shí),可以知道現(xiàn)在是幾點(diǎn)鐘,而當(dāng)他同時(shí)擁有兩塊表時(shí)卻無(wú)法確定準(zhǔn)確時(shí)間),進(jìn)而導(dǎo)致了一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)被不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)重復(fù)采集,且數(shù)據(jù)在不同的系統(tǒng)中采用不同的數(shù)據(jù)格式存儲(chǔ),加重了數(shù)據(jù)流通的壁壘。
由于在建設(shè)初期就是各自為政的建設(shè)做法,所以導(dǎo)致了各信息系統(tǒng)只能實(shí)現(xiàn)單一的功能,學(xué)生管理工作的整體性產(chǎn)生了割裂。一方面,隨著學(xué)生管理工作的發(fā)展,對(duì)學(xué)生進(jìn)行整體全面的管理分析顯得尤為迫切,業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)應(yīng)用顯得單一與不科學(xué),缺乏學(xué)生整體全面的把握能力;另一方面,學(xué)生管理在學(xué)生思想動(dòng)態(tài)和心理健康方面采用信息化手段的并不多,高校政工隊(duì)伍都盲目迷信多年的經(jīng)驗(yàn)主義做法,不愿意甚至抵制采用科學(xué)合理的信息系統(tǒng)建模來(lái)開(kāi)展學(xué)生思想動(dòng)態(tài)和心理健康工作。
西安電子科技大學(xué)學(xué)生一站式大廳
經(jīng)過(guò)近十幾年的基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)建設(shè),各高校在網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施方面均已穩(wěn)定,高校信息化進(jìn)入更深層次的發(fā)展,西安電子科技大學(xué)校長(zhǎng)楊宗凱曾經(jīng)指出,信息化的關(guān)鍵在于“化”,“化”的內(nèi)涵,是重組、再造和改革。當(dāng)前國(guó)內(nèi)高校數(shù)字校園建設(shè)已初具規(guī)模,各業(yè)務(wù)系統(tǒng)也已成熟,但各業(yè)務(wù)系統(tǒng)單一獨(dú)立,還處于數(shù)據(jù)集成、系統(tǒng)集成階段。下一步將整合數(shù)據(jù),深度利用發(fā)掘數(shù)據(jù)的價(jià)值,達(dá)到高校信息化的融合發(fā)展。在這一背景下,如何發(fā)掘信息技術(shù)在學(xué)生管理中的價(jià)值,使其更加深入地服務(wù)于學(xué)生的管理工作成為不得不思考的命題。新形勢(shì)下學(xué)生管理信息化工作應(yīng)從以下幾方面進(jìn)行改進(jìn)。
傳統(tǒng)的學(xué)生管理基于某一項(xiàng)具體業(yè)務(wù)成立某一類(lèi)型的科室,專(zhuān)項(xiàng)負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作,在后續(xù)建設(shè)信息系統(tǒng)時(shí)也采用了相同的思維定式,導(dǎo)致了業(yè)務(wù)的不連續(xù)性。比如,學(xué)生申請(qǐng)學(xué)校助學(xué)金,分別經(jīng)歷申請(qǐng)-審核-發(fā)放等環(huán)節(jié),在具體操作中,三個(gè)環(huán)節(jié)割裂且不統(tǒng)一,降低工作效率,浪費(fèi)資源??衫眯畔⒓夹g(shù),將原有過(guò)程和原有系統(tǒng)進(jìn)行重組再造,使每個(gè)環(huán)節(jié)均可獨(dú)立,每一項(xiàng)業(yè)務(wù)均可碎片化處理,但在業(yè)務(wù)流程上用數(shù)據(jù)傳輸進(jìn)行統(tǒng)一,以達(dá)到整個(gè)流程的閉環(huán)。在每一個(gè)節(jié)點(diǎn)上對(duì)應(yīng)一個(gè)負(fù)責(zé)的工作人員,在線進(jìn)行處理,處理結(jié)束后系統(tǒng)即可將處理結(jié)果傳遞給下一個(gè)節(jié)點(diǎn)工作人員,從而到達(dá)整個(gè)流程的結(jié)束。
上文所描述的是針對(duì)某一項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行的思考,當(dāng)擁有多個(gè)業(yè)務(wù)時(shí),節(jié)點(diǎn)就成指數(shù)增長(zhǎng),相應(yīng)的就需要更多的工作人員,很明顯工作人員是有限的,但是節(jié)點(diǎn)增長(zhǎng)卻是不斷增加的,有限的工作人員只能切換不同的業(yè)務(wù)進(jìn)入不同的節(jié)點(diǎn)依據(jù)權(quán)限去處理不同的環(huán)節(jié),這必然造成工作的混亂及效率的降低。所以根據(jù)節(jié)點(diǎn)的相似度及業(yè)務(wù)的分類(lèi),將不同業(yè)務(wù)中相似性質(zhì)的節(jié)點(diǎn)統(tǒng)一由一個(gè)工作人員負(fù)責(zé)處理。在具體操作中,利用信息技術(shù)個(gè)性化設(shè)置工作臺(tái),當(dāng)工作人員一鍵進(jìn)入自己的工作臺(tái)后,統(tǒng)一集中對(duì)因業(yè)務(wù)產(chǎn)生的工作進(jìn)行處理。
具體業(yè)務(wù)在辦理過(guò)程中,會(huì)有多種角色產(chǎn)生,如作為業(yè)務(wù)辦理方的學(xué)生,作為業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)方的不同工作人員。在現(xiàn)有信息系統(tǒng)下,業(yè)務(wù)辦理方的學(xué)生其實(shí)是被動(dòng)的一方,在進(jìn)行完業(yè)務(wù)申請(qǐng)之后,沒(méi)有辦法知道自己業(yè)務(wù)的辦理進(jìn)展及具體情況,甚至都無(wú)法知道自己業(yè)務(wù)辦理的結(jié)果,整個(gè)過(guò)程缺乏透明度,缺乏監(jiān)管與反饋機(jī)制。通過(guò)信息技術(shù)實(shí)時(shí)顯示業(yè)務(wù)辦理進(jìn)度,并通過(guò)辦理平臺(tái)可與辦理節(jié)點(diǎn)的工作人員進(jìn)行溝通互動(dòng),在每個(gè)節(jié)點(diǎn)上透明顯示辦理人員信息及聯(lián)系方式,同時(shí)業(yè)務(wù)辦理者可對(duì)節(jié)點(diǎn)工作人員進(jìn)行反饋評(píng)價(jià),促進(jìn)業(yè)務(wù)的透明公開(kāi)。
在業(yè)務(wù)辦理中產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)后,如何利用這些數(shù)據(jù),發(fā)掘這些數(shù)據(jù)的價(jià)值,對(duì)學(xué)生管理工作至關(guān)重要。一方面,采用公共數(shù)據(jù)庫(kù)和中間庫(kù)統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的共享、交換和同步。在大數(shù)據(jù)時(shí)代,數(shù)據(jù)的唯一性、實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性是最基本的,在此基礎(chǔ)上,采用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)建立針對(duì)各種業(yè)務(wù)場(chǎng)景下的分析算法模型,多角度深入發(fā)掘數(shù)據(jù)中隱藏的信息,進(jìn)而服務(wù)于學(xué)生管理的某一項(xiàng)業(yè)務(wù)。另一方面,從海量數(shù)據(jù)中進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析,可以整體把握學(xué)生的各個(gè)方面,進(jìn)行預(yù)警,服務(wù)于整個(gè)學(xué)生管理工作。
西安電子科技大學(xué)近些年在信息化、國(guó)際化、法制化、職業(yè)化的發(fā)展理念下,以信息化促進(jìn)高校發(fā)展的現(xiàn)代化。尤其是在學(xué)生管理信息化方面,積累探索了信息化背景下的新模式、新路徑、新做法。
大學(xué)以培養(yǎng)人才為最終目的,管理育人是人才培養(yǎng)的重要方面,在學(xué)生管理與服務(wù)中,數(shù)據(jù)的作用不言而喻。針對(duì)學(xué)生管理與服務(wù)的數(shù)據(jù)環(huán)節(jié)分為數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)治理、數(shù)據(jù)應(yīng)用三個(gè)環(huán)節(jié)。數(shù)據(jù)采集是基礎(chǔ),數(shù)據(jù)治理是基本。傳統(tǒng)的學(xué)生管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)來(lái)源單一、數(shù)據(jù)之間無(wú)共享且重復(fù)性采集,數(shù)據(jù)質(zhì)量不高。西安電子科技大學(xué)從2012 年開(kāi)始,建立全校統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心,各業(yè)務(wù)部門(mén)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和系統(tǒng)數(shù)據(jù)均統(tǒng)一匯集在學(xué)校數(shù)據(jù)中心,由學(xué)校數(shù)據(jù)中心統(tǒng)一集中存儲(chǔ)管理。同時(shí),在全校印發(fā)數(shù)據(jù)管理辦法,從數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)治理、數(shù)字責(zé)任、數(shù)據(jù)管理等方面,詳細(xì)規(guī)定了數(shù)據(jù)的各個(gè)環(huán)節(jié)。針對(duì)學(xué)生管理數(shù)據(jù),采取“一數(shù)一源”的數(shù)據(jù)基準(zhǔn)原則,對(duì)數(shù)據(jù)字段進(jìn)行分類(lèi)與責(zé)任劃分,且采用“誰(shuí)采集誰(shuí)負(fù)責(zé)”的管理方式,每個(gè)字段的數(shù)據(jù)采集單位對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和唯一性負(fù)責(zé),其他單位如有需要此字段的數(shù)據(jù),可進(jìn)行申請(qǐng),由數(shù)據(jù)持有單位和數(shù)據(jù)管理單位審批通過(guò)后進(jìn)行數(shù)據(jù)交換,保證了數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性,解決了數(shù)據(jù)混亂的問(wèn)題,為數(shù)據(jù)的應(yīng)用與服務(wù)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
在數(shù)據(jù)采集和良好數(shù)據(jù)質(zhì)量的基礎(chǔ)上,發(fā)掘數(shù)據(jù)的最大價(jià)值從而實(shí)現(xiàn)學(xué)生的科學(xué)管理成為大勢(shì)所趨。學(xué)生數(shù)據(jù)可以分為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、學(xué)業(yè)數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)三大類(lèi),通過(guò)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)學(xué)生的日常管理,如學(xué)籍管理、基本信息管理、班級(jí)管理、社團(tuán)管理等;通過(guò)學(xué)業(yè)數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)學(xué)生的成績(jī)管理、成績(jī)分析、獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估等;通過(guò)管理數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)學(xué)生的迎新離校、就業(yè)服務(wù)、黨建思政、獎(jiǎng)懲資助、考勤查詢、空間預(yù)約等。西安電子科技大學(xué)在全量采集數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)了從學(xué)生入校到學(xué)生離校的全過(guò)程管理與服務(wù),實(shí)現(xiàn)了從學(xué)生學(xué)業(yè)學(xué)習(xí)、生活服務(wù)、綜合能力、創(chuàng)新培育、校園安全、思想政治等多方面應(yīng)用與服務(wù),實(shí)現(xiàn)了學(xué)生一天24 小時(shí)的信息化立體式環(huán)抱體驗(yàn)及服務(wù)。在各種應(yīng)用與服務(wù)之間,數(shù)據(jù)是互聯(lián)互通的,且在服務(wù)端是無(wú)感知的。在給學(xué)生提供服務(wù)的同時(shí),學(xué)生主動(dòng)產(chǎn)生的過(guò)程數(shù)據(jù)和采集系統(tǒng)感知采集的數(shù)據(jù)一起為學(xué)生管理工作人員提供了學(xué)生管理的數(shù)據(jù)基礎(chǔ),在此基礎(chǔ)上,學(xué)生管理工作人員可以掌握學(xué)生的基本動(dòng)態(tài),從而實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生全方位的了解,進(jìn)而為學(xué)生的成才之路提供更好的環(huán)境與服務(wù)。
“讓數(shù)據(jù)跑路”確實(shí)給學(xué)生管理工作帶來(lái)了質(zhì)的變化,服務(wù)的便捷性和多樣性得到了提升,但便捷性的產(chǎn)生就對(duì)交互的及時(shí)性提出了更高的要求,多樣性的復(fù)雜也對(duì)服務(wù)的統(tǒng)一性提出了挑戰(zhàn)。西安電子科技大學(xué)針對(duì)學(xué)生管理不同渠道、不同類(lèi)型的業(yè)務(wù),試行了統(tǒng)一門(mén)戶、統(tǒng)一界面、流程再造的方法,學(xué)生或者管理人員使用統(tǒng)一身份認(rèn)證賬號(hào)登錄界面,只需要一次登錄便可辦理或者受理多項(xiàng)業(yè)務(wù)。對(duì)不同的業(yè)務(wù)進(jìn)行了全面梳理,去除不合理的環(huán)節(jié),以最小要求重塑學(xué)生業(yè)務(wù)辦理流程。隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,無(wú)論是學(xué)生自身還是學(xué)生管理人員都對(duì)隨時(shí)隨地辦公具有迫切的需求,在移動(dòng)端,學(xué)校設(shè)置了學(xué)生一站式大廳,針對(duì)學(xué)生設(shè)置不同的業(yè)務(wù)模塊,學(xué)生可掌上辦理與自身息息相關(guān)的業(yè)務(wù)。同時(shí),學(xué)校也在探索一網(wǎng)通辦,在網(wǎng)上一站式辦事大廳的基礎(chǔ)上,已初步開(kāi)發(fā)完成一網(wǎng)通辦系統(tǒng),打通了部門(mén)間業(yè)務(wù)、流程、表單等事項(xiàng),實(shí)現(xiàn)了一網(wǎng)受理、協(xié)同服務(wù)、一次辦成。學(xué)生在辦業(yè)務(wù)的同時(shí),可在自己的業(yè)務(wù)流程中看到各個(gè)環(huán)節(jié)的辦理工作人員,可與其進(jìn)行電話溝通或者線上聊天溝通,業(yè)務(wù)需求方與業(yè)務(wù)供應(yīng)方擁有了實(shí)時(shí)的互動(dòng),保證了交互的及時(shí)性。同時(shí),學(xué)生也可在自己的業(yè)務(wù)辦理中實(shí)時(shí)看到自己業(yè)務(wù)辦理進(jìn)度條,充分了解自身業(yè)務(wù)辦理的進(jìn)度和情況。
在每項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的每個(gè)節(jié)點(diǎn)上,根據(jù)節(jié)點(diǎn)工作的性質(zhì),將每項(xiàng)業(yè)務(wù)流程中相同性質(zhì)的節(jié)點(diǎn)由一個(gè)業(yè)務(wù)科室或者一個(gè)工作人員負(fù)責(zé)。在學(xué)生界面,學(xué)生面對(duì)的是以不同流程所展示出的不同業(yè)務(wù)模塊,學(xué)生管理人員展現(xiàn)的是以相同節(jié)點(diǎn)所展現(xiàn)出的工作臺(tái)。這樣,無(wú)論是對(duì)于學(xué)生還是工作人員,都匹配了自身的角色。同時(shí),在辦理業(yè)務(wù)和受理業(yè)務(wù)時(shí),均可登錄自身界面選擇不同的模塊,實(shí)現(xiàn)自主服務(wù)、自主定制、自主管理。在大數(shù)據(jù)及人工智能技術(shù)不斷發(fā)展的環(huán)境下,通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的過(guò)程數(shù)據(jù)及其他渠道搜集的學(xué)生基礎(chǔ)數(shù)據(jù),可對(duì)學(xué)生進(jìn)行不同角度的大數(shù)據(jù)分析,如在獎(jiǎng)助補(bǔ)償工作中,通過(guò)分析學(xué)生一卡通日常在食堂的消費(fèi)數(shù)據(jù),結(jié)合學(xué)生基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及其他可采集數(shù)據(jù),科學(xué)建立模型,用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)找出實(shí)實(shí)在在的貧困生,再結(jié)合輔導(dǎo)員一線的具體了解與核對(duì),達(dá)到貧困資助工作的精準(zhǔn)管理。大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展正在不斷改變學(xué)生管理的生態(tài),西安電子科技大學(xué)正在通過(guò)大數(shù)據(jù)分析探索學(xué)生管理的各個(gè)維度,力圖利用新技術(shù)實(shí)現(xiàn)學(xué)生管理工作的再次提升。
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和學(xué)校師生信息素養(yǎng)的快速提升,信息技術(shù)與學(xué)生管理工作的深度融合已勢(shì)不可擋,抓住技術(shù)發(fā)展的紅利,使其促進(jìn)學(xué)生管理工作的全面改變,是教育信息化的重要?jiǎng)?chuàng)新,進(jìn)而支撐引領(lǐng)實(shí)現(xiàn)教育現(xiàn)代化。