李海平

習(xí)近平總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！边M(jìn)入新世代，我國統(tǒng)籌推進(jìn)“五位一體”總體布局，協(xié)調(diào)推進(jìn)“四個全面”戰(zhàn)略布局，檔案工作深深融入經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展各領(lǐng)域，豐富多彩活力四射的經(jīng)濟(jì)社會實踐，為檔案工作提供了無比廣闊的發(fā)展空間，同時，隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)快速發(fā)展，檔案工作正面臨一場深刻變革，信息化有力地推動著檔案館轉(zhuǎn)型升級，檔案事業(yè)發(fā)展既面臨難得的機(jī)遇，又面臨著巨大的挑戰(zhàn)。

邯鄲市檔案館現(xiàn)使用的館庫建于2000年12月，是全省最早按照國家標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計建造的市級檔案館，新館的建成，結(jié)束了邯鄲沒有檔案館的歷史。在新的歷史起點上，我們再接再厲，埋頭苦干，2008年6月，我館被國家檔案局評為國家一級標(biāo)準(zhǔn)檔案館，譜寫了檔案事業(yè)輝煌篇章。盡管邯鄲市檔案館有著輝煌的過去，但隨著社會快速發(fā)展，在檔案現(xiàn)代化和信息化上的差距越來越大，一些硬件設(shè)施已經(jīng)落伍，縣級檔案館更是難以適應(yīng)形勢要求，通過建設(shè)新館徹底解決這些問題又不太現(xiàn)實，那么怎么辦？我們反復(fù)考慮，深入研究，如何根據(jù)實際，因地制宜，在現(xiàn)有條件下，通過改造提升，推進(jìn)檔案館提質(zhì)增效，轉(zhuǎn)型升級，建設(shè)符合新時代要求的檔案館，開創(chuàng)檔案事業(yè)新局面。歷史和現(xiàn)實告訴我們，昨天的輝煌并不意味著永遠(yuǎn)輝煌。新形勢下，只有轉(zhuǎn)變觀念、變革管理、轉(zhuǎn)型升級、創(chuàng)新服務(wù)，檔案工作才能充滿新的生機(jī)和旺盛的活力，于是，從2015年開始，邯鄲正式啟動了全市數(shù)字檔案館建設(shè)工作，滿懷信心踏上了新征程。目前，邯鄲市數(shù)字檔案館軟、硬件建設(shè)已經(jīng)完成，正在進(jìn)行檔案數(shù)字化加工以及技術(shù)服務(wù)方面的工作，到2020年6月項目整體完工時，將實現(xiàn)全部目錄檢索和部分檔案全文檢索目標(biāo)?，F(xiàn)在，正在積極爭取資金，計劃2022年將館藏檔案全部數(shù)字化，力爭早日全面建成邯鄲市數(shù)字檔案館。

一、精心謀劃，周密安排，全面做好數(shù)字檔案館建設(shè)前期準(zhǔn)備工作

數(shù)字檔案館建設(shè)是一項涉及面廣、環(huán)節(jié)繁多、內(nèi)容復(fù)雜的系統(tǒng)工程，前期主要做了以下工作：

（一）積極爭取，數(shù)字檔案館建設(shè)得到市委、市政府高度重視

2015年，省委辦公廳、省政府辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下全省檔案工作的意見》，為貫徹落實文件精神，實現(xiàn)文件提出的“2020年建成數(shù)字檔案館”目標(biāo)任務(wù)，我局抓住這一重要機(jī)遇，向市委、市政府報送了貫徹落實意見的報告，得到了市委書記高宏志等領(lǐng)導(dǎo)的肯定和批示，高宏志書記批示道：檔案工作是利在當(dāng)前、功在長遠(yuǎn)的重要工作，應(yīng)給予高度重視。分管檔案工作的市委常委、副市長王俊舫對數(shù)字檔案館建設(shè)十分重視，多次到市檔案局調(diào)研指導(dǎo)，提出具體意見和要求。市委常委、秘書長徐付軍多次聽取檔案工作匯報，親臨市檔案館指導(dǎo)工作，幫助解決數(shù)字檔案館建設(shè)后續(xù)經(jīng)費問題，為數(shù)字檔案館建設(shè)提供了有力支持和幫助。

（二）統(tǒng)籌數(shù)字檔案館建設(shè)組織領(lǐng)導(dǎo)

一是加強組織領(lǐng)導(dǎo)。我局（館）把數(shù)字檔案館建設(shè)作為檔案工作重中之重，認(rèn)真研究，精心謀劃，科學(xué)制定了目標(biāo)任務(wù)和方法步驟，同時，成立了邯鄲市數(shù)字檔案館建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)籌推進(jìn)全市數(shù)字檔案館建設(shè)，具體負(fù)責(zé)市本級數(shù)字檔案館建設(shè)工作。二是積極安排部署。除了每年在全市檔案局長會議上對數(shù)字檔案館建設(shè)工作安排部署外，我們還印發(fā)了《關(guān)于推進(jìn)全市數(shù)字檔案館建設(shè)的通知》，對全市數(shù)字檔案館建設(shè)專門提出要求，明確數(shù)字檔案館建設(shè)具體任務(wù)和采取的措施，指導(dǎo)全市做好數(shù)字檔案館建設(shè)工作。三是組織觀摩學(xué)習(xí)。先是組織局有關(guān)處室負(fù)責(zé)人到山東濰坊參觀學(xué)習(xí)數(shù)字檔案館建設(shè)經(jīng)驗。2017年5月，我們又組織縣（市、區(qū)）檔案局長在山東壽光召開邯鄲市數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)場觀摩會，讓大家實際了解和直觀感受什么是數(shù)字檔案館。通過幾年不斷努力，邯鄲市和武安、魏縣、大名、臨漳、曲周、雞澤、涉縣等數(shù)字檔案館建設(shè)取得了比較顯著的成效。

（三）積極組織考察學(xué)習(xí)

我們堅持把工作重點放在市數(shù)字檔案館建設(shè)上，從里外兩個方面著手進(jìn)行：一方面是組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件。圍繞什么是數(shù)字檔案館、怎樣建設(shè)數(shù)字檔案館、建設(shè)什么樣的數(shù)字檔案館等問題，我們先后組織學(xué)習(xí)了中央、國務(wù)院兩辦和省委、省政府兩辦印發(fā)的有關(guān)文件，學(xué)習(xí)了國家檔案局印發(fā)的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》等。另一方面是積極組織外出考察學(xué)習(xí)。先后到省內(nèi)外10多家檔案館參觀學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)，拓展了思路，積累了經(jīng)驗。

（四）科學(xué)編制方案

為起草既符合國家規(guī)范，又切合邯鄲實際，既科學(xué)合理，又方便實用的方案，我們在全面熟悉家底和方案設(shè)計上做了大量工作。在業(yè)務(wù)方面，主要是對館藏全部檔案按頁進(jìn)行統(tǒng)計測算，對各種目錄按條數(shù)全部核實統(tǒng)計，對破損檔案進(jìn)行抽檢和分析測算。在用房方面，對數(shù)字檔案館涉及到的服務(wù)和技術(shù)用房，按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行合理設(shè)計配置，對每個房間面積重新測量登記。根據(jù)實際情況，我們把數(shù)字檔案館用房主要安排在了一樓，包括查閱中心、機(jī)房、監(jiān)控室、音視頻采集室、接待室、報告廳以及值班室，將檔案數(shù)字化加工安排在五樓，其中有：數(shù)字化辦公室、掃描室、整理室、接收室、消毒室等，這樣便形成了兩個區(qū)域，一樓主要是方便群眾查閱檔案，具有一定的開放性，設(shè)在五樓數(shù)字化加工區(qū)域相對封閉，符合安全保密要求，便于檔案數(shù)字化工作開展。在各用房內(nèi)部設(shè)計上，我們精心考慮，盡可能把原來的建筑設(shè)施利用起來，努力達(dá)到一種巧妙安排和自然美感，如查閱中心，我們設(shè)計了6個功能區(qū)域，針對大廳中間有幾根柱子和消防設(shè)施的情況，我們將其與查閱服務(wù)臺一起考慮，達(dá)到了較為滿意的效果。在軟件配置上，圍繞如何滿足數(shù)字檔案館要求，我們先后與多家軟件公司聯(lián)系咨詢，這些公司在服務(wù)國內(nèi)檔案行業(yè)方面都具有比較強的實力，他們積極主動提供資料，提出了個性化的設(shè)計方案建議。在綜合各種情況基礎(chǔ)上，我們集眾家之所長，集各家之所優(yōu)，拿出了初步方案。之后，我們召開全局人員會議和中層以上干部會議，逐一征求意見和建議。隨后，技術(shù)處的同志、數(shù)字檔案館建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組成員分別討論研究，合理吸收，優(yōu)化方案。我們還多次召開局務(wù)擴(kuò)大會議，對方案逐條討論，形成共識。

（五）科學(xué)合理測算經(jīng)費

經(jīng)過測算，邯鄲市數(shù)字檔案館建設(shè)項目預(yù)算為903萬元，主要由六部分組成，即軟件部分96萬元，硬件部分75.7萬元，機(jī)房建設(shè)26.7萬元，閱覽室改造8萬元，信息資源建設(shè)664.9萬元，庫房消防31.6萬元。費用測算方法：一是依據(jù)《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》和《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》規(guī)定，形成大體框架。二是圍繞《邯鄲市數(shù)字檔案館建設(shè)方案》，確定數(shù)字檔案館建設(shè)各部分內(nèi)容。三是借鑒吸收外地數(shù)字檔案館建設(shè)經(jīng)驗，修改完善各部分內(nèi)容，然后將各部分分解細(xì)化。四是參考咨詢多家軟件公司提出的建議，認(rèn)真參考各方面提供的價格，在技術(shù)產(chǎn)品和價格方面加以比較和選擇。五是多次召開中層以上領(lǐng)導(dǎo)干部會議，討論研究，優(yōu)化比較，合理測算，在大量工作基礎(chǔ)上，我們最終確定了邯鄲市數(shù)字檔案館建設(shè)項目預(yù)算。

（六）想方設(shè)法爭取資金

我們給市政府起草并報送了《建設(shè)邯鄲市數(shù)字檔案館的請示》，引起了市政府的高度重視，分管檔案工作的市委常委、副市長王俊舫親自協(xié)調(diào)，直接找有關(guān)市領(lǐng)導(dǎo)說明情況，提出要求。市檔案局局長張峰多次找有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和市財政局匯報情況，請求解決經(jīng)費問題。經(jīng)過多方努力，數(shù)字檔案館建設(shè)資金于2017年底得到批準(zhǔn)，2018年列入了財政預(yù)算。

二、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，密切配合，全力做好招標(biāo)投標(biāo)各環(huán)節(jié)工作

這個階段主要完成的工作：

（一）認(rèn)真編制采購需求

為了高質(zhì)量完成這一任務(wù)，大家付出了大量心血和汗水。一是借鑒參考多個數(shù)字檔案館建設(shè)經(jīng)驗和多家軟件公司提供的資料，認(rèn)真比較借鑒，合理消化吸收。二是多次召開數(shù)字檔案館建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組會議和中層以上領(lǐng)導(dǎo)干部會議，充分聽取意見，反復(fù)研究討論。三是經(jīng)常與市采購中心聯(lián)系，傾聽意見，互通情況，爭取支持。四是主動請求省檔案學(xué)會提供幫助，省檔案學(xué)會專門組織召開專家論證會，對邯鄲市數(shù)字檔案館采購需求進(jìn)行論證。后來，市采購中心提出將整個項目分包的要求，我們經(jīng)過研究，將數(shù)字檔案館建設(shè)項目分成A包技術(shù)服務(wù)及軟硬件項目、B包機(jī)房及監(jiān)控項目、C包基建裝修項目、D包庫房消防項目，最終于2018年9月25日，邯鄲市數(shù)字檔案館建設(shè)項目招標(biāo)文件在網(wǎng)上正式公布。

（二）積極做好開標(biāo)評審工作

從2018年11月5日開標(biāo)到2019年3月27日，邯鄲市數(shù)字檔案館建設(shè)項目經(jīng)過四次招投標(biāo)，終于全部完成。招投標(biāo)工作由市采購中心組織，我們主要是做好配合和協(xié)助工作。一是做好勘查接待服務(wù)。我們專門安排人員搞好接待服務(wù)，除了向他們介紹有關(guān)情況外，還提前準(zhǔn)備好現(xiàn)場，帶領(lǐng)他們實地查看和測量，并專門準(zhǔn)備了市檔案館建筑圖紙和圖紙電子版，盡可能為他們提供方便。二是按要求參加開標(biāo)評審。按照市采購中心要求，每次開標(biāo)，市檔案局必須安排專家評委和監(jiān)督人員參加，另外還要派人抽取其他專家評委，經(jīng)過局里研究，我們確定了相關(guān)人員，嚴(yán)格要求他們按時參加開標(biāo)評審?？紤]到第一次開標(biāo)對全部項目進(jìn)行評審，對專家評委各方面要求很高，經(jīng)過慎重考慮，我們請求省檔案學(xué)會幫助安排一名專家參加開標(biāo)評審，這樣不僅保證了專家水平高，而且更能體現(xiàn)評審公平公正。

（三）妥善處理質(zhì)疑問題

質(zhì)疑是投標(biāo)的公司對招標(biāo)文件和評標(biāo)過程提出疑問，并要求給予答復(fù)的過程，質(zhì)疑在招投標(biāo)中是一種正常的維權(quán)行為。在招投標(biāo)期間，我們先后3次受到質(zhì)疑，共涉及14個問題，這些問題都是針對招標(biāo)文件提出的，為此，我們一一研究并請專家予以論證，對不合理的內(nèi)容認(rèn)真進(jìn)行了修改，最后提交市采購中心審核后在網(wǎng)上公告，從而較好地解決了這些質(zhì)疑問題。

三、穩(wěn)中求進(jìn)，強化督導(dǎo)，協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館建設(shè)項目順利推進(jìn)

為確保數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)度和質(zhì)量，我們加強督導(dǎo)檢查，積極協(xié)調(diào)推進(jìn)。

（一）寓服務(wù)于管理之中

按照政府采購程序，中標(biāo)方領(lǐng)取中標(biāo)通知書一個月內(nèi)，甲乙雙方必須簽訂合同。我們在草擬合同時，特別重視安全方面的考慮，要求必須把安全問題予以明確，規(guī)定凡是施工期間發(fā)生的各類安全事故，一律由中標(biāo)方承擔(dān)。為確保項目施工質(zhì)量，我們從項目履約開始抓起，明確各包必須授權(quán)項目經(jīng)理具體負(fù)責(zé)，所有施工人員必須符合招標(biāo)文件要求，并對其資質(zhì)嚴(yán)格審核，將施工人員情況存檔備查。在嚴(yán)格管理的同時，我們主動服務(wù)，積極幫助解決中標(biāo)方提出的請求，為方便施工人員進(jìn)出市委大院和就餐，我們聯(lián)系為施工人員制作和發(fā)放了出入證、辦理了飯卡。施工過程中，我們經(jīng)常到現(xiàn)場了解情況，和施工方溝通商量，優(yōu)化細(xì)化方案，對于不符合實際情況的地方適當(dāng)予以變更，對于施工中出現(xiàn)的問題及時提出意見建議，認(rèn)真督促他們整改到位。

（二）加強檔案數(shù)字化加工監(jiān)管

與中標(biāo)公司專門簽訂了保密協(xié)議，督促他們嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全制度，對加工人員進(jìn)行教育和管理，規(guī)定進(jìn)入現(xiàn)場一律不準(zhǔn)攜帶手機(jī)和煙火，對檔案數(shù)字化加工區(qū)域采取嚴(yán)格的安全措施，在數(shù)字化加工區(qū)域安裝了高清攝像頭以及門禁系統(tǒng)。針對檔案數(shù)字化過程中遇到的業(yè)務(wù)問題，我們召開了檔案數(shù)字化問題與對策研討會，組織專家對這些問題一一進(jìn)行討論，逐一研究解決辦法，最后形成會議紀(jì)要，以指導(dǎo)今后檔案數(shù)字化掃描。我們采取“邊掃邊用”的方法，這樣既方便了群眾查閱檔案，又可以對檔案軟件進(jìn)行實際檢驗，對不合理的地方及時調(diào)整和改進(jìn)。

（三）及時協(xié)調(diào)解決各種問題

由于招投標(biāo)原因，數(shù)字檔案館建設(shè)項目分成了4個包，而且，又不是同時中的標(biāo)，它們雖然相對獨立，但仍是一個有機(jī)的整體，各包之間相互交叉，聯(lián)系密切，最終要達(dá)到互聯(lián)互通，銜接匹配。為此，我們綜合考慮，指定A包作為整個項目技術(shù)總負(fù)責(zé)，以確保數(shù)字檔案館有機(jī)運行，A包積極發(fā)揮作用，多次協(xié)調(diào)，為數(shù)字檔案館建設(shè)作出了貢獻(xiàn)。為統(tǒng)籌各項目建設(shè)，我們先后多次召開協(xié)調(diào)推進(jìn)會，就施工中存在的相互交叉問題進(jìn)行研究，提出解決辦法。特別是針對數(shù)字化掃描和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)遇到的問題，我們及時組織專家和工信局領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行研討，確保了項目建設(shè)順利進(jìn)行。

（四）嚴(yán)格做好驗收和付款工作

為做好這項工作，我們專門成立了數(shù)字檔案館建設(shè)項目驗收領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，監(jiān)督和驗收數(shù)字檔案館建設(shè)各個項目，我們還專門印發(fā)了文件，明確組成人員，職責(zé)任務(wù)和工作流程。為加強和規(guī)范履約驗收，我們制定了《邯鄲市數(shù)字檔案館建設(shè)項目驗收方案》。截止目前，我們已進(jìn)行了5次驗收，每次驗收都是經(jīng)過自檢、初檢、正式驗收過程，每次驗收必須召開驗收會議，驗收領(lǐng)導(dǎo)小組成員參加。對專業(yè)性強的項目，我們要求國家認(rèn)可的第三方檢測，邀請專家參加驗收。按照大額資金支付必須集體研究決定的要求，每次項目驗收結(jié)束后，我們及時向館務(wù)會匯報，經(jīng)集體研究同意后，支付相應(yīng)資金。

走得再遠(yuǎn)都不能忘記來時的路?；仡欉@些年數(shù)字檔案館建設(shè)走過的不平凡道路，盡管十分艱辛，但我們感到無比欣慰和自豪，有許多地方值得深入思考和認(rèn)真總結(jié)。

第一、加強組織領(lǐng)導(dǎo)是搞好數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵所在。 邯鄲市數(shù)字檔案館建設(shè)走到今天，是市委、市政府高瞻遠(yuǎn)矚、重視支持的結(jié)果，是市領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心厚愛的結(jié)果。同時，檔案部門起著至關(guān)重要的作用，如何建設(shè)數(shù)字檔案館，如何解決資金問題，這對單位一把手，對班子領(lǐng)導(dǎo)水平是一個很大考驗，張峰館長為此花費了大量的心血，他勇于擔(dān)當(dāng)，真抓實干，為數(shù)字檔案館建設(shè)作出了重要貢獻(xiàn)，同時，班子成員心往一處想，勁往一處使，聽從指揮，密切配合，為搞好數(shù)字檔案館建設(shè)做出了積極貢獻(xiàn)。數(shù)字檔案館建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組和數(shù)字檔案館項目驗收領(lǐng)導(dǎo)小組履職盡責(zé)，發(fā)揮了應(yīng)有的作用。特別是在制定數(shù)字檔案館建設(shè)方案和編制采購需求上，我們舉全館之力，多次召開會議，廣泛征求意見，集思廣議，民主決策，充分彰顯了全館同志的智慧和力量，有力展示了市檔案館班子領(lǐng)導(dǎo)水平和組織能力。

第二、堅持把紀(jì)律挺在前面是搞好數(shù)字檔案館建設(shè)的堅強保障。項目剛一開始，我們就嚴(yán)肅紀(jì)律，堅持把廉政建設(shè)挺在前面，一是通過不同會議學(xué)習(xí)黨風(fēng)廉政方面的文件，多次強調(diào)，經(jīng)常提醒，不斷強化思想認(rèn)識。同時，認(rèn)真履行一崗雙責(zé)，加強制度建設(shè)，制定了政府采購項目履約驗收內(nèi)部控制管理制度。二是每次數(shù)字檔案館建設(shè)重要會議和活動，都主動邀請紀(jì)檢組同志參加，及時將有關(guān)情況向紀(jì)檢組報告。三是建立專門檔案，將數(shù)字檔案館建設(shè)形成的文件材料收集歸檔，我們還編寫了數(shù)字檔案館建設(shè)大事記，以備查閱。

第三、遵循三項原則是搞好數(shù)字檔案館建設(shè)的基本要求。始終堅持單位利益最大化、公平公正、公開透明三項原則，有力促進(jìn)了數(shù)字檔案館建設(shè)。一是堅持單位利益最大化。為把有限資金用足用好，認(rèn)真分析測算，廣泛征求意見，邀請專家論證，不斷完善和優(yōu)化采購需求，將項目建設(shè)資金發(fā)揮到最大效果。二是堅持公平公正。我們熱情歡迎各公司平等參與，對他們提供的資料擇優(yōu)采用，合理采納。編制的采購需求做到低門檻、高標(biāo)準(zhǔn)，讓更多的公司能夠參加投標(biāo)，做到既沒有傾向性，更沒有歧視性，公平公正，一視同仁。三是堅持公開透明。我們堅持和發(fā)揚民主，無論是編制數(shù)字檔案館建設(shè)方案，還是編制采購需求，都是經(jīng)過層層討論研究，充分聽取大家意見，不斷修改完善。在項目施工過程中，全館同志可以隨時到現(xiàn)場查看了解情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出，督促施工單位及時改正。

第四、大力團(tuán)結(jié)協(xié)作是搞好數(shù)字檔案館建設(shè)的強勁動力。數(shù)字檔案館建設(shè)必須全館上下齊心協(xié)力，積極配合，發(fā)揚團(tuán)隊精神才行。為解決資金問題，行政財務(wù)部的同志多次到市財政局請示溝通，跑辦手續(xù)。為制定數(shù)字檔案館建設(shè)方案，技術(shù)部的同志苦練內(nèi)功，加強學(xué)習(xí)，無論春夏秋冬，不論酷暑嚴(yán)寒，他們常常加班加點，與時間賽跑，尤其是在編制采購需求時，他們費盡心思，不厭其煩，反復(fù)征求意見，無數(shù)次地和市采購中心溝通協(xié)商。為做好檔案數(shù)字化準(zhǔn)備工作，管理部的同志提前組織實施檔案倒庫工作，對館藏全部檔案進(jìn)行了清查，有的同志累得頭暈眼花，精疲力盡。面對管理部急缺人手情況，接收征集部顧全大局，立即安排人員參與工作。邯鄲市數(shù)字檔案館收獲的成績是全館同志共同用心血和汗水澆灌的，依靠全館同志的團(tuán)結(jié)協(xié)作、銳意進(jìn)取，相信邯鄲檔案事業(yè)的明天一定會更加輝煌。

（作者單位：邯鄲市檔案館）