高新婷

摘 要：基于分析信息化條件下如何改進(jìn)檔案管理工作。首先分析出檔案管理工作的現(xiàn)狀。其次分析出信息化條件下改進(jìn)檔案管理工作的有效策略，通過改變檔案管理工作理念;加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì);建立健全的檔案管理體系;加大信息化設(shè)施的投入;實(shí)現(xiàn)良好的檔案服務(wù)幾種改進(jìn)措施。最后分析出在信息化條件下的檔案管理工作，能夠更好的滿足人們的需求和社會(huì)時(shí)代的發(fā)展，增強(qiáng)了檔案管理的質(zhì)量和工作效率。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;管理工作

在信息化時(shí)代和科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展下，開始改變了社會(huì)的原有風(fēng)貌。在現(xiàn)階段的人們生活和學(xué)習(xí)中，信息技術(shù)已經(jīng)成為了重要的部分，對(duì)生活起到了積極的影響和作用。而檔案管理作為一項(xiàng)非常重要且基礎(chǔ)的工作，也應(yīng)該緊跟信息化社會(huì)的發(fā)展步伐，來不斷的改進(jìn)檔案管理工作方式方法，建立起全新的檔案管理理念，來滿足時(shí)代的發(fā)展需求，為人們提供更為便捷和高效的服務(wù)，滿足人們的不同需求，從而來增強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量和工作實(shí)效性。

1 檔案管理工作的現(xiàn)狀

檔案作為一種信息資源，能夠存留歷史的數(shù)據(jù)。在實(shí)際的檔案管理工作中，很多檔案管理者，認(rèn)為自己的工作不夠重要，在工作中的經(jīng)常出現(xiàn)懶散的狀態(tài)，對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作不認(rèn)真也不上心。并且，很多單位的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)檔案管理也不夠重視，部分單位缺乏專業(yè)的檔案管理人員，足以可見，檔案管理工作的效果十分不理想。

同時(shí)，在檔案管理工作中，由于管理理念的過于陳舊，沒有形成較為完善的檔案管理機(jī)制，缺失了檔案管理工作的制度，難以制定出完整的檔案管理工作流程，導(dǎo)致檔案管理工作比較隨意性[1]。另外，隨著信息化技術(shù)的突飛猛進(jìn)，為很多行業(yè)都帶來了新的發(fā)展機(jī)遇。可是，檔案管理工作對(duì)信息化的條件，缺少全面的認(rèn)知，不會(huì)借助信息技術(shù)手段，去改進(jìn)檔案管理工作。所以，造成了檔案管理工作的效率持續(xù)下降，不僅耗費(fèi)了更多的人工和時(shí)間成本，還難以適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的前進(jìn)步伐。

2 信息化條件下改進(jìn)檔案管理工作的有效策略

2.1 改變檔案管理工作理念

在信息化社會(huì)的發(fā)展下，需要全面的改進(jìn)檔案管理工作的模式。因此，應(yīng)將原有的檔案管理轉(zhuǎn)化為信息化管理。由于紙質(zhì)的檔案存儲(chǔ)量較大，檔案管理部門已經(jīng)難以將已經(jīng)歸檔的檔案資料，進(jìn)行信息的提取和加工，導(dǎo)致很多檔案信息一直都被閑置和浪費(fèi)。所以，可以充分的借助信息技術(shù)，利用其計(jì)算機(jī)等手段，來改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。

首先，應(yīng)該將紙質(zhì)檔案進(jìn)行整合和歸納，備份為電子檔案，并對(duì)電子檔案加以安全加密，確保檔案信息的安全性。其次，在網(wǎng)絡(luò)化的高速發(fā)展下，可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)的技術(shù)，對(duì)檔案的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分類的集合，利用其一些常規(guī)的軟件和工具，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的處理，來增強(qiáng)檔案管理工作的全面性[2]。同時(shí)，可以借助大數(shù)據(jù)，對(duì)于檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和存在的不足，給予及時(shí)的改正，來促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的增強(qiáng)。

另外，對(duì)于館藏的檔案，需要進(jìn)行數(shù)字化的加工，按照時(shí)間的順序進(jìn)行有計(jì)劃的實(shí)施。比如，可以先將檔案目錄數(shù)字化后，在進(jìn)行全文的數(shù)字化，并根據(jù)近期的檔案利用率，做好檔案信息的采集，來嚴(yán)格的控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性。

2.2 加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)

對(duì)于社會(huì)時(shí)代的迅速發(fā)展，檔案管理工作的及時(shí)改進(jìn)，使信息化技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用。為了更好的確保檔案管理工作的效率，就要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息技術(shù)的培訓(xùn)，來增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。首先，檔案管理人員要具備一定的職業(yè)素質(zhì)和道德品質(zhì)。所以，每一位檔案管理人員都要對(duì)每一份檔案秉持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，確保檔案信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性。因此，這就需要檔案管理人員要有較高的政治意識(shí)，堅(jiān)持以國(guó)家的利益為主，不斷的優(yōu)化自身的專業(yè)技能水平，在信息化的條件下，能夠?qū)n案管理工作采取安全的防范措施。

其次，由于信息化技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)檔案的管理工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。因此，這就需要檔案管理人員，能夠時(shí)刻保持嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作行為，掌握更多的技能和本領(lǐng)，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化的檔案管理[3]。并且，檔案管理人員要積極的學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的檔案管理理念，能夠豐富自身的專業(yè)知識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)，熟悉一些計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)和技能。從而，逐漸掌握較強(qiáng)的業(yè)務(wù)水平，不斷的適應(yīng)檔案信息化的管理模式。

2.3 建立健全的檔案管理體系

在檔案的信息化管理建設(shè)中，需要建立健全的檔案管理體系，來實(shí)現(xiàn)更加高效率的檔案管理工作。首先，相關(guān)檔案管理部分，要高度重視檔案管理的工作，對(duì)檔案管理工作擬定出合理且完整的檔案管理制度，以及制定出具體的法律法規(guī)，來規(guī)范檔案管理工作的流程，實(shí)現(xiàn)趨于標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。其次，要全面的結(jié)合檔案信息化管理的實(shí)際情況，在符合各項(xiàng)要求的條件下，去完善信息化檔案管理工作的內(nèi)容，包括對(duì)檔案資料的使用、檔案的核對(duì)等問題，嚴(yán)格按照規(guī)定的制度和法律來執(zhí)行[4]。如若發(fā)現(xiàn)實(shí)際工作與制度不符的現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)的調(diào)整和改進(jìn)，保障檔案管理制度的科學(xué)合理。

2.4 加大信息化設(shè)施的投入

檔案管理工作的發(fā)展方向是以信息化為主。因此，在信息化條件下的檔案管理工作，就需要具有與之相匹配的科技設(shè)備，來對(duì)檔案進(jìn)行更加規(guī)范的管理，充分的利用計(jì)算機(jī)的一些儲(chǔ)存系統(tǒng)，來逐漸的解決檔案信息的難以儲(chǔ)存問題。首先，要加大對(duì)軟硬件設(shè)施的資金投入，作為檔案信息化管理的基本條件，來實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)和利用，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的效率。其次，要開發(fā)出穩(wěn)定且高效的檔案信息系統(tǒng)，確保檔案信息管理的要求得到滿足。并且，全面的實(shí)施檔案管理的內(nèi)部控制，為檔案信息的安全提供強(qiáng)有力的保障，來有效的抵御住非法網(wǎng)站等的侵入。另外，在整個(gè)檔案信息化管理系統(tǒng)中，要做好對(duì)電子數(shù)據(jù)的完整歸檔，來確保電子檔案的真實(shí)性。

2.5 實(shí)現(xiàn)良好的檔案服務(wù)

在檔案信息化管理的過程中，需要對(duì)實(shí)現(xiàn)更好的檔案服務(wù)。因此，對(duì)于檔案的管理方法、形式的需要謹(jǐn)慎的考慮，全面的分析出在信息技術(shù)中出現(xiàn)的問題，來不斷的調(diào)整檔案管理工作的體制。并且，為了更好的達(dá)到信息化的檔案管理目標(biāo)，就需要確保檔案信息的最大化利用效率，實(shí)現(xiàn)信息化檔案的建設(shè)。由于檔案信息化建設(shè)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，在此過程中需要隨時(shí)根據(jù)實(shí)際的情況，進(jìn)行調(diào)整和完善。所以，要以長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，去預(yù)測(cè)檔案信息化管理在未來可能會(huì)遇到的問題，從而做好準(zhǔn)備和預(yù)防措施去克服困難，來推動(dòng)檔案信息化管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息化條件下的檔案管理工作，能夠更好的滿足人們的需求和社會(huì)時(shí)代的發(fā)展，增強(qiáng)了檔案管理的質(zhì)量和工作效率。通過對(duì)檔案管理的信息化轉(zhuǎn)化，運(yùn)用大數(shù)據(jù)的技術(shù)，對(duì)檔案的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分類的集合，利用其一些常規(guī)的軟件和工具，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的處理，來增強(qiáng)檔案管理工作的全面性。從而，在信息化的條件下，能夠?qū)n案管理工作采取安全的防范措施，以長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，去預(yù)測(cè)檔案信息化管理在未來可能會(huì)遇到的問題，來推動(dòng)檔案信息化管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[4]徐賀財(cái).檔案管理工作在信息化時(shí)代怎樣更好地發(fā)展分析[J].好家長(zhǎng)，2017（59）：67-67.