文·海嘯

一、檔案數(shù)據(jù)管理及英國數(shù)據(jù)檔案館概述

數(shù)據(jù)是以定性或定量的方式來描述事物的符號記錄，是通過觀察或?qū)嶒?yàn)得來的對現(xiàn)實(shí)世界中的地方、事件、對象或概念的描述和反映[1]。而檔案數(shù)據(jù)處理技術(shù)的對象主要是電子檔案和元數(shù)據(jù)，檔案部門的檔案數(shù)據(jù)包括存量檔案數(shù)據(jù)和增量檔案數(shù)據(jù)，存量檔案數(shù)據(jù)主要來自現(xiàn)存的電子檔案和檔案數(shù)字化成果，增量檔案數(shù)據(jù)的來源一方面是各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的各種電子文件，另一方面是檔案部門在日常業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)。檔案部門在館藏建設(shè)和各種管理活動中形成了大量數(shù)據(jù)，因此加強(qiáng)檔案的數(shù)據(jù)管理至關(guān)重要[2]。此外，檔案的數(shù)據(jù)管理已經(jīng)逐漸成為檔案工作的一個重要發(fā)展方向，一方面隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，在社會各行各業(yè)中產(chǎn)生了海量的數(shù)據(jù)，如何管理存儲這些數(shù)據(jù)已經(jīng)成為了一個重要的問題。檔案部門隨著檔案數(shù)字化工作的不斷推進(jìn)，也保存了內(nèi)容豐富、種類多樣的檔案數(shù)據(jù)資源，因此從檔案工作本身來說需要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理。另一方面隨著社會公眾檔案意識的增強(qiáng)以及檔案開放利用法規(guī)的不斷完善，強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)據(jù)的開放獲取和利用已經(jīng)成為一個重要的時代潮流，社會對檔案的利用需求越來越多，因此需要加強(qiáng)檔案的數(shù)據(jù)管理來為用戶提供高質(zhì)量的可共享的檔案數(shù)據(jù)。

英國數(shù)據(jù)檔案館成立于1967年，在英國社會科學(xué)研究委員會的資助下于埃塞克斯大學(xué)成立，最初旨在收集高質(zhì)量的科學(xué)研究數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和利用。后來經(jīng)濟(jì)和社會研究理事會（ESRC）繼續(xù)為數(shù)據(jù)存檔提供資助與支持，是英國數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施的重要組成部分。2005年成為英國國家檔案館的指定數(shù)據(jù)存放地點(diǎn)，允許管理社會經(jīng)濟(jì)類的公共記錄，成為世界上最頂級的國家數(shù)據(jù)檔案館。英國數(shù)據(jù)檔案館提供獲取、利用英國社會和經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)的管理和服務(wù)，是英國數(shù)據(jù)服務(wù)的牽頭機(jī)構(gòu)，該機(jī)構(gòu)提供統(tǒng)一訪問英國最大的社會、經(jīng)濟(jì)和人口數(shù)據(jù)集的服務(wù)，并為政策相關(guān)研究提供支持和為發(fā)展數(shù)據(jù)使用技能提供指導(dǎo)和培訓(xùn)。該檔案館通過與英國各地的主要數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)緊密合作，已成為公認(rèn)的國際數(shù)據(jù)管理、保存和獲取中心。英國數(shù)據(jù)檔案館以及在此基礎(chǔ)上建立的數(shù)據(jù)服務(wù)中心由于發(fā)展較早，并且由于對數(shù)據(jù)管理的重視，已經(jīng)在數(shù)據(jù)檔案管理方面積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，而我國在檔案數(shù)據(jù)管理方面的工作總體而言比較滯后，因此需要對國外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行合理的借鑒。

二、英國數(shù)據(jù)檔案館的數(shù)據(jù)管理現(xiàn)狀

（一）數(shù)據(jù)收集與獲取

在基于快速興起的數(shù)據(jù)密集型科學(xué)研究的第四范式時期，數(shù)據(jù)收集和獲取工作更加注重數(shù)據(jù)源的權(quán)威性與時效性，數(shù)據(jù)獲取更加主動、快速，對數(shù)據(jù)的可獲得性、準(zhǔn)確性、新穎性有了更高的要求[3]。在數(shù)據(jù)收集和獲取期間，要保證數(shù)據(jù)記錄能夠反映真實(shí)發(fā)生的情況、觀察或者事件，數(shù)據(jù)收集的內(nèi)容要豐富多樣，數(shù)據(jù)收集和獲取形式要更加主動快捷。英國數(shù)據(jù)檔案館在檔案數(shù)據(jù)的收集和獲取方式上主要有以下三個方面的特點(diǎn)：一是收集的內(nèi)容和形式比較豐富多樣。英國數(shù)據(jù)檔案館是國際公認(rèn)的獲取、管理和提供社會科學(xué)和人文數(shù)據(jù)的專業(yè)中心。英國數(shù)據(jù)檔案館收集的數(shù)據(jù)反映了影響公民從出生到教育、就業(yè)、公民的社會交往直至老年的所有生活和經(jīng)歷的問題，這些問題既涉及國內(nèi)也涉及國際，涉及每一個大陸。而且英國數(shù)據(jù)檔案館也整合了埃塞克斯的定性數(shù)據(jù)部門和專業(yè)的歷史數(shù)據(jù)服務(wù)中心，大大擴(kuò)展了它以調(diào)查為主的收藏，開始囊括非數(shù)值型、文本型、圖片和混合方法的數(shù)據(jù)集。二是數(shù)據(jù)收集方法多樣。對于首次提供數(shù)據(jù)的主體，可以向數(shù)據(jù)檔案館發(fā)送收集到的數(shù)據(jù)的簡短說明，從而提供主體的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)檔案館根據(jù)自身的收集開發(fā)政策評估數(shù)據(jù)。對于經(jīng)常提供數(shù)據(jù)的主體，如對于大型社會調(diào)查或政府?dāng)?shù)據(jù)系列的存儲人，由數(shù)據(jù)檔案館的處理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行策展，數(shù)據(jù)檔案館準(zhǔn)備資料，對收到的資料進(jìn)行核對，以及提供指引保障資料的方法。對于可以共享的數(shù)據(jù)擁有人，特別是ESRC資助持有者，可以將他們的研究數(shù)據(jù)存儲到英國數(shù)據(jù)服務(wù)的再共享數(shù)據(jù)存儲庫中。三是在數(shù)據(jù)獲取的形式上也主要采取合作的形式，英國數(shù)據(jù)服務(wù)與英國一些最重要的社會和經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)源的所有者和生產(chǎn)者密切合作，以確保這些數(shù)據(jù)源能夠及時提供給用戶。如與世界銀行、國際貨幣基金組織、英國商業(yè)、能源和工業(yè)戰(zhàn)略部進(jìn)行合作，而且英國數(shù)據(jù)檔案館還擴(kuò)展到了面向數(shù)據(jù)的合作項(xiàng)目，如包括末日審判項(xiàng)目和農(nóng)村地區(qū)數(shù)據(jù)庫。

（二）數(shù)據(jù)的組織與管理

良好的檔案數(shù)據(jù)組織與管理對于保證數(shù)據(jù)的可靠性、完整性、有效性，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的共享和利用有著重要的意義。英國數(shù)據(jù)檔案館保存了大量的社會和經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)，可以用于未來的科學(xué)和教育目的，因此良好的數(shù)據(jù)管理組織和管理實(shí)踐對于促進(jìn)數(shù)據(jù)的開放共享有著重要的意義。在英國數(shù)據(jù)檔案館的數(shù)據(jù)組織方面，主要是建立數(shù)據(jù)詞典和編撰主題詞表來實(shí)現(xiàn)的，英國數(shù)據(jù)檔案館在數(shù)據(jù)處理階段為每一個存檔過的SPSS格式的數(shù)據(jù)文件建立了數(shù)據(jù)詞典，在每一個SPSS文件中嵌入數(shù)據(jù)層級的元數(shù)據(jù)：變量標(biāo)簽、變量值和缺失的變量代碼。而且英國數(shù)據(jù)檔案館也編撰了主題詞表—人文與社會科學(xué)電子主題詞表（HASSET），用來對它們的數(shù)據(jù)集進(jìn)行索引，HASSET中的主題覆蓋廣泛，反映了英國數(shù)據(jù)檔案館館藏主要集中在社會科學(xué)領(lǐng)域[4]。在檔案數(shù)據(jù)的管理方面，英國數(shù)據(jù)檔案館主要是進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)，即對數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯、清理、驗(yàn)證、交叉校驗(yàn)和確認(rèn)。在英國數(shù)據(jù)檔案館，當(dāng)研究數(shù)據(jù)準(zhǔn)備建立專屬的數(shù)據(jù)集進(jìn)行存檔的時候，將會進(jìn)行各種各樣的質(zhì)量控制檢驗(yàn)。檢驗(yàn)包括：根據(jù)文檔檢查個案和變量的數(shù)量；檢查超出范圍值和不合理編碼的分類變量；檢查數(shù)據(jù)和文檔是否違反機(jī)密性規(guī)則，并確保文檔是數(shù)字格式。并且根據(jù)預(yù)期的未來使用及數(shù)據(jù)和文檔的條件，對于每個即將入庫的數(shù)據(jù)，在四個數(shù)據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)（A*、A、B、C）之中挑選一個標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行處理，這樣可以對收集上來的數(shù)據(jù)進(jìn)行分層次的處理，有效的保證了數(shù)據(jù)的有效性，同時也有利于數(shù)據(jù)的科學(xué)性。

（三）數(shù)據(jù)的安全控制

數(shù)據(jù)本身的開放性、關(guān)聯(lián)性會引發(fā)數(shù)據(jù)安全問題，在透明政府、開放治理理念推動下實(shí)施的政府?dāng)?shù)據(jù)開放共享和個人隱私保護(hù)存在價值和利益沖突[5]。而維護(hù)個人數(shù)據(jù)的安全是英國數(shù)據(jù)檔案館的重要工作，比起不包含個人信息的數(shù)據(jù)，更需要謹(jǐn)慎的對待包含了個人信息的數(shù)據(jù)，1998年英國頒布的《數(shù)據(jù)保護(hù)法案》更加凸顯出了對數(shù)據(jù)安全工作的重視。英國數(shù)據(jù)檔案館開展維護(hù)個人數(shù)據(jù)安全的工作主要有以下三個方面：一是注重存儲安全，英國數(shù)據(jù)檔案館對攝取披露的安全數(shù)據(jù)有嚴(yán)格的程序，所有用于課題研究的數(shù)字化文件必須加密，并保存在位于網(wǎng)絡(luò)存儲設(shè)備上的指定驅(qū)動器中的一個標(biāo)記為“RESRICTED”的目錄中，且在整個處理階段必須保留他們，所有包含受限調(diào)查數(shù)據(jù)的數(shù)字化處理文件還必須在文件名中包含“RESRICTED”文字，方便對它們進(jìn)行識別。二是注重制度安全，英國數(shù)據(jù)檔案館的所有工作人員都簽署了一份保密協(xié)議，特別是對那些被數(shù)據(jù)生產(chǎn)者或該檔案館認(rèn)定為可在一定程度上開放的數(shù)據(jù)，包括涉及個人數(shù)據(jù)或個人信息的內(nèi)容，該檔案館有責(zé)任確保為其提供必要的安全保護(hù)。三是注重訪問安全，英國數(shù)據(jù)檔案館所擁有的大部分?jǐn)?shù)據(jù)資源都不屬于公共領(lǐng)域，這些數(shù)據(jù)僅限于注冊用戶已特定的目的進(jìn)行使用。英國數(shù)據(jù)檔案館要求利用者可根據(jù)研究目的使用數(shù)據(jù)，但不得發(fā)布數(shù)據(jù)，嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)訪問，與此同時，英國數(shù)據(jù)檔案館也采取了一些其他的措施來保證數(shù)據(jù)的安全，如訪問數(shù)據(jù)時需要取得數(shù)據(jù)擁有者的專門授權(quán)、為保密數(shù)據(jù)設(shè)置一定的限制期、對數(shù)據(jù)提供安全訪問及允許對機(jī)密數(shù)據(jù)進(jìn)行遠(yuǎn)程分析，但不得下載或帶走數(shù)據(jù)。英國數(shù)據(jù)檔案館從存儲、制度、訪問等方面來加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全工作，將會有效減少檔案數(shù)據(jù)遺漏、丟失、泄密的風(fēng)險，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的安全保存。

（四）數(shù)據(jù)的服務(wù)

檔案數(shù)據(jù)服務(wù)是在數(shù)據(jù)密集生產(chǎn)的背景下，對散在于檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行人工或智能發(fā)現(xiàn)、關(guān)聯(lián)、聚合、重用等一系列管理，使用戶能夠直接用來解決問題的服務(wù)，它能提升已有知識、數(shù)據(jù)的使用效率，促進(jìn)新知識的產(chǎn)生和傳播[6]。開展檔案數(shù)據(jù)服務(wù)是英國數(shù)據(jù)檔案館的重要工作環(huán)節(jié)之一，通過積極的開展檔案的數(shù)據(jù)服務(wù)，能夠在更大程度上促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)資源的共享。英國數(shù)據(jù)檔案館開展檔案數(shù)據(jù)服務(wù)主要表現(xiàn)在以下幾個方面：英國數(shù)據(jù)檔案館首先是提供的數(shù)據(jù)服務(wù)對象和范圍非常廣泛，英國數(shù)據(jù)檔案館能夠滿足來自所有部門的研究人員、學(xué)生、教師、數(shù)據(jù)用戶和數(shù)據(jù)所有者當(dāng)前和未來的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)需求，英國數(shù)據(jù)檔案館在全球擁有超過2.3萬注冊用戶，它使研究人員和決策者能夠從其擁有7000多個數(shù)據(jù)集的可信存儲庫中提取知識和見解，以支持有利于社會的基于證據(jù)的決策。其次，檔案數(shù)據(jù)查詢也很方便快捷，以英國數(shù)據(jù)服務(wù)的發(fā)現(xiàn)目錄為例，用戶能通過主題、數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)生產(chǎn)者和數(shù)據(jù)收集的日期來進(jìn)行檢索和瀏覽，而且當(dāng)數(shù)據(jù)目錄被搜索引擎如谷歌收錄后，谷歌搜索也能可靠的定位數(shù)據(jù)集，用戶一旦確定找到合適的數(shù)據(jù)集，通過簡單的注冊過程就可以索取數(shù)據(jù)。最后，英國數(shù)據(jù)檔案館也為利用者提供了數(shù)據(jù)分析技能的指導(dǎo)，幫助利用者能夠更好地開展研究工作，如編制如何使用特定數(shù)據(jù)集、主題分類、方法和軟件（包括操作或重用數(shù)據(jù)）的指南，研究教學(xué)案例、展示如何使用數(shù)據(jù)，開展全年的網(wǎng)絡(luò)研討會和面對面的培訓(xùn)服務(wù)?？偠灾?，英國數(shù)據(jù)檔案館以用戶為中心，通過開展檔案數(shù)據(jù)檢索和指導(dǎo)服務(wù)，檔案數(shù)據(jù)服務(wù)的對象和范圍越來越廣泛，極大地滿足了社會對檔案數(shù)據(jù)資源的需求。

三、對我國檔案數(shù)據(jù)管理的啟示

（一）擴(kuò)大收集范圍，創(chuàng)新收集方法

我國開展檔案收集工作的主體主要是國家和地方綜合性檔案館，并且主要以收集到的公文檔案和歷史檔案為主，對于一些經(jīng)濟(jì)民生、教育科研種類的檔案數(shù)據(jù)資源涉及的較少。而且收集方式和途徑單一，以紙質(zhì)檔案歸檔和被動歸檔為主，檔案部門在檔案收集的工作上主動性不足，往往會滯后于時代的發(fā)展。在大數(shù)據(jù)時代，需要管理海量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)往往具有動態(tài)性強(qiáng)、更新快、高時效性的特點(diǎn)，因此開展檔案數(shù)據(jù)管理工作需要與時俱進(jìn)。首先檔案部門應(yīng)不斷擴(kuò)大檔案收集的范圍和類型，多收集一些反映社會真實(shí)運(yùn)行情況的經(jīng)濟(jì)類、教育科研類、民生類的檔案數(shù)據(jù)資源。不僅收集文本型數(shù)據(jù)集，還要擴(kuò)大一些多媒體數(shù)據(jù)集的收集，使檔案館的館藏結(jié)構(gòu)更加合理，更好地滿足社會的檔案信息需求。其次，檔案部門也應(yīng)不斷創(chuàng)新檔案收集工作的方式，明確收集對象的范圍，加強(qiáng)與社會上各種數(shù)據(jù)生產(chǎn)者和數(shù)據(jù)管理者的合作，相互分工協(xié)調(diào)。與這些數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)合作一方面可以擴(kuò)充檔案館的數(shù)據(jù)資源，豐富檔案館數(shù)據(jù)資源的種類，另一方面檔案部門也可以借鑒這些數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、方法，更好的把握數(shù)據(jù)資源的特點(diǎn)，提高檔案部門的數(shù)據(jù)管理水平。

（二）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的組織和質(zhì)量控制

實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)有效管理的關(guān)鍵是數(shù)據(jù)組織，數(shù)據(jù)組織是數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)，其水平?jīng)Q定了數(shù)據(jù)管理的水平[7]。首先我國檔案部門進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)性標(biāo)準(zhǔn)是《檔案著錄規(guī)則》，這個標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案著錄項(xiàng)的字段名、字段內(nèi)容、字段類型和字段長度，促進(jìn)了檔案數(shù)據(jù)格式的規(guī)范化。但是這個標(biāo)準(zhǔn)在大數(shù)據(jù)時代進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的管理是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要規(guī)范和統(tǒng)一當(dāng)前檔案著錄項(xiàng)數(shù)據(jù)格式和交換格式?！吨袊鴻n案機(jī)讀目錄格式》很好地規(guī)范了檔案數(shù)據(jù)的組織和設(shè)計，以《中國檔案機(jī)讀目錄格式 》作為數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化準(zhǔn)繩，按此規(guī)定要求組織和設(shè)計檔案數(shù)據(jù)的框架結(jié)構(gòu)，對不規(guī)范的數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范處理，逐步將檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成符合《中國檔案機(jī)讀目錄格式》標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，即一條檔案數(shù)據(jù)記錄應(yīng)包括記錄頭標(biāo)、記錄目次區(qū)、數(shù)據(jù)字段區(qū)（變長）和數(shù)據(jù)結(jié)束符等組織部分，也就是說一條完整的檔案數(shù)據(jù)除了自身的數(shù)據(jù)內(nèi)容外，還應(yīng)有數(shù)據(jù)的輔助說明內(nèi)容，這種結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)的自我說明能力。其次，檔案部門還應(yīng)加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制，因?yàn)樵诖髷?shù)據(jù)時代會有大量的數(shù)據(jù)形成和傳遞到檔案部門手中，因此檔案部門需要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。檔案部門可以通過自動化和手動操作的方式加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制，如可以通過雙重數(shù)據(jù)輸入、統(tǒng)計分析、校對轉(zhuǎn)錄、同行評議的方式來保證檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量。總而言之，只有加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的組織和質(zhì)量控制工作，檔案數(shù)據(jù)才能更加有序和真實(shí)。

（三）注重對個人信息的保護(hù)

公民的個人信息，也可稱為個人數(shù)據(jù)、私人信息等，主要是指任何與已確定的或可確定的個人相關(guān)的信息[8]。根據(jù)《中國網(wǎng)民權(quán)益保護(hù)調(diào)查報告（ 2016）》，54% 的中國網(wǎng)民認(rèn)為個人信息泄露嚴(yán)重[9]。檔案數(shù)據(jù)工程的建設(shè)必然會促進(jìn)大范圍的檔案數(shù)據(jù)資源的共享，只有在保證檔案數(shù)據(jù)個人信息安全的前提下進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理工作，才能更好的實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享和利用服務(wù)的目的。而且隨著《網(wǎng)絡(luò)安全法》等法律法規(guī)的頒布，國家和社會對于在各種活動中保護(hù)個人信息安全的重要性有了充分的認(rèn)識。而我國檔案部門對個人信息的保護(hù)性認(rèn)識略顯不足，為此，檔案部門應(yīng)該加強(qiáng)在檔案數(shù)據(jù)管理和利用工作中對包含有個人信息的檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)。首先應(yīng)該完善檔案數(shù)據(jù)保密制度，檔案部門應(yīng)該加強(qiáng)保護(hù)個人信息安全的教育，與員工簽署保密協(xié)議，明確相關(guān)責(zé)任，在檔案數(shù)據(jù)利用的過程中建立知情同意制度。其次，保護(hù)個人信息在檔案數(shù)據(jù)存儲中的安全，檔案部門可以建立專門的包含有個人信息的檔案數(shù)據(jù)資源庫，對包含有個人信息的檔案數(shù)據(jù)實(shí)行加密處理。而且檔案部門也可以建立匿名識別系統(tǒng)，匿名識別系統(tǒng)可以將個人信息和數(shù)據(jù)文件關(guān)聯(lián)在一起，有效減少了個人信息泄密的風(fēng)險。最后，檔案部門在檔案數(shù)據(jù)訪問的過程中也要加強(qiáng)權(quán)限控制，合理分配檔案數(shù)據(jù)資源所有者、管理者、利用者之間的權(quán)限，如利用者訪問數(shù)據(jù)時需要取得數(shù)據(jù)擁有者的專門授權(quán)，檔案數(shù)據(jù)資源所有者只有權(quán)訪問擁有自己信息的檔案數(shù)據(jù)源而無權(quán)訪問他人的數(shù)據(jù)，檔案數(shù)據(jù)資源的管理者只有在獲得利用者的訪問請求后才能查看數(shù)據(jù)。總之，只有建立一個完善的個人信息安全保護(hù)體系，檔案數(shù)據(jù)資源才能更好地發(fā)揮自己的作用。

（四）主動開展檔案數(shù)據(jù)服務(wù)

促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)資源的共享和開展檔案數(shù)據(jù)服務(wù)是進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理的重要目的。目前中國政府?dāng)?shù)據(jù)積累少，只能發(fā)布極其有限的文本數(shù)據(jù)和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)可用性不足和開放程度不高阻礙了數(shù)據(jù)的進(jìn)一步共享利用[10]。因此作為檔案數(shù)據(jù)資源管理的主體，檔案部門要承擔(dān)起數(shù)據(jù)開放利用的責(zé)任，主動開展數(shù)據(jù)服務(wù)，最大程度的地滿足社會和公眾的數(shù)據(jù)資源需求。首先檔案部門可以建立大數(shù)據(jù)服務(wù)中心，統(tǒng)籌管理本區(qū)域的檔案數(shù)據(jù)資源，為利用者提供一站式檔案數(shù)據(jù)服務(wù)。其次，檔案部門應(yīng)該主動開展檔案數(shù)據(jù)服務(wù)的宣傳指導(dǎo)工作，編制數(shù)據(jù)指導(dǎo)服務(wù)指南，幫助利用者了解檔案館保存了哪些種類的檔案數(shù)據(jù)資源和查詢檢索檔案數(shù)據(jù)的流程方法。最后，要不斷完善檢索條件，提高檢索效果，使用戶能夠通過主題、數(shù)據(jù)類型、形成者等條件快捷的查詢到自己所需要的檔案數(shù)據(jù)資源，而不是以往的通過檔號、分類號等過為專業(yè)化的詞匯來查找。

總之，在大數(shù)據(jù)時代，社會各個活動主體產(chǎn)生了大量的有價值的檔案數(shù)據(jù)，因此對數(shù)據(jù)的管理就顯得尤為重要。英國數(shù)據(jù)檔案館的工作實(shí)踐為我們提供了良好的借鑒，檔案部門只有不斷提高自身的檔案數(shù)據(jù)管理和服務(wù)水平，完善檔案數(shù)據(jù)的收集、管理、服務(wù)程序和方法，才能更好地發(fā)揮自身的角色和作用。