文/徐琴琴

計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)的普及運(yùn)用，雖然方便了信息資源的獲取與利用，但也增加了信息資源的安全隱患。因此，如何趨利避害，合理取舍，找到兩者之間的平衡點(diǎn)，既要充分利用企業(yè)檔案信息資源，又要確保其安全、防止失密泄密成為企業(yè)亟待解決的重要問題

雖然企業(yè)檔案信息資源的利用對(duì)象主要是企業(yè)內(nèi)部員工，有時(shí)也會(huì)涉及同行或者合作單位，但因其利用手段、形式多樣化，也會(huì)存在著一定的安全隱患，特別是利用率高的產(chǎn)品類檔案數(shù)據(jù)信息資源更存在風(fēng)險(xiǎn)隱患。因此本文就以此類信息資源管理利用為例進(jìn)行闡述分析，探討做好檔案數(shù)據(jù)信息資源安全保密的方式方法。

一、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在的安全保密隱患

目前傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息資源在企業(yè)產(chǎn)品檔案信息資源體系中仍占絕大多數(shù)。對(duì)于這類檔案信息資源的管理與利用，通常采用原件存檔，制作復(fù)印件，加蓋專用章，按生產(chǎn)需求定向發(fā)放。如遇更改變動(dòng)，則由檔案資料室書面通知相關(guān)使用單位，以舊換新，以確保檔案信息資源內(nèi)容的真實(shí)有效。檔案資料室內(nèi)部開設(shè)閱覽室，為相關(guān)技術(shù)人員現(xiàn)場(chǎng)查閱資料提供方便。如需外借必須履行相關(guān)申請(qǐng)、登記、審批手續(xù)。在信息技術(shù)不發(fā)達(dá)的年代實(shí)施這種利用方式，只要接觸到檔案信息內(nèi)容的人員能夠遵守國家保密規(guī)定，妥善保管好檔案資料，不隨意拍照、復(fù)印、抄錄和帶離場(chǎng)所，不在非保密場(chǎng)所談?wù)摫Ｃ軆?nèi)容，就能做到檔案資料的安全保密。反之則有可能造成泄密失密。

二、電子信息檔案管理存在的安全保密隱患

由現(xiàn)代通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立的電子信息檔案系統(tǒng)正逐步取代以紙質(zhì)為載體的傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)。光盤、移動(dòng)硬盤、存儲(chǔ)芯片等多種信息存儲(chǔ)介質(zhì)迅猛發(fā)展，正以不可阻擋的速度取代紙張的信息存儲(chǔ)功能，使所見即所得的紙質(zhì)信息存儲(chǔ)方式轉(zhuǎn)變成肉眼無法直接識(shí)別的電子信息和數(shù)字信息。檔案信息資源的安全防護(hù)由單純的信息內(nèi)容防護(hù)，擴(kuò)展到信息內(nèi)容的產(chǎn)生、存儲(chǔ)、運(yùn)用、介質(zhì)等全過程的安全防護(hù)，涵蓋了信息的內(nèi)容安全、運(yùn)行安全、數(shù)據(jù)安全、物理安全、設(shè)備與設(shè)施安全等各方面綜合性問題。企業(yè)產(chǎn)品類電子檔案數(shù)據(jù)信息資源的類型格式非常繁雜。有基于Excel、Word 等文本格式的文件，也有基于二維、三維圖形軟件設(shè)計(jì)的工程圖樣、音像格式的產(chǎn)品介紹。不僅如此，產(chǎn)品設(shè)計(jì)過程中的更改，軟件版本升級(jí)，以及依據(jù)客戶個(gè)性化需求進(jìn)行的資料更改等相當(dāng)頻繁。而產(chǎn)品類檔案信息資源的保存期限至少和產(chǎn)品使用壽命周期保持一致，這樣勢(shì)必產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息。因此，為保證電子檔案數(shù)據(jù)信息資源的準(zhǔn)確、完整、安全、可長期讀取利用等任務(wù)相當(dāng)艱巨。由于這些電子檔案數(shù)據(jù)信息具備電子文件的一般特點(diǎn)，如信息的非人工識(shí)讀性、系統(tǒng)依賴性、信息與載體的可分離性、信息的易變性、多種信息媒體的集成性、信息的可操作性等，所以它們對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及環(huán)境的要求較紙質(zhì)信息要高。例如磁盤磁性消失、光盤變形老化、硬磁盤道受損、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或應(yīng)用軟件升級(jí)換型后能否兼容原有的系統(tǒng)與程序。而環(huán)境事故造成的整個(gè)系統(tǒng)毀滅：電源事故造成的設(shè)備斷電以致操作系統(tǒng)引導(dǎo)失敗或數(shù)據(jù)庫信息丟失；設(shè)備被盜、被毀造成數(shù)據(jù)丟失或信息泄露；電磁輻射則可造成數(shù)據(jù)信息被竊取或偷閱等等，都影響到電子檔案數(shù)據(jù)信息資源的準(zhǔn)確、完整、安全、保密和長期可讀取利用。

三、消除企業(yè)檔案信息管理安全保密隱患的對(duì)策

1.深入調(diào)查研究，制定方案制度

實(shí)施和確保企業(yè)檔案信息資源數(shù)據(jù)化管理與安全是檔案管理人員應(yīng)履行的崗位職責(zé)。檔案管理人員要牢固樹立全局觀念，圍繞服務(wù)企業(yè)研制、生產(chǎn)、經(jīng)營等工作，自覺做好企業(yè)檔案信息管理工作。要深入調(diào)查研究，了解各職能部門電子文件信息的形成背景，以及所使用的軟件程序、流轉(zhuǎn)過程等相關(guān)信息，匯總歸納，制定出符合企業(yè)工作實(shí)際的電子文件信息管理的使用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范流程，使歸檔的電子文件、工程圖樣能夠脫離原有的軟件及存儲(chǔ)介質(zhì)依然可以長期保存利用。協(xié)調(diào)聯(lián)系企業(yè)網(wǎng)絡(luò)管理中心的程序員把這些都固化到PDM(Product Data Manage ment)，即產(chǎn)品信息檔案管理系統(tǒng)中去，通過系統(tǒng)集成來自動(dòng)控制程序響應(yīng)，為檔案信息資源建設(shè)實(shí)施做好充分準(zhǔn)備。

2.加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，完善運(yùn)行機(jī)制

為適應(yīng)電子時(shí)代要求，確保電子信息檔案數(shù)據(jù)安全，應(yīng)注重抓好以下幾方面建設(shè)：一是要做好檔案庫房的安全設(shè)施設(shè)備建設(shè)工作。要配備好電子門禁、溫濕度控制、消防滅火、安全報(bào)警等系統(tǒng)和設(shè)備，使檔案安全保護(hù)達(dá)到“十防”要求。二是要加強(qiáng)檔案信息化所需管理系統(tǒng)的平臺(tái)建設(shè)。配備滿足制作、采集、傳輸、利用檔案信息資源的服務(wù)器、系統(tǒng)軟件、計(jì)算機(jī)終端、掃描儀等軟硬件設(shè)施，構(gòu)建好能與企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)連接的共享服務(wù)平臺(tái)。三是要加強(qiáng)電子信息檔案資源的安全風(fēng)險(xiǎn)防控。制定并嚴(yán)格遵守各項(xiàng)檔案信息安全的保密管理規(guī)定，做好電子信息檔案資料的物理備份，防止因電子設(shè)備故障與軟件病毒給電子信息數(shù)據(jù)安全帶來無法彌補(bǔ)的損失。四是要排查和找準(zhǔn)電子信息檔案系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，建立防控風(fēng)險(xiǎn)制度，制定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警應(yīng)急方案，配備安全自動(dòng)報(bào)警裝置，實(shí)行定期檢測(cè)維護(hù)。五是企業(yè)檔案人員要加強(qiáng)對(duì)各職能部門安全保密制度執(zhí)行情況的指導(dǎo)監(jiān)督，并與企業(yè)的質(zhì)量、計(jì)劃、保密辦等部門建立信息安全聯(lián)動(dòng)機(jī)制，為電子檔案信息資源管理提供合適的設(shè)備和環(huán)境。

綜上所述，企業(yè)檔案信息資源安全保密體系的建立和運(yùn)行都離不開人才，只有大力培養(yǎng)出既具備檔案專業(yè)知識(shí)，又具有計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的高素質(zhì)復(fù)合型檔案管理人才，才能適應(yīng)現(xiàn)代檔案信息管理的需求，才能確保檔案信息資源的安全保密。