文/邱 菊

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云技術(shù)為檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展提供了新的思路和方式。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案服務(wù)方式更加體現(xiàn)人性化，服務(wù)效率和質(zhì)量都得到了提升

“互聯(lián)網(wǎng)+”就是以互聯(lián)網(wǎng)為平臺(tái)，將現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用于各行各業(yè)，從而不斷創(chuàng)造出新產(chǎn)品、新業(yè)務(wù)與新方式，形成新的產(chǎn)業(yè)鏈。如集市和互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合有了淘寶，銀行和互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合有了支付寶，政府和互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合有了電子政務(wù)。“互聯(lián)網(wǎng)+”是時(shí)代的產(chǎn)物，數(shù)字檔案建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路，檔案部門要利用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、云技術(shù)等現(xiàn)代管理手段，推進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)，既能降低運(yùn)行成本，減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，又能提高工作效率，更快、更準(zhǔn)、更好地服務(wù)社會(huì)大眾。同時(shí)也可以解決許多傳統(tǒng)檔案管理模式下難以解決的問題。

一、傳統(tǒng)檔案與檔案網(wǎng)絡(luò)化的區(qū)別

傳統(tǒng)檔案一般是指保管存放在檔案館室里面的紙質(zhì)文書檔案，其檢索、使用起來非常費(fèi)力、費(fèi)時(shí)，且存儲(chǔ)空間大，維護(hù)不方便，備份更需要大量的人力物力支撐。當(dāng)前的傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)科技發(fā)展水平。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，利用數(shù)字圖像處理技術(shù)等現(xiàn)代化手段，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，建立檔案信息圖像文件數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使利用者不受時(shí)間、地點(diǎn)的限制，隨時(shí)查到授權(quán)范圍內(nèi)的檔案信息。做到檔案查詢又快又準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查閱，便于信息公開和方便服務(wù)對(duì)象，解決許多傳統(tǒng)模式下難以解決的問題，這是檔案管理者在服務(wù)上質(zhì)的飛躍。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，對(duì)檔案管理工作的要求

過去檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)只局限于紙質(zhì)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，數(shù)字檔案是對(duì)紙質(zhì)檔案原件的一種保護(hù)，隨著時(shí)間的推移，最大限度地保護(hù)、搶救了檔案。同時(shí)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)也呈現(xiàn)了多元化，如多媒體、網(wǎng)絡(luò)、光盤等等，這種多元化存儲(chǔ)方式既可以通過多途徑提供檔案利用服務(wù)，又能提高服務(wù)的效率和質(zhì)量。

1.對(duì)原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化。檔案管理者借助掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等數(shù)字化設(shè)備將檔案庫內(nèi)的原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，形成數(shù)字檔案。檔案數(shù)字化后，既要將檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)與檔案信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)有機(jī)銜接，實(shí)現(xiàn)檔案查詢的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化，又要完善檔案利用安全的制度建設(shè)，努力為利用者創(chuàng)造方便快捷的利用通道和方式，實(shí)現(xiàn)利用的低成本、高效率。

2.做好電子文件的在線歸檔。在計(jì)算機(jī)時(shí)代，工作中產(chǎn)生了很多電子文件，在電子文件在線歸檔時(shí)，檔案管理者要做好電子文件從生成到歸檔的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范統(tǒng)一，確保電子文件的元數(shù)據(jù)、過程信息及電子簽名、印章等信息的真實(shí)有效，同時(shí)還要按電子檔案要求在電子文件流轉(zhuǎn)過程中實(shí)時(shí)進(jìn)行記錄、封裝，保證電子檔案具備完整、真實(shí)、可用的特性。檔案管理者還要編制電子文件分類方案、歸檔范圍和保管期限，內(nèi)嵌于電子文件管理軟件中，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的超前控制和無人干預(yù)的自動(dòng)收集模式，由設(shè)定的程序來實(shí)現(xiàn)自動(dòng)整理，定期檢查，定期數(shù)據(jù)備份。

3.利用各種渠道發(fā)揮好檔案的服務(wù)功能。服務(wù)社會(huì)是檔案網(wǎng)絡(luò)化生存的必由之路。要體現(xiàn)檔案的服務(wù)功能、宣傳功能和交流功能，就必須建立和完善服務(wù)的渠道和窗口，如通過網(wǎng)站、微信、APP 等形式來推送重大活動(dòng)、重大事件的相關(guān)檔案信息，方便利用者的查詢。通過網(wǎng)站留言簿、互動(dòng)交流平臺(tái)等方式，及時(shí)解決利用者的困惑和需求，讓檔案的作用得到更好的發(fā)揮。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，對(duì)檔案服務(wù)工作的新要求

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展，將檔案和網(wǎng)絡(luò)結(jié)合，這是檔案管理工作適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展的趨勢和要求。在局域網(wǎng)內(nèi)，利用者通過網(wǎng)絡(luò)查詢后，提供直接打印功能，實(shí)現(xiàn)真正意義上的便捷。在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案全文閱覽、下載、打印，在相關(guān)認(rèn)證和電子簽名等安全技術(shù)的保障下，對(duì)特定的用戶還可提供加蓋電子簽章的數(shù)字化檔案打印件，保證檔案的真實(shí)和有效性。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案的服務(wù)模式具備多樣性、全面性，讓利用者實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程閱覽，大大節(jié)省時(shí)間。現(xiàn)代檔案的查閱方式分解檔案員的工作任務(wù)，節(jié)約查閱者的等待時(shí)間，減少利用者的空跑次數(shù)，提高了利用效率。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案工作存在的問題及對(duì)策

目前，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的檔案管理法律體系尚不完善，影響了檔案管理工作的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性。同時(shí)，檔案管理者在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境工作中風(fēng)險(xiǎn)比較多，防病毒、防黑客、防信息丟失、防密件泄密等對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)要求比較高。在檔案管理工作中，檔案的安全是重中之重，特別是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，更要確保檔案信息資源的存儲(chǔ)安全和使用安全，就需要建立一套完整的管理和使用制度，根據(jù)檔案的保密等級(jí)分類管理，不定期開展檢查，定時(shí)測試和維護(hù)，提高檔案的安全性。

總之，做好“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理工作，構(gòu)建現(xiàn)代意義上的數(shù)字檔案館，推進(jìn)檔案利用網(wǎng)絡(luò)化是當(dāng)今檔案部門的工作重點(diǎn)。如何使檔案數(shù)字化管理工作走向成熟和規(guī)范，還需要更多的人來探索、研究和推進(jìn)。