文/薛 蕾

計量檔案是計量工作和質(zhì)量認證的重要依據(jù)，但在實際工作中忽略計量檔案的收集和整理，使計量檔案無法反映測量設(shè)備的真實情況，本文針對計量檔案的特點進行簡要分析，以提高企業(yè)計量管理工作的質(zhì)量和效率

企業(yè)檔案資料對企業(yè)發(fā)展具有良好的促進作用，在企業(yè)科研、生產(chǎn)過程中檔案管理工作具有非常重要的地位，良好的檔案管理可以在企業(yè)發(fā)展過程中起到催化劑的作用?，F(xiàn)代企業(yè)中科技檔案、人事檔案、設(shè)備檔案、計量檔案、財務(wù)檔案等都是企業(yè)檔案的重要組成部分，做好各種檔案的管理和使用工作將直接關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展和各項經(jīng)濟活動的進行。作為計量管理單位的一名檔案管理員，深知儀器儀表檔案在生產(chǎn)運行中發(fā)揮著不可替代的作用，所以強化儀器儀表類檔案的管理，可以提高儀器儀表使用率和周轉(zhuǎn)率，為企業(yè)科研生產(chǎn)提供有力保障。

現(xiàn)代化工業(yè)生產(chǎn)要求企業(yè)必須專業(yè)化、自動化、機械化，儀器儀表計量就是現(xiàn)代化工業(yè)生產(chǎn)中一項基礎(chǔ)的技術(shù)工作，特別是在提高產(chǎn)品質(zhì)量和技術(shù)保障方面起著非常重要作用。舉例來說，生產(chǎn)現(xiàn)場使用的一把普通游標卡尺是否能準確計量產(chǎn)品零件，就需要計量部門通過專業(yè)的檢測設(shè)備進行檢定，卡尺的檢定周期是12個月，也就是說每隔12 個月就需要計量一次，因為不能保證在生產(chǎn)過程中卡尺長期使用而造成磨損，每次計量檢定過程都留有記錄，以便后期查詢，這些留存的檢定記錄就是計量檔案的一部分，在企業(yè)生產(chǎn)過程中具有特殊重要地位。

一、計量檔案的概述

計量就是利用技術(shù)和法制手段實現(xiàn)單位統(tǒng)一和量值準確可靠的測量。計量檔案就是在計量過程中取得的結(jié)果或提供完成活動的證據(jù)而產(chǎn)生的文字資料。計量檔案是測量設(shè)備在使用、維修、報廢、管理等方面的重要依據(jù)，是判定測量設(shè)備是否能正常使用的必要條件，對測量設(shè)備后期管理起著非常重要的作用。

二、計量檔案管理的特點

計量檔案的管理是對測量設(shè)備檔案收集、歸檔、借閱、使用等環(huán)節(jié)的管理，根據(jù)測量設(shè)備的驗收可將計量檔案管理分為驗收前管理和驗收后管理兩個階段。

1.驗收前檔案管理

企業(yè)購置一臺測量設(shè)備，檔案收集工作就要從前期的預(yù)算計劃、市場調(diào)研報告、實施申請、招（投）標文件、比價結(jié)果、購置合同、（如果購置的是進口的測量設(shè)備，還需要廠商授權(quán)證明、代理商資質(zhì)、海關(guān)進口貨物報關(guān)單）等環(huán)節(jié)開始，每一步的文字資料都要收集。驗收前的檔案資料是計量檔案的重要組成部分，也是對計量管理工作進行檢查、管理的原始依據(jù)。

2.驗收后檔案管理

測量設(shè)備驗收后，儀表驗收單、開箱單、校準證書（二方校準證書）、儀器儀表說明書、儀表電路圖、儀表包裝說明、儀表附件資料等每一個與儀表有關(guān)的資料都要留存，并登記上賬。驗收后檔案資料最為重要，因為在后續(xù)儀表的使用、保養(yǎng)、維護、維修等環(huán)節(jié)都需要查閱，驗收后的檔案資料是否齊全，是儀表能否正常使用的基礎(chǔ)。

三、計量檔案在企業(yè)中的地位與作用

1.計量檔案是企業(yè)計量工作的基礎(chǔ)。檔案工作質(zhì)量的好壞直接影響著企業(yè)質(zhì)量管理體系的認證。企業(yè)持續(xù)發(fā)展，保密資質(zhì)、環(huán)境資質(zhì)和計量資質(zhì)等是必備條件，本公司具有國防軍工三級計量檢測資質(zhì)，每五年就需國防科工辦組織的計量認證。儀器儀表在計量過程中產(chǎn)生大量的文件資料，計量人員資質(zhì)、標準器資料、實驗室溫濕度記錄、儀器儀表說明書、測量設(shè)備過程記錄等構(gòu)成企業(yè)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)資料，是企業(yè)計量資質(zhì)認證的重要依據(jù)。

2.計量檔案在企業(yè)工作中起到工作考查、科研、試驗、技術(shù)交流等作用，對企業(yè)當前生產(chǎn)和以后發(fā)展具有憑證和參考的作用。為保證儀器儀表的正常使用，提高企業(yè)科研、生產(chǎn)的工作效率，降低安全隱患，很多測量數(shù)據(jù)都來自計量檔案的長期積累，是科研和管理工作的基礎(chǔ)。

3.完善計量修理檔案的管理，既有利于平時對儀器儀表的維護保養(yǎng)，又為儀器儀表的下次購置提供參考和依據(jù)。

四、計量檔案管理工作中存在的問題

1.管理人員業(yè)務(wù)能力水平不高。檔案管理人員本應(yīng)該具備扎實的專業(yè)理論知識和管理操作技能，在實際工作中，單位檔案人員大多是兼職和新調(diào)入人員，對檔案專業(yè)知識和現(xiàn)代信息技術(shù)（如縮印技術(shù)、數(shù)字化掃描、光盤和多媒體技術(shù)等）的了解、掌握和運用能力有限，無法對大量的信息進行加工和處理，造成一些重要的信息經(jīng)常不能及時送達到需要人員手中，無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)對檔案信息資源的需求。

2.檔案資料收集難。企業(yè)是從事各種經(jīng)濟活動、具有盈利性的組織，在這個組織中需要各個部門通力合作，共同協(xié)作。但事實上許多儀表資料被分散存貯于組織的各個單位，給收集工作帶來了困難，比如說儀表的報關(guān)單在規(guī)劃部門；儀表的購置發(fā)票在財務(wù)部門；預(yù)算計劃、實施申請的批復(fù)在科技部門；儀表的說明書在設(shè)計人員手中……等到儀表資料驗收時才發(fā)現(xiàn)很多資料都沒有，極容易造成儀表資料的不完整或遺失。

3.檔案資料收集標準不規(guī)范。儀表檔案資料一定要及時收集和整理，確保檔案資料真實有效。但在實際中存在收集的管理性的文件不是原件，驗收簽字人的簽名不是親筆，儀表電路圖組卷不標頁碼，合同的原始材料書寫不規(guī)范，合同沒有蓋騎縫章等，這類檔案資料是不符合保管標準要求的，對后續(xù)的檔案管理帶來了一定的隱患。

4.存儲介質(zhì)管理不規(guī)范。目前很多進口儀表的說明書都是以光盤的形式存貯的，與之前的紙質(zhì)檔案相比在保存和使用過程中容易造成劃傷、損害，導(dǎo)致在使用時無法讀出光盤信息。

5.保密和監(jiān)督管理意識不強。單位本應(yīng)按照保密法的要求，結(jié)合企業(yè)的實際情況制定出適合本單位檔案保密管理的相關(guān)制度，包括檔案的收集、使用、借閱、復(fù)制、銷毀等。但實際情況并非如此。

五、對做好計量檔案管理工作的幾點思考

1.制定切實可行的計量檔案管理規(guī)章制度。計量技術(shù)管理部門要依據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)特點及時制定好檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，科學規(guī)范地開展。

2.建立好檔案工作的協(xié)調(diào)機制。檔案工作不是檔案部門一家的事，而是企業(yè)各個部門共同協(xié)作的工作。將檔案管理規(guī)章納入到企業(yè)管理的方方面面，明確各個部門檔案人員的職責，如：測量設(shè)備的管理和使用部門應(yīng)將儀器儀表采購階段、開箱驗收階段、使用及維護階段形成的圖表、技術(shù)文件、原始記錄、請示及批復(fù)文件等資料收集齊全，為開展好利用工作奠定基礎(chǔ)。

3.對計量檔案實行分類管理。企業(yè)可根據(jù)儀器儀表的采購渠道和用途，先將儀器儀表檔案資料分為進口類、通用類和自制類，再按儀表的代碼和型號進行逐一編號、登記上賬來管理，并建立電子檢索目錄，便于查閱。

4.嚴把檔案資料歸檔關(guān)。堅持“寧多勿漏”的原則。在檔案收集過程中一定要認真負責、逐一檢查，復(fù)印件、破損件、非標件等需要重新整理，做到主動收集，及時存檔；反復(fù)篩選，經(jīng)常檢查，定期整理；科學管理，分類存放，便于查找。

5.做好計量檔案的開發(fā)利用工作。隨著辦公自動化和計算機技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的產(chǎn)生數(shù)量越來越多，檔案管理人員既要做好新產(chǎn)生電子檔案保存、使用，又要將原有的紙質(zhì)計量檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案信息，多渠道地滿足企業(yè)各個部門對計量檔案的使用需求，為企業(yè)發(fā)展發(fā)揮作用。

總之，作為一名計量檔案管理員一定要加強自身的職業(yè)道德修養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力提升，緊隨時代步伐，認真學習專業(yè)知識，切實履行好崗位職責，努力為提升計量檔案管理水平盡職盡責。