文/徐菜娟

專項檔案管理工作是公司檔案管理的重要組成部分，它如實記錄了公司重大活動、重大項目的全過程，具有重要的利用價值。為了確保專項檔案資料的齊全與完整，避免公司重要檔案資料的遺失，本文針對公司專項檔案管理工作的現(xiàn)狀的分析，提出了創(chuàng)新應(yīng)對策略，目的在于有效提高專項檔案利用效率和管理水平

近年來，隨著公司的快速發(fā)展，公司重大項目及重大活動逐漸增多，為了保障公司重要資料的齊全完整，促進公司專項檔案管理水平，2018 年，省公司檔案室根據(jù)公司實際情況，制定并下發(fā)《專項檔案管理辦法》。并在公司系統(tǒng)內(nèi)開展專項檔案管理工作，有效提高了專項檔案利用效率和管理水平，對公司經(jīng)營發(fā)展具有重要意義，現(xiàn)就如何做好公司專項檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展談一點自己的見解。

一、專項檔案管理工作現(xiàn)狀

2018年之前，公司專項檔案沒有統(tǒng)一管理，新建項目較多，檔案資料分散在各業(yè)務(wù)實施部門，管理分散，資料存檔不規(guī)范，極易造成重要資料的丟失，主要原因有以下三個方面。

1.沒有建立專項檔案管理庫，專項檔案管理分散混亂

近年來，公司重大活動、重大項目及對外合作項目不斷增多，專項檔案的保管與利用也越來越重要。公司專項檔案具有類型多、數(shù)量大、范圍廣的特點，專項檔案工作往往涉及多個主管部門，材料分散在各個經(jīng)辦人手中，活動一結(jié)束，人員一旦變動，就會造成專項檔案的遺失。2018年前公司仍然沒有建立統(tǒng)一的專項檔案庫，無法對專項檔案進行集中統(tǒng)一管理，極容易造成檔案的損失。

2.專項檔案管理制度不完善，缺乏指導(dǎo)性文件

2018 年前公司缺乏專項檔案管理工作的相關(guān)制度和規(guī)范，導(dǎo)致檔案人員對公司專項檔案收集、整理以及移交等工作沒有制度可行，沒有標(biāo)準(zhǔn)可依，引起公司專項檔案管理工作的混亂，不利于專項檔案后續(xù)工作的進行。

3.公司系統(tǒng)對專項檔案工作監(jiān)管不力，缺乏有效措施

雖然制定下發(fā)了專項檔案管理制度，但公司系統(tǒng)內(nèi)對專項檔案管理相關(guān)制度的落實不到位，執(zhí)行的力度不夠，監(jiān)督管理的措施不嚴(yán)不到位，造成了公司系統(tǒng)內(nèi)專項檔案資料未能及時全面歸檔保存，影響了專項檔案作用的發(fā)揮。

二、專項檔案管理創(chuàng)新的途徑

為了有效地解決公司系統(tǒng)內(nèi)專項檔案管理工作存在的問題，確保公司系統(tǒng)內(nèi)重大項目、重大活動檔案工作的規(guī)范管理，2018 年公司針對檔案管理中存在的各種問題，公司采取建立專項檔案管理庫、完善專項檔案規(guī)章制度、加大實地監(jiān)督指導(dǎo)工作力度等創(chuàng)新措施，來逐步實現(xiàn)公司系統(tǒng)內(nèi)專項檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。具體措施主要有以下三個方面：

1.實現(xiàn)專項檔案統(tǒng)一管理、建立專項檔案管理庫

專項檔案是指在專項工作組織實施過程中產(chǎn)生的具有保存價值的電子文檔、文字資料、聲像資料、照片、圖表、數(shù)據(jù)信息等。由于專項檔案的特殊性和重要性，為了避免專項檔案的遺失，確保專項檔案的完整和利用，2018年公司檔案室創(chuàng)新性地建立了專項檔案庫。即對公司各類專項檔案進行統(tǒng)一收集和管理，專柜永久保存，實現(xiàn)了公司專項檔案的集中統(tǒng)一管理和利用。隨后，公司系統(tǒng)內(nèi)各分支機構(gòu)也建立了專項檔案庫，實現(xiàn)了專項檔案的集中管理和利用，極大地降低了公司專項檔案管理存在的安全隱患。

2.針對專項檔案的特殊性，制定專項檔案管理指導(dǎo)意見

2018 年6 月，公司根據(jù)專項檔案的特點制定下發(fā)了《專項檔案管理指導(dǎo)意見》，明確了各類專項檔案資料收集歸檔的責(zé)任部門和責(zé)任人，規(guī)范了檔案收集、保管、利用的相關(guān)要求。規(guī)定專項檔案的收集，需要檔案室事先確定專項檔案的歸檔項目清單和歸檔責(zé)任部門，明確專項檔案收集的內(nèi)容和要求，責(zé)任部門及時完成收集計劃并向檔案室移交。對于專項檔案的保管，要求檔案室應(yīng)遵循其成套性的特點，整理歸檔，存入專柜永久保存。對于專項檔案的查閱利用，規(guī)定查閱需要經(jīng)過主管副總審批，原則上不能借出，如果需要借出（借出檔案需寫借條），需要公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。制度的執(zhí)行解決了專項檔案管理中存在的問題，使專項檔案管理工作做到了有章可循，有據(jù)可依。

3.加強公司系統(tǒng)內(nèi)專項檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)及監(jiān)督檢查

為加強公司系統(tǒng)內(nèi)專項檔案管理工作的開展，推進公司檔案管理走向制度化、規(guī)范化，更好地服務(wù)于公司發(fā)展大局，公司按照《專項檔案管理指導(dǎo)意見》要求，多次對系統(tǒng)內(nèi)檔案人員進行了專項檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并結(jié)合2019 年公司重點工作要求，起草了《關(guān)于落實分支機構(gòu)專項檔案收集歸檔工作的通知》，要求各分支機構(gòu)在5-6 月完成2018 年度專項檔案的收集歸檔工作，6-7 月省公司檔案室跟蹤指導(dǎo)、督促分支機構(gòu)完成2018 年公司重大活動、重大項目等專項檔案的收集，省公司綜合管理部檔案室2019 年11 月—12月依據(jù)《專項檔案管理指導(dǎo)意見》進行督促檢查，真正用制度規(guī)范專項檔案的管理工作，確保專項檔案資料的完整。

通過這些舉措的實施，目前公司系統(tǒng)內(nèi)專項檔案已實現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理，分級異地存放，改變了過去專項檔案資料分散、不系統(tǒng)、不完整、調(diào)閱利用不便的局面，進一步推進了專項檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，也提高了公司專項檔案的利用效率，為公司發(fā)展發(fā)揮出了不可替代的作用。