郝艷珠

（太原供水集團有限公司 太原 030009）

企業(yè)檔案是企業(yè)對于自身的生產(chǎn)和經(jīng)濟情況的詳細記錄。在企業(yè)的發(fā)展過程中，企業(yè)檔案可以使得人們對企業(yè)的發(fā)展歷史進行充分地了解。它不僅可以幫助人們對企業(yè)加深認識，同時也可以為企業(yè)未來的規(guī)劃創(chuàng)造有利的條件。在企業(yè)工作開展的過程中，檔案管理工作是一項基本的內(nèi)容，它不僅可以提高企業(yè)的工作效率，同時也可以為企業(yè)經(jīng)營文化建設提供便捷的條件?？茖W而規(guī)范的檔案管理工作，可以有效地加強企業(yè)的管理水平和績效管理。因此，企業(yè)必須要根據(jù)自身實際發(fā)展的情況，來加強檔案管理的建設。

一、企業(yè)檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)

（一）當前部分檔案管理方式較為單一

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代不僅為檔案管理工作帶來了機遇，也帶來了較多的挑戰(zhàn)。其主要挑戰(zhàn)是當前部分檔案管理方式較為單一。在互聯(lián)網(wǎng)空前發(fā)展的時代，計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)與人們?nèi)粘Ｉ罹o密聯(lián)系在一起，成為人們與外界環(huán)境交往的主要工具。例如，檔案數(shù)據(jù)作為承載信息的主要載體，對于檔案管理工作的要求有了較大的提高。[1]傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理觀念已經(jīng)不再適合當前井噴式的檔案數(shù)據(jù)增長現(xiàn)狀，而且其管理視野也不再符合檔案管理信息化的具體要求，對于檔案不能夠進行系統(tǒng)化的管理，也不能夠?qū)^多的檔案數(shù)據(jù)信息進行分析與評估，以促進其在現(xiàn)代化生活中的應用。部分企業(yè)對于檔案管理工作的態(tài)度過于松散，受檔案管理人才缺失的限制，對于數(shù)字化信息管理方式不能夠較好地接收或使用。而且企業(yè)之間的檔案管理工作進程及理念有較大的差異，不利于檔案數(shù)據(jù)信息的整合與優(yōu)化。[2-3]需要注意的是，數(shù)字化信息管理方式已成為當前檔案管理工作的主流，有關(guān)部門需要做的是，順應信息化發(fā)展的潮流、培養(yǎng)更多的檔案管理與應用人才、充分利用好檔案管理信息資源，使計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)在檔案管理工作中得到更深層次的應用[4]。

（二）有關(guān)檔案管理人才的資源儲備不足

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代為檔案管理工作所帶來的另一個挑戰(zhàn)是有關(guān)檔案管理人才的資源儲備不足。云計算技術(shù)已成為互聯(lián)網(wǎng)應用的核心技術(shù)之一，其在檔案管理工作中也有著較為廣闊的發(fā)展與應用前景，但互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應用的前提在于有關(guān)部門所擁有的檔案管理人才資源。只有擁有足夠數(shù)量的檔案數(shù)據(jù)管理人才資源，云計算技術(shù)才可以在檔案管理過程中發(fā)揮其數(shù)字化的巨大優(yōu)勢，為檔案管理提供更加充足的管理空間，對檔案管理提供科學化以及系統(tǒng)化的管理。但由于部分企業(yè)或部門對于檔案管理人才的培養(yǎng)重視程度不夠，未根據(jù)有關(guān)部門的要求對檔案管理工作進行轉(zhuǎn)型與升級，仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，不能夠?qū)n案進行綜合性的管理，不能夠從企業(yè)發(fā)展全局的角度對檔案數(shù)據(jù)信息進行重視與分析，因此未能將檔案作為企業(yè)發(fā)展重要參考資料的作用發(fā)揮出來。而“互聯(lián)網(wǎng)+”時代對檔案管理工作的質(zhì)量、效率以及效果等方面提出了新的要求，這也使得企業(yè)及有關(guān)部門要加強對檔案管理人才資源的儲備。當前企業(yè)所具有的檔案管理人才資源遠遠達不到數(shù)字化信息管理的要求，要想進行好數(shù)字化檔案信息管理工作，不僅需要為當前的檔案管理工作提供現(xiàn)代化的技術(shù)支持，還需要加強人才資源的應用。這也促使企業(yè)在注重經(jīng)營利益的同時，提高對此項工作的重視程度，調(diào)集重要力量，進行檔案管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)型與升級，并發(fā)揮出檔案數(shù)據(jù)信息所具有的重要價值。

（三）未根據(jù)檔案的差別進行檔案管理工作

除了當前部分檔案管理方式較為單一以及有關(guān)檔案管理人才的資源儲備不足之外，未根據(jù)檔案的差別進行檔案管理工作也是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代為檔案管理工作所帶來的挑戰(zhàn)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代快速到來的大背景下，檔案數(shù)據(jù)的井噴式增長為其管理工作帶來了難度，利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)所建立的檔案信息管理系統(tǒng)需要配套的管理體系。同時，檔案管理工作本身所具有的差異性以及不確定性也在逐漸增加。雖然數(shù)字化信息管理方式為檔案管理工作提供了便利，但仍然遵循了傳統(tǒng)的記錄、編檔、分類以及查閱改善等工作流程，特別是對于處于保密狀態(tài)的企業(yè)機密檔案來說，互聯(lián)網(wǎng)為其管理工作提供了便捷的管理方式，但由于互聯(lián)網(wǎng)存在著較多的不確定性，因此此類檔案的保密性無法得到有效的保證，并且當前檔案管理人員的業(yè)務操作水平較低，不足以保證檔案管理工作的質(zhì)量。因此，機密檔案泄露的概率也在逐漸地增加。除此之外，對于不同類型的檔案數(shù)據(jù)信息，則需要管理人員根據(jù)其所屬的類型進行檔案的整理及分類工作，在此過程中，容易出現(xiàn)由于檔案管理人員的操作能力較低而導致檔案數(shù)據(jù)信息分類不夠明確的問題，使得其后續(xù)的檔案查閱及改進工作不能夠有效地進行[5]。

（四）檔案管理工作執(zhí)行力不強

在企業(yè)部門活動不斷開展的過程中，企業(yè)的檔案管理工作會有一定的輔助作用。加強企業(yè)檔案的管理，可以保障企業(yè)整體工作的順利開展，而且企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量開展的好壞，也對企業(yè)自身文化的構(gòu)建以及提升企業(yè)人員素質(zhì)的修養(yǎng)有所助益。然而，在大多數(shù)的企業(yè)中，雖然建立了企業(yè)檔案，但是檔案的利用率卻不高，甚至形同虛設。人們往往將關(guān)注的重點放在了檔案建設之上，這一點在工程建設工作中尤為突出。[6-7]在工程建設開展的前期階段，檔案室中會出現(xiàn)圖紙資料的身影，可是在工程實際施工開展的過程中，一些與施工生產(chǎn)有關(guān)的檔案資料不能夠及時地上交到檔案室。如果工程的工期發(fā)生了改變，就會導致整個施工過程中的檔案資料無法與工程的開展實際情況相匹配，導致檔案的參與性不強，而且也無法實現(xiàn)檔案管理工作和工程建設工作的同步，導致一些重要的工程資料丟失，從而對檔案的準確性產(chǎn)生一定的影響。除此之外，有一些資料是復印件，而復印件的出現(xiàn)也會對檔案的質(zhì)量產(chǎn)生一定的負面影響作用。

（五）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和管理水平有待提高

檔案工作質(zhì)量的好壞，會受到檔案管理人員素質(zhì)水平的影響。檔案管理人員不僅要具有專業(yè)的理論知識，同時也應該具有強烈的責任心，而且在工作中也應該始終保持著踏實肯干和科學嚴謹?shù)膽B(tài)度。然而，在我國檔案管理工作開展的過程中，檔案管理人員沒有認識到自身工作的重要意義，而且檔案管理人員往往專業(yè)性不強，無論是自身的文化水平，還是素質(zhì)修養(yǎng)，都有待進一步的加強和提高。而且，企業(yè)采用的管理方式也過于守舊和傳統(tǒng)，無法跟隨時代發(fā)展的腳步，古老的管理手段無法滿足企業(yè)發(fā)展所提出的需求。因此，要想提高企業(yè)的檔案管理水平，就必須對檔案管理人員的素質(zhì)進行提升。

（六）檔案硬件設施老化

隨著科學技術(shù)的不斷進步和發(fā)展，計算機網(wǎng)絡技術(shù)廣泛地應用在企業(yè)發(fā)展的諸多內(nèi)容之上，進一步加強了企業(yè)的管理水平。然而，只有一小部分企業(yè)充分地將計算機技術(shù)應用到了檔案管理之中，大部分企業(yè)采取的仍然是傳統(tǒng)的手工整理方式。這種手工整理的方式，不僅在解鎖信息上較為困難，而且整體的利用率和工作效率也較低。除此之外，在企業(yè)建設檔案管理的過程中，檔案室的建設和制度都不是十分規(guī)范，對企業(yè)檔案資料的絕密性進行了削弱。保管檔案的條件也較為簡陋，很容易由于周圍環(huán)境的不適而導致材料發(fā)生霉變和蟲蛀的情況，對整個企業(yè)檔案的完整性帶來了一定的損傷。

二、企業(yè)檔案管理的原則

（一）統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理

在企業(yè)檔案管理中，首先要遵循的規(guī)則就是統(tǒng)一領(lǐng)導。企業(yè)內(nèi)部的檔案機構(gòu)，必須針對企業(yè)自身的檔案，實行統(tǒng)一的管理和領(lǐng)導，構(gòu)建出適合企業(yè)的完善而規(guī)范的管理制度，從而保障對企業(yè)的檔案展開更加合理和規(guī)范的管理工作。

（二）維護企業(yè)檔案的完整與安全

要想保障企業(yè)檔案的完整，就必須實現(xiàn)檔案管理和內(nèi)容上的吻合，確保檔案的系統(tǒng)和內(nèi)在的維護之間實現(xiàn)有機的結(jié)合，保障檔案的管理范圍能夠覆蓋企業(yè)所有的生產(chǎn)活動。無論是企業(yè)工作活動所產(chǎn)生的門類，還是不同的形式，都應該形成全面的檔案文書。從根本上杜絕由于人為而導致的檔案零亂堆放或是出現(xiàn)破損的情況。要想保障企業(yè)檔案得到合理的管理和維護，就必須增強檔案工作管理的保密性，從根本上消除企業(yè)檔案丟失和泄密的情況發(fā)生。在檔案管理中一定要注意涉密的事項，要加強對知識產(chǎn)權(quán)的維護，從而保護企業(yè)自身的合法利益。

（三）便于企業(yè)和社會對企業(yè)檔案的有效利用

在企業(yè)檔案利用的過程中，不僅可以保障企業(yè)檔案工作得到順利的開展，同時也可以實現(xiàn)企業(yè)檔案最終管理的目標。在企業(yè)經(jīng)營的過程中，檔案的管理要始終貫徹和落實。同時，檔案的管理工作也可以對整個管理工作的質(zhì)量進行檢驗。

三、新時代加強企業(yè)檔案管理的對策和建議

（一）加強培訓，提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)

在企業(yè)不斷發(fā)展和進步的過程中，檔案管理工作會對工作人員提出更高的要求和標準。隨著檔案管理種類的不斷增多，過去傳統(tǒng)的手寫檔案也已經(jīng)完成了向電子文檔方向的過渡，實現(xiàn)了電子檔案共存的一體化方案。創(chuàng)新的保存手段層出不窮。因此，工作人員必須加強自身理論的學習，不斷地提高自身的素質(zhì)修養(yǎng)，這樣才可以為檔案管理工作順利的開展提供可靠的基礎(chǔ)。作為一名檔案管理人員，不僅要擁有扎實的理論知識，同時也應該學習和管理相關(guān)的內(nèi)容。在提升自身專業(yè)素質(zhì)的同時，也應該創(chuàng)新自身的思想觀念，以一個創(chuàng)新的思維方式去面對出現(xiàn)的問題，從而提高整個檔案管理工作的水平。[8-9]

（二）建立科學的檔案管理體系，加強企業(yè)檔案管理標準化

要想從根本上實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，就必須對檔案管理進行規(guī)范化的處理。規(guī)范的檔案機制以及完善的管理制度，是檔案管理工作中的重點內(nèi)容。隨著科學技術(shù)的不斷進步和發(fā)展，檔案管理中出現(xiàn)的高科技手段也在不斷地增多。因此，必須針對創(chuàng)新型的需求來制定完善的體系，同時也要遵循管理的流程，保障不同部門之間的檔案實現(xiàn)統(tǒng)一的管理，確保檔案的管理工作和企業(yè)的發(fā)展同步展開。

（三）加強對電子文件的管理

傳統(tǒng)紙質(zhì)的文件會逐步地實現(xiàn)向電子文檔形式的轉(zhuǎn)化，電子數(shù)據(jù)生成之后就會儲存在企業(yè)的數(shù)據(jù)庫之中，檔案管理人員和技術(shù)部門應該實現(xiàn)檔案信息在企業(yè)內(nèi)部的共享。其次，同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案在企業(yè)日常經(jīng)營的活動中，更加地快捷和方便，而且還會大幅度的提升工作的效率。電子繪圖往往比手工繪圖的準確性更高更強，而且在修改的過程中，也比手工制圖更加的準確。[10-12]因此，企業(yè)必須要在檔案管理工作進行的過程中，對檔案的管理進行不斷地分類，加強信息化的建設，針對電子文件制定相應的管理模式和制度，如此才可以保障每一份電子文件得到妥善的處理。

（四）增強對檔案管理的能力

檔案管理工作是涉及信息量較多的復雜工作，對于檔案管理人員的工作能力提出了更高的要求，檔案管理人員應當具備較高的專業(yè)知識素養(yǎng)，如電子文件管理、各類檔案的收集與整理以及檔案數(shù)據(jù)信息查詢方式等相關(guān)知識。管理人員對于先進的檔案管理理念以及管理方式要進行細致地了解與學習，確保在檔案的編檔、存檔、歸檔以及查閱等過程中發(fā)揮出自身應有的作用。[13]同時，管理人員要引導公眾使用合理的方式登陸網(wǎng)絡檔案管理平臺，并根據(jù)關(guān)鍵詞檢索出其所需要的檔案。檔案管理人員應當充分認識到自身所肩負的重要責任，增強自身的責任感，認真對待檔案管理工作過程中的每一個環(huán)節(jié)，在為公眾提供查詢服務的同時確保檔案的安全性，特別是對于有關(guān)企業(yè)戰(zhàn)略決策的機密檔案，管理人員應按照有關(guān)部門的保管要求進行重點關(guān)注，從而避免由于人為操作失誤而對機密檔案造成的損壞或丟失，對企業(yè)的發(fā)展造成不可彌補的損失。而且要督促自身熟練掌握網(wǎng)絡檢索等基礎(chǔ)知識，了解互聯(lián)網(wǎng)+時代檔案管理工作的具體流程，增強對檔案管理的能力。

四、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的不斷進步和發(fā)展，信息化時代的到來給檔案管理工作帶來了諸多的機遇。因此，我們在實際開展檔案管理工作的過程中，應該對管理的理念進行不斷地創(chuàng)新，加入創(chuàng)新型的管理方法，如此才可以實現(xiàn)檔案管理工作和企業(yè)發(fā)展同步進行，確保檔案的管理能夠為企業(yè)的發(fā)展提供有效的資源，如此才可以為企業(yè)日后的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。