張培云

（忻州市衛(wèi)生局衛(wèi)生監(jiān)督所 山西忻州 034000）

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的發(fā)展為檔案管理工作提出了更高的要求，也為檔案管理工作提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持以及更加明確的發(fā)展方向。但由于政府對(duì)于檔案管理信息化的推進(jìn)力度有待加大，對(duì)于檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)素質(zhì)有待提高等原因，使得檔案管理工作在面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)時(shí)不能妥善應(yīng)對(duì)。本文將對(duì)檔案管理工作所面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)進(jìn)行簡(jiǎn)析，并介紹幾種應(yīng)對(duì)策略，為新時(shí)代檔案管理工作盡綿薄之力。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀

（一）政府對(duì)檔案管理信息化的推進(jìn)力度有待加大

當(dāng)前政府工作大部分以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心，對(duì)于檔案管理工作未提起相應(yīng)的重視，特別是對(duì)于檔案管理信息化的宣傳與監(jiān)督，政府部門未進(jìn)行有效地推廣。同時(shí)，由于檔案管理信息化對(duì)于工作人員的操作要求較高，而有關(guān)部門對(duì)于工作人員檔案管理的行為未進(jìn)行有效地規(guī)范與約束，使得信息化未在當(dāng)前的檔案管理過程中發(fā)揮應(yīng)有的作用，使得部分檔案管理人員的工作效率較低。另外，檔案管理信息化的發(fā)展歷經(jīng)了單機(jī)管理、網(wǎng)絡(luò)管理、電子文件管理系統(tǒng)以及“互聯(lián)網(wǎng)+”管理階段，而有關(guān)部門未根據(jù)檔案管理信息化的發(fā)展歷程制定相應(yīng)的規(guī)范與操作標(biāo)準(zhǔn)，使得有關(guān)檔案管理的辦公軟件開發(fā)及更新跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，影響了檔案管理信息化數(shù)據(jù)平臺(tái)的共享過程。因此，政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的推進(jìn)力度。

（二）檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

檔案管理人員作為此項(xiàng)工作的主要執(zhí)行者，對(duì)于檔案管理工作的重要性不言而喻，尤其是在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代快速發(fā)展的大背景下，檔案管理人員需要具有更高水平的檔案管理專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)以及操作基礎(chǔ)。例如，在現(xiàn)階段的檔案管理工作過程中，由于部分檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不夠豐富，并且沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，對(duì)檔案管理工作缺乏責(zé)任意識(shí)，對(duì)于檔案管理過程中出現(xiàn)的突發(fā)情況缺乏積極的應(yīng)對(duì)措施，影響了檔案管理工作的整體運(yùn)行效率。此外，檔案管理部門作為非盈利性的公共服務(wù)部門，由于缺乏工資獎(jiǎng)金的激勵(lì)機(jī)制，部分檔案管理人員的工作態(tài)度不符合有關(guān)部門的要求，使得檔案用戶對(duì)檔案管理工作的服務(wù)不夠滿意，影響了用戶的檔案查詢體驗(yàn)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代的發(fā)展使得檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)緊密相關(guān)，促使檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)素質(zhì)的進(jìn)一步提升，以提高檔案用戶對(duì)于檔案服務(wù)工作的滿意程度與關(guān)注度，緊跟互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的潮流[1]。

（三）企業(yè)對(duì)于檔案信息化的管理缺乏必要的動(dòng)力

在企業(yè)檔案管理工作的過程中，管理人員往往只注重于企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的提升，而降低了對(duì)于檔案管理工作發(fā)展的關(guān)注程度，將企業(yè)的主要精力與力量投入到了產(chǎn)品生產(chǎn)與銷售過程中，對(duì)于企業(yè)檔案信息化的管理缺乏必要的動(dòng)力，單純地認(rèn)為檔案管理工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)不大。此外企業(yè)需要單獨(dú)承擔(dān)檔案管理工作的人員工資支出及軟件日常維護(hù)與更新等費(fèi)用，認(rèn)為不值得耗費(fèi)精力與財(cái)力去進(jìn)行檔案信息化的管理。例如，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的來臨，檔案管理信息化與企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)和管理緊密聯(lián)系在一起，提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力不再只依靠產(chǎn)品生產(chǎn)等主要環(huán)節(jié)，檔案管理水平的提升也將為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)必要的力量，加強(qiáng)檔案管理工作可以為企業(yè)管理工作和決策工作提供有效的數(shù)據(jù)支持。企業(yè)只有在其檔案信息化管理水平較高的前提下，工作機(jī)構(gòu)日常運(yùn)行與管理效率才會(huì)得到較大的提升。但是部分企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的關(guān)注度不夠，對(duì)于檔案管理人員的選拔與聘用缺乏足夠的重視，并且未根據(jù)企業(yè)的實(shí)際運(yùn)行情況選擇及購(gòu)買合適的檔案管理軟件，使得企業(yè)的檔案管理工作處于較低的發(fā)展水平，不能夠較好地迎合檔案管理信息化的要求。這些企業(yè)也未將檔案管理工作納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃范圍之內(nèi)，使得檔案管理工作不能夠依靠信息化的巨大優(yōu)勢(shì)進(jìn)行共享與提高。這樣的做法會(huì)將企業(yè)置于不利的發(fā)展地位，影響企業(yè)的日常運(yùn)行與管理。

（四）公眾對(duì)于檔案的使用意識(shí)與關(guān)注度有待進(jìn)一步增強(qiáng)

除了政府對(duì)檔案信息化的推進(jìn)力度有待加大以及企業(yè)對(duì)于檔案信息化的管理缺乏必要的動(dòng)力之外，公眾對(duì)于檔案的使用意識(shí)與關(guān)注度有待進(jìn)一步增強(qiáng)也是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作所面臨的難題。公眾作為檔案管理信息化的主要受益者與使用者，他們對(duì)于檔案的使用將在一定程度上影響檔案信息化的使用價(jià)值，部分公眾由于缺乏對(duì)檔案的查詢及使用意識(shí)，不能夠細(xì)致地了解部分檔案的使用范圍及保密性質(zhì)等內(nèi)容。例如，對(duì)于有關(guān)部門的機(jī)密檔案，要求公眾對(duì)其所查詢并使用的檔案進(jìn)行完全保密，否則將會(huì)對(duì)相關(guān)部門造成不可彌補(bǔ)的危害?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代為公眾查詢檔案提供了多種途徑及使用方式，但部分公眾對(duì)于檔案的查詢及使用途徑未進(jìn)行充分地了解，因此在查詢檔案以及接收檔案服務(wù)時(shí)不能很好地遵守檔案查詢規(guī)范及有關(guān)規(guī)定，不能在所規(guī)定的范圍內(nèi)合理地使用檔案，不僅降低了檔案本身所具有的價(jià)值，而且使得部分民眾對(duì)于檔案的關(guān)注度急劇下降，影響了檔案管理信息化的發(fā)展[2]。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作出現(xiàn)問題的原因

（一）部分企業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)模式較為落后

就“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作出現(xiàn)的問題來看，其中一個(gè)主要的原因是檔案管理人才培養(yǎng)模式較為落后。[3]企業(yè)應(yīng)當(dāng)從促進(jìn)檔案管理工作得到質(zhì)變的角度出發(fā)，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展戰(zhàn)略，緊跟“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的發(fā)展潮流。大數(shù)據(jù)是主要的發(fā)展方向，而檔案管理人員需要對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行準(zhǔn)確地分析，這也為檔案管理人員的培養(yǎng)模式提供了主要的途徑。[4]例如，企業(yè)需要組織檔案管理人員進(jìn)行數(shù)字化管理技術(shù)以及先進(jìn)檔案管理觀念的學(xué)習(xí)，對(duì)檔案管理工作中的記錄、編檔、分類、歸檔、查閱以及修改等過程進(jìn)行詳細(xì)的講解與教育，使檔案管理人員熟悉管理過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，尤其是各個(gè)環(huán)節(jié)的操作技巧及其容易出現(xiàn)的錯(cuò)誤等部分內(nèi)容。這需要企業(yè)邀請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行詳細(xì)的講解，但在實(shí)際的企業(yè)培訓(xùn)過程中，由于企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠，使得檔案管理人才的培養(yǎng)模式較為傳統(tǒng)落后，其培養(yǎng)模式仍然遵循傳統(tǒng)的課堂講學(xué)模式，專家只專注于檔案管理教學(xué)內(nèi)容的講述，對(duì)于檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)缺乏詳細(xì)的講解與分析。同時(shí)也未將檔案管理工作的操作技巧及相應(yīng)的工作原理進(jìn)行解答，無法使學(xué)生真正地理解檔案管理工作的具體內(nèi)容。[5]另外，企業(yè)也未給檔案管理人員提供較多的實(shí)踐機(jī)會(huì)。只有在檔案管理信息系統(tǒng)上進(jìn)行實(shí)踐，檔案管理人員才能真正地掌握此類工作的操作流程。正是因?yàn)閷?shí)踐機(jī)會(huì)較少，使得檔案管理人才培養(yǎng)模式較為落后[6]。

（二）對(duì)于檔案管理思維化的宣傳力度不夠

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，另一個(gè)使得檔案管理工作出現(xiàn)問題的原因是有關(guān)部門對(duì)于檔案管理思維化的宣傳力度不夠?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代新型的檔案管理模式仍然處于初級(jí)發(fā)展階段，雖然可以使檔案管理工作突破時(shí)間和空間的限制，展示其所具有的深度和廣度的內(nèi)涵，并使檔案管理模式朝著數(shù)據(jù)化的方向發(fā)展，但與具體的應(yīng)用以及發(fā)展仍然有一段距離，要使檔案管理工作符合“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的要求，就要提高其管理的質(zhì)量以及效率。例如，企業(yè)或者有關(guān)部門需要加大對(duì)檔案管理思維化的宣傳力度，特別是對(duì)于“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代為檔案管理工作所帶來的先進(jìn)管理理念以及強(qiáng)大的技術(shù)支持，宣傳部門應(yīng)當(dāng)著重進(jìn)行宣傳。通過展示檔案管理工作所具有的操作空間以及網(wǎng)絡(luò)信息交流平臺(tái)，使公眾了解“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的巨大優(yōu)勢(shì)，提高公眾對(duì)檔案管理工作的關(guān)注程度，并使公眾體驗(yàn)檔案查詢的便利。但在實(shí)際的檔案管理過程中，宣傳部門對(duì)于檔案管理思維化的宣傳只局限于單一的書面描述，缺乏多樣性，不足以吸引公眾，使得檔案管理思維化的宣傳工作得不到具體的落實(shí)，公眾的網(wǎng)絡(luò)意識(shí)與平臺(tái)交流意識(shí)得不到提高與培養(yǎng)，從而使“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作全面快速網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程受到較大影響。

（三）對(duì)于檔案管理過程的安全監(jiān)督力度有待加大

除了部分企業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)模式較為落后以及對(duì)于檔案管理思維化的宣傳力度不夠之外，有關(guān)部門對(duì)于檔案管理過程的安全監(jiān)督力度有待加大也是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代管理工作產(chǎn)生問題的主要原因?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代所帶來的數(shù)字化檔案信息管理模式存在著較多的不確定因素，而基于此類模式所建立的檔案管理信息系統(tǒng)所存在的風(fēng)險(xiǎn)也是來自多方面的，如管理人員自身操作失誤導(dǎo)致檔案文件丟失以及由于網(wǎng)絡(luò)攻擊導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息受損等不確定因素，檔案管理工作也存在著較高的風(fēng)險(xiǎn)。因此，需要安全監(jiān)督部門加強(qiáng)對(duì)檔案管理過程的監(jiān)管，做好網(wǎng)絡(luò)攻擊的預(yù)警工作，對(duì)檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行過程中接收的惡意代碼以及病毒文件等信息要進(jìn)行重點(diǎn)清除，并向使用者提供網(wǎng)絡(luò)安全警告，提醒他們不要點(diǎn)擊或接收類似惡意代碼或文件。同時(shí)也要制定檔案管理過程的操作規(guī)范。對(duì)于檔案的編檔、查詢、歸檔以及修改等過程的操作規(guī)范，特別是對(duì)于檔案管理過程中的修改環(huán)節(jié)，要根據(jù)有關(guān)部門的要求進(jìn)行操作，避免由于人工操作失誤導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)錯(cuò)誤或丟失。但由于部分安全監(jiān)督人員疏于職守，可能導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)受到網(wǎng)絡(luò)攻擊的風(fēng)險(xiǎn)增加，影響檔案管理工作的正常進(jìn)行[7]。

三、如何在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代更好地進(jìn)行檔案管理工作

（一）引入現(xiàn)代化檔案管理理念進(jìn)行檔案管理工作

要想在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代更好地進(jìn)行檔案管理工作，第一步需要做的是引入現(xiàn)代化檔案管理觀念進(jìn)行檔案管理工作。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代帶來了現(xiàn)代化的檔案管理觀念，其中最主要的是建立大數(shù)據(jù)思維。檔案數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)了較強(qiáng)的增長(zhǎng)趨勢(shì)，而為了適應(yīng)這一增長(zhǎng)趨勢(shì)，企業(yè)不可避免地需要引入現(xiàn)代化的檔案管理理念，進(jìn)而對(duì)企業(yè)內(nèi)部的檔案進(jìn)行綜合性的管理。例如，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)企業(yè)所涉及領(lǐng)域的生產(chǎn)以及發(fā)展等檔案進(jìn)行整理，建立網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)交流平臺(tái)。將涉及企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)、日常管理機(jī)制以及工作流程的檔案置于網(wǎng)絡(luò)信息交流平臺(tái)上，以便于企業(yè)內(nèi)部人員對(duì)自身的工作流程等檔案信息進(jìn)行查詢。至于如何進(jìn)行查詢，則可以設(shè)置關(guān)鍵詞查詢、作者姓名查詢以及發(fā)稿日期查詢等方式進(jìn)行檔案查詢。例如，在企業(yè)工作人員對(duì)自身績(jī)效表現(xiàn)情況進(jìn)行查詢時(shí)，只需要輸入“績(jī)效表現(xiàn)”四個(gè)字就可以查詢到自身績(jī)效表現(xiàn)所對(duì)應(yīng)的工資標(biāo)準(zhǔn)及獎(jiǎng)金分配，以便在發(fā)放工資時(shí)與實(shí)際所得工資進(jìn)行比對(duì)，保證自身所得工資符合績(jī)效表現(xiàn)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。因此，引入現(xiàn)代化檔案管理觀念進(jìn)行檔案管理工作，可以在工作人員進(jìn)行思考和決策時(shí)提供必要的幫助，并且減少了以往查找資料所耗費(fèi)的時(shí)間，進(jìn)一步提高了檔案管理效率[8]。

（二）加大對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)思維化的宣傳力度

另一個(gè)需要采取的對(duì)策是加大對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)思維化的宣傳力度。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的發(fā)展，而“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代則為檔案管理工作帶來了先進(jìn)的管理模式。檔案管理工作未來的發(fā)展方向是以數(shù)字化信息管理方式為主體，并充分利用互聯(lián)網(wǎng)深度和廣度進(jìn)行檔案管理。但數(shù)字化信息管理方式當(dāng)前仍處于起步階段，若想使它在檔案管理工作中得到充分的利用，就必須加大對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)思維化的宣傳力度。例如，通過加強(qiáng)對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)思維化的宣傳工作，可以提高公眾的網(wǎng)絡(luò)意識(shí)，使公眾有強(qiáng)烈的興趣去了解和使用檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，充分感受數(shù)字化檔案管理方式為檔案查詢及修改所帶來的便利；提高檔案管理工作的管理效率與操作水平，提高公眾對(duì)于檔案管理工作的關(guān)注程度，引導(dǎo)全社會(huì)人們參與到檔案工作中來；通過引領(lǐng)公眾關(guān)注檔案管理方式的變化，使公眾了解檔案管理工作，增強(qiáng)其利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案查詢的意識(shí)，從而高效地開展檔案管理網(wǎng)絡(luò)思維化工作。

（三）推進(jìn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)建設(shè)

檔案管理工作需要與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相聯(lián)系，因此推進(jìn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)建設(shè)是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一方面，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件的研發(fā)工作，根據(jù)相應(yīng)企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃及其側(cè)重的領(lǐng)域等情況進(jìn)行軟件的開發(fā)，確保其能夠滿足多層次、多角度以及多類型的檔案管理具體要求。另一方面，在滿足多類型以及多層次檔案管理的具體要求的同時(shí)，還需要制定統(tǒng)一的檔案管理軟件研發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，確保不同的檔案管理軟件可以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上使用。例如，在保證檔案管理安全性的前提下，有關(guān)部門可以建設(shè)面向大眾的開放性檔案管理平臺(tái)，讓公眾感受“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代所帶來的便利。將現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)檔案以及符合開放標(biāo)準(zhǔn)的檔案進(jìn)行收集與整理，推動(dòng)檔案管理平臺(tái)的統(tǒng)一化和專業(yè)化，以便于公眾進(jìn)行檔案查詢等環(huán)節(jié)。

（四）推進(jìn)新時(shí)期檔案管理體制改革

推進(jìn)新時(shí)期檔案管理體制改革是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代進(jìn)行檔案管理公眾的必要條件。在當(dāng)前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的過程中，檔案服務(wù)功能將更加符合公眾的服務(wù)需求，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)功能僅限于專業(yè)部門進(jìn)行統(tǒng)一的查詢服務(wù)，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足公眾對(duì)于檔案管理工作的要求。只有使部分檔案服務(wù)功能朝著大眾化以及統(tǒng)一化的方向發(fā)展，檔案服務(wù)功能才能夠完全顯現(xiàn)出來。將部分檔案管理工作分配給公共檔案服務(wù)部門，引導(dǎo)其進(jìn)行自主管理與運(yùn)行，并增加公共檔案服務(wù)部門的數(shù)量，充分依賴于互聯(lián)網(wǎng)這一潛力巨大的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)；拓展檔案服務(wù)工作的廣度與深度，將檔案服務(wù)工作當(dāng)作公益服務(wù)事業(yè)來做，讓更多的公眾感受檔案管理工作所帶來的便利，提升公眾對(duì)于此項(xiàng)工作的滿意程度，并促進(jìn)全社會(huì)公眾平等使用檔案服務(wù)功能的氛圍[9-10]。

四、結(jié)語

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來為檔案管理工作帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，雖然出現(xiàn)了檔案管理觀念的落后以及對(duì)于檔案管理網(wǎng)絡(luò)思維化的宣傳力度不夠等問題，但隨著檔案管理人員能力的提升以及安全監(jiān)督力度的加大，檔案管理工作將充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的巨大優(yōu)勢(shì)，更加符合“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的要求，為檔案服務(wù)貢獻(xiàn)更多的力量。