張桂玲　陳婷　 張浩

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）11-00-01

隨著科學信息技術快速發(fā)展，檔案管理信息化建設已經(jīng)成為社會發(fā)展的重要趨勢，并且已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理需要完成的重要任務。但是與發(fā)達國家相比，我國的檔案管理信息化建設還有不足之處。因此，在未來的檔案管理技術發(fā)展中，有必要加快推進檔案管理信息化建設，以保障事業(yè)單位檔案管理的健康發(fā)展。

一、檔案管理實現(xiàn)信息化的重要性

檔案信息化，可遠程服務，資源共享;提高檔案信息利用的時效性。檔案人員要管好檔案，應該熟悉計算機基礎知識，這樣才能使信息發(fā)揮最大的作用。檔案管理的信息化、網(wǎng)絡化，可以給管理人員、職能部門帶來顯著的效果和收益。 隨著現(xiàn)代科學技術在檔案管理工作中的廣泛應用，計算機已經(jīng)成為檔案部門最為常見的工作工具和管理手段。檔案信息以它所獨具的最直接、最真實、最原始的特點區(qū)別于其它信息，從而在信息領域有其特殊的地位。要實現(xiàn)檔案信息化，其基礎工作就是實現(xiàn)檔案的計算機管理，充分發(fā)揮計算機在檔案管理工作中的重要作用，了解和掌握計算機的功能和作用;應用計算機技術管理館藏檔案;建立現(xiàn)代模式的檔案數(shù)據(jù)庫。

二、檔案信息化建設策略

1.加強設備維護和引進

應配備必要的服務于檔案信息化的設備，滿足檔案信息資源開發(fā)，信息處理與傳輸對技術裝備的要求。要想保證檔案資料長期有效的保存，就必須確保硬件設施性能的穩(wěn)定，并且做好對硬件設施的維護和保養(yǎng)，盡可能避免出現(xiàn)故障。只有這樣，才能使事業(yè)單位檔案管理工作的水平不斷得到提升，才能讓檔案資料得到科學有效的保存。除此之外，還需要注重對一些先進的技術和設備的引進和利用，使電子存儲的技術優(yōu)勢得到最大化的發(fā)揮，儲存量得到進一步的提升。

2.大力提高檔案管理人員的業(yè)務水平

為了實現(xiàn)檔案管理信息化建設的目標，檔案管理工作人員需要不斷加強自我學習，提高自身的專業(yè)能力和素質(zhì)。事業(yè)單位應定期對檔案管理工作人員進行相關的培訓，為其樹立正確的工作態(tài)度。在檔案信息化管理工作中，相關工作人員的觀念及其操作能力對事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量有著重要的影響。因此，檔案管理工作人員要不斷更新自己的思想觀念，不斷調(diào)整自身心態(tài)，努力學習相關的網(wǎng)絡知識和技能，強化自身對網(wǎng)絡信息進行整理和分類的能力，使檔案信息化管理的功能和價值得到最大化的發(fā)揮，從而滿足事業(yè)單位的管理發(fā)展需要。

3.制定合理的總體規(guī)劃

事業(yè)單位在對檔案管理信息化建設進行總體規(guī)劃時，應以事業(yè)單位自身的發(fā)展戰(zhàn)略為基礎，對單位的自身特點和發(fā)展目標進行分析后，再進行深入的調(diào)查和論證，制定出科學合理的檔案管理信息化建設的近期計劃和長遠規(guī)劃，使其形成一個大規(guī)模的網(wǎng)絡化管理模式，推動事業(yè)單位檔案信息化建設的協(xié)調(diào)發(fā)展。除此之外，還需要對系統(tǒng)的實際應用效果加以關注，重視其對事業(yè)單位信息服務的總體目標支持，最大化地發(fā)揮系統(tǒng)的靈活性和可拓展性，并為將來的發(fā)展留下足夠的拓展空間。

4.建立完善的檔案管理規(guī)章制度

科學的管理制度是促進事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的有力保障。事業(yè)單位的管理必須結合單位的實際情況來制定相應的規(guī)章制度，促使檔案管理工作向科學、信息、規(guī)范的方向發(fā)展，從而推進事業(yè)單位的快速發(fā)展。同時，將績效考核制度納入到日常管理中，進一步提高工作人員對檔案管理工作的重視程度，有利于各項管理制度的完善和實施。只有這樣，才能使檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)揮出應有的價值和作用，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設打下良好的基礎。

5.建立實用的檔案管理操作系統(tǒng)

事業(yè)單位需要根據(jù)自身實際情況建設檔案管理操作系統(tǒng)，這也是實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設的關鍵所在。檔案管理操作系統(tǒng)的主要功能應包括：以網(wǎng)頁形式為相關的工作人員提供檔案信息服務，網(wǎng)上查詢、整理和下載電子檔案以及其他瀏覽使用服務。檔案管理操作系統(tǒng)的建立不僅僅是實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化的重要標志，同時也是實現(xiàn)檔案管理信息化的一個重要手段。因此，事業(yè)單位要不斷提高對檔案信息系統(tǒng)的建設能力，促進檔案信息資源的共享。只有這樣，才能使事業(yè)單位的檔案管理工作契合新時期檔案網(wǎng)絡化管理的發(fā)展趨勢，才能更好地促進事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作。除此之外，事業(yè)單位還應積極聯(lián)系一些國內(nèi)外擁有較強技術實力的軟、硬件公司，為事業(yè)單位打造一套能夠適應事業(yè)單位發(fā)展需要的檔案管理操作系統(tǒng)，提高檔案信息更新?lián)Q代的頻率，進而滿足事業(yè)單位對數(shù)據(jù)信息有效使用和管理的目的。

6.加強檔案工作標準規(guī)范的建設

檔案信息化的首要任務就是檔案業(yè)務要規(guī)范，完善檔案信息化制度建設，并嚴格按照制度要求貫徹實施，層層把關，責任到人。根據(jù)相關的技術標準，各級檔案部門應加強電子文件的歸檔和日常規(guī)范管理，按照電子文件管理規(guī)定要求，保證已歸檔的電子文件的真實、完整和安全。

三、結束語

總之，檔案信息化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要長期細致的工作，有待于在實踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)過程中應該堅持量力而行、循序漸進、實用有效的原則，用信息化建設思想統(tǒng)攬全局，實現(xiàn)檔案管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設與全社會信息化同步發(fā)展，為促進國民經(jīng)濟和社會發(fā)展，維護社會政治穩(wěn)定提供快捷有效的檔案信息服務。 在新時期的檔案管理工作中，應該不斷提高自身的信息化管理水平，并結合單位自身實際情況，探索有利于自身工作發(fā)展的新途徑，以計算機技術和網(wǎng)絡平臺建設為基礎，科學有效地對檔案信息進行管理，進一步提高事業(yè)單位檔案管理服務水平。