■張絮（靖宇縣移民服務(wù)中心）

隨著信息時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的中流砥柱，因此建設(shè)事業(yè)單位檔案管理信息化是事業(yè)單位發(fā)現(xiàn)的必然趨勢，其發(fā)揮的作用自是不然而喻的。但就我國現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來看，仍然存在一定的不足，并在建設(shè)過程中暴露出了一些問題，為了更好的促進(jìn)我國事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，必須的針對(duì)現(xiàn)階段的不足和問題進(jìn)行有效的解決，才能不斷的推動(dòng)我國事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）永久性的保存事業(yè)單位檔案信息

在事業(yè)單位檔案管理工作中，傳統(tǒng)的檔案管理都是對(duì)紙質(zhì)版檔案進(jìn)行保存，但是紙質(zhì)版的信息在保存過程中會(huì)受到環(huán)境中溫度、濕度等因素的影響，導(dǎo)致紙張出現(xiàn)發(fā)霉或者損壞的問題，特別是長期保存的文件還可能出現(xiàn)丟失問題，當(dāng)出現(xiàn)突發(fā)事件時(shí)開會(huì)對(duì)檔案造成無法挽救的破壞，例如：水災(zāi)，火災(zāi)等。因此，紙質(zhì)版的檔案很難完好無損的進(jìn)行長期保存。但是在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，將使用數(shù)字化檔案取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案，將所有檔案信息存放到計(jì)算機(jī)磁盤中，不僅節(jié)約了檔案存儲(chǔ)的空間，還能做到永久性的保存，同時(shí)減少了破壞檔案管理的影響因素。

（二）提升檔案管理的有效性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行管理時(shí)比較煩瑣，所涉及的程序也較多，使得檔案管理工作人員工作量較大，并且工作的效率也不高。大量的紙質(zhì)檔案也加大了工作人員查詢和整理檔案和難度。對(duì)其進(jìn)行信息化建設(shè)之后，通過專門的系統(tǒng)可以對(duì)檔案進(jìn)行有效的查詢，簡化了檔案管理工作人員查詢工作的同時(shí)提高了查詢效率。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的使用使檔案管理工作變得簡單，最大化的提高了檔案管理的工作質(zhì)量與工作效率。

（三）轉(zhuǎn)變管理方式

在事業(yè)單位中，傳統(tǒng)檔案管理都是以紙張作用媒介，采用人工錄入的方法對(duì)檔案進(jìn)行管理的。而信息化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理方法相比有著很大的不同，信息化檔案管理是以網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)作為媒介，采用電子錄入的方法對(duì)檔案進(jìn)行管理。因此說檔案管理信息化建設(shè)改變了檔案和管理方式，使傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)和運(yùn)用轉(zhuǎn)換為對(duì)信息化檔案的管理、存儲(chǔ)、采集等。這樣可以實(shí)現(xiàn)在提升檔案管理有效性的基礎(chǔ)上推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的不足與問題

（一）對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作和重視程度不夠

檔案管理工作作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作，很多領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致管理工作不受重視。在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，往往高度重視如何引進(jìn)先進(jìn)人才和提高工作效率上，認(rèn)為檔案管理工作只是對(duì)個(gè)人檔案的保存，殊不知不當(dāng)?shù)臋n案管理和保存會(huì)使單位措施優(yōu)秀的員工，造成員工價(jià)值和員工潛力的浪費(fèi)。

現(xiàn)階段，很多事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作上要求只要是停留在妥善保管檔案信息，使其不發(fā)生丟失、破壞、遺漏等問題，并保障檔案能夠正常進(jìn)行調(diào)度即可。由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的要求較低，也在一定程度上影響了檔案管理人員工作的積極性和熱情，無法保障檔案管理工作和連續(xù)性和完整性。

（二）事業(yè)單位檔案管理人員知識(shí)相對(duì)匱乏

很多事業(yè)單位檔案管理工作都不是專人負(fù)責(zé)的，很多單位以兼職的形式進(jìn)行工作，還有很多檔案管理工作人員根本沒有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，屬于零基礎(chǔ)人員。這樣在檔案管理工作過程中，無法按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的對(duì)檔案進(jìn)行收集、保存、歸檔以及立卷等工作。再加上很多單位不重視檔案管理工作，也缺乏對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn)，導(dǎo)致很多檔案管理人員在工作都是處于摸索的狀態(tài)。

三、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）提高事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作以及檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

首先，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)深刻的認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位檔案管理工作的重要性，明確其在單位發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)決策中的作用，并把檔案管理信息化建設(shè)列入到事業(yè)單位重點(diǎn)工作中，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。

其次，事業(yè)單位要為檔案管理工作提供專門的辦公地點(diǎn)，提高檔案管理設(shè)備的配置水平，并設(shè)立專人專崗，增加事業(yè)單位檔案管理的保密性。在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，使事業(yè)單位的檔案管理工作更具嚴(yán)密性。

最后，事業(yè)單位要定期開展檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)性，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，使其在工作崗位上提供良好的服務(wù)。

（二）建立完善的、健全的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)和管理制度

首先，事業(yè)單位要根據(jù)國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定以及單位的實(shí)際情況指定出符合自身發(fā)展的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)和管理的制度，只有事業(yè)單位檔案管理制度是健全的、完善的才能更好的推動(dòng)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。此外，事業(yè)單位還要針對(duì)檔案管理崗位指定考核制度，利用獎(jiǎng)懲制度激發(fā)員工的進(jìn)取心，提高工作的積極性，加快檔案管理人員熟悉和掌握信息化檔案管理的工作技能，提高自身的業(yè)務(wù)水平。

其次，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要要求檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)國家出臺(tái)的所有與檔案管理有關(guān)的法律和政策，例如：《檔案法》，這樣不僅能對(duì)現(xiàn)行的檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化和完善，還能夠使事業(yè)單位的檔案管理工作做到有法可依，更具規(guī)范性。

（三）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)離不開優(yōu)秀的人才，但也同樣離不開先進(jìn)的技術(shù)，例如：計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)。這就需要保障檔案管理人員能夠熟練的掌握與檔案管理相關(guān)的軟件、硬件設(shè)施，并且具備統(tǒng)計(jì)、分析檔案信息的能力?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位的檔案管理工作主要是挖掘和管理檔案資料知識(shí)，隨著事業(yè)單位的快速發(fā)展，需要不斷加大檔案資料潛在價(jià)值的挖掘力度，保障檔案管理的完整性的基礎(chǔ)上，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和科學(xué)手段加大對(duì)知識(shí)的挖掘力度，以便使事業(yè)單位的檔案管理工作更好的滿足各個(gè)部門的需求。

四、結(jié)束語

綜上所述，在社會(huì)快速進(jìn)步的今天，事業(yè)單位檔案管理的工作方式也發(fā)生了巨大的變化。特別是在信息化時(shí)代中，推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，不僅使檔案管理的工作效率得到了大幅度的提升，還能夠使檔案管理工作更具規(guī)范性、時(shí)效性。這樣看來，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是信息時(shí)代中的必然發(fā)展趨勢，因此事業(yè)單位要給予高度的重視，使信息化建設(shè)得已順利開展，使其進(jìn)一步帶動(dòng)事業(yè)單位的整體發(fā)展水平。