張帆

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和社會的不斷進(jìn)步，相關(guān)的教育事業(yè)單位的人員也有很大的變動，若想保證人事檔案的完整，就要求相關(guān)的教育事業(yè)單位做好檔案的信息化管理工作。但是，目前我國在教育人事檔案管理中還存在著很多問題，導(dǎo)致人事檔案管理工作沒有辦法順利的進(jìn)行，所以，本文針對于當(dāng)前教育人事檔案管理工作中所存在的問題進(jìn)行分析，并且對此制定出相應(yīng)的解決措施，以此來使教育人事檔案管理的信息化建設(shè)可以順利的進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：教育人事 ? 檔案管理 ? 問題 ? 對策

教育人事檔案中包含著教育人才的個(gè)人履歷與個(gè)人獎懲情況，同時(shí)也完整地記錄了教育人才的各個(gè)方面信息。確保教育人事檔案管理的系統(tǒng)性和科學(xué)性，才能夠保證教育人才分配合理。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，推動了社會各行業(yè)各領(lǐng)域的進(jìn)步和變革，由于時(shí)代的發(fā)展，工作方法的變化，傳統(tǒng)的教育人事檔案管理方法不能適應(yīng)時(shí)代潮流，因此，對教育人事檔案管理工作提出了更高的要求，提高教育人事檔案管理效率。人事檔案管理沒有高的管理水平，會在一定程度上影響教育事業(yè)單位的工作效率。本文主要圍繞教育人事檔案管理工作展開討論，首先分析出在檔案管理中存在的問題，并根據(jù)這些問題提出有效的解決辦法，從而提升教育人事檔案管理的工作效率。

一、當(dāng)前教育人事檔案管理中所存在的問題

（一）教育人事檔案的管理方式比較落后、信息化認(rèn)知不足

人事檔案管理工作隨著時(shí)代的發(fā)展，開始進(jìn)入管理信息化階段，然而，仍有部分教育事業(yè)單位還在使用傳統(tǒng)的管理方式和制度，致使檔案管理的工作不到位。隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步，在管理檔案的工作中出現(xiàn)了一些問題。電子檔案的應(yīng)用，使人事檔案管理工作變得更加復(fù)雜，同時(shí)要求著檔案管理有更高的制度和技術(shù)。在當(dāng)前，我國教育單位信息檔案的總體管理水平仍然遠(yuǎn)低于一些發(fā)達(dá)國家，這主要是由于一些教育單位沒有注意檔案管理工作的重要性，對人事檔案管理信息化重要性的認(rèn)知度不夠，同時(shí)缺乏支持檔案管理的工作系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理工作變得更為復(fù)雜，致使管理工作的效率低下。

（二）教育人事檔案信息化、科技化建設(shè)緩慢

近幾年，我國教育事業(yè)單位的人事檔案管理信息化、科技化、數(shù)字化的建設(shè)腳步較慢，很多教育事業(yè)單位并沒有深刻認(rèn)識到建設(shè)信息化人事檔案管理系統(tǒng)的重要性，在檔案管理上投入較少的資金，這樣的情況下，就會沒有配備齊全人事檔案管理相應(yīng)，制約了檔案查詢以及檢索工作的準(zhǔn)確性和效率。此外，只進(jìn)行簡單的規(guī)劃，不完善的配套設(shè)施，會對人事檔案管理信息化的操作性、實(shí)用性和可靠性造成一定的影響。人事檔案管理工作已經(jīng)開始使用信息化技術(shù)，但大部分管理人員對教育人事檔案信息管理工作的重視程度不夠，且大部分人事檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，缺乏理論知識，此外，由于教育事業(yè)單位對人事檔案管理工作投入資金較少，導(dǎo)致人事檔案管理信息化建設(shè)受到影響，難以進(jìn)行。

此外，科學(xué)技術(shù)作為教育人事檔案信息化建設(shè)的前提基礎(chǔ)，較發(fā)達(dá)國家相比仍處于比較落后的時(shí)期，工作效率較低因此，教育人事檔案信息化建設(shè)工作效率較低?？茖W(xué)技術(shù)水平落后，對教育人事檔案信息化建設(shè)起到直接影響。雖然大多數(shù)教育事業(yè)單位正在積極完善人事檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)，但由于技術(shù)人員水平不過關(guān)，在實(shí)際數(shù)據(jù)維護(hù)和管理是仍會出現(xiàn)問題，阻礙了人事檔案管理信息化建設(shè)。

（三）教育人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)不足

隨著我國科技的迅速發(fā)展，先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)越來越多地引入到教育事業(yè)單位的檔案管理中，但由于這些設(shè)備和技術(shù)沒有得到適當(dāng)利用，教育事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化程度目前仍然存在較大問題。目前，檔案管理的目標(biāo)和科學(xué)管理手段的選擇性和隨機(jī)性更大，同時(shí)缺乏考慮到現(xiàn)實(shí)情況的標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理模式，導(dǎo)致檔案管理的目標(biāo)和科學(xué)管理手段在很大程度上取決于檔案管理的質(zhì)量，致使檔案管理的工作水平較低。目前，許多檔案管理人員在業(yè)務(wù)和管理能力方面無法滿足檔案管理的基本需要，特別是一些市鎮(zhèn)教育事業(yè)單位的教育檔案管理人員，這些檔案管理人員專業(yè)水平相對較低，而且在檔案管理方面的專業(yè)能力較低。并且，由于多數(shù)教育事業(yè)單位并未認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，相應(yīng)的人事檔案管理人員的檔案管理水平和專業(yè)素質(zhì)不高，人事檔案管理工作人員不重視檔案管理的重要性，檔案管理的工作人員能力有限，即使檔案管理人員對檔案管理的質(zhì)量要求相對較高，但檔案管理人員的能力相對較為薄弱，工作人員的管理培訓(xùn)沒有得到有效實(shí)施，使工作人員的工作水平和技術(shù)能力大大降低，無法對檔案管理的總體質(zhì)量進(jìn)行管理。

二、強(qiáng)化教育事業(yè)單位人事檔案管理的對策

（一）提高對人事檔案信息化建設(shè)的重視程度，強(qiáng)化檔案管理工作

教育人事檔案管理信息化建設(shè)不但是應(yīng)時(shí)之策也符合我國城市教育人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢，所以，教育事業(yè)單位必須重視人事檔案信息化數(shù)字化建設(shè)工作，加大對信息化建設(shè)的資金和人力投入，為教育人事檔案管理的信息化建設(shè)提供技術(shù)支持，創(chuàng)造出一個(gè)適合教育人事檔案管理信息化建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，促進(jìn)其更好地發(fā)展，此外，還應(yīng)引進(jìn)新型信息化技術(shù)，取長補(bǔ)短，提高技術(shù)水平，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，把人事檔案管理信息化建設(shè)所需的軟硬件配備齊全，既要滿足工作所需，又要最大限度的節(jié)約成本，避免資金浪費(fèi)，進(jìn)一步完善人事檔案管理信息化建設(shè)。

（二）增強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的安全意識

隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，數(shù)字化信息技術(shù)為檔案管理提供了一種有效和迅速的管理方式。但在使用計(jì)算機(jī)的過程中也存在一定的缺點(diǎn)，例如計(jì)算機(jī)使用時(shí)會產(chǎn)生一定的安全風(fēng)險(xiǎn)等。目前，在教育事業(yè)單位檔案管理工作開展的過程中，這一些教育單位缺乏安全意識，在檔案數(shù)字化管理的過程中，各種檔案的資料丟失以及個(gè)人資料泄漏等會造成無法彌補(bǔ)的損失。此外，儲存電子檔案的最新版本不兼容以及不合法等會導(dǎo)致材料無人保管后被大量銷毀。檔案保管長期以來一直是檔案管理中的一個(gè)重要問題，但并未得到教育事業(yè)單位的注意，這往往導(dǎo)致檔案管理工作無法正常進(jìn)行。根據(jù)對檔案保密程度的嚴(yán)格定義，對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)編碼，以確保正確處理檔案的保密性，同時(shí)拒絕接受用戶的請求，從而確保數(shù)據(jù)庫中的所有數(shù)據(jù)都能以保密的方式處理。

（三）建立健全的檔案管理制度

對人事檔案信息管理的重要作用進(jìn)行充分發(fā)揮，首先要進(jìn)行科學(xué)、全面管理制度的建立，這一制度的建立，不僅能約束和監(jiān)管管理人員責(zé)任意識和專業(yè)素質(zhì)，另還可以保障人事檔案信息維護(hù)的完整性以及保密性。在信息化、數(shù)字化的大時(shí)代背景下，還要對人事檔案管理的規(guī)范以及相關(guān)配套制度和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行補(bǔ)充制定。教育人事檔案的管理流程標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)該從教育事業(yè)單位人員入職就進(jìn)行管理，實(shí)時(shí)跟進(jìn)，同期計(jì)劃、檢查以及補(bǔ)充，最后按時(shí)上傳。對人事檔案資料時(shí)效性、完整性以及延續(xù)性做出保障。

目前，我國大多數(shù)教育事業(yè)單位沒有一個(gè)完善的檔案管理系統(tǒng)來提高檔案管理的質(zhì)量，這就需要建立一個(gè)完善的科學(xué)檔案管理系統(tǒng)，并制定嚴(yán)格的檔案管理工作流程標(biāo)準(zhǔn)。因此，各教育事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，建立一個(gè)科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)包括收集、組織、運(yùn)作、編目、定位等方面的信息。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)配備多名工作人員對該系統(tǒng)進(jìn)行操作并且負(fù)責(zé)管理檔案以促進(jìn)人事檔案管理工作的順利進(jìn)行，同時(shí)確保檔案的檢索方便和安全保管。隨著我國對于教育事業(yè)單位人事檔案管理工作的重視度提高，目前，我國對于檔案管理工作正在逐步的探索和改進(jìn)，并采取有效措施確保規(guī)定的制定以及確保檔案管理的及時(shí)性，在提高檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，保證檔案管理的數(shù)字化建設(shè)不斷發(fā)展。

（四）提高教育人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為了提升人事檔案管理工作的效率，教育事業(yè)單位對管理人員進(jìn)行專業(yè)上培訓(xùn)，將管理人員的專業(yè)能力提升，對建設(shè)教育人事檔案管理重要性以及必要性有更深刻的認(rèn)識，從而順利有效的開展管理檔案工作。教育事業(yè)單位可以定期的對檔案管理人員的管理相關(guān)技能進(jìn)行培訓(xùn)，使員工學(xué)習(xí)到更多的管理知識，學(xué)習(xí)新的管理方法和手段，增強(qiáng)員工的檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)，不止要注重理論知識的教學(xué)，還要加強(qiáng)員工的實(shí)踐能力，對其業(yè)務(wù)知識進(jìn)行普及，做好收集、存檔資料等各項(xiàng)管理工作，將工作中會出現(xiàn)的失誤減少，員工因此可以加強(qiáng)自身專業(yè)素養(yǎng)以及職業(yè)道德水平，根據(jù)工作的要求，將自身的不足之處加以改進(jìn)，對相關(guān)規(guī)章制度嚴(yán)格遵守，在一定程度上將檔案管理工作水平提高。

三、結(jié)語

綜上所述，在新的時(shí)代背景下，我國經(jīng)濟(jì)和社會不斷發(fā)展的同時(shí)，教育事業(yè)單位的人事檔案管理工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)教育行業(yè)具有的特殊性，教育事業(yè)單位要深刻認(rèn)識到建設(shè)人事檔案信息化的重要性，推動建設(shè)人事檔案的管理信息化模式進(jìn)行優(yōu)化完善，將檔案管理相關(guān)專業(yè)水平提升，在網(wǎng)絡(luò)信息化的時(shí)代下，進(jìn)一步完善教育人事檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

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（作者單位：遼陽市教育發(fā)展服務(wù)中心）