賀亞妮

【摘要】對于企業(yè)來講，辦公室文檔的管理與保密工作是非常重要的，如果保管不當(dāng)發(fā)生公文資料泄露事件，會使企業(yè)遭受比較大的損失。因此，為了保證辦公室工作的有序進(jìn)行，減少企業(yè)損失，就要將各類文檔合理有序進(jìn)行管理與保密，防治文件泄密。本文對辦公室文檔管理存在的問題以及公文管理與保密工作的優(yōu)化策略進(jìn)行研究。

【關(guān)鍵詞】辦公室文檔管理;公文管理;保密;研究

文檔是現(xiàn)代辦公室工作的最基礎(chǔ)的組成部分，文檔資料涉及各類報表、文獻(xiàn)以及記錄等等，它們是在工作與管理過程中產(chǎn)生的，對企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)有一定的作用和價值，這些文本資料的主要功能就是傳遞、保存以及記錄信息。如今，在相關(guān)制度不斷完善的背景下，企業(yè)在不斷發(fā)展，辦公室的管理與工作水平也在不斷提升，在這樣的變化過程中，辦公室文檔管理存在的一些問題和弊端開始顯現(xiàn)。

一、辦公室文檔管理存在的問題

當(dāng)前辦公室文檔管理存在的問題主要體現(xiàn)在兩個方面：一是辦公室人員的公文保密意識不強。在大多數(shù)情況下，辦公室公文管理與保密問題的出現(xiàn)主要是由于辦公室文檔管理人員缺少文檔管理的保密意識，導(dǎo)致對辦公室文檔管理和保密工作的重要性缺乏正確的認(rèn)知，從而也就認(rèn)識不到辦公文檔丟失或者泄密給辦公室?guī)淼膿p失和危害，所以，缺乏公文保密意識是非常不利于公文保密工作有效開展的。除此之外，辦公室也存在許多的人情問題，在人情的影響下，許多辦公資料的查閱、記錄等工作未按照正常的工作流程開展，加上在上級領(lǐng)導(dǎo)的要求下，文檔管理人員不登記就向上級領(lǐng)導(dǎo)提供公文信息，這就導(dǎo)致了公文的安全性威脅進(jìn)一步增加。二是公文管理的制度不健全。公文管理的各個環(huán)節(jié)之間是相互關(guān)聯(lián)的，公文管理工作是一項具有系統(tǒng)性和整體性的工作，為了確保公文管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，就需要建立有效的規(guī)章制度規(guī)范以指導(dǎo)公文管理工作的正常開展，從而保障公文的安全與完整。目前很多辦公室存在制度缺位的問題，而現(xiàn)代化的公文管理工作對于管理與保密制度的依賴性比較強，同時加上對現(xiàn)有制度的貫徹落實不到位，許多辦公室依舊沿用陳舊刻板的傳統(tǒng)文件管理制度，無法滿足辦公自動化建設(shè)的需要，這就導(dǎo)致了公文管理與保存的有效性下降，公文安全漏洞百出，實際的辦公效率低下，影響正常的辦公室工作開展，不利于企業(yè)的發(fā)展。

二、公文管理與保密工作的優(yōu)化策略

（一）提升辦公室人員的公文保密意識。強化辦公室人員的公文保密意識，使其充分認(rèn)識到公文保密的重要性，需要相關(guān)制度的保障，同時還需要公文管理相關(guān)人員的共同努力。首先，作為文檔管理人員，要從自身著手，提升自身的公文保密意識，嚴(yán)格執(zhí)行公文管理各個環(huán)節(jié)的制度，有效保證公文的安全。其次，辦公室人員都應(yīng)當(dāng)在思想上高度重視，樹立公文保密意識，無論在任何時候接觸公文都要具備高度的警惕心理，嚴(yán)格約束自己的行為，對于自己不需要知道的內(nèi)容不傳播不了解，時刻保障公文借閱過程的安全，使泄密的可能性降到最低。此外，對于跨越制度約束，不按規(guī)定程序借閱公文的人員，要嚴(yán)肅處理，使辦公室全體人員對于公文保密具備強烈的警惕意識，從而提升自身的公文保密意識。

（二）健全和完善公文管理制度。首先要加強公文的歸檔保存制度建設(shè)。完善的公文歸檔保存制度便于文檔管理人員對公文進(jìn)行登記、整理和保存等相關(guān)工作的開展。辦公室要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和要求對公文進(jìn)行類型的劃分，對于相同類型的文檔集中統(tǒng)一管理保存，在這個過程中可以參照以往的公文保存機制。此外，對于那些重要的文檔，文檔管理人員要對其原件與復(fù)印件進(jìn)行單獨的保存。將重要的文檔資料進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)換，通過電子文檔管理系統(tǒng)的構(gòu)建，再結(jié)合傳統(tǒng)的文檔管理機制，使文檔歸檔保存制度得以健全和完善。與此同時，要加強公文查閱制度建設(shè)。制定相應(yīng)的公文查閱制度，對文件的調(diào)取與查閱工作進(jìn)行規(guī)范，使相關(guān)人員的公文調(diào)取與查閱資格得到約束和限制，在一定程度上保證公文的安全。

（三）加強辦公自動化環(huán)境下的電子文檔保密管理。如今，辦公自動化已經(jīng)在逐步實現(xiàn)，在這樣快速的變化過程中，辦公室的公文管理與保密也面臨著全新的挑戰(zhàn)。辦公室要不斷提高電子文檔管理系統(tǒng)的安全性，抵御各種網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險的侵害，同時要嚴(yán)格限制公文的使用權(quán)限與管理流程，使不具備訪問權(quán)限的人員難以進(jìn)入系統(tǒng)，從而保證系統(tǒng)的安全。此外，還可以建立集中性的公文存儲平臺，專門管理涉密文件與涉密信息，提升文檔管理人員的技術(shù)水平，保證電子文檔的安全。

三、結(jié)語

如今，辦公室文檔管理中的公文管理與保密工作越來越重要，要想有效做好這項工作，就必須不斷提升辦公室人員的公文保密意識，健全和完善公文管理制度，有效加強辦公自動化環(huán)境下的電子文檔保密管理，從而促進(jìn)公文管理與保密工作有效開展。

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