阿尤石西

四川省涼山州美姑縣審計局 四川涼山州 616450

隨著時代的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的工作模式都因為計算機技術(shù)的應(yīng)用而發(fā)生了巨大的改變。而對于審計檔案工作來說，不論是從管理模式，還是檔案的形態(tài)上來說，都產(chǎn)生了本質(zhì)上的改變。信息化管理模式的應(yīng)用為檔案管理者帶來方便的同時，卻又不得不面臨一個棘手的問題，應(yīng)如何維護數(shù)字檔案信息安全。

1 審計檔案信息化的維護

首先，從審計檔案數(shù)據(jù)的儲存模式上來說，由傳統(tǒng)的紙張存儲，變?yōu)槿缃竦男畔⒒鎯?。因此，在開展檔案信息化維護的過程中，首先要保證所存儲的數(shù)據(jù)是安全穩(wěn)定，準確的。在能保證數(shù)據(jù)存儲的同時，也應(yīng)當能保證數(shù)據(jù)能夠長時間的進行保存。目前壽命最長的數(shù)據(jù)存儲載體為光盤，但是其最長的壽命也不過20-30年。因此，檔案管理人員應(yīng)當在數(shù)據(jù)維護的過程中定期對數(shù)據(jù)的存儲情況進行檢測，同時每一份文件都要設(shè)置備份，以便信息丟失時能夠及時的將信息回復(fù)。對于特別珍貴的資料，則不建議只儲存在光盤上，而應(yīng)該既設(shè)置備份，也將其錄入到能長期保存的載體中，另外拷貝至微縮膠片和紙張上[1]。

其次，當數(shù)據(jù)存儲方面的需求得到保證時，審計工作者又將面臨著數(shù)據(jù)安全維護的問題。新時代下的檔案管理工作人員需要具備以下幾項安全防護技能：

要定期清理計算機，這些文件雖然不涉及檔案信息，但是其中可能隱含著木馬，套取用戶信息。因此，來路不明的文件堅決不要打開，定期刪去，降低計算機的安全隱患。

對機密信息實施加密保護，只要曾經(jīng)處理過檔案信息的載體，都應(yīng)當實施加密措施，對于機密文件的傳輸，更應(yīng)當設(shè)置多重加密，建立內(nèi)部數(shù)據(jù)系統(tǒng)的防火墻，保證系統(tǒng)不受到任何一種形式的破壞。

1.1 要保證數(shù)字檔案信息存儲的真實性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，由于文件的內(nèi)容是難以篡改的，所以在數(shù)據(jù)的真實性這方面則能夠很好的保證，即使數(shù)據(jù)有了篡改，也很容易在文件的表面留下痕跡。但是電子化的信息完全不具備上述特性。因為信息在整理、收集、處理、調(diào)取以及保管的各個環(huán)節(jié)中都有可能對數(shù)據(jù)的內(nèi)容造成影響，另一方面由于系統(tǒng)更新?lián)Q代時，文件存儲格式的轉(zhuǎn)變則隱含著數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換處理失真的問題。

1.2 技術(shù)更新?lián)Q代所帶來的信息難以讀取的問題要克服

審計檔案管理工作的發(fā)展與計算機技術(shù)的發(fā)展應(yīng)當是同步的，因此，隨著時間的不斷推移，審計檔案的存儲方式，存儲格式也必須進行不斷的更新才能適應(yīng)最新的檔案管理系統(tǒng)。但是目前我們面臨的問題是其他檔案系統(tǒng)與審計檔案管理系統(tǒng)間的兼容性是相當一般的。因此，建議研發(fā)人員在進行檔案系統(tǒng)的開發(fā)時，一定要考慮到不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)兼容性，審計工作的開展不是獨立的，而是相互協(xié)作的，尤其是與財務(wù)部門間的協(xié)作是最為密切的。故而，在進行系統(tǒng)研發(fā)時，需要考慮到財務(wù)管理軟件與檔案管理軟件之間是否互通，兩者能否無縫的銜接運行[2]。

建議研發(fā)人員在操作系統(tǒng)更新?lián)Q代之時，也保留老系統(tǒng)，或是為新系統(tǒng)的升級做出一系列的過渡工作，只有這樣才能保證數(shù)據(jù)在計算機技術(shù)的發(fā)展性也有著可控性和可讀性的功能。

1.3 建立健全數(shù)字化檔案管理工作制度

數(shù)字化檔案從錄入到調(diào)取涉及到多個工作環(huán)節(jié)，而一旦任何一個環(huán)節(jié)出了差錯，都將影響到都數(shù)據(jù)存儲的準確性。因此，管理者需要將各個環(huán)節(jié)的工作予以細化，并將工作職責(zé)體現(xiàn)在工作管理制度中。同時施行責(zé)任化的管理制度，保證分工明確，責(zé)任到人。檔案管理工作模式的變革，涉及到的工作內(nèi)容是多樣的，而不是單一的，必須要建立與之相適應(yīng)的制度和機制，明確改革的方向，只有這樣檔案信息化管理工作才能夠有條不紊的開展[3]。

1.4 提升檔案管理人員的工作素質(zhì)以及道德素質(zhì)

檔案管理者工作素質(zhì)的好壞，能決定著工作開展的優(yōu)劣。因此，為了使信息化檔案能夠發(fā)揮出最大效能，管理人員應(yīng)當加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，一方面要強化其計算機的操作水平，另一方面要增強其檔案管理知識水平。及時的將最新的檔案管理方面的政策傳達給職工，使員工工作的開展能夠與時俱進。不僅如此，在日常工作的開展中，應(yīng)該時不時的對員工開展思想政治教育，強化其工作的責(zé)任心與保密意識的培養(yǎng)。只有這樣才能為單位培養(yǎng)出一批有能力，有素質(zhì)，有水平的復(fù)合型檔案工作人才[4]。

2 結(jié)語

總而言之，審計工作的開展，應(yīng)當嚴格按照以下三條原則進行：第一，保證檔案信息長期存儲的有效性；第二，保證檔案信息的存儲是安全的，不被泄露的；最后，要保證所存儲的檔案信息是原始真實的。事實上，隨著技術(shù)的發(fā)展，這些要求都是很容易實現(xiàn)的。但是，信息安全將一直是檔案安全維護工作中的重點。因此，在將開展審計檔案管理信息化維護的過程中，應(yīng)當重點對信息安全這方面的工作多加重視。