符彩云

事業(yè)單位人事檔案管理，包括人事檔案的收集、整理、保存、利用整個(gè)過程。作為事業(yè)單位工作的重要構(gòu)成，人事檔案管理扮演著重要角色，主要表現(xiàn)在社會(huì)地位與社會(huì)職能兩方面，人事檔案體現(xiàn)了干部的個(gè)人經(jīng)歷和專業(yè)素質(zhì)方面成長(zhǎng)歷程。是事業(yè)單位干部評(píng)價(jià)、考核以及任用的重要參考依據(jù)。通過長(zhǎng)期的發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理工作已經(jīng)逐步制度化、規(guī)范化。隨著現(xiàn)代化管理理念的不斷深入，以及人事檔案管理制度的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作也需通過創(chuàng)新取得發(fā)展。

一、事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的必要性

與其他單位不同，事業(yè)單位具有一定的特殊性，主要表現(xiàn)在它的社會(huì)地位和社會(huì)功能兩個(gè)方面，因此事業(yè)單位的人事檔案管理將更加重要，并對(duì)人事檔案管理結(jié)構(gòu)提出了更高的要求。在當(dāng)前形勢(shì)下，我國(guó)事業(yè)單位改革不斷深化，在此背景下，檔案工作必須更加系統(tǒng)化、專業(yè)化。然而，事業(yè)單位的人事檔案管理還存在檔案信息開發(fā)利用率低、提供利用方式缺乏創(chuàng)新等問題，這些問題阻礙了檔案管理的制度化，進(jìn)而影響了事業(yè)單位的創(chuàng)新和改革?；诖?，事業(yè)單位應(yīng)緊跟改革潮流，對(duì)人事檔案管理進(jìn)行合理有效的改革，積極創(chuàng)新管理體制和管理模式。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的主要問題

1.對(duì)檔案管理工作不夠重視

一些事業(yè)單位存在對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，沒有給予檔案工作應(yīng)有的重視，尤其是一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)為檔案保管好有人負(fù)責(zé)管著就行了。導(dǎo)致單位的人事檔案管理不能同單位事業(yè)發(fā)展同步，隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)體制不斷改革和人事制度的發(fā)展變化，人事檔案的管理卻沒有跟上人事制度改革前進(jìn)的步伐，使事業(yè)單位的人事檔案管理發(fā)展滯后。

2.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)亟待提速

部分事業(yè)單位雖然配備了計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事檔案的管理，但是由于缺乏現(xiàn)代信息科技知識(shí)，對(duì)計(jì)算機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)并沒有完全掌握，致使系統(tǒng)管理只是停留在簡(jiǎn)單地對(duì)事業(yè)單位職工信息進(jìn)行記錄、統(tǒng)計(jì)，并沒有對(duì)職工的生活、工作、學(xué)習(xí)、績(jī)效等大量的相關(guān)信息進(jìn)行整合，使人事檔案的信息化程度大打折扣。還有一部分事業(yè)單位由于投入人事檔案信息化的經(jīng)費(fèi)不足、領(lǐng)導(dǎo)不重視等，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位人事檔案的信息化建設(shè)。

3.事業(yè)單位人事檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化

事業(yè)單位人事檔案在收集整理保管利用方面缺乏標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化制度化的管理，致使人事檔案資料缺乏完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。事業(yè)單位人事檔案需要真實(shí)反映職工的基本信息，但是在實(shí)際工作中卻存在著一定的信息不準(zhǔn)確和虛假現(xiàn)象。近年來，國(guó)家已要求人事檔案紙質(zhì)材料必須選擇A4規(guī)格的辦公用紙，而且檔案裝訂也要按照組織部門的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)使用新型A4的檔案盒。

4.人事檔案管理人員綜合素質(zhì)亟待提高

人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)、系統(tǒng)、復(fù)雜而又嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，需要檔案管理人員精準(zhǔn)掌握每一份人事檔案材料，還要根據(jù)實(shí)際工作需要及時(shí)補(bǔ)充完善相關(guān)檔案資料，必須要按照事業(yè)單位人事檔案管理有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、制度進(jìn)行檔案管理，部分事業(yè)單位人事檔案管理人員檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)不夠，對(duì)于人事檔案管理的重要性不了解，對(duì)人事檔案材料的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)不熟悉，另外一些事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革后人員數(shù)量減少，人事檔案管理人員也隨之壓縮或臨時(shí)替代，這些都嚴(yán)重影響了人事檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高。

三、事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的建議

1.轉(zhuǎn)變理念，真正重視檔案工作

重視檔案工作，要從領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理專干兩個(gè)方面開展。一是單位主要領(lǐng)導(dǎo)，要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，充分了解檔案其對(duì)單位未來發(fā)展的作用;二是事業(yè)單位的檔案管理人員。檔案管理人員要立足單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，不斷汲取最新的相關(guān)知識(shí)，參加相關(guān)的培訓(xùn)，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新自我的知識(shí)結(jié)構(gòu)和觀念。

2.及時(shí)更新保存檔案，對(duì)人事檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理

人事檔案管理人員作為專職的干部，除了具備基本的專業(yè)知識(shí)之外，還必須由責(zé)任心強(qiáng)的干部擔(dān)任。人事檔案資料的完善補(bǔ)充更新是檔案管理的基本功，特殊的捷徑?jīng)]有，主要是檔案管理人員的責(zé)任心和相關(guān)部門及員工的檔案意識(shí)。一是定期填寫職工情況履歷表或者變動(dòng)情況表;二是建立健全檔案歸檔制度，凡與員工密切相關(guān)的材料，如職稱材料、工資材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料等，形成后一定有一份交由人事部門歸檔;三是推行人事檔案電子化管理。

3.改善檔案管理環(huán)境，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化

首先，提高人事檔案人員的技術(shù)水平。要保證檔案工作人員的配備，組織檔案管理人員參加專業(yè)化培訓(xùn)。其次，硬件環(huán)境和軟件設(shè)施的改善。例如，各單位需要設(shè)置專門的人事檔案辦公室、保管室等，同時(shí)要統(tǒng)一配置人事檔案管理專用電腦、保密設(shè)備等軟件設(shè)施，便于工作的開展。最后，加強(qiáng)檔案管理智能化和信息化。在檔案管理工作中，要將傳統(tǒng)管理與互聯(lián)網(wǎng)信息化管理相結(jié)合，打造智能管理模式。例如，借助計(jì)算機(jī)做好電子檔案的登記、保存、查詢等工作。需要注意的是，在利用計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備的同時(shí)，也要及時(shí)學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，加強(qiáng)檔案管理的安全性和保密性，通過智能管理模式，既可以提高檔案管理工作的安全性和完整性，又能夠有效提高檔案管理工作效率。

4.完善人事檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

推進(jìn)人事檔案管理工作信息化進(jìn)程，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，利用微機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將不易保存的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)镻DF文件、電子照片等形式，再用微機(jī)進(jìn)行全面整理，按照相關(guān)分類進(jìn)行保存，完善相關(guān)信息，利用微機(jī)中的“關(guān)鍵字、年份或分類”檢索、查詢等功能，實(shí)現(xiàn)查詢檔案的智能化。通過人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)化和數(shù)據(jù)化同儲(chǔ)存、同管理、同利用。

5.配備專業(yè)檔案管理人員

一是配備專業(yè)的檔案管理人員。人事檔案的分門別類、信息化錄入、更新等工作，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，才能做到細(xì)致、規(guī)范化和專業(yè)化，同時(shí)也是一項(xiàng)延續(xù)性工作，因此必須配備專業(yè)的檔案管理人員。二是提升檔案人員的素質(zhì)。人事檔案管理人員的素質(zhì)將直接影響到人事檔案的開發(fā)利用，因此提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)非常必要。通過“請(qǐng)進(jìn)來，走出去”的方式，加強(qiáng)交流培訓(xùn)，通過培訓(xùn)提升其業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，為工作順利推進(jìn)提供有力保障。

總而言之，在全新的社會(huì)形勢(shì)下，信息技術(shù)獲得快速的發(fā)展和更新，事業(yè)單位要正確看待人事檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，迎合時(shí)代、抓住機(jī)遇、更新觀念，切實(shí)做好人事檔案管理工作，發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值，為推動(dòng)我國(guó)社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

（作者單位：海南省公路管理局）