李明惠

摘 要：檔案工作是一項(xiàng)在歷史發(fā)展進(jìn)程中持續(xù)至今的工作，新時(shí)期建立企業(yè)檔案庫可以根據(jù)檔案對(duì)信息進(jìn)行查詢和利用?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，使新時(shí)期的企業(yè)檔案利用服務(wù)工作逐漸走向數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化的工作方式可以優(yōu)化整合企業(yè)檔案的信息內(nèi)容，合理利用企業(yè)檔案。所以新時(shí)期做好企業(yè)檔案利用服務(wù)工作，能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)容更好地記錄，數(shù)字化的檔案實(shí)施，促使企業(yè)教學(xué)朝著更好的方向發(fā)展。本文基于關(guān)于優(yōu)化檔案利用服務(wù)工作策略的思考展開論述。

關(guān)鍵詞：關(guān)于;優(yōu)化檔案利用;服務(wù)工作策略的思考

在檔案利用服務(wù)工作開展過程中，要積極建立健全統(tǒng)籌性較好的監(jiān)督管理流程，結(jié)合檔案需求者的實(shí)際情況制定更加科學(xué)的檔案服務(wù)規(guī)劃，保證檔案使用者都能獲得較好的體驗(yàn)，確保工作實(shí)效性。

1 檔案信息資源利用的現(xiàn)狀

檔案信息資源利用是各級(jí)國(guó)家綜合檔案館為社會(huì)各方面更好地提供服務(wù)的一個(gè)重要途徑和形式，是公民相關(guān)權(quán)利得以實(shí)現(xiàn)的必要保證，是國(guó)家政治民主化的重要標(biāo)志。當(dāng)前，我國(guó)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館的檔案信息資源利用還存在著許多不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展步伐的現(xiàn)象，諸如檔案開放的進(jìn)度、深度和廣度與社會(huì)期望還存在較大差距，造成檔案館應(yīng)開放的檔案信息資源未能及時(shí)為社會(huì)公眾提供利用，檔案信息資源的利用手續(xù)還不統(tǒng)一、不規(guī)范，檔案信息資源的利用途徑還相對(duì)比較單一，這些問題所產(chǎn)生的負(fù)面輻射效應(yīng)也正嚴(yán)重地阻礙著檔案事業(yè)緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。眾所周知，檔案開放是檔案信息資源提供利用的總閥門，同時(shí)規(guī)范、統(tǒng)一的利用制度也是社會(huì)各界更好地利用檔案信息資源的根本保障，拓展的利用途徑也深深影響著社會(huì)公眾對(duì)檔案信息資源的獲取，因此如何更好地做好檔案信息資源利用工作是各級(jí)國(guó)家綜合檔案館需要深刻思考的問題。

2 樹立企業(yè)檔案利用的觀念

首先，創(chuàng)新對(duì)企業(yè)檔案利用的推廣方式，使企業(yè)檔案使用觀念深入人心，重視企業(yè)檔案利用工作的重要地位。其次，定期合理組織對(duì)企業(yè)檔案利用工作的培訓(xùn)課程，促使每位使用者都能夠發(fā)揮企業(yè)檔案利用的作用，及時(shí)掌握企業(yè)檔案利用的相關(guān)理論知識(shí)，增強(qiáng)使用者的整體素質(zhì)。比如，可以印刷企業(yè)檔案利用方面的宣傳手冊(cè)與海報(bào)，增加企業(yè)檔案利用的推廣方式，將工作的內(nèi)容落實(shí)到具體的行動(dòng)上。最后，企業(yè)檔案工作的開展，能夠提高使用者和服務(wù)人員的正確利用意識(shí)，掌握工作人員的工作內(nèi)容，促進(jìn)工作的合理開展。

3 結(jié)合需求程度制定服務(wù)規(guī)劃

在檔案管理工作中，要想保證檔案管理的綜合水平，就要積極踐行有效的現(xiàn)實(shí)管理機(jī)制，確保能針對(duì)具體問題提出具體解決方案，結(jié)合檔案利用者的實(shí)際需求制定針對(duì)性的管控規(guī)劃，從而提高管理效率。第一，檔案管理工作一般按照先來后到的順序進(jìn)行處理，秉持公平性原則，并且優(yōu)化管控流程的監(jiān)督效果。然而，若是出現(xiàn)緊急情況，則要踐行妥善協(xié)調(diào)后的系統(tǒng)化管理。對(duì)同一份檔案要進(jìn)行一般性研究和沖突性案件憑證研究，結(jié)合實(shí)際情況和具體問題建立對(duì)應(yīng)的工作管理機(jī)制，保證工作方法和工作管理控制結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)化程度。第二，工作人員要耐心解釋并講解工作方法，創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境，減少矛盾問題對(duì)檔案利用服務(wù)工作的優(yōu)化造成影響，在相互理解的背景下才能避免矛盾問題。

4 構(gòu)建智能化服務(wù)平臺(tái)

首先，加快各類專門業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的對(duì)接，暢通電子文件歸檔，實(shí)現(xiàn)增量檔案電子化;其次，加快推進(jìn)存量檔案數(shù)字化掃描進(jìn)度，完成存量數(shù)據(jù)上傳、掛接與存儲(chǔ)備份工作，以數(shù)字化檔案代替原件提供利用;第三，借助互聯(lián)網(wǎng)，完善檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建檔案信息管理、傳遞、發(fā)布的數(shù)字化、一體化、智能化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)全文網(wǎng)上檢索利用;第四，完善信息技術(shù)的收集、加工技術(shù)，縮短檢索時(shí)間，提高檢索質(zhì)量和效率，積極推進(jìn)檔案信息資源共享;第五，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容和載體，加快數(shù)字檔案綜合平臺(tái)建設(shè)，推進(jìn)各地區(qū)檔案區(qū)域平臺(tái)與民生檔案“一站式”查檔服務(wù)的對(duì)接利用，推動(dòng)檔案查閱利用“最多跑一次”工程，簡(jiǎn)化辦事流程和手續(xù)，切實(shí)做到便民利民惠民;第六，建立檔案信息供需雙方溝通交流、反饋的有效平臺(tái)，收集用戶使用過程中的反饋意見和使用效果，保持與用戶經(jīng)常溝通的渠道。

5 建立豐富的檔案信息資源體系

建立和完善企業(yè)檔案信息資源體系，是把檔案承載的豐富信息資源提供給社會(huì)和服務(wù)于社會(huì)。1）加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)。在“全面數(shù)字化”戰(zhàn)略指引下，企業(yè)檔案的數(shù)字化是檔案工作大勢(shì)所趨，要有計(jì)劃地逐步將庫藏紙質(zhì)檔案向數(shù)字化發(fā)展，這是檔案工作的重要任務(wù)。在增量檔案電子化方面，要注重電子文件的收集和積累，及時(shí)把電子文件納入歸檔范圍和各類專門業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接工作，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。2）加強(qiáng)檔案法規(guī)、制度建設(shè)。制定和完善相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，充分發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)的引領(lǐng)和支撐作用，不斷規(guī)范和優(yōu)化工作流程，理順電子文件管理工作體制和工作機(jī)制，確保檔案信息資源的真實(shí)性、可用性和規(guī)范性，為電子文件的收集和積累提供制度保障。

6 嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，全力保障檔案的安全利用

檔案保密和安全是檔案工作的重中之重。對(duì)檔案利用服務(wù)工作者來說，嚴(yán)格遵守檔案的各種保密規(guī)定，維護(hù)檔案的實(shí)體安全與信息安全是義不容辭的責(zé)任。一是要提高檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)。在日常要做好檔案的安全保密教育工作，強(qiáng)化規(guī)章制度和監(jiān)督機(jī)制，從思想上、工作態(tài)度和作風(fēng)上，做到遵章守紀(jì)、嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真，以較強(qiáng)的責(zé)任心來履行自己的職責(zé)和義務(wù)。二是要加強(qiáng)檔案的安全保管，建立詳細(xì)的檔案管理和使用的制度，按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定來設(shè)立檔案庫房，加裝防盜門窗，安排專人管理庫房，嚴(yán)禁無關(guān)人士擅自進(jìn)入庫房，防止檔案的失、泄密，全面保障檔案的安全。三是檔案利用服務(wù)工作者應(yīng)該具備過硬的政治素養(yǎng)和嫻熟的專業(yè)技術(shù)，在服務(wù)過程中，要有敏銳的觀察力、優(yōu)秀的溝通協(xié)調(diào)能力，一切按照規(guī)章制度提供服務(wù)，保證借出歸庫檔案的齊全完整，對(duì)突發(fā)可能不利于檔案安全保密的情況有預(yù)判，具有隨機(jī)應(yīng)變的能力。四、要處理好保密與檔案利用的關(guān)系。在如今，國(guó)際環(huán)境風(fēng)云變幻，檔案安全保密工作是檔案事業(yè)的生命線，如何安全地利用檔案是值得我們每個(gè)檔案工作者去好好研究和分析的。要處理好保密與利用的關(guān)系，像涉及國(guó)家、社會(huì)、人民利益不利于開放的涉密檔案，一定做好保護(hù)工作。在檔案密級(jí)鑒定的時(shí)候，檔案工作者應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸類，確保檔案中的涉密文件不被泄露，國(guó)家、人民的利益不受任何損失。

7 結(jié)束語

所謂檔案利用工作，就是指各個(gè)部門檔案管理工作人員建立的管理性和服務(wù)性工作流程，在管理工作開展過程中，不僅要滿足科學(xué)發(fā)展觀的基本要求，也要秉持以人為本的理念，將落實(shí)信息管理工作和為人們提供檔案信息作為根本目標(biāo)。因此，在檔案利用工作中，要在檔案工作人員、檔案信息和檔案信息需求者三者之間搭建有效的交互橋梁，從而提升工作的實(shí)際效果和綜合質(zhì)量。

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