梁超

摘 ?要：在企業(yè)工作體系當(dāng)中，辦公室行政事務(wù)管理工作具有較強的綜合性，發(fā)揮核心作用。提高辦公室行政事務(wù)管理工作的質(zhì)量能作為其他工作有序進行的一項保障。在社會建設(shè)進程不斷加快的背景下，傳統(tǒng)的工作方式已經(jīng)無法完全適用于現(xiàn)代企業(yè)的行政事務(wù)管理工作情況。針對這樣的情況，應(yīng)該將分析這項工作的特點和作用作為著手點，對工作路徑進行改進和優(yōu)化。該文就企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的相關(guān)內(nèi)容展開了一系列的思考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)辦公室 ?行政事務(wù) ?管理工作

中圖分類號：C931.46 ? 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）08（c）-0079-02

辦公室行政事務(wù)管理工作在企業(yè)工作體系中的重要性不容小覷，主要體現(xiàn)在對企業(yè)內(nèi)部的各個部門的工作進行協(xié)調(diào)。從表面上看，這項工作比較簡單，實質(zhì)上比較復(fù)雜和繁瑣。因此，辦公室行政事務(wù)管理工作的效果能在很大程度上影響到整個企業(yè)的各項工作質(zhì)量，與企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展之間存在密切的聯(lián)系。因此，在對這項工作的特點、作用和職能形成清楚認(rèn)知的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)的實際情況，選擇和運用具有針對性的路徑來優(yōu)化工作效果具有重要意義。

1 ?辦公室行政事務(wù)管理工作的科學(xué)認(rèn)知

1.1 辦公室行政事務(wù)管理工作的特點

首先，服務(wù)特點。辦公室行政事務(wù)管理工作的綜合性使得其也同時具有服務(wù)性的特點，這項工作需要根據(jù)企業(yè)各個部門的實際需求，為其提供具有針對性的服務(wù)。從這個角度來看，辦公室行政事務(wù)管理工作的效率能影響到企業(yè)整體工作體系的運行質(zhì)量。其次，繁雜性特點。這項工作涉及的內(nèi)容比較多，涉及的范圍較廣。所以，在實際開展這項工作的過程中，需要與各個部門之間進行溝通和聯(lián)系。

1.2 辦公室行政事務(wù)管理工作在企業(yè)發(fā)展中的作用

首先，辦公室行政事務(wù)管理工作包含很多內(nèi)容，比如，整理檔案、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、管理資料文件等，還需要將管理層的會議精神以及具體的工作傳達和安排到下層部門，并協(xié)調(diào)各個部門之間的溝通和聯(lián)系，從而保證企業(yè)的工作體系能正常運行。其次，行政事務(wù)管理部門還需要負(fù)責(zé)一些接待工作，在企業(yè)日常經(jīng)營中具有重要作用，是向外界展示企業(yè)風(fēng)采的一個渠道，其接待效果能在很大的程度上體現(xiàn)企業(yè)的形象。在實際工作中，行政事務(wù)管理部門應(yīng)該清楚其他部門的工作內(nèi)容和流程，并能對其進行統(tǒng)計，將整理后的成果匯報給管理層，為管理層做出決策提供有效的依據(jù)。

2 ?辦公室行政事務(wù)管理職能

首先，輔助管理。辦公室行政事務(wù)管理部門應(yīng)該為管理層開展管理工作提供相關(guān)的依據(jù)和資料，使管理層的工作措施有理可依。通過這個角度發(fā)揮其輔助管理的功能和作用。其次，決策輔助。企業(yè)的管理層在做出一些決策之前，通常需要行政事務(wù)管理部門提供一些調(diào)研報告、數(shù)據(jù)分析結(jié)果等資料，這樣才能使決策具有依據(jù)和理由。最后，執(zhí)行輔助。企業(yè)的管理層要想對下層傳達對一些精神和指示，一般都需要通過辦公室行政事務(wù)管理部門作為渠道，保證精神和知識能被傳達和落實。這是其執(zhí)行輔助職能的體現(xiàn)。

3 ?優(yōu)化企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作效果的路徑

3.1 強化工作人員的服務(wù)意識

辦公室行政事務(wù)管理工作具有較強的繁雜性特點，這樣的工作特點對工作人員提出了較高的要求，不僅應(yīng)該具有端正的工作態(tài)度和較強的工作技能，還應(yīng)該具備服務(wù)意識。服務(wù)意識能對工作人員的工作效果形成重要的影響[1]。每一個辦公室行政事務(wù)管理部門的人員都應(yīng)該對自身的工作形成正確的認(rèn)知，并能不斷提高自身的服務(wù)意識，能主動為其他部門提供具有針對性的服務(wù)。另外，工作人員還應(yīng)該認(rèn)識到自身的協(xié)調(diào)管理職能。從工作性質(zhì)的角度來看，行政事務(wù)管理人員在企業(yè)內(nèi)部是各個部門之間相互溝通的橋梁。所以，管理人員應(yīng)該具備協(xié)調(diào)能力，企業(yè)也應(yīng)該將建立協(xié)調(diào)管理機制作為一項工作重點。

3.2 從創(chuàng)新角度建立高效的行政管理工作隊伍

在辦公室行政事務(wù)管理工作體系中，人員是參與和執(zhí)行的主體。這就需要建立合適有效的管理模式，培養(yǎng)管理人員形成企業(yè)文化的認(rèn)同感以及正確的思想觀念，這樣才能更好地服務(wù)于企業(yè)。當(dāng)前，企業(yè)要想實現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)，不僅應(yīng)該對管理模式進行創(chuàng)新，還應(yīng)該將重心放在辦公室行政事務(wù)管理工作上，對其進行改革和創(chuàng)新，重視人本理念在工作中的融入，調(diào)動管理人員的工作積極性。另外，建立高素質(zhì)的行政管理隊伍是非常有必要的，這就涉及到管理人員的工作能力以及職業(yè)素養(yǎng)。這兩個方面能直接影響到行政事務(wù)管理工作的質(zhì)量和效率[2]。因此，企業(yè)應(yīng)該重視培養(yǎng)行政事務(wù)管理人員的綜合素質(zhì)和能力，定期為其開展一些相關(guān)的培訓(xùn)活動，使管理人員能在專業(yè)知識、工作能力、法律意識以及企業(yè)文化理解等方面得到提升。這樣的工作方式能使管理人員的工作潛力得到挖掘，提高其業(yè)務(wù)操作能力，從而更好地完成自己的工作。

3.3 構(gòu)建完善的辦公室管理體系

要想達到理想的辦公室行政事務(wù)管理工作的目標(biāo)，應(yīng)該通過構(gòu)建完善的辦公室管理體系作為基礎(chǔ)保障，為工作人員開展相關(guān)工作提供依據(jù)，約束其工作行為。這樣的工作方式有利于提高行政事務(wù)管理工作的規(guī)范化程度[3]?？茖W(xué)有效的管理體系不僅應(yīng)該體現(xiàn)出權(quán)威性的特點，更應(yīng)該對具體的行政事務(wù)管理工作進行細(xì)化，將每個部門或者每個管理人員的工作職責(zé)和權(quán)利進行明確的規(guī)定，從根本上杜絕出現(xiàn)職責(zé)混亂、模糊不清的問題。值得注意的是，企業(yè)應(yīng)該將辦公室行政事務(wù)管理工作從冗雜的工作體系中剝離出來，提高這項工作的系統(tǒng)性、簡潔性和高效性。管理體系能作為企業(yè)開展其他工作的前提，使企業(yè)各項工作能更加有序地進行下去。

3.4 將信息技術(shù)實際應(yīng)用于辦公室行政事務(wù)管理工作中

在當(dāng)前的市場經(jīng)濟背景下，同一行業(yè)中的企業(yè)面臨著嚴(yán)峻的競爭，呈現(xiàn)逐漸激烈的發(fā)展趨勢，使得信息技術(shù)在企業(yè)的各項工作中的融合程度也越來越高，成為了一項重要的輔助工具。辦公室行政事務(wù)管理人員在開展日常工作的過程中，需要經(jīng)常使用到信息技術(shù)或者信息化設(shè)備。這是新時代背景下，企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作改革和創(chuàng)新的一個重要方向。與傳統(tǒng)的辦公室行政事務(wù)管理工作模式相比，信息化管理模式不僅能使企業(yè)內(nèi)部的行政組織框架更加靈活，也能更加高效地處理企業(yè)的相關(guān)管理工作。信息技術(shù)能將行政事務(wù)管理工作形成一張網(wǎng)，管理層可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)從全面性以及整體性的角度獲得和掌握有效的信息，從而結(jié)合對市場需求的了解，靈活地處理相關(guān)工作。另外，一些企業(yè)具有分支機構(gòu)，比如子公司或者分公司[4]。在信息化管理系統(tǒng)中，也能隨時隨地獲得分支機構(gòu)的經(jīng)營情況信息，省去了中間復(fù)雜的逐層匯報的環(huán)節(jié)，在很大程度上提高了工作效率，也使得信息傳達更加高效。對于企業(yè)內(nèi)部的檔案和資料，也可以以數(shù)據(jù)庫的形式進行保存，不僅方便信息使用者進行查找，還能使辦公室行政事務(wù)管理人員的工作效率得到提升。

4 ?結(jié)語

綜上所述，辦公室行政事務(wù)管理工作是企業(yè)日常經(jīng)營的基礎(chǔ)，為企業(yè)整體工作體系的運行提供動力，與企業(yè)發(fā)展之間存在密切聯(lián)系。因此，辦公室行政事務(wù)管理工作應(yīng)該與時俱進，強化工作人員的服務(wù)意識，從創(chuàng)新角度建立高效行政管理工作隊伍，構(gòu)建完善的辦公室管理體系，將信息技術(shù)實際應(yīng)用于辦公室行政事務(wù)管理工作當(dāng)中。通過該文對企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的相關(guān)內(nèi)容展開的一系列思考，希望能為提高企業(yè)行政事務(wù)管理工作效率提供一些參考。

參考文獻

[1] 周軍.解析做好新時期辦公室行政事務(wù)管理的措施[J].中外企業(yè)家，2018（6）：191.

[2] 楊紅.企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的分析[J].東方企業(yè)文化，2017（S1）：81.

[3] 顧朦.企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的認(rèn)識研究[J].建材與裝飾，2017（17）：166-167.

[4] 陳燕.對企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的認(rèn)識及探討[J].中外企業(yè)家，2017（10）：93，95.