劉娟

摘 ?要：現(xiàn)階段，檔案越來越受到社會的關(guān)注和重視，對檔案管理也提出了更高的要求，但傳統(tǒng)檔案管理受時間和空間限制，難以滿足當(dāng)前需求，加強(qiáng)信息化建設(shè)和創(chuàng)新管理迫在眉睫。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，該文主要就檔案信息化建設(shè)與檔案管理的要點(diǎn)，從管理原則、問題和建議等幾方面展開探究。

關(guān)鍵詞：檔案信息化 ?建設(shè) ?檔案管理

中圖分類號：G270 ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）08（c）-0070-02

檔案是一系列組織活動的縮影，是真實(shí)信息的表述與記錄，是對各項(xiàng)決策提供切實(shí)性分析的依據(jù)。數(shù)字化時代，傳統(tǒng)形式的檔案管理已難以滿足社會需求，綜合檢索模式受到了越來越多的關(guān)注，新型信息化管理模式應(yīng)運(yùn)而生，它摒棄了傳統(tǒng)模式，為檔案需求者提供更快捷、精準(zhǔn)、高效的體驗(yàn)。

1 ?檔案信息化建設(shè)概述

檔案信息化建設(shè)，是指檔案管理部門在認(rèn)真分析當(dāng)前社會檔案發(fā)展形式下，在現(xiàn)行檔案管理規(guī)劃以及標(biāo)準(zhǔn)要求下對檔案信息資源進(jìn)行有效的管理，完善相關(guān)服務(wù)制度，增強(qiáng)檔案實(shí)用性，為使用者提供更好的服務(wù)。其本質(zhì)是為了實(shí)現(xiàn)檔案的保存和利用，借助多元化、多角度的方式手段，結(jié)合先進(jìn)信息技術(shù)，使檔案資源得以優(yōu)化配置和高效運(yùn)用。檔案信息化建設(shè)重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)“數(shù)字檔案”，需要滿足如下需求：一是在信息化手段基礎(chǔ)上，檔案可以有效存儲，能夠完成信息整合利用;二是借助科技手段，能夠更好地發(fā)展和創(chuàng)新信息檔案管理模式;三是推動檔案向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展;四是基于互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息化內(nèi)容網(wǎng)絡(luò)平臺共享化。

2 ?檔案信息化管理原則

2.1 規(guī)范性原則

檔案信息化建設(shè)包含內(nèi)容眾多，實(shí)際工作中，檔案管理單位需要就管理中的各項(xiàng)流程加以有效規(guī)范，建設(shè)統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。同時，用以接收數(shù)字化的相應(yīng)電子文件，也應(yīng)當(dāng)建立配套的規(guī)范制度，避免電子文件歸檔環(huán)節(jié)發(fā)生互不兼容、低水平重復(fù)建設(shè)等不良情況。如果檔案管理缺乏科學(xué)的規(guī)劃，沒有嚴(yán)謹(jǐn)、完善、規(guī)范性的制度作為約束，數(shù)字化檔案在其相應(yīng)的保管、傳遞階段缺乏有效的規(guī)劃與管理，會嚴(yán)重影響檔案管理效率。

2.2 安全性原則

信息安全是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，社會關(guān)注度很高，應(yīng)當(dāng)在充分利用信息化便捷性優(yōu)勢的同時，更加重視利用過程的潛在威脅。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境復(fù)雜、黑客攻擊、新型計算機(jī)病毒傳播等惡意破壞因素眾多，檔案信息安全危機(jī)四伏，可能帶來難以預(yù)測的損失。目前，大多數(shù)企業(yè)單位都是通過安裝網(wǎng)絡(luò)防火墻來保證檔案信息電子資料安全，但這并不是唯一手段。面對檔案信息系統(tǒng)安全的諸多問題，企業(yè)和單位應(yīng)當(dāng)時刻警惕，綜合運(yùn)用定期防護(hù)計算機(jī)系統(tǒng)、加密防護(hù)數(shù)字化檔案等多重方式來提高信息化安全體系的安全性。

2.3 效益性原則

檔案信息化建設(shè)是一個長期的、系統(tǒng)性工程，在其漫長的建設(shè)過程中要投入大量的人力、物力、技術(shù)、設(shè)備以及資金，必須要遵循效益性原則。目前，企業(yè)檔案信息化缺乏可供采納的統(tǒng)一衡量依據(jù)，無法對各類企業(yè)檔案信息化工作給予定量、定性的評估，嚴(yán)重制約企業(yè)檔案信息化進(jìn)程。各企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從實(shí)際需求出發(fā)，通過有效分析，厘清需求緊迫程度，著力解決亟需解決的現(xiàn)實(shí)問題，尤其在投資大型檔案信息化項(xiàng)目時，應(yīng)充分考慮系統(tǒng)的效益期限，把相對來說比較關(guān)鍵的、利用率較高的信息化項(xiàng)目首先開發(fā)，創(chuàng)造一定的經(jīng)濟(jì)、社會價值;利用程度不高的項(xiàng)目則可視未來財力狀況逐步實(shí)現(xiàn)，做到均衡成本投入與利益產(chǎn)出，避免資源與資金的浪費(fèi)。

3 ?檔案信息化建設(shè)過程中的問題分析

3.1 數(shù)據(jù)多樣發(fā)展加大了檔案整理難度

檔案信息化建設(shè)是檔案管理模式由傳統(tǒng)的以實(shí)體保管為主向檔案資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為主要形式提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變過程。在這一過程中，以往的紙質(zhì)檔案傳送轉(zhuǎn)變成了電子數(shù)據(jù)傳送，使檔案傳輸以安全高效的狀態(tài)進(jìn)行，傳輸方式上的改變帶來了很多優(yōu)勢，極大地節(jié)約了時間，也方便了檔案歸整。一般情況下，企業(yè)單位借助于自身數(shù)據(jù)庫完成信息內(nèi)容傳輸，由于不同專業(yè)技術(shù)電子檔案的數(shù)據(jù)格式不同，運(yùn)行環(huán)境各異，并且在數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析、記錄整理、處理處置中也存在一定的差異，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫中存在諸多格式類型的信息，數(shù)據(jù)出現(xiàn)異構(gòu)，這為檔案的分類和整理帶來了一定的難度。

3.2 高度分散問題加大了檔案管理無序性

由于地區(qū)生活水平、檔案管理水平、檔案記錄方式、檔案處理方法上的不同，不同地區(qū)和部門的檔案管理呈現(xiàn)高度分散的情況，嚴(yán)重阻礙檔案信息化建設(shè)發(fā)展。特別是在大型生產(chǎn)企業(yè)、設(shè)計公司、施工單位中，檔案資料分散在不同的管理部門，各部門間重復(fù)交接資料，信息繁瑣，數(shù)據(jù)龐雜，檔案容易出現(xiàn)交叉，檔案管理面臨的盲目性和無序性持續(xù)增加，這也給檔案信息化管理帶來了很多困難。

4 ?檔案信息化建設(shè)與檔案管理的有關(guān)建議

4.1 注重資源整合，加大整合力度

檔案資源整合是新形勢下檔案信息化建設(shè)集中統(tǒng)一管理的需要，也是實(shí)現(xiàn)這種統(tǒng)一管理的有效途徑?，F(xiàn)階段建立檔案管理制度，要將檔案業(yè)務(wù)與信息技術(shù)緊密結(jié)合，達(dá)到資源共享、來源多元、統(tǒng)一管理的目的。對于大型企業(yè)、設(shè)計公司而言，檔案信息資源是基礎(chǔ)性資源，它的資源整合程度、統(tǒng)一管理水平是衡量檔案信息化水平的一個重要標(biāo)志?，F(xiàn)階段的檔案信息化建設(shè)，信息化整合方式是對檔案資源展開相應(yīng)的分組、整理、編制，使原本離散的、多元的、異構(gòu)的、分布的信息資源組織為一個整體，有利于管理、利用和服務(wù)。因此，各企業(yè)單位的檔案管理者首先要根據(jù)各自檔案實(shí)際，完成相應(yīng)的整合、加工和編纂，把零散檔案內(nèi)容屬性加以有效的處理，將無序的資源變?yōu)橛行?，將分散的資源整合統(tǒng)一，使檔案內(nèi)容得到更好的利用。同時，在信息資源整合過程中，要注重效率性，依據(jù)具體目標(biāo)要求，借助于信息技術(shù)對有利用和查詢價值的檔案內(nèi)容、資源加以管理，例如把各種新型檔案、與該單位基礎(chǔ)研究相關(guān)的檔案、與社會各方利益相關(guān)的檔案納入整合范圍，進(jìn)一步提高檔案的可行性與使用性。

4.2 提升檔案管理工作人員的責(zé)任意識，強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)

檔案管理的根本目的是為了給利用者提供更好的需求保障，作為檔案管理人員，要樹立強(qiáng)烈的責(zé)任意識，增強(qiáng)檔案管理人員的自身素質(zhì)，這是做好檔案管理等工作的原動力。檔案管理人員要持續(xù)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，打好業(yè)務(wù)知識基礎(chǔ)，熟練應(yīng)用主流的檔案管理軟件，始終做到與時俱進(jìn)。檔案管理人員還要端正檔案利用態(tài)度，堅定立場。檔案管理是為檔案利用者服務(wù)，在企業(yè)單位中，檔案主要供該單位人員研究使用，未經(jīng)主要負(fù)責(zé)同志批準(zhǔn)，不能向外部人員提供，更不能用于其他非法目的。檔案管理人員要結(jié)合崗位實(shí)際積累經(jīng)驗(yàn)，不斷提升自身技能，樹立起正確的檔案服務(wù)理念，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

4.3 改革傳統(tǒng)管理方式，加大創(chuàng)新力度

企業(yè)檔案管理只有實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展才能適應(yīng)信息化需求，發(fā)揮檔案有效作用，提升檔案管理水平，進(jìn)而推動該單位事業(yè)發(fā)展進(jìn)步。各企業(yè)要更加重視信息化檔案管理，發(fā)揮檔案管理決策作用，檔案管理部門要不斷更新管理觀念，推動檔案管理從傳統(tǒng)模式盡快轉(zhuǎn)變到信息化管理模式。要不斷完善檔案管理的規(guī)范化制度，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，為檔案創(chuàng)新發(fā)展提供規(guī)范依據(jù)。同時，在檔案管理安全性得以確保的情況下，要加快實(shí)現(xiàn)檔案資源外部共享和利用，提升檔案信息的利用率。

5 ?結(jié)語

檔案信息化建設(shè)對于檔案事業(yè)發(fā)展十分重要，相關(guān)部門和各企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從實(shí)際出發(fā)，及時發(fā)現(xiàn)并處理好檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的各種問題，加強(qiáng)人員培訓(xùn)管理，加大資源整合共享，加快檔案管理創(chuàng)新，推動檔案信息化建設(shè)不斷進(jìn)步。

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