張艷

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和信息技術(shù)的日新月異，傳統(tǒng)辦公室檔案管理工作無法適應(yīng)當(dāng)下快節(jié)奏、高效率的時(shí)代要求。而辦公室檔案管理水平對(duì)單位發(fā)展壯大和效率提升影響深遠(yuǎn)，因此提高辦公室檔案管理工作效率便被提上議事日程。本文將首先對(duì)辦公室檔案管理工作基本情況和重要意義進(jìn)行簡(jiǎn)要闡述，對(duì)當(dāng)前辦公室檔案管理中存在的問題進(jìn)行深度分析，在此基礎(chǔ)上指出提升辦公室檔案管理工作效率的有效路徑。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;工作效率

引言

科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展背景下傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作模式已經(jīng)難以滿足需要，網(wǎng)絡(luò)信息化在辦公室檔案管理工作中的應(yīng)用是大勢(shì)所趨。辦公室檔案管理在企業(yè)工作中具有積極的作用，關(guān)系到企業(yè)各項(xiàng)工作業(yè)務(wù)開展，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的應(yīng)用對(duì)提高辦公室檔案管理工作效率意義重大。因此，本文將圍繞問題和對(duì)策來探討辦公室檔案管理工作。

1檔案管理的特點(diǎn)

（1）對(duì)資料進(jìn)行收集和保存。檔案管理工作具有一定復(fù)雜性，大部分時(shí)間用于真實(shí)材料收集和對(duì)歷史的記載。因此，在對(duì)資料進(jìn)行收集的時(shí)候，工作人員要確保資料的完整性，這就需要資料涉及廣泛領(lǐng)域。然后按照歸類的方式，存入檔案室，并做好管理工作。

（2）較大比重的文書檔案。在檔案中，占據(jù)較大比重的是文書檔案。它是由收集、分類、承辦等方面共同組成的，有時(shí)結(jié)合相關(guān)內(nèi)容，還會(huì)增加一些鑒定、檢索等環(huán)節(jié)，文書和檔案管理是相輔相成的。

（3）豐富的檔案種類。辦公室檔案管理種類繁多，具有多樣性的特點(diǎn)，如會(huì)計(jì)、行政、法律等。另外，辦公室管理的檔案形式比較多，如視頻、錄音和文字等。

（4）傳承文化價(jià)值。通過檔案管理利用，可以探尋歷史發(fā)展的軌跡和規(guī)律，了解國(guó)家、單位曾經(jīng)的輝煌業(yè)績(jī)，繼承歷史文脈和傳統(tǒng)精華，不斷增強(qiáng)民族凝聚力和文化自豪感，可以塑造企業(yè)文化，傳承發(fā)展歷史，提高全體成員凝聚力和向心力。

2當(dāng)前辦公室檔案管理工作中存在的問題

2.1重視程度不夠

很多單位管理者對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為檔案管理是業(yè)務(wù)工作的衍生品和附屬品;有的對(duì)項(xiàng)目合同、人事檔案高度關(guān)注，但對(duì)文書檔案、會(huì)計(jì)檔案比較輕視。在工作人員安排上，很多檔案管理工作是辦公室人員的附屬工作和兼職工作，由于不具備專業(yè)水平，知識(shí)較為局限，而單位形成的檔案涉及方方面面，因此很多檔案不能被及時(shí)準(zhǔn)確有效分類整理，利用查考功能更是不具備，導(dǎo)致檔案資料堆積如山，難以發(fā)揮價(jià)值作用。

2.2管理方式較為落后

管理觀念不科學(xué)是引起管理方式落后的根本原因，辦公室檔案管理方式較為落后主要表現(xiàn)為管理工作停留在資料保存方面，管理工作更加流于表面形式，除了日常資料保存，部分人員也沒有及時(shí)對(duì)接信息及時(shí)上傳，缺乏一定的資料搜集，管理方法仍然以傳統(tǒng)管理模式為主，還沒有很好地應(yīng)用到現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)到檔案管理工作中來。

2.3理制度不健全

制度建設(shè)是打基礎(chǔ)、利長(zhǎng)遠(yuǎn)的工作。要想使檔案管理工作高效進(jìn)行，首先必須要建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格按照制度管理利用。檔案管理制度主要包括檔案收集、整理、分類、利用等步驟，需要做好存儲(chǔ)介質(zhì)分類、收集整理規(guī)范、保管期限界定、查閱借閱規(guī)定等工作。但是在實(shí)際工作中，有的單位沒有出臺(tái)檔案管理工作的制度和章程，有的出臺(tái)了也是一紙空文，沒有建立專門檔案室，沒有按照要求進(jìn)行檔案管理，這在一定程度上也影響了檔案工作效率提高。

3提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

3.1在思想上高度重視

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，思想到位方能行動(dòng)迅速。首先要抓住“關(guān)鍵少數(shù)”，即全面提高單位領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，把檔案管理工作提上議事日程，擯棄“說起來重要、忙起來不要”的錯(cuò)誤做法，加強(qiáng)對(duì)單位的檔案綜合管理，做好謀劃、實(shí)施階段全過程管理。其次要強(qiáng)化激勵(lì)機(jī)制。強(qiáng)化“主人翁”意識(shí)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)考核，適時(shí)予以獎(jiǎng)懲，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，激發(fā)工作人員的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性，促進(jìn)工作效率提高。

3.2構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理工作體系

要構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理工作體系，就必須樹立現(xiàn)代化的檔案管理工作觀念，以現(xiàn)代辦公室檔案管理要求出發(fā)，正確處理和把握檔案管理和文件管理的關(guān)系，結(jié)合管理是現(xiàn)代化檔案管理工作體系的根本要求。檔案管理工作人員要全過程全環(huán)節(jié)參與到資料收集、整理和記錄中來，在熟悉和了解檔案資料信息的基礎(chǔ)上，建立完善辦公室檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)，結(jié)合實(shí)際情況要建立科學(xué)的檔案管理制度，明確檔案管理的具體操作程序。

3.3提高辦公室檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。為了培養(yǎng)檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)和實(shí)現(xiàn)檔案信息化，都需要高素質(zhì)的檔案管理人員。為了做好檔案管理這項(xiàng)相對(duì)枯燥的工作，檔案管理人員需要一顆能夠沉淀下來的心和默默無聞甘愿為他人奉獻(xiàn)的精神。作為一名辦公室檔案管理人員，需要具有較高的責(zé)任感，思想品德事業(yè)心以及熱愛本職工作的敬業(yè)心。在做好自己本職工作的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)服務(wù)與創(chuàng)新意識(shí)，加強(qiáng)收集各種最新檔案信息的能力，利用檔案資源，為用戶提供相關(guān)信息，給他們進(jìn)行最好的服務(wù)。除了檔案管理人員自身需要提高素質(zhì)外，還需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理，不斷加強(qiáng)檔案管理工作，鼓勵(lì)檔案管理人員積極參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的技術(shù)，以此來不斷提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。

3.4在技術(shù)上逐步提升

應(yīng)該采用雙套制管理模式，讓實(shí)物檔案管理和計(jì)算機(jī)檔案管理相輔相成、相得益彰。積極推進(jìn)檔案信息化管理的進(jìn)程，將檔案信息資源利用更加科學(xué)化、規(guī)范化、便捷化。同時(shí)積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云技術(shù)等新一代技術(shù)手段做好信息資源開發(fā)利用，充分進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和認(rèn)真研究，找出內(nèi)在規(guī)律性和聯(lián)系性，進(jìn)行資料匯編和深度開發(fā)，提高檔案管理工作在全局工作中的重要性和話語(yǔ)權(quán)。

結(jié)語(yǔ)

對(duì)于提高辦公室檔案管理工作效率，需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化以及提高檔案管理人員的素養(yǎng)。還需要不斷提高檔案管理工作水平，提供優(yōu)質(zhì)、快捷、準(zhǔn)確、安全且令人滿意的服務(wù)。檔案管理能夠加強(qiáng)的師資隊(duì)伍建設(shè)、促進(jìn)教學(xué)、科研等工作內(nèi)容的展開，因此，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)范化是現(xiàn)在辦公室檔案人員的必要工作。

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