劉海波

一、背景描述

近年來，隨著財務管控系統(tǒng)的應用及財力集約工作的不斷深化，公司的財務管理水平不斷提高，但在業(yè)務憑證管理方面，與大多數(shù)單位一樣未進行電子化、信息化處理，電子單據(jù)只是紙質(zhì)憑證的后備。在會計核算中，必須將電子憑證打印出來，再進行簽字、蓋章，與打印出來的記賬憑證一起作為會計檔案保存。這種“有字為據(jù)”的傳統(tǒng)會計核算思想，仍在引導會計工作的開展，沒有充分利用現(xiàn)代化的信息技術，強求紙質(zhì)的原始憑證。

在實際工作中，大部分業(yè)務憑證都是紙質(zhì)數(shù)據(jù)，而這些業(yè)務憑證在手工輸入過程中有可能出現(xiàn)差錯又未能審核出來。加上紙質(zhì)憑證本身的真實性及信息的完整性等問題成了困擾財務工作進一步提升的難點。隨著信息技術的發(fā)展，信息系統(tǒng)朝著“無紙化”“自動化”“智能化”的方向發(fā)展。業(yè)務憑證電子化的實現(xiàn)不僅僅是信息科技發(fā)展的必然結果，也是企業(yè)內(nèi)部的自身要求。

二、主要做法

經(jīng)過前期調(diào)研，實施部署等工作的開展，順利地完成了工程類業(yè)務憑證電子化工作，主要做法如下：

（一）梳理現(xiàn)有業(yè)務憑證

整理公司現(xiàn)有工程類業(yè)務涵蓋范圍及所涉及的業(yè)務憑證，將現(xiàn)有的業(yè)務憑證類型與AIM影像系統(tǒng)中的業(yè)務規(guī)范進行逐一匹配。此項工作的意義在于：確定業(yè)務憑證電子化的實施范圍，并保證后期影像采集過程中單據(jù)采集內(nèi)容滿足應有的業(yè)務要求，且符合公司實際業(yè)務開展，為后期業(yè)務流程的梳理做好準備工作。

（二）梳理并整合業(yè)務流程

1.梳理現(xiàn)有流程，查找提升空間。

在業(yè)務范圍及業(yè)務憑證梳理的基礎上，進一步梳理各項業(yè)務的管理流程。根據(jù)對現(xiàn)有流程的梳理與分析，發(fā)現(xiàn)公司現(xiàn)有業(yè)務流程相互平行、相互獨立，并存在大量信息重復輸入工作，例如業(yè)務人員在經(jīng)營管理系統(tǒng)中錄入業(yè)務工程信息及合同信息后，由于經(jīng)營管理系統(tǒng)與財務管控系統(tǒng)之間無法進行數(shù)據(jù)傳輸，導致業(yè)務人員在辦理付款業(yè)務時需在財務管控系統(tǒng)中再次輸入合同對方和付款金額等信息。不僅降低了工作效率，還增加了出錯概率。

2.優(yōu)化業(yè)務流程，提升管理水平。

通過前期分析，為進一步提升公司業(yè)務處理效率，確保財務系統(tǒng)信息與業(yè)務系統(tǒng)信息的一致性，以業(yè)務憑證電子化為契機，在經(jīng)營管理系統(tǒng)與財務管控系統(tǒng)之間建立了信息傳輸接口，并對兩個系統(tǒng)中的流程進行整合與合并。通過流程的整合，解決了業(yè)務人員在不同系統(tǒng)間信息重復錄入的問題。在實現(xiàn)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的自動傳遞后，進一步提升了公司財務信息化工作水平，深化了公司的業(yè)務融合。

在對業(yè)務流程整合后，收付款業(yè)務的初始起點均在經(jīng)營管理系統(tǒng)中，業(yè)務的多項信息在經(jīng)營系統(tǒng)中錄入或采集，然后再由經(jīng)營管理系統(tǒng)將相關數(shù)據(jù)推送至財務管控系統(tǒng)中。財務管控系統(tǒng)收到信息后，自動生成待辦單據(jù)，業(yè)務人員對待辦單據(jù)再進行補充，避免了業(yè)務人員在兩個系統(tǒng)間的重復錄入工作，不僅提升了工作效率，還提高了信息的準確性。

（三）系統(tǒng)平臺的搭建與融合

為確保優(yōu)化后收付款業(yè)務流程的順利實施，經(jīng)與各系統(tǒng)人員確定了各系統(tǒng)間的融合方案。經(jīng)營管理系統(tǒng)與財務管控系統(tǒng)間建立數(shù)據(jù)接口，用于傳輸業(yè)務信息。兩個業(yè)務系統(tǒng)同時與AIM影像模塊進行連接，用于接收業(yè)務流程中各崗位上傳采集的影像資料，并保證業(yè)務憑證影像資料可在兩個系統(tǒng)中實時進行查詢，達到財務信息的充分共享。

（四）系統(tǒng)單據(jù)修改

業(yè)務流程及系統(tǒng)平臺搭建工作完成后，根據(jù)實際工作需要對各系統(tǒng)進行修改，包括在經(jīng)營管理系統(tǒng)與財務管控系統(tǒng)各個節(jié)點中嵌入影像查看功能。在電子化工作中，工程預算的審核職能主要在經(jīng)營管理系統(tǒng)進行，經(jīng)營管理系統(tǒng)中原有系統(tǒng)設置基本已滿足業(yè)務需要;資金支出的審批則在財務管控系統(tǒng)中，為確保全部業(yè)務審批手續(xù)在系統(tǒng)中進行，主要對財務管控做了以下調(diào)整：

1.在各個節(jié)點中嵌入影像功能。

根據(jù)業(yè)務的實際需要，在業(yè)務和資金審批流程的各個節(jié)點均嵌入了AIM管理模塊，各個崗位節(jié)點均可瀏覽之前崗位錄入的影像資料。每筆業(yè)務所采集的影像資料均有唯一的影像編號，一個影像編號對應同一業(yè)務下的多個影像文件。各節(jié)點查閱影像資料時，通過發(fā)送影像編號，調(diào)取該編號下的所有影像文件。在經(jīng)營管理系統(tǒng)首崗、經(jīng)營管理系統(tǒng)末崗還具備創(chuàng)建影像編號的權限，考慮到業(yè)務憑證采集時間不統(tǒng)一的因素，經(jīng)營管理系統(tǒng)中各個崗位節(jié)點均有影像補錄的功能。在財務管控的制證頁面也開放了影像補錄功能，用于采集銀行回單。

2.修改財務系統(tǒng)資金支付申請單。

由于資金的支出需要關聯(lián)財務管控中的業(yè)務預算，在現(xiàn)行的支付單據(jù)中，必須先關聯(lián)月度預算才可以輸入業(yè)務信息。業(yè)務流程變更后，由于業(yè)務信息全部由經(jīng)營管理系統(tǒng)推送，業(yè)務信息的推送早于關聯(lián)預算，致使財務管控無法順利接收業(yè)務信息。為成功實現(xiàn)支付業(yè)務在系統(tǒng)間的無縫對接，對財務系統(tǒng)中付款單據(jù)進行了修改。修改后的資金申請單除了具備接收經(jīng)營管理系統(tǒng)推送的往來單位名稱、工程項目名稱、費用種類及金額等信息外，還可以在接收支付信息后，再與月度預算進行手工關聯(lián)。

三、實踐效果

（一）快速審批

各級業(yè)務審批全部脫離了紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，采用系統(tǒng)線上審批模式，審核通過后自動傳遞至下一審核崗位，打破了傳遞紙質(zhì)業(yè)務憑據(jù)的地域、時間限制，解決了會計原始憑證主要依靠人工方式進行傳遞和流轉(zhuǎn)，提高了業(yè)務審批速度。

（二）業(yè)務前移

以實際業(yè)務流程為基礎，將原始憑證電子化工作拓展至業(yè)務前端，落實了內(nèi)控責任，劃分了業(yè)務界面，明晰了崗位職責，更好地推動核算與業(yè)務前端的貫通，提高原始憑證電子化應用的準確性、便捷性、高效性。

（三）信息共享

在原有工作模式下，業(yè)務單據(jù)原件在財務歸檔后，業(yè)務部門若需要留檔則需自行復印。多數(shù)業(yè)務人員未能做好資料的留存?zhèn)浞莨ぷ?。實施業(yè)務憑據(jù)電子化后，業(yè)務人員可登錄財務系統(tǒng)實時在線查看影像資料。

（四）降低風險

集中結算壓力與日俱增，驗審處理效率和質(zhì)量有待改進，傳統(tǒng)的紙質(zhì)憑證無法在線審核和追溯。實施業(yè)務憑證電子化后，業(yè)務審批進度和有關影像資料可實時在線查詢，便于各審核崗位人員隨時查詢已審批業(yè)務的資料。

（作者單位：北京電力工程有限公司）