房建子

【摘 要】本文首先闡述了電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的必要性，其次指出了檔案管理中存在的不足，最后對于如何實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化提出了措施，以供參考。

【關鍵詞】電力企業(yè)；檔案管理；現(xiàn)代化

隨著我國經(jīng)濟發(fā)展的不斷加快，我國相關的電力企業(yè)逐漸實現(xiàn)了高速的、有效的發(fā)展，然而，在實際工作中，檔案管理工作逐漸暴露出一些問題以及難點。因此，在實際工作中，若仍使用傳統(tǒng)形式的檔案管理方法，那么就難從根本上達到電力企業(yè)快速發(fā)展所提出來的要求以及標準，在分析上述情況的基礎上得到，企業(yè)在發(fā)展的過程中，需要重點關注電力企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

1 電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的必要性

第一，知識經(jīng)濟時代對電力企業(yè)檔案管理工作提出了新的要求。知識經(jīng)濟是建立在知識與信息的生產(chǎn)、分配與使用基礎上的經(jīng)濟，它是在高科技與市場經(jīng)濟高度發(fā)展的基礎上形成的一種新的經(jīng)濟形態(tài)與經(jīng)濟結(jié)構(gòu)，知識經(jīng)濟對企業(yè)管理最大的影響在于經(jīng)濟環(huán)境、競爭焦點的變化與企業(yè)戰(zhàn)略的相應調(diào)整。知識經(jīng)濟時代對企業(yè)檔案工作提出了新的要求，也就是，企業(yè)應將文件檔案視為重要的知識資產(chǎn)來管理，大力挖掘開發(fā)利用檔案的知識價值，發(fā)揮檔案的知識功效，使其成為員工的“知識儲備倉”，領導的“決策支撐庫”。建立基于知識服務的企業(yè)檔案管理模式，將全企業(yè)的文件、檔案、信息、知識有序化整合，使之成為企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源之一，促進企業(yè)運營，引領企業(yè)發(fā)展，成為企業(yè)壯大的不竭動力源泉。

第二，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是信息化條件下電力企業(yè)檔案管理工作的必然選擇。在信息化、網(wǎng)絡化環(huán)境下，企業(yè)檔案管理的對象、環(huán)境、手段均發(fā)生重大變化，電子文件的大量出現(xiàn)，磁記錄、光盤介質(zhì)存儲方式的頻繁使用改變了檔案部門傳統(tǒng)的單一紙質(zhì)載體檔案的保管工作，新記錄形式的出現(xiàn)正在改變著檔案管理的工作內(nèi)容，保證非紙質(zhì)載體檔案的安全性、有效性、可用性已提上檔案管理工作重要議程。

2 電力企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

2.1 對檔案管理的認識不足

在企業(yè)實行現(xiàn)代化的檔案管理時，管理的主體要明確，只有確定了管理的主體，才可確保管理工作能夠有效的運行。目前，電力企業(yè)的員工對于管理檔案的工作沒用足夠的重視，檔案的管理意識不強，對企業(yè)中各部門的資料和文件的重視度不夠，沒有及時的歸檔，造成了企業(yè)資源的流失或損壞，進而增加了收集、管理檔案的難度。另一方面，現(xiàn)如今的企業(yè)都是相對重視生產(chǎn)，忽略了管理的重要性，著導致了企業(yè)檔案管理的模式不健全，常常會有檔案的資料不完整、數(shù)目上不齊全等現(xiàn)象，沒有體現(xiàn)出企業(yè)管理檔案的作用，使其不能夠給予企業(yè)有效的、有品質(zhì)的服務。

2.2 對檔案實行管理的人員的業(yè)務水平不強

現(xiàn)如今，電力企業(yè)中管理檔案的人員數(shù)量不夠，業(yè)務水平不強。部分的管理檔案的人員的學歷相對較低、缺乏責任心，不能夠很好的掌握管理檔案的理論知識與專業(yè)的技能，業(yè)務能力不高?，F(xiàn)在電力企業(yè)中管理檔案的人員大多數(shù)不是專業(yè)出身，對專業(yè)的管理知識匱乏，限制了檔案管理的發(fā)展。根據(jù)現(xiàn)在電力企業(yè)的發(fā)展需求，管理檔案的人員不單單要掌握管理檔案的理論知識，還需要懂得怎樣建立管理檔案的軟件，怎樣維護軟件中的檔案信息，然而從目前電力企業(yè)管理檔案人員的現(xiàn)狀來看，大部分的管理人員的專業(yè)素質(zhì)不是很全面，還需要提升的空間。

2.3 檔案數(shù)字化管理水平低

結(jié)合當前社會經(jīng)濟發(fā)展的主要特點，數(shù)字化管理是適合當前電力企業(yè)檔案管理的最佳形式，提高檔案管理的科學性與有效性，可有效滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的趨勢。但電力企業(yè)對數(shù)字化建設不重視，缺乏對數(shù)字化管理的相關專業(yè)知識，缺少詳細的標準和制度來實行數(shù)字化管理，未能將電力檔案資源的效用充分發(fā)展出來，嚴重制約了電力企業(yè)發(fā)展的腳步。

3 加強電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的措施

3.1 嚴格要求檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)

首先，需要從根本上重視以及關注檔案管理工作，促使相關企業(yè)檔案管理工作人員逐漸增強事業(yè)心，同時強化自身的責任感。在實際工作中，需要從根本上認識到檔案管理工作的目的，需要認識到檔案管理工作所具有的服務性以及科學性。同時提升自身的服務質(zhì)量以及服務水平，增強溝通能力以及協(xié)調(diào)能力，跟檔案用戶進行積極有效的溝通以及交流。

其次，管理工作人員需要不斷提升自身業(yè)務水平，有效的、科學的服務于電力企業(yè)的生產(chǎn)工作以及電力企業(yè)的后期發(fā)展。努力學習現(xiàn)代檔案先進的管理知識，選擇有效的現(xiàn)代技術(shù)方法，制定完善的管理體系，以更好地適應企業(yè)檔案管理工作。

3.2 推動計算機信息管理和檔案管理的融合

首先，及時跟進經(jīng)營情況，進行信息的采集、保存、編目或者提供利用。其次，應積極參與到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個方面，在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導職能，在各個系統(tǒng)的設計和運行過程中就應主動介入，加入電子文件檔案的鑒定歸檔、保存利用等檔案管理內(nèi)容。最后，檔案工作者要在專業(yè)人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集管理。

3.3 完善檔案管理的體制

企業(yè)要構(gòu)建完善的檔案管理的體制，就要有統(tǒng)一的標準與規(guī)范，這樣才能使企業(yè)員工處理檔案工作時有法可依、有章可循。企業(yè)在實行檔案管理時，進行歸檔時，其文件的資料一定是完整、準確、齊全的，管理人員一定要將檔案的文件實行規(guī)范化的管理，嚴格依據(jù)管理檔案的標準與制度來完成管理檔案的各項工作。隨著企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，企業(yè)在進行管理時其檔案的管理體系一定要具備科學性，將不同載體、各個部門的檔案實行統(tǒng)一的管理，完善企業(yè)管理檔案的體制。

電力企業(yè)檔案管理在制定長期規(guī)劃和年度工作計劃之外，對于各項工作的具體目標、各部門工作任務等也需要層層細化。把對人和部門的監(jiān)督和考核結(jié)合起來，確保工作量的順利按時完成。在發(fā)布工作任務的同時，制定嚴格的獎懲機制，做到獎罰分明，做到電力企業(yè)檔案管理制度的完善和完備。

3.4 加強檔案編研工作，創(chuàng)新服務模式

編研是對檔案中具有實用價值的知識信息進行抽取、加工、整理與集合。電力企業(yè)檔案部門應大力開展檔案編研，充分開發(fā)檔案價值，為企業(yè)的中心工作和運營管理提供良好的支撐服務。在編研工作過程中，要根據(jù)本企業(yè)的實際情況，結(jié)合本企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和現(xiàn)實需求，從檔案資源中選擇具有重要借鑒意義或具有本企業(yè)特色的專題，將散布在不同時期、不同地方、不同部門或不同案卷中的相關檔案加以搜集整理，以匯集成能全面、真實、客觀、完整地反映該特色專題歷史發(fā)展全過程的專題檔案文獻，為推動檔案知識化管理與服務做好準備。

4 結(jié)語

綜上所述，開展電力企業(yè)檔案管理工作，需要重點關注其存在的挑戰(zhàn)性以及難點所在。需要進一步促使檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，這已經(jīng)成為未來社會發(fā)展的一個必然的走勢。實現(xiàn)現(xiàn)代化，可以從根本上滿足企業(yè)未來的建設，同時滿足其未來的發(fā)展。所以，在實施檔案管理的過程中，需要立足于電力企業(yè)發(fā)展的實際需要。在實際工作中，堅持與時俱進，努力進步，積極開拓以及創(chuàng)新。

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（作者單位：國網(wǎng)甘肅省電力公司電力科學研究院）