陳增強

（臨海市圖書館 浙江臨海 317000）

1 引言

圖書清點工作是圖書館一項制度化、常態(tài)化的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作。從對圖書的手工管理到自動化管理再到目前向自助化、智能化的方向發(fā)展，無論是什么樣的管理方式，都不能避免發(fā)生數(shù)據(jù)錯誤或圖書丟失的現(xiàn)象。隨著大規(guī)模的開架借閱服務(wù)模式的應用，圖書錯亂架的現(xiàn)象也日益嚴重，特別是對于館藏數(shù)量龐大、圖書流通量和密度都很高、更新替舊頻繁的公共圖書館而言，圖書清點既可以較好地解決錯亂架問題，又可以及時發(fā)現(xiàn)書目信息錯誤、條形碼丟失或破損以及圖書編目、典藏、流通中存在的問題，提高圖書館的服務(wù)水平和管理質(zhì)量。

臨海市圖書館（以下簡稱“我館”）近20年來特別是自2007年實行自動化管理以來，經(jīng)歷了許多重大變化，館藏圖書數(shù)量由最初的130 000冊左右增至今天的820 000余冊，館藏空間由單獨一個館變?yōu)橐钥傪^為核心和12家自助圖書分館組成的現(xiàn)代化綜合性圖書館。建館以來，我館經(jīng)歷了多次館舍擴大、搬遷，資源的增加，編目方式的改變，自動化系統(tǒng)的更新和服務(wù)模式的改變。我館在漫長的發(fā)展過程中，由于受諸多原因的影響，從未對圖書進行全方位、系統(tǒng)化的清點和盤查，導致圖書管理系統(tǒng)中存儲的數(shù)據(jù)與實際圖書不相一致的情況逐漸增多。在圖書流通過程中經(jīng)常有讀者反映利用OPAC檢索到某書但在書架上找不到，其原因之一可能是該書已丟失但在數(shù)據(jù)庫中沒有如實反映出來，導致找書難及“有賬無書”的矛盾日益突出，嚴重影響了圖書的正常流通，給讀者的學習和研究帶來了障礙，成為直接影響圖書館服務(wù)可信度的關(guān)鍵因素之一。為了避免矛盾日益惡化，我館決定對館藏圖書進行一次全方位的清點，搞清館藏圖書狀況并在數(shù)據(jù)庫中將丟失圖書明確標識出來，以避免讀者無謂的查找。

2 清點方式及方案的選擇

在圖書清點工作的過程中，清點方式的選擇起著非常重要的作用。一種可行性的且符合本館實際的清點方式在對清點工作的推進中起著事半功倍的作用，直接決定了清點的方案及后續(xù)工作。目前在業(yè)界，圖書館常用的清點方式有以下三種：① 利用數(shù)據(jù)采集器清點方式；②利用圖書管理系統(tǒng)自帶的清點模塊；③利用RFID技術(shù)的清點方法。三種方式各有利弊，結(jié)合我館目前的實際情況并通過實踐，我們總結(jié)出了一種全新的圖書清點方式，即利用圖書管理系統(tǒng)現(xiàn)有的庫位調(diào)整功能和統(tǒng)計功能動態(tài)地實現(xiàn)圖書的清點工作，在此將其稱之為移庫清點法。

移庫清點法是在圖書管理系統(tǒng)庫位調(diào)整功能的基礎(chǔ)上，利用庫位的不同表示清點狀態(tài)的不同來進行清點，然后通過圖書管理系統(tǒng)的統(tǒng)計功能統(tǒng)計出清點結(jié)果的一種圖書清點方式。

其實現(xiàn)原理為：①對每個要清點的書庫（下稱原始庫）建立相應的盤點中轉(zhuǎn)庫，然后把該書庫的圖書通過批處理調(diào)整到盤點中轉(zhuǎn)庫。②通過采集器集中現(xiàn)場采集要清點書庫所有圖書條碼信息并進行匯總，并把匯總后的圖書信息通過批處理由盤點中轉(zhuǎn)調(diào)整回原始庫，此時庫位在原始庫的圖書表示圖書已經(jīng)清點過，在條碼采集過程的同時還要對清點過程中發(fā)現(xiàn)條碼丟失、磨損及書頁破損的圖書進行更改和記錄處理[1]。③在所有圖書都清點完成后，盤點中轉(zhuǎn)庫剩下的記錄即為該被清點書庫丟失的圖書，此時可對這些圖書作臨時擬丟失處理。利用圖書管理系統(tǒng)的統(tǒng)計功能對圖書進行統(tǒng)計，得出清點結(jié)果。

此外，為實現(xiàn)準確清點，對以上的清點原理作以下補充說明：①對書庫中已外借的那部分圖書當作沒有丟失并且書目信息無誤的圖書，放在原書庫不做調(diào)整，只對圖書管理系統(tǒng)館藏狀態(tài)為在架的圖書進行調(diào)整到圖書盤點中轉(zhuǎn)庫。②對于亂庫的圖書即實際所在庫位與圖書管理系統(tǒng)顯示的庫位不符的圖書，在條碼采集結(jié)束后的批調(diào)整過程中直接調(diào)整到當前實際所在庫位。③庫位調(diào)整可以重復進行，即庫位由A庫調(diào)到A庫，就相當于未作變化，因此對于在條碼采集過程由于疏忽而導致某一圖書條碼信息的重復采集是不影響圖書的清點統(tǒng)計工作的。

3 清點步驟的實踐過程

3.1 清點工作的分工

為使本次清點工作能順利有序地進行，我們把清點的工作人員分成條碼采集組、數(shù)據(jù)處理組、技術(shù)協(xié)調(diào)組。其中條碼采集組主要負責條碼信息的采集工作及在采集過程中圖書下架、翻書、歸架工作。數(shù)據(jù)處理組負責每天采集數(shù)據(jù)的匯總、整理及數(shù)據(jù)的導入和統(tǒng)計工作并對清點過程中發(fā)現(xiàn)的問題圖書進行檢查，該修改的修改，該添加的添加。技術(shù)協(xié)調(diào)組負責圖書清點工作的培訓、總體指導、協(xié)調(diào)等后勤保障工作。

3.2 清點工作的準備

首先，在全館范圍內(nèi)進行圖書催還、書庫巡視、書架整理。由于目前本館圖書都實行自助借閱，圖書流動性很大，加上部分工作人員會將未出借的圖書放在自己的辦公室，讀者有時也會將未出借的圖書放在自修室，這將會造成圖書清點的誤差。為減少誤差，對這些亂架或者散放的圖書進行上述處理是極為必要的。

其次，是培訓一支精干的工作隊伍。在清點工作前對參與清點的所有工作人員進行培訓，并對在清點過程中所要遵循的工作規(guī)范和常見問題的處理、便攜式數(shù)據(jù)采集器的使用等作詳細說明指導。

3.3 圖書條碼采集

在本次的圖書清點過程中，圖書條碼的采集是本次工作的基礎(chǔ)也是首要任務(wù)。為保證條碼的準確快速采集，我們制定了以下工作規(guī)范：①每個采集組由2人組成，每組選一個手疾眼快、熟練能干的工作人員作為“槍手”負責條碼的采集任務(wù)，另外一人負責原地下架、歸架翻書等工作。②每個采集組配備一個數(shù)據(jù)采集器、一輛圖書整理小推車。③條碼采集流程是先把圖書按順序下架到旁邊的圖書整理小推車上，然后采取先翻圖書后采集條碼的方式，工作人員按照一定的規(guī)律下架、翻書，采集條碼的人員只要采集完條碼將圖書合上即可。④采集的條碼數(shù)據(jù)等當天的采集工作結(jié)束后由數(shù)據(jù)處理組人員負責導出和整理。

粗略計算，每只采集器平均每小時可采集800～1000冊圖書條碼，每天工作8個小時，共有8只采集器在工作，每天可清點圖書6萬～8萬冊左右。由于我館每個庫位的藏書都是在6萬冊之內(nèi)，所以在每周的館休日時間就可以完成一個書庫的清點工作。

在進場清點前，按照采集器數(shù)量對書架進行分組和對每個采集器都進行編號，各采集組進場后隨機抽取采集器，并在和采集器編號對應的書架分組里進行數(shù)據(jù)采集。明確的分工極大地降低了圖書采集的遺漏和重復采集，實現(xiàn)圖書的精準清點。

3.4 清點統(tǒng)計

圖書條碼信息采集完畢后，對各個采集器采集到的條碼信息進行匯總，按照如圖1所示的清點流程進行清點。為了方便闡述，這里以崇和路自助館庫位（以下簡稱崇和路庫）為例進行說明，其他書庫方法類似。

圖1 圖書清點統(tǒng)計流程圖

（1）建立一個盤點中轉(zhuǎn)庫，把圖書管理系統(tǒng)中庫位是崇和路庫且館藏狀態(tài)為“在架”的圖書進行批處理調(diào)整到盤點中轉(zhuǎn)庫，此時圖書管理系統(tǒng)崇和路庫里已查不到館藏狀態(tài)為“在架”的圖書了。

（2）把條碼采集組各組采集到的條碼從采集器導出后進行匯總，匯總后的數(shù)據(jù)通過批處理從盤點庫中轉(zhuǎn)庫調(diào)回到崇和路庫（下稱原庫位）。對于采集器重復采集圖書在批處理過程中可以多次導入，不影響庫位調(diào)整和清點工作；對于采集到的亂庫的圖書在批處理過程中直接調(diào)入當前被清點的庫。

（3）圖書信息在批量從盤點中轉(zhuǎn)庫調(diào)整到原庫位的過程中，圖書管理系統(tǒng)會對館藏狀態(tài)為在架的圖書成功調(diào)整入庫，而對于調(diào)整過程中有異常問題的圖書，圖書管理系統(tǒng)會自動識別并以列表的形式反饋給工作人員。一是館藏狀態(tài)為“遺失”的圖書，在批調(diào)整過程中，圖書系統(tǒng)會提示“該書的狀態(tài)為‘遺失’，調(diào)整失敗”，原因是該書已作丟失賠償處理。如果此書讀者已經(jīng)賠償，應查清賠書情況及時退賠并對該書作丟失復得處理，然后零星調(diào)整入庫。二是館藏狀態(tài)為“借出”的圖書，在批調(diào)整過程中，圖書管理系統(tǒng)會提示“該書的狀態(tài)為‘借出’，調(diào)整失敗”。原因是由于讀者還書時遺漏造成的，需作還書處理后零星調(diào)整入庫[2]。三是館藏狀態(tài)為“剔除”的圖書，在批調(diào)整過程中，圖書管理系統(tǒng)會提示“該書的狀態(tài)為‘剔除’，調(diào)整失敗”。原因可能是流通部門的工作人員的疏忽，誤剔除造成的，需要重新核實該書的實際情況，如需繼續(xù)流通則重新入藏后零星調(diào)整入庫，否則做下架處理。四是工作人員在采集條碼的時候，由于條碼年久磨損等原因造成采集到的條形碼出現(xiàn)錯誤，如缺位、多位、亂碼等，圖書管理系統(tǒng)會提示“此條形碼不存在”這種情況則需通過查找和核對后進行修改，然后零星調(diào)整入庫。

（4）在把采集到的所有條碼信息批量從盤點中轉(zhuǎn)庫調(diào)入到原庫位調(diào)整完成后，會發(fā)現(xiàn)盤點中轉(zhuǎn)庫中仍有一部分書（即在圖書管理系統(tǒng)的盤點中轉(zhuǎn)庫里仍然有圖書信息記錄），這種情況的處理方法是首先建立一張名為“某庫位遺失”的借閱證，然后把臨時庫剩下的記錄批處理借閱到名為“某庫位遺失”的借閱證上。這樣做，一是方便了部分由于清點工作人員的疏忽而遺漏清點圖書的處理，對于這些遺漏清點的圖書只要進行簡單的還書處理后又可以重新流通了；二是可以很好地解決關(guān)于讀者經(jīng)常反映的利用OPAC檢索到某書但在書架上找不到的問題。

（5）利用圖書管理系統(tǒng)的統(tǒng)計功能對圖書進行統(tǒng)計，得出清點結(jié)果。

3.5 清點結(jié)果分析

我館目前對讀者開架借閱的館藏圖書由3部分構(gòu)成：總館二樓的成人文獻、總館三樓的少兒文獻、各自助圖書館的綜合文獻。為了更好地掌握館藏情況，我們對截至發(fā)文日期前已清點的各庫位的圖書丟失冊數(shù)及圖書丟失率進行統(tǒng)計，如表1所示。

從各書庫丟失率來看，文獻資源丟失率分布是不均衡的：總館二樓（成人）和總館三樓（少兒）這兩個書庫圖書丟失的數(shù)量較大，崇和路自助和巾山路自助這兩個書庫丟失率相對較少。但從年丟失率來看，各書庫的年丟失率都在1%以下，相對較低，基本符合業(yè)界標準。

從各類別的圖書丟失率來看，部分館藏年限較長及大碼洋的圖書的丟失率相對較高，熱門圖書、工具書丟失率呈增長趨勢。

表1 圖書清點統(tǒng)計表

4 移庫清點法的工作成效

4.1 解決了圖書動態(tài)清點與數(shù)據(jù)核對同步的問題

由于是從具體的專業(yè)用戶角度出發(fā)結(jié)合圖書館實際且在經(jīng)過大量的實踐基礎(chǔ)上總結(jié)出來的技術(shù)方法，移庫清點法在一定程度上擴充和完善了圖書管理系統(tǒng)的功能，解決了圖書館動態(tài)清點和數(shù)據(jù)核對同步進行的問題。

4.2 方便了隱性丟失圖書的重新入藏流通

隱性丟失的圖書是指那部分不是真正遺失而是由于清點工作人員的疏忽而遺漏清點或者讀者錯拿等原因造成的，且找回幾率很高的那部分圖書。由于移庫清點法增加了遺失圖書處理的批借閱模塊，這部分圖書找回后只要讀者或者流通部門工作人員在自助借還機上作簡單的還書處理后又可以重新流通，省略了遺失圖書找回后需交采編部門重新入藏、調(diào)庫等程序。

4.3 提高了工作效率，節(jié)約了清點成本

移庫清點法操作簡單、實用性強，不受工作空間和設(shè)備數(shù)量的限制，可多人同時進行。本次我館的清點工作都是安排在每周周一的館休日進行，在一定程度上避免讀者對清點工作的影響和因為流通過程中實物圖書的動態(tài)變化造成的圖書清點遺漏或重復清點，而且本次清點工作也是全體館員共同參加，由于比較熟知書庫情況及藏書結(jié)構(gòu)，在一定程度上提高了清點效率也節(jié)約了清點成本，為大規(guī)模清點奠定了基礎(chǔ)。

5 結(jié)語

截至目前，我館已完成了對4個書庫的圖書清點工作，涉及圖書15余萬冊，后期將繼續(xù)組織全館工作人員對其余8個書庫的圖書進行清點。清點工作雖對各部門的工作運轉(zhuǎn)都有一定影響，但清點工作使圖書館能真正摸清了家底，解決了歷史遺留問題。通過本次清點工作及對遺失圖書的處理，讀者在書架上找不到的圖書明顯減少，相關(guān)投訴也變少，極大提高了圖書館服務(wù)的可信度及讀者滿意度。清點工作同時也增進了全體館員對圖書館業(yè)務(wù)工作的了解，提高館員的業(yè)務(wù)水平。