尹丹丹

摘 要：隨著社會的不斷進(jìn)步和發(fā)展，人們的生活得到了日新月異的變化，由于信息技術(shù)發(fā)展迅猛，人們已經(jīng)向高科技時代邁進(jìn)。由于現(xiàn)在對科學(xué)技術(shù)的充分利用，電子檔案管理也更加的便捷，先進(jìn)的檔案管理手段使人們的信息更加安全，也使檔案管理人員的工作變得更加簡單。本文就根據(jù)檔案管理的特點和合理利用計算機檔案的方法進(jìn)行了詳細(xì)的闡述和說明。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理; 利用; 保密

中圖分類號：TP315? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ?文章編號：1006-3315（2019）04-170-001

在當(dāng)下飛速發(fā)展的社會中，先進(jìn)的信息技術(shù)帶給人們的不僅有通訊的便捷，還有各項工作中操作的便捷，那么今天涉及到的計算機檔案管理就是其中一項。當(dāng)然計算機檔案管理也有自己獨特的特點，下面的文章將針對計算機電子檔案的管理特點進(jìn)行詳細(xì)的分析。

一、計算機電子檔案

電子檔案，也就是把檔案通過電子設(shè)備的方式將其儲存起來，是區(qū)別于紙質(zhì)檔案的新一類檔案。電子檔案跟真實存在的紙質(zhì)檔案不同，是用電子化的方式將檔案存放于虛擬的網(wǎng)絡(luò)中。只需要將這些電子檔案信息使用一定的介質(zhì)放到網(wǎng)絡(luò)中就可以實現(xiàn)終端的共享。

二、計算機電子檔案的管理

電子檔案歸檔主要用電腦硬盤、移動硬盤、云端網(wǎng)絡(luò)空間、光盤來進(jìn)行傳遞，電子檔案是通過云存儲的方式來存儲的，這樣，電子檔案文件既可以存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)中，也可以存儲在云端的網(wǎng)絡(luò)空間。所以在管理的過程中需要注意從硬件和軟件的兩部分進(jìn)行管理。

1.根據(jù)電子檔案的可共享進(jìn)行管理

時效性是什么呢？時效性影響著決策的生效時間，時效性決定了決策在特定時間內(nèi)是否有效。因此就傳統(tǒng)的普通檔案管理而言，對于工作人員通常都是一件非常繁瑣的工作，不管是檔案備檔、檔案整理，還是再次提檔，整個過程中都需要消耗大量的人力和物力。而電子檔案正好就解決了傳統(tǒng)檔案較低的工作效率的問題，整個過程只需要幾秒鐘就可以完成，這樣既減輕了工作人員的工作量，又縮短了人們的等待時間，因此不動產(chǎn)電子檔案完美地體現(xiàn)了時效性。所以在日常的檔案管理過程中，要注意網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，防止病毒和黑客的惡意攻擊導(dǎo)致的電子檔案泄露。

電子檔案的共享性體現(xiàn)在電子檔案在同一時間可以有多人使用，不論是多么龐大的信息體系都可以直接做成壓縮包或者以云的形式存儲起來，這樣當(dāng)工作人員需要翻閱資料時不再需要去資料室里挨個翻找，只需要通過計算機把想要的資料調(diào)出來就可以了，整個過程不過幾秒鐘，而且可以同時供多人使用，不再存在資源被占用的情況，且共享的過程中減少了資源的浪費[1]。

這在帶來便利的同時也存在著一定的問題，在進(jìn)行通訊傳輸?shù)臅r候，檔案室是需要跟多個使用者進(jìn)行連接的，如果其中一個使用者存在漏洞或者風(fēng)險，那將會導(dǎo)致所有同時使用電子檔案的人遭受損失，因此在日常的電子檔案管理過程中要防止這一現(xiàn)象的發(fā)生。

2.將傳統(tǒng)檔案和電子檔案相結(jié)合

傳統(tǒng)的檔案也就是紙張的檔案了，這樣的檔案的優(yōu)點是具有歷史的特點，缺點是對于存儲的環(huán)境要求高，表現(xiàn)方式單一。電子檔案是通過計算機存儲的檔案，這樣的檔案變現(xiàn)方式多樣，不僅可以通過文字、圖片，還可以通過視頻、動畫、音樂的方式進(jìn)行存儲，電子檔案對于存儲環(huán)境的要求相對來說也是比較低的，但是如果無意中對電子檔案造成損失，那么結(jié)果將會是毀滅性和永久性的。所以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與先進(jìn)的電子檔案相結(jié)合，充分發(fā)揮兩種存儲方式的不同優(yōu)點，將這兩部分相結(jié)合，保證檔案得以有效的保護(hù)。

三、電子檔案的安全保護(hù)

1.電子檔案管理的管理方法

要充分將現(xiàn)代的電子檔案管理和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相區(qū)別。電子檔案跟傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，存在的環(huán)境更加不容樂觀，如果遭到了病毒或黑客的攻擊，那么所有的檔案都將面臨危險，人們的個人隱私也會遭到不法分子的侵害，所以在利用電子檔案的同時還需要時刻關(guān)注建立起保密的防護(hù)墻，保證人們的隱私不被泄露，做好充分的準(zhǔn)備，如果遇到侵害電子檔案的情況出現(xiàn)，應(yīng)該及時采取合理的應(yīng)對方案，及時把問題解決掉，以確保人們的隱私有安全的保密空間[2]。

2.提高電子檔案管理人員的專業(yè)能力

在如今現(xiàn)代化的社會中，即使計算機技術(shù)得到了大范圍的普及，但是電子檔案的管理仍然不能掉以輕心，在日常的工作和培訓(xùn)中要加強對從業(yè)人員計算機技術(shù)的培養(yǎng)，在面對專業(yè)性較強的電子檔案管理中要加強從業(yè)人員個人專業(yè)能力的培養(yǎng)，在企業(yè)中形成一支堅不可摧的計算機隊伍，不管是在日常的信息采集過程中，還是信息的整理過程中，都要統(tǒng)一按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作。

3.電子檔案的保密工作

電子檔案保密工作主要包含四個方面，即加強涉密資料的管理，確保數(shù)據(jù)的安全保密，防止發(fā)生丟失泄密事件，防范非法使用行為。為加強涉密資料的管理，確保數(shù)據(jù)的安全保密，防止發(fā)生丟失泄密事件，防范非法使用行為，需要使用的人員應(yīng)按照規(guī)定做好登記，提高信息的可控性。在電子檔案的使用過程中，密不可分的是計算機的安全保密性。因此，計算機系統(tǒng)應(yīng)按相關(guān)規(guī)定辦理批準(zhǔn)使用手續(xù)，嚴(yán)防失泄密事件的發(fā)生[3]。

五、結(jié)束語

依賴于計算機技術(shù)而存在的電子檔案正在隨著社會的發(fā)展不斷進(jìn)步和完善，因此電子檔案管理中的利用和保密有一定的合理性，但依然需要人們的合理利用，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔和現(xiàn)代化的電子文檔相結(jié)合，這樣不僅能提高檔案管理人員的工作效率，還可以保證信息的安全，防止人們的信息被非法泄露。

參考文獻(xiàn)：

[1]胡海芹.芻議計算機檔案管理的安全保護(hù)措施[J]建筑工程技術(shù)與設(shè)計，2016，（15）：3743-3743

[2]李英子，田立超.計算機在企業(yè)檔案管理中的安全性探討[J]網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)與應(yīng)用，2016，（2）：15-16

[3]孫靜.淺談油田檔案保密安全工作的思考[J]福建質(zhì)量管理，2016，（1）：213