宋煜晶

摘 要：加快公安檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)公安檔案資料信息化，實(shí)現(xiàn)公安檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化、便捷化是目前信息化時(shí)代下公安檔案工作的重中之重。公安檔案工作需要形成一套網(wǎng)上查詢，綜合利用，高效服務(wù)的一體化管理模式，這樣才能切實(shí)保障公安部門工作的正常、高效落實(shí)。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;公安;檔案工作

一、公安檔案信息化建設(shè)工作的必要性分析

加強(qiáng)公安檔案信息化建設(shè)工作是信息化時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。公安部門需要緊密結(jié)合科技發(fā)展趨勢(shì)，將各種檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，信息化管理，實(shí)現(xiàn)各終端的即時(shí)調(diào)閱，即時(shí)利用。筆者認(rèn)為公安部門將檔案進(jìn)行信息化管理還可以方便人們的檔案調(diào)取和利用，不會(huì)出現(xiàn)異地調(diào)取困難，查閱困難，查閱排隊(duì)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)等現(xiàn)象。有關(guān)部門利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可進(jìn)行檔案制作，存儲(chǔ)，檢索甚至是異地辦公。例如戶籍檔案數(shù)字化建設(shè)工作的完善就實(shí)現(xiàn)了群眾只需要在當(dāng)?shù)靥峤幌嚓P(guān)的身份證明資料就可以調(diào)出相關(guān)戶籍資料，并且可將戶籍資料隨時(shí)打印出來(lái)以供使用，從根源上解決了異地辦公困難，異地調(diào)閱檔案困難的問(wèn)題。而公安檔案管理內(nèi)容不僅僅是個(gè)人信息檔案管理內(nèi)容，因此相關(guān)部門需要大力支持信息化系統(tǒng)的建設(shè)工作。

二、加強(qiáng)公安檔案工作的具體措施

（一）加強(qiáng)管理工作

信息化時(shí)代下，傳統(tǒng)的檔案管理要求已經(jīng)逐步不適用于信息化檔案的管理工作之中。筆者認(rèn)為加強(qiáng)公安檔案工作的管理要求也是十分必要的。隨著檔案管理數(shù)字化、信息化發(fā)展，各種操作內(nèi)容和操作步驟也出現(xiàn)了極大的變化，公安部門需要基于安全基礎(chǔ)考慮，對(duì)公安檔案管理部門的員工日常操作行為，日常攜帶物品以及地方信號(hào)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臋z查和處理，這可以較為有效的防止信息外泄現(xiàn)象發(fā)生。此外，對(duì)于公安檔案管理工作的層級(jí)要求需要?jiǎng)澐置鞔_，不可將管理權(quán)力集中于一至兩個(gè)人身上，需要進(jìn)行分散管理，每個(gè)管理人員都需要承擔(dān)不同的工作和要求，不可跨級(jí)進(jìn)行管理或者是工作干涉。還有就是，檔案管理部門的檔案資料調(diào)閱，查看都需要完善的審批手續(xù)或者是認(rèn)證，尤其是檔案的修改和完善，更是需要完善的手續(xù)設(shè)置和認(rèn)證工作，不可出現(xiàn)隨意更改，隨意調(diào)動(dòng)的現(xiàn)象發(fā)生。在信息化時(shí)代下，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)劃管理和建設(shè)可提高信息化管理水平，同時(shí)也可以將檔案信息化工作納入到部門單位和責(zé)任民警績(jī)效考核范疇之中，圍繞每個(gè)人制定相關(guān)的職責(zé)，結(jié)合具體工作狀況進(jìn)行績(jī)效考核，提升部門對(duì)檔案管理的重視，促進(jìn)公安檔案信息化建設(shè)可持續(xù)發(fā)展。

（二）加強(qiáng)保密工作

公安部門工作中涉及的信息內(nèi)容比較敏感，許多資料具有一定的密級(jí)，對(duì)于需要保密的相關(guān)資料需要注重資料保存的安全性，各電子文件資料需要在數(shù)字化的基礎(chǔ)上進(jìn)行壓縮編碼，采取加密處理措施，適用于公安內(nèi)部的相關(guān)資料更需要注重載體資料的安全防護(hù)，防止信息的外泄。筆者認(rèn)為公安檔案管理部門需要加強(qiáng)各種人才引進(jìn)工作，吸收社會(huì)上的信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員，設(shè)備應(yīng)用管理人員以及數(shù)字化管理人員，這樣可以在出現(xiàn)問(wèn)題的第一時(shí)間有專業(yè)人才去解決，對(duì)于各項(xiàng)保密工作的設(shè)置也更為可靠。此外，需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，使他們熟悉每個(gè)操作環(huán)節(jié)的專業(yè)技術(shù)，避免出現(xiàn)因操作不熟練等問(wèn)題引起的各種信息外泄現(xiàn)象。同時(shí)也要提升民警的檔案業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)，強(qiáng)化民警的信息化檔案使用培訓(xùn)，定期召開(kāi)相關(guān)的檔案建設(shè)會(huì)議討論信息化檔案的保密建設(shè)工作。還有就是，針對(duì)于群眾經(jīng)常需要調(diào)閱的資料，公安檔案管理部門需要設(shè)置綠色通道，改進(jìn)檔案管理方式，為群眾提供便捷的服務(wù)，讓群眾感受到實(shí)實(shí)在在的便利。

（三）注重夯實(shí)公安檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)工作

筆者認(rèn)為，檔案信息化建設(shè)的根本在于夯實(shí)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化的質(zhì)量對(duì)檔案信息化資源建設(shè)有著直接的影響，公安部門首先需要提供給檔案部門配置優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)，掃描儀等硬件設(shè)備，這是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的基本要求。其次在軟件設(shè)計(jì)上一定要聘請(qǐng)專業(yè)的設(shè)計(jì)人才，不可出現(xiàn)高配置，低利用的現(xiàn)象。檔案信息化建設(shè)是目前公安檔案管理工作之中的重中之重，檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性直接決定了檔案工作質(zhì)量的優(yōu)劣，對(duì)相關(guān)的檔案錄入人員需要進(jìn)行嚴(yán)格的思想培訓(xùn)和考核，對(duì)于兼職的檔案錄入人員需要進(jìn)行培訓(xùn)上崗，在檔案錄入過(guò)程之中發(fā)現(xiàn)的各種問(wèn)題也需要進(jìn)行及時(shí)的修改和完善。還有就是，檔案管理部門需要按照規(guī)定時(shí)間，規(guī)定期限完成紙質(zhì)檔案的歸檔工作，同時(shí)要做好信息化數(shù)據(jù)的備份管理工作，避免因不可控因素造成數(shù)據(jù)信息的丟失，尤其是對(duì)于部分視頻，音頻等大型文件的入檔工作，更需要注重實(shí)物的備份和異地歸檔。此外，還需要不斷完善檔案安全管理制度規(guī)范，定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查工作，對(duì)檔案信息化管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行加強(qiáng)，保障信息安全。

結(jié)束語(yǔ)：信息改變了我們的日常生活，公安部門檔案工作也需要隨著信息化時(shí)代的發(fā)展而不斷變化，無(wú)論是檔案的信息化建設(shè)工作還是管理工作，都需要隨著檔案存儲(chǔ)和利用的方式而變化，加強(qiáng)制度建設(shè)，優(yōu)化管理模式，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)，注重安全和保密，這有利于確保檔案的安全性和便捷利用性，促進(jìn)公安部門管理效率的提升。

參考資料：

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