常馨藝

共青團(tuán)員檔案管理工作是團(tuán)員管理工作中非常重要的一步，它關(guān)系到廣大團(tuán)員的切身利益，并且記載著共青團(tuán)員入團(tuán)以來的歷史足跡。對于當(dāng)今高校來講，團(tuán)員人數(shù)眾多，信息量巨大，僅憑傳統(tǒng)方法接轉(zhuǎn)、保管團(tuán)員關(guān)系無疑工作量龐大，不僅占用了很多時間，而且準(zhǔn)確率也很低，對于快速發(fā)展的今天，如何利用現(xiàn)代化技術(shù)將團(tuán)員檔案有效的轉(zhuǎn)接和永久保存，已經(jīng)成為大勢所趨。本文主要針對高職院校共青團(tuán)員檔案管理模式和方法探索了一條創(chuàng)新之路，圍繞團(tuán)員關(guān)系轉(zhuǎn)接、團(tuán)員檔案資料的轉(zhuǎn)接與保存進(jìn)行，一是團(tuán)員入校時進(jìn)行團(tuán)員檔案貼碼掃碼自動進(jìn)入智慧團(tuán)建系統(tǒng);二是學(xué)校對于已經(jīng)掃碼入庫的檔案進(jìn)行保管;三是團(tuán)員畢業(yè)團(tuán)關(guān)系轉(zhuǎn)出時，直接掃碼出庫。這樣的方式不僅節(jié)省了手動挨個轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出的時間，同時也提高了工作效率。

當(dāng)今社會迅猛發(fā)展，絕大部分高等院校在學(xué)生檔案管理方面正在走向大數(shù)據(jù)化、現(xiàn)代化，高校學(xué)生檔案管理是學(xué)校的重要工作內(nèi)容之一，不僅構(gòu)成了學(xué)校的體系建設(shè)，而且也是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、表現(xiàn)等方面的真實記錄，共青團(tuán)員檔案作為團(tuán)員重要的檔案證明資料，已不能像過去的時代那樣人工統(tǒng)計、保管、轉(zhuǎn)接等，一是因為新時代下共青團(tuán)員數(shù)量逐年增漲，依然人工管理會存在工作量巨大、錯誤率高、遺失率高的弊端;二是檔案管理走向現(xiàn)代信息化是社會發(fā)展的必然需要，故步自封只能滯后于時代的腳步;三是作為職業(yè)專科院校必須與時俱進(jìn)，加強師資隊伍的同時必須加強檔案管理隊伍，不能因為生源綜合素質(zhì)低或者教師隊伍不夠壯大、硬件條件跟不上而駐足不前，閉門造車。

一、團(tuán)員檔案管理的特征

（一）高職院校團(tuán)員數(shù)量巨大，團(tuán)員檔案管理工作量大。高職院校學(xué)生數(shù)量逐年增漲，團(tuán)員數(shù)量也隨之不斷增多，檔案數(shù)據(jù)又面臨著遷入、遷出。目前大部分高職院校對團(tuán)員檔案的管理仍然采取的是人工管理模式，智慧團(tuán)建系統(tǒng)未建立之前從團(tuán)員信息統(tǒng)計和轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出都要考手動統(tǒng)計。

（二）團(tuán)建系統(tǒng)目前存在的局限性

團(tuán)建系統(tǒng)自建立到現(xiàn)如今，初步解決了團(tuán)員信息散亂、沒有歸屬等問題，并且全國聯(lián)網(wǎng)，有效的將高校團(tuán)員信息系統(tǒng)化、正規(guī)化;但是目前還存在一些局限性，例如團(tuán)建系統(tǒng)中團(tuán)員信息必須人工錄入，錄入的過程中難免出現(xiàn)遺漏或者錯誤，而且在學(xué)生畢業(yè)時，團(tuán)員關(guān)系需要從系統(tǒng)中轉(zhuǎn)出，對于團(tuán)員關(guān)系的轉(zhuǎn)出地也需要進(jìn)行人工錄入，除轉(zhuǎn)出生源地外，對于學(xué)生需要落在工作單位的或者工作單位所在街道團(tuán)支部的，也需要人工進(jìn)行，但是學(xué)生會因為很多原因所統(tǒng)計的信息錯誤率高，這也為團(tuán)員關(guān)系轉(zhuǎn)出工作帶來了不必要的麻煩，降低了工作效率。

（三）團(tuán)員檔案內(nèi)容單一，缺少個性化。團(tuán)員檔案資料主要是指入團(tuán)申請書、入團(tuán)志愿書、團(tuán)員證這幾個主要資料，一是由于過去很多學(xué)校一直沒有將紙質(zhì)化資料規(guī)范管理，有的團(tuán)員檔案有不同程度的丟失，導(dǎo)致步入大學(xué)時團(tuán)員檔案中資料不全，這對學(xué)生來講也會產(chǎn)生不必要的影響;二是團(tuán)員檔案應(yīng)當(dāng)逐漸趨向個性化，比如應(yīng)具備個人情況的資料，比如該團(tuán)員自入團(tuán)起到如今的表現(xiàn)情況（包括參與志愿服務(wù)、公益活動、獲獎情況、見義勇為等）。因此，除了紙質(zhì)化資料外，團(tuán)員檔案應(yīng)當(dāng)有電子版資料入庫，以便于接收單位隨時調(diào)取查詢。

二、團(tuán)員檔案管理走向現(xiàn)代化的必然趨勢

基于以上問題，團(tuán)員檔案管理必須要走向現(xiàn)代化、信息化、要順應(yīng)時代的浪潮。

（一）團(tuán)建系統(tǒng)需增設(shè)電子版檔案庫。團(tuán)建系統(tǒng)可增設(shè)團(tuán)員檔案信息庫，同時，也需增添個性化資料模塊，新入團(tuán)的團(tuán)員注冊后填寫基本信息以及上傳資料，其中包括入團(tuán)申請書上傳、入團(tuán)志愿書電子版、團(tuán)員證電子版、個性化資料（該團(tuán)員的參與志愿服務(wù)、公益活動、獲獎情況、見義勇為等情況）以上信息一經(jīng)保存將全國聯(lián)網(wǎng)，永久性保存，也方便今后接收組織隨時調(diào)閱。

（二）團(tuán)建系統(tǒng)需增設(shè)條碼入庫。在學(xué)生步入大學(xué)時，團(tuán)員紙質(zhì)版檔案要貼條碼，條碼信息主要有學(xué)生基本信息、家庭住址（生源地）、轉(zhuǎn)出團(tuán)支部以及團(tuán)員所有電子版檔案資料，以便于轉(zhuǎn)入時掃碼入庫，省去了人工統(tǒng)計的麻煩和時間。學(xué)生畢業(yè)轉(zhuǎn)出時，依然通過掃碼出庫來進(jìn)行。

（三）關(guān)于紙質(zhì)版檔案管理辦法。由于學(xué)生數(shù)量巨大，紙質(zhì)版檔案也隨之?dāng)?shù)量劇增，保管起來既不方便，也占用空間，這就需要各高校在團(tuán)員檔案管理方面設(shè)立獨立的保管庫，凡是入學(xué)時有紙質(zhì)版檔案的團(tuán)員，都會貼信息條碼，凡是貼了信息條碼的檔案必須由接收學(xué)校的團(tuán)委或者團(tuán)總支獨立保存庫中。除了團(tuán)員檔案資料外，還有團(tuán)員關(guān)系介紹信，介紹信可與紙質(zhì)版檔案一同保管，學(xué)生畢業(yè)之時該介紹信作為存根學(xué)校自行留底。

（四）高校需建立團(tuán)員管理庫。除了國家的團(tuán)建系統(tǒng)，各高校應(yīng)當(dāng)有自己的團(tuán)員信息管理庫，所有有團(tuán)員檔案資料的團(tuán)員必須信息入庫，方便學(xué)校內(nèi)部統(tǒng)計，如有中途退學(xué)、入伍的團(tuán)員，學(xué)?？芍苯訉⒃撋膱F(tuán)員關(guān)系從學(xué)校系統(tǒng)中標(biāo)記并從團(tuán)建系統(tǒng)中轉(zhuǎn)出。所有團(tuán)員的信息可以通過校園內(nèi)部系統(tǒng)直接導(dǎo)入團(tuán)建系統(tǒng)，既避免了團(tuán)支書手動輸入的過程，又很大程度上減少了錯誤率。

（五）建立健全團(tuán)員信息庫管理隊伍。如今各高校根據(jù)自身的情況都有不同的團(tuán)員檔案信息管理方法，但由專門的管理隊伍利用現(xiàn)代化系統(tǒng)進(jìn)行團(tuán)員檔案信息管理的少到幾乎沒有，基本都停留在團(tuán)委、團(tuán)總支人工管理的狀態(tài)，同時，團(tuán)員檔案管理由各團(tuán)組織書記以及副書記（學(xué)生）或者輔導(dǎo)員具體操作保管，談不上規(guī)范化、精細(xì)化。無論是從管理者還是管理方法和模式，均能體現(xiàn)出一個學(xué)校對檔案管理的重視程度以及接收信息化管理的態(tài)度和能力。

三、在現(xiàn)代化的基礎(chǔ)上更要完善相關(guān)制度

（一）有效管理、優(yōu)化管理。做到有效管理、優(yōu)化管理共青團(tuán)員的檔案資料信息，前提是必須建立健全相關(guān)制度，實現(xiàn)規(guī)范管理。拿高職院校來說，首先需要建立合乎相關(guān)法律法規(guī)的團(tuán)員檔案管理制度，包括檔案轉(zhuǎn)接、審核、貼碼、掃碼入庫、責(zé)任追究等制度。其次需要各團(tuán)委、團(tuán)總支進(jìn)行逐級分派工作責(zé)任，例如團(tuán)支書的工作只需要記錄本班級團(tuán)員人數(shù)以及收團(tuán)費即可，省去手動錄入團(tuán)員信息的繁重工作量，同時也最大程度的減少了錯誤率。

（二）加強校園檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。發(fā)展要與時俱進(jìn)，與時俱進(jìn)的前提是要勇于改革、創(chuàng)新。尤其對于高職院校來說，加強學(xué)校硬件、軟件配備的同時，壯大師資隊伍和管理人員隊伍是必須要跟著時代浪潮推進(jìn)的，管理人員其中很容易被忽視的就是學(xué)生檔案管理人員，某些高職院校的學(xué)生學(xué)籍檔案、團(tuán)員檔案都由輔導(dǎo)員班主任保管，顯然是嚴(yán)重缺乏管理機制和管理隊伍的體現(xiàn)，輔導(dǎo)員班主任的主要職責(zé)是管理、教育學(xué)生的思想、生活、學(xué)習(xí)，學(xué)籍檔案管理、團(tuán)員檔案管理無疑是增加了工作量，而且管理效率甚微。學(xué)校層面應(yīng)當(dāng)將這一部分工作抽出來整體歸到檔案管理隊伍中去，利用現(xiàn)代化技術(shù)，實現(xiàn)優(yōu)化管理。因此校園檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)迫在眉睫。

四、優(yōu)化團(tuán)員檔案管理的意義

高校從管理制度、管理模式和方法上進(jìn)行蛻變，不僅可以提高工作效率、優(yōu)化團(tuán)員檔案管理工作，更重要的意義在于提升了共青團(tuán)員自身的重視度，如同共產(chǎn)黨員一樣，除了有嚴(yán)格的入團(tuán)流程和條件，還有嚴(yán)格的檔案管理機制，團(tuán)員會不自主的重視起來，遺失檔案資料的情況將會逐年減少，特別是對于自己的政治面貌認(rèn)知上也會更加明確。尤其是在團(tuán)員電子檔案中增加個性化模塊后，所有榮譽、獎勵、先進(jìn)事跡將會錄入系統(tǒng)，全國聯(lián)網(wǎng)，這也無形中激發(fā)了團(tuán)員的積極性以及榮耀感，對于團(tuán)員今后工作發(fā)展來講無疑是一個閃光點。

學(xué)生的檔案管理是學(xué)生管理工作不可或缺的部分，共青團(tuán)員的檔案管理也尤為重要，很多高校往往重視了學(xué)籍檔案的管理，卻忽略了團(tuán)員檔案的管理，在飛速發(fā)展的今天，高校共青團(tuán)員檔案管理工作必須重視起來，這不僅是高校創(chuàng)新服務(wù)的一個點，也是共青團(tuán)員及其檔案引起重視的切入點，高校是共青團(tuán)員集中最大的地方，在教書育人的基礎(chǔ)上切實做好服務(wù)育人、管理育人，從改革中謀求新路子，從創(chuàng)新中開拓新天地。（作者單位：甘肅農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）