摘 要：數(shù)碼相機的普遍應用形成了大量的數(shù)碼照片，為豐富、充實檔案庫存提供了有利條件，同時大量數(shù)碼照片檔案的產(chǎn)生，對其管理也帶來很大的挑戰(zhàn)。從數(shù)碼照片的特征現(xiàn)狀入手，根據(jù)自己的實際經(jīng)驗，從數(shù)碼照片檔案的收集、整理、著錄、保存等方面提出一些建議。

關鍵詞：數(shù)碼照片;照片檔案;管理

當前，信息技術的飛速發(fā)展給人們的工作和生活方式帶來了深刻變革，也促進檔案管理理念、方式的改革與創(chuàng)新。隨著檔案信息建設的不斷深化，檔案的載體及存儲方式更加豐富，數(shù)碼照片就是新興的一種檔案載體。一方面，數(shù)碼照相機和攝像機等硬件設施不斷普及給數(shù)碼照片的產(chǎn)生打下了良好基礎，另一方面檔案信息管理系統(tǒng)的普遍應用和互聯(lián)網(wǎng)的普及也大大方便了數(shù)碼照片的收集、存儲和轉(zhuǎn)移。在此背景下產(chǎn)生大量的數(shù)碼照片檔案，這在豐富檔案信息資源的同時，也給檔案管理部門帶來了一定挑戰(zhàn)。

一 、數(shù)碼照片的概念及其特點

數(shù)碼照片是指用掃描儀、數(shù)碼照相機等設備獲得的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的靜態(tài)圖像文件。與其他類型的檔案載體相比較，數(shù)據(jù)照片具有多重優(yōu)勢。第一，與實體檔案相比，數(shù)碼照片具備電子檔案的特征，其存儲期限較長，一般來說只要存儲設備有效就能夠永久保存且質(zhì)量較為穩(wěn)定，后期也不需要進行過多的維護，節(jié)省檔案保管的成本;第二，數(shù)碼照片能夠較為方便地通過打印機打印成照片，具備與實體照片相同的功能;第三，數(shù)碼照片的傳輸速度較快且應用十分廣泛。實體照片檔案的查詢和調(diào)閱較為復雜，通常需要人工調(diào)取，而數(shù)碼照片則可以直接通過互聯(lián)網(wǎng)進行傳輸，此外，還能通過移動設備或者電視機、打印機等多種設備顯示，大大擴大了應用范圍。

二、數(shù)碼照片管理的背景和現(xiàn)狀

由于電子數(shù)字技術的飛速發(fā)展和數(shù)碼相機的普及，使數(shù)碼照片的數(shù)量成倍的增長。盡管國家、行業(yè)都有制定相關的照片檔案管理規(guī)范或者辦法，但很多單位往往淺嘗輒止，仍停留在紙質(zhì)照片管理的理論上，而對于數(shù)碼照片的收集、著錄、著錄、刻錄保存等較少觸及，導致出現(xiàn)下面的幾種情況，從而影響了而數(shù)碼照片的收、管、用。

1.數(shù)碼照片檔案管理意識不強

數(shù)碼照片管理意識不強主要表現(xiàn)在兩個方面：一是對數(shù)碼照片檔案價值的認識不夠。相對于其他類型的檔案來說，由于數(shù)碼照片易存儲、可視化、傳輸簡便的特點，其利用率通常較高，但管理流程和管理模式的創(chuàng)新較為緩慢。當前絕大部分單位的數(shù)碼照片檔案還只是以簡單的數(shù)碼方式存儲，跟不上檔案信息化建設，這也使得檔案管理人員對數(shù)碼照片檔案存在“得過且過”的思想，對照片檔案管理工作不夠重視，流于形式，工作效率低下。

2.習慣性存儲，沒有統(tǒng)一的標準

數(shù)碼照片檔案基本以時間為順序，以事件為集合體來存放和保管，一卷照片檔案一般存放5-10組照片，卷脊為本卷照片關鍵字索引。在實際工作中，個別檔案管理單位沒有按照規(guī)定存貯照片檔案，存在沒有編號或編號混亂，整袋原封裝箱，用膠粘劑將照片粘貼于紙板上，底片不裝底片袋，說明不規(guī)范，內(nèi)容不明了等問題，不便于照片檔案的檢索和利用。

3.缺乏對實體檔案的保護

相對于實體老照片而言，數(shù)碼照片具備多重優(yōu)勢，既可以數(shù)字方式永久存儲，也可以打印出實體照片進行保管。但對于大部分的檔案管理機構來說，照片檔案的管理開展較早，存在著很多照片載體老化，難以長久保管的問題。以某檔案館為例，現(xiàn)存最早的照片檔案為60年代末的紙質(zhì)版黑白照片，距今已有幾十年的歷史。這些老舊照片是由傳統(tǒng)光學照片由感光材料制成，經(jīng)過多年的存放和長久的借用翻拍，照片的耐久性、畫面質(zhì)量均不同程度受到影響，尤其是上世紀80年代后的彩色照片，褪色、滲化、失真、褶皺等現(xiàn)象十分嚴重，有些照片還出現(xiàn)了腐蝕和霉變，嚴重影響照片檔案利用價值。對此，有必要對老舊照片進行轉(zhuǎn)碼處理，實現(xiàn)老照片的數(shù)字化，進一步增加照片檔案的保管期限。

以上幾種情況，造成數(shù)碼照片檔案長久的管理帶來很大的困難，因此我們急需要一個覆蓋收集、鑒定、整理、保存等環(huán)節(jié)，科學、嚴謹?shù)墓ぷ鞣绞健?/p>

三、數(shù)碼照片檔案管理的主要方法

1.提高數(shù)碼照片檔案管理意識，完善檔案收集、鑒定方法

盡管數(shù)碼照片在現(xiàn)實工作中大量產(chǎn)生，但一些數(shù)碼照片的拍攝人員歸檔意識不強，以及存在一定的顧慮，擔心這些數(shù)碼照片歸檔后，利用起來不方便等原因，造成大量的珍貴數(shù)碼照片沒有存檔。如果檔案工作人員不加強宣傳，不主動收集，也難以將數(shù)碼照片轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)碼照片檔案永久保存下來。因此，檔案工作人員需要通過宣傳加強員工歸檔意識，并且應始終堅持積極的征集態(tài)度，各立檔單位檔案員主動與相關宣傳部門負責人建立聯(lián)系，積極征集他們擁有的數(shù)碼照片。首先應由主管部門和相關機構進行組織，吸納檔案管理專業(yè)人員參與，形成系統(tǒng)化、組織化、規(guī)范化的數(shù)碼照片檔案知識培訓，由于數(shù)碼照片檔案涉及到一定的攝影知識和計算機知識，因此要加強檔案管理人員這兩方面知識的培訓，同步展開、異地聯(lián)動，借助專題講座、定期培訓培養(yǎng)專業(yè)人員的檔案管理意識。目前，不少檔案部門嘗試設立專人參與相關部門各種重大活動的拍攝工作，或許是收集數(shù)碼照片檔案的良方之一。

檔案人員在接受數(shù)碼照片時，要對其質(zhì)量與真實性進行鑒定。剪裁或者修改過的數(shù)碼照片是不能作為檔案歸檔的，因此數(shù)碼照片的鑒定工作是必須的。在鑒定工作中，最常見的是用文件的形成時間與事件時間對照來鑒別真?zhèn)?，但是一些專用軟件可以對包?“相片拍攝時間”在內(nèi)的各種屬性進行修改，因此判定數(shù)碼照片時還需考慮其它因素。由于一些重大活動的拍攝者在兩人以上，可以通過不同拍攝者之間數(shù)碼照片的對比來鑒別真?zhèn)?，同時還可以通過錄像片等其它資料鑒別原始性。同時，歸檔的數(shù)碼照片檔案需要采用只讀光盤，并且在移交登記表中注明文件的特征、設備環(huán)境特征、圖像記錄特征、移交人審核人簽字，除了從技術上，還從制度上保障其真實性。

2.加強數(shù)碼照片檔案整理標準化、規(guī)范化

數(shù)碼照片由于拍攝內(nèi)容重復性強、數(shù)量大，整理者可以從中精挑細選，找到可反映事件或人物最真實、最具代表意義的照片歸檔。

數(shù)碼照片檔案整理、編目由檔案員統(tǒng)一進行具體按以下步驟操作。

第一，數(shù)碼照片檔案分類與編號。數(shù)碼照片整理的第一步就是要進行篩選和分類，對于重復或者沒有利用價值的照片予以刪除，內(nèi)容重復度高的照片要酌情留用一到兩張。利用價值和重要度較高的照片在保存數(shù)碼照片的基礎上要對照片進行打印，存儲在檔案室。

數(shù)碼照片在名稱上通常精確到日，如2002.05.27，用八位阿拉伯數(shù)字表示;標題名則是對該照片的簡要描述，通常包括時間、地點、人物、是由等，文件夾下存放數(shù)碼照片文件。對文件夾內(nèi)的數(shù)碼照片文件一般可按時間或重要程度先后排列.并按其排列順序編號。如果某一事件具有連續(xù)性，盡管中間存有其它事件，也可以酌情排列在一起。

第二，整理具體文件夾內(nèi)數(shù)碼照片。第一步，挑選出事件中不同地點、不同人物、不同圖像內(nèi)容的照片;第二步，在相同地點、相同人物中再選擇照片質(zhì)量好，清晰完整的照片。在選擇時，應確保通過照片可以將整個事件串連起來，也就是留存下來的照片應該不是孤立且看不出頭緒的，中間不應缺少過渡事件的影像。

第三，編號排列。從數(shù)碼設備中取出的原始數(shù)碼照片通常按一定規(guī)律進行自動編號，在歸檔整理時，為了體現(xiàn)檔案之間的關系，我們參照有關標準進行重新的命名編號，同一個年度文件夾下不同事件編“事件號”，同一事件號文件夾內(nèi)再編 “照片號”，表現(xiàn)同一事件中不同的場景圖像。

第四，著錄數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片的著錄，只需要著錄時間、事件、人物、地點、攝影者、底片、冊號等標識要素，但是數(shù)碼照片有別于紙質(zhì)照片，需要的元數(shù)據(jù)更多。數(shù)碼照片的著錄包括三個部分的內(nèi)容，一是照片的背景信息，即時間、事件、人物、地點、背景;二是照片的攝影信息，包括攝影人、攝影時間、原始圖像的屬性信息（曝光度、像素、格式等）;三是存檔信息，包括檔號、數(shù)碼照片號、冊好、檔案館代號等，著錄信息越詳細，其管理和利用就越方便。但是在實際操作過程中，數(shù)碼照片的整理者有時未必是拍攝者，即使是拍攝者也未必知道照片中的全部內(nèi)容，因此，在移交登記表中需要盡可能地記錄數(shù)碼照片的基礎信息，并且一定在著錄時向有關部門或相關者耐心尋問照片檔案的相關信息，爭取將各類元數(shù)據(jù)信息著錄完整準確。

3.采用多元化保存方式

數(shù)碼照片的存儲介質(zhì)，一般來講電腦和移動硬盤可作為臨時性圖片存儲方式，不能是永久保存。一方面硬盤成本高;另一方面再防震的硬盤，若摔到地上或遇到震動，就會損壞，所以不能長期存儲大量圖片文件。作為永久保存，最好的存儲介質(zhì)是光盤，便于分類存儲圖片。同時，光盤體積小，不怕震動，保存時間長、價格較低等多方面的優(yōu)勢，有利于長期儲存照片檔案。

在現(xiàn)實生活中，由于各種自然的、人為的因素，對數(shù)碼照片檔案的保存安全性造成很大的威脅，采用合理有效的備份是解除這種威脅的常用手段。常用的備份方式有：（1）數(shù)據(jù)拷貝備份，就是將服務器上的數(shù)據(jù)刻錄到光盤、磁盤等介質(zhì)上，脫機備份，這樣備份方式一般是刻錄三套，一套封存，一套利用，一套異地保管，適用于小型檔案館的電子檔案信息的保存;（2）異地雙服務器備份，這是最實時的備份，這種方式可靠性高但是費用大，適用于大中型檔案館的網(wǎng)絡服務。合理有效的備份機制是保障數(shù)碼照片檔案信息安全的必要手段。

只要深入地研究數(shù)碼照片形成和管理的特點及規(guī)律，我們必能在數(shù)碼照片檔案管理上更進一步。

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作者簡介：徐微（1987-），女，江西宜春人，中國石油化工股份有限公司廣州分公司，職稱：館員，研究方向：檔案管理。