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淺析中小型醫(yī)院的檔案管理

2019-09-10 07:22劉云潔
蘭臺內(nèi)外 2019年22期
關(guān)鍵詞:檔案管理人員制度

劉云潔

摘 要:隨著國家醫(yī)療制度的改革,尤其實行全民醫(yī)保、新農(nóng)合、推進(jìn)分級診療制度使優(yōu)質(zhì)醫(yī)療資源下沉等惠民政策之后,解決了百姓看病難就醫(yī)難等問題的同時,中小型醫(yī)院也有了更大的生存空間。在實際工作中,檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成,直接影響著醫(yī)院的整體發(fā)展水平。但對于中小型醫(yī)院,由于醫(yī)院本身規(guī)模小,人員緊張,一般沒有專門的檔案管理專業(yè)人員管理醫(yī)院檔案,且往往一人身兼數(shù)職,因此,必須及時對醫(yī)院檔案管理問題進(jìn)行妥善的解決。。因此針對現(xiàn)階段情況進(jìn)行梳理,并提出具有可行性的改善對策。

關(guān)鍵詞:醫(yī)院;檔案管理

一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.對檔案管理的重要性認(rèn)識不足

在現(xiàn)在這個信息大爆炸的時代,檔案管理工作顯得尤為重要。在實際工作中,檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成,是醫(yī)院資料的匯集處;是醫(yī)院工作開展的憑據(jù),是醫(yī)學(xué)研究的基礎(chǔ),通過檔案資料分析開展醫(yī)療教育管理工作,促使其發(fā)展的科學(xué)性、合理性,直接影響著醫(yī)院的整體水平。只有真正抓好醫(yī)院的檔案管理工作,才能為醫(yī)院的醫(yī)療、科研、管理及教學(xué)等方面做出新貢獻(xiàn)。然而,長期以來,不少醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)甚至檔案管理工作者本人都沒有真正意識到這項工作的重要意義,一度認(rèn)為醫(yī)院的檔案管理工作無足輕重,再加上中小型醫(yī)院本身規(guī)模小,人員緊張,優(yōu)先保證醫(yī)療一線的人員配備,重視醫(yī)療技術(shù)建設(shè),而忽視醫(yī)院檔案管理已經(jīng)成為普遍狀況,一般沒有專門的檔案管理專業(yè)人員管理醫(yī)院檔案,且往往一人身兼數(shù)職,。這與檔案管理的直接輸出的效益有關(guān),由于其不能直接創(chuàng)造價值,由此在檔案管理工作上缺乏積極性,從而導(dǎo)致醫(yī)院檔案無專人管理,兼職人員工作態(tài)度消極、效率低下,檔案分類混亂、文件缺頁丟失、紅頭文件發(fā)錯文號等現(xiàn)象時有發(fā)生,背離了應(yīng)有的發(fā)展軌道。檔案工作建檔是基礎(chǔ),管理是關(guān)鍵,利用是目的。如果不能充分認(rèn)識到這一點,則難以挖掘檔案管理的使用價值,也就不能真正為醫(yī)院的發(fā)展提供助力。

2.檔案管理制度不健全,檔案收集效率不高

在醫(yī)院管理中,醫(yī)院制度的制定通常要結(jié)合醫(yī)院的實際管理情況,適合本院的行政管理、認(rèn)識管理和制度安排,但是在檔案管理上制度不健全,落實不到位。健全檔案管理其所涉及到的內(nèi)容繁多,包括檔案的收集、歸類、保存、借閱等。就目前來說,雖然很多醫(yī)院建立了檔案管理制度,但是由于缺乏科學(xué)、統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理模式,各個醫(yī)院的檔案管理工作遠(yuǎn)未達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)。尤其中小型醫(yī)院由于管理制度的不健全,很多重要的材料信息得不到重視和收集整理,造成檔案收集效率低下,檔案不齊全,而檔案資料的匱乏進(jìn)一步制約了檔案的使用,失去了檔案管理的完整性。

3.檔案管理隊伍不穩(wěn)定,檔案管理專業(yè)人員素質(zhì)參差不齊

目前,在中小型醫(yī)院的檔案管理中,很多管理人員身兼多職,并不是專職進(jìn)行檔案分管,其不僅缺乏專業(yè)性,也缺乏工作時間的有效、合理分配,更多人員則是借調(diào)各個科室的行政人員,缺乏專業(yè)的檔案管理素養(yǎng),知識面窄,知識結(jié)構(gòu)不合理,管理理念及管理水平相對滯后,與當(dāng)今時代發(fā)展的要求差距較大,難以適應(yīng)新形勢下檔案事業(yè)的發(fā)展。

以往的醫(yī)院檔案管理以收集工作為主,隨后進(jìn)行整理歸類和存儲。在新的環(huán)境下,科學(xué)技術(shù)更迭,在檔案管理上也有了更為嚴(yán)格的要求,即從業(yè)人員需要具有綜合分析能力、協(xié)調(diào)溝通能力和歸納總結(jié)能力,不僅要具備一定的醫(yī)學(xué)知識,也要具備熟練操作電腦設(shè)備技能。而現(xiàn)階段的情況則是缺乏高層次、專業(yè)對口的醫(yī)學(xué)檔案管理人員。在人員招聘上要么為醫(yī)學(xué)專業(yè)畢業(yè)生、要么為檔案管理專業(yè)畢業(yè)生,缺乏兩者的結(jié)合人員,因此,在醫(yī)院檔案資料的管理上需要耗費更多的時間進(jìn)行普及教育,這對于現(xiàn)代化管理進(jìn)程的推進(jìn)造成了一定的障礙。有時隨著醫(yī)院崗位的調(diào)整,管理檔案的人員也會隨之變動,檔案管理隊伍的不穩(wěn)定也給醫(yī)院檔案管理帶來一定的難度。

4.檔案管理分散,不利于檔案的完整和安全

在一些中小型醫(yī)院中,不僅沒有專人管理檔案,且沒有專門的檔案室,醫(yī)院各種檔案分散在各個科室,由于各科室人員對檔案工作重要性認(rèn)識不足,許多檔案資料處于長期堆放狀態(tài),得不到及時的整理歸檔,不便于綜合利用。各科室分散管理,往往造成檔案的重復(fù)保存,同時造成人力、物力和空間的浪費。各科室檔案往往存放在各辦公室,很難做到防火、防潮、防塵、防蟲等,不利于檔案的完整和安全。因為檔案的保存不僅要安全,而且對于環(huán)境的溫濕度也有很高的要求,一般辦公室很難達(dá)到。

5.對醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清,管理范圍不明

現(xiàn)在國家雖然出臺了《中華人民共和國檔案法》,國家檔案局也出臺了一系列檔案管理辦法和管理條例,但是到目前為止,醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)。各大醫(yī)院有自己的一整套檔案管理人員,根據(jù)自己的理解和實踐形成自己的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式。但在中小型醫(yī)院中,檔案管理不僅人員兼職,而且也沒有形成相應(yīng)規(guī)范的檔案管理制度,以至對檔案內(nèi)容界定不清,在管理范圍上缺乏明確的要求。隨著我國科學(xué)信息技術(shù)的進(jìn)步,社會的變革與發(fā)展,在檔案管理的內(nèi)容上也發(fā)生了內(nèi)外部的改變。但是對于醫(yī)院制度發(fā)展本身欠缺,對于中小醫(yī)院,其檔案管理制度更是“紙上談兵”,難以落實,更談不上制度的更新,結(jié)果會使許多檔案沒有納入管理。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的措施及對策

醫(yī)院檔案管理存在著諸多亟待解決的弊病,應(yīng)采取有力的措施加以改善。

1.突出檔案管理的重要性,增強(qiáng)檔案管理意識

在中小型醫(yī)院中,無論身兼多少職位,平時有多忙,作為合格的檔案管理者都需要做好檔案知識的宣傳工作,讓更多的同事、領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。當(dāng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案管理的重要性后,則會更關(guān)注其內(nèi)部發(fā)展,更好地聽詢?nèi)绾胃纳茩n案管理制度的建議,將其納入重要的議事工作中。而醫(yī)院員工認(rèn)識到檔案管理工作的重要性后,則可以與日常工作的需求相聯(lián)系,更好地進(jìn)行歸檔準(zhǔn)備,做最好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的支持工作。無論是病患資料,還是科研資料,這些都是醫(yī)院發(fā)展中的寶貴財富。作為醫(yī)院檔案管理人員,在進(jìn)行信息收集、歸納、整理的工作之外,還應(yīng)充分發(fā)揮其利用價值,積極為各個科室部門提供查詢、借閱、工作指導(dǎo)等服務(wù),為醫(yī)院的醫(yī)療、護(hù)理、科研教學(xué)等發(fā)展起到推動的作用。同時,還應(yīng)積極為醫(yī)院檔案管理工作提供建設(shè)性的建議,及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作內(nèi)容和實際問題,并加深院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的了解,提出具有建設(shè)性的建議。

2.健全檔案管理制度

建立科學(xué)的檔案管理體系,做好檔案管理制度的建設(shè)是關(guān)鍵性問題,只有這樣才可以促使檔案管理行為具有規(guī)范性,保證管理工作的開展具有目標(biāo)性和計劃性。醫(yī)院檔案管理工作的性質(zhì)不同于其他檔案,其材料構(gòu)成復(fù)雜,所涉及的數(shù)據(jù)則為臨床結(jié)果,涉及到患者隱私等。從類別上看,也涉及到科研成果、特殊病例、醫(yī)院職能、醫(yī)療器械和治療方案等。而對于中小型醫(yī)院,其不能照搬大醫(yī)院的管理制度,需要結(jié)合自身發(fā)展做好規(guī)劃。首先,在檔案管理制度建設(shè)上,要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全保障、歸檔管理、借閱制度等,其次,做好檔案的分類和編號,促使其與工作掛鉤,能及時調(diào)閱不同年限、不同科室所開展的相關(guān)醫(yī)療活動的資料。在編制上也需要有一定的邏輯、次序,而不是將資料隨意堆放。最后,則是進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檔案管理工作的開展與落實,堅持與時俱進(jìn),并爭取得到更多資金的支持。

3.提高檔案管理隊伍素質(zhì)

由于檔案管理人員素質(zhì)將直接影響檔案管理水平,醫(yī)院檔案管理人員除要熟悉檔案工作法律法規(guī)及相應(yīng)的檔案工作程序外,還應(yīng)掌握一些現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和管理技巧,努力學(xué)習(xí)掌握和了解醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)、基礎(chǔ)建設(shè)、行政管理等各方面的專業(yè)知識,不斷提高業(yè)務(wù)水平。這主要可以通過以下幾個方面來實現(xiàn):一是加強(qiáng)學(xué)習(xí),提高檔案管理人員素質(zhì);二是引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才,其可以通過院內(nèi)人員選拔、社會招聘、校園招聘等形式選擇對口專業(yè)人才;三是對檔案人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn),一方面是技能培訓(xùn),另一方面則是醫(yī)院檔案管理中的基礎(chǔ)醫(yī)療知識培訓(xùn),更好地促使檔案管理人員了解工作的內(nèi)容,適應(yīng)醫(yī)院管理模式;四是提高醫(yī)院社會群體的檔案意識,即檔案管理人員要認(rèn)識到工作的重要性,其所涉及到的企業(yè)利益、經(jīng)濟(jì)利益和社會價值,從而提升工作的準(zhǔn)確性、專業(yè)性和自覺性。

4.實行醫(yī)院檔案管理信息化

國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展要求醫(yī)院檔案建設(shè)信息化,醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化也是當(dāng)今信息社會發(fā)展的必然趨勢。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展,醫(yī)院檔案數(shù)字化的建設(shè)已成為當(dāng)務(wù)之急。一方面醫(yī)院檔案信息化可以拓展醫(yī)療科技檔案及臨床檔案的服務(wù)領(lǐng)域;另一方面醫(yī)院檔案信息化建設(shè)能使檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效,使檔案信息的處理傳輸獲得前所未有的積極效果。

5.檔案只能集中統(tǒng)一管理,不能分散管理

醫(yī)院的檔案管理應(yīng)當(dāng)具有統(tǒng)一性,其表現(xiàn)在操作、制度、保管等多個方面,要貫徹落實檔案管理規(guī)范,并能夠做好組織、監(jiān)督工作,進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的收集和利用的全面性,更好地解決經(jīng)費、人員、設(shè)備之間的矛盾,并加強(qiáng)醫(yī)院檔案的存儲安全性、完整性,為后續(xù)的檔案使用提供保障。在院內(nèi)管理上可以由院長進(jìn)行分管,由科室主任負(fù)責(zé)執(zhí)行和監(jiān)督,并設(shè)立檔案專職管理員,完善三級管理模式。

總之,一項工作開展得好壞與領(lǐng)導(dǎo)的重視是分不開的,得到領(lǐng)導(dǎo)的支持是院內(nèi)工作開展的必要前提。在醫(yī)院檔案信息管理工作中,要加強(qiáng)內(nèi)部體制改革,并傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)決策,將業(yè)務(wù)的開展推進(jìn)到各個部門的日常工作中,加強(qiáng)管理手段的革新。而這些都需要醫(yī)院管理者的支持,在高度統(tǒng)一下、全力支持下,能夠盡可能地發(fā)揮人力、物理資源,促使檔案管理工作具有特色化發(fā)展道路,促使信息資源得到廣泛的應(yīng)用。

參考文獻(xiàn):

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