摘 要：現(xiàn)如今，隨著社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，我國的科學技術也迅速發(fā)展，信息技術得到普及，各行各業(yè)都積極與信息化相融合?，F(xiàn)階段，隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理部門已經(jīng)開始建立檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)，醫(yī)院檔案管理數(shù)字化成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢。本文基于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應用背景，分析了現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中常見的問題，并據(jù)此提出了應用計算機技術改進當前醫(yī)院檔案管理的方法，以提升醫(yī)院的檔案管理效率和解決檔案存放的安全問題。

關鍵詞：數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)；醫(yī)院檔案管理；人事信息管理

中圖分類號：R197.32 文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2019）04-0192-03

Application of Digital Archives Management System in

Hospital Archives Management

ZHENG Lijia

（Liaoning Normal University Haihua College，Shenyang 100167，China）

Abstract：Nowadays，with the development of social economy，the science and technology of our country have been greatly improved，the information technology has been popularized，and various industries have launched the innovation of information technology. At the present stage，the medical enterprise is developing constantly. In the aspect of hospital archives management，it has already begun to establish the archives management digitization system，which is also the inevitable development trend in the future. Based on the application background of digital archives management system in hospital archives management，this paper analyses the common problems in hospital archives management at present，and puts forward the methods of improving current hospital archives management by applying computer technology，in order to improve the efficiency of hospital archives management and solve the security problems of archives storage.

Keywords：digital archives management system；hospital archives management；personnel information management

0 引 言

在信息時代，隨著信息量的高速增長，醫(yī)院過去的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足信息管理的需要，而信息技術的廣泛應用，可以在一定程度上實現(xiàn)對檔案的數(shù)字化管理，優(yōu)化醫(yī)院的檔案管理。當今時代海量信息資料的高效處理需求促使數(shù)字化管理系統(tǒng)應運而生。信息數(shù)字化技術使醫(yī)院檔案的載體發(fā)生改變，使醫(yī)院能夠采用光盤以及硬盤對檔案信息數(shù)據(jù)進行儲存，極大地方便了醫(yī)院檔案管理。因此，若想要進一步提升醫(yī)院的檔案管理水平，則需要根據(jù)醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題提出針對性的改進措施，從而提升醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的水準。具體來說，醫(yī)院需要轉變檔案管理觀念，將傳統(tǒng)的檔案管理與數(shù)字化技術有機結合，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的構建和完善，從而提升醫(yī)院的檔案管理水平。

1 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)簡介

現(xiàn)如今，我國計算機以及通信等技術得到了很大發(fā)展，其在為傳統(tǒng)檔案管理方式的轉變提供技術支撐的同時，也促使其對自身系統(tǒng)進行革新，這對于檔案管理領域而言，既是一種挑戰(zhàn)，也是一種機遇[1]。和發(fā)達國家相比可以發(fā)現(xiàn)，我國的現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展相對滯后。2006年，相關部門提出需要運用現(xiàn)代技術對過去的檔案管理模式進行完善，促進檔案數(shù)字化建設，同時，檔案數(shù)字化將成為未來檔案存儲的主要形式之一。

數(shù)字化檔案管理是對過去人事檔案管理的革新，可以對檔案以及材料的收集、鑒別、保管、統(tǒng)計等有效地展開全面的數(shù)字化管理，不僅如此，還可以利用系統(tǒng)專網(wǎng)對檔案進行網(wǎng)上查閱，這可以為人事部門的干部任用以及提拔提供極大的便利。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)劃分為：日常業(yè)務管理系統(tǒng)、檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)以及數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)[2]。

2 傳統(tǒng)檔案管理方式的缺陷

2.1 缺乏完整性

各個醫(yī)院的實際狀況都存在差異，因此其人事管理系統(tǒng)各不相同，工作人員的配置也相對比較隨意[3]。醫(yī)院檔案的某些管理人員并不具備專業(yè)的知識以及技能，法律意識淡薄，在實際工作當中，很容易將價值較高的檔案資料隨意擺放，導致重要檔案缺失。這是醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理方式缺乏完整性的重要原因。

2.2 缺乏統(tǒng)一性

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理制度并不完善，各個部門之間缺乏緊密的合作和良好的溝通，其各自為政，對于檔案材料的處理采取的標準也各不相同，導致很多檔案資料重復或者利用效率較低。因此，檔案相關部門需建立良好的合作關系。若檔案材料收集人員和管理人員沒有展開積極良好的互動交流，為了便于自己工作的進行，違反相關要求，隨意將檔案資料進行扣押和丟棄，則容易導致有價值的資料檔案難以完整收集和保存。

2.3 涵蓋面窄

檔案的內(nèi)涵應隨著科學技術的不斷發(fā)展、社會實際情況的轉變及醫(yī)院實際需求的增多而不斷擴展，尤其是醫(yī)院檔案。醫(yī)院的檔案所涵蓋的內(nèi)容從一開始的文書、拍片、病歷等內(nèi)容拓展到如現(xiàn)如今的科研、膠片、病理等，內(nèi)容不斷豐富。但是由于相關部門對醫(yī)院檔案界定模糊，通常情況下，每個醫(yī)院都是從自身的角度，根據(jù)以往經(jīng)驗對檔案進行延伸或者壓縮管理，這導致不少需要加入到檔案管理中的材料并未被加入。

3 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應用優(yōu)勢

3.1 能夠有效保存珍貴檔案原件

對醫(yī)院檔案相關的信息進行信息化處理，能夠有效保存檔案原件，防止原件因被查閱、利用而出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象，大幅度降低關鍵檔案資料丟失的可能性。

3.2 可有效改進文件歸檔方式

檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應用，可有效改進檔案資料的歸檔方式，避免管理人員花費大量的時間與精力投入到檔案資料的整合以及記錄當中，能夠充分的防止因為一處改動所導致的連鎖改動，避免大量人力以及時間的浪費。對檔案資料展開信息化處理，能夠讓相關的工作人員從過去的手工當中解放出來，通過數(shù)字化的方式展開工作，大幅度的提升了他們的工作效率。

3.3 便于檔案資源的整合與共享

醫(yī)院對檔案資料進行整合優(yōu)化，目的在于使檔案資料得到更大程度的運用。社會信息技術的普及和社會發(fā)展的實際需要，促使醫(yī)院的檔案管理朝著數(shù)字化的方向發(fā)展。檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的應用，可以提升檔案資料的使用效率，擴大檔案資料的共享范圍。相關部門可以根據(jù)實際需要快速查閱相關檔案，并可隨時獲取或者對其進行儲存，檔案信息利用率大大提升。

4 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應用

4.1 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在人事信息管理方面的運用

現(xiàn)階段，不少醫(yī)院人事檔案管理依靠人工操作，管理效率非常低。醫(yī)院人事檔案會記錄工作人員的學歷和擅長的技能、性格等信息，是醫(yī)院充分、有效了解工作人員的關鍵方式。過去醫(yī)院的人事檔案管理一般都會運用人工的方式，醫(yī)院全部工作人員的資料，都是通過手工抄寫進行整理，工作效率低，容易產(chǎn)生誤差，若出現(xiàn)錯誤，事后修改也異常困難，對人力以及時間造成極大的浪費。不僅如此，后續(xù)檔案查找也極不方便，工作人員個人檔案查找的效率極低。

而數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理中的應用，能夠有效避免上述問題，提高醫(yī)院人事檔案管理的準確率及效率，為醫(yī)院的快速發(fā)展奠定堅實基礎。不少醫(yī)院對工作人員的人事檔案管理不夠重視，未能充分有效地利用檔案資料。因此，若想將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)有效應用于醫(yī)院人事檔案管理中，則醫(yī)院應首先提升數(shù)字人事檔案管理系統(tǒng)應用意識，加強對人事檔案管理的重視，同時還要對所有工作人員進行培訓，使其深刻認識人事檔案管理的重要性，提升檔案管理能力，從而構建完善的管理體系。其次，醫(yī)院還應提倡全體工作人員主動、積極地參與人事檔案管理，發(fā)揮數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理中的作用，對那些不屬于保密范圍的檔案資料應進行透明以及公開化管理。最后，還應建立人事檔案管理隊伍，提升檔案管理人員的業(yè)務水平，從而培養(yǎng)具有專業(yè)素質(zhì)的高水平檔案管理人員，促使醫(yī)院人事檔案管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。在人事檔案管理隊伍建設的過程中，應對檔案管理人員進行不間斷的業(yè)務培訓，使其及時地了解和掌握本領域最先進的技術，提升人事檔案管理效率，使其擁有良好的職業(yè)素養(yǎng)和道德品質(zhì)。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理中的應用，可以大幅度提升工作效率，為檔案查找提供極大的便利，并且可以避免過去管理方式可能存在的管理漏洞，確保人事檔案信息儲存的完整性。經(jīng)過數(shù)字化處理，人事檔案信息記錄所占空間大幅度縮小，計算機儲存具有很大的儲存空間，能夠對相關信息進行全面的儲存。

4.2 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在患者數(shù)據(jù)管理方面的運用

將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)運用于醫(yī)院患者數(shù)據(jù)管理，需要對患者數(shù)據(jù)管理工作流程進行優(yōu)化，簡化中間環(huán)節(jié)。通常情況下，部分醫(yī)院的患者數(shù)據(jù)管理庫房和病案科之間存在一定的距離，且出院量持續(xù)增加，在運用檔案數(shù)字化以前，傳統(tǒng)檔案管理中患者數(shù)據(jù)的查閱都需取走原件，很容易導致檔案原件損壞丟失，并且還會造成人力浪費。

現(xiàn)如今，隨著醫(yī)療行業(yè)改革的深入，患者的法律意識進一步增強，患者數(shù)據(jù)變得越發(fā)重要。而將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)運用其中，可以直接通過電腦根據(jù)病患提出的要求選擇相關的復印內(nèi)容，簡化了了查找、抽取等程序，使患者數(shù)據(jù)利用更為高效。

4.3 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在重要數(shù)據(jù)安全方面的運用

為保障醫(yī)院重要檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，醫(yī)院檔案管理部門應采取有效的檔案管理措施。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案資料管理中的應用是指對傳統(tǒng)的錄像、照片以及紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，對這些重要資料數(shù)據(jù)的安全防護主要是保護好實體檔案，并且避免數(shù)字檔案丟失、破壞以及非法下載。對于醫(yī)院檔案重要數(shù)據(jù)信息的管理，需要從源頭運行以及備份這兩個角度切入，以下為保障醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)安全的措施。

首先，應減少重要數(shù)據(jù)的安全隱患。在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中設置相應的安全系統(tǒng)，比如，通過防火墻、數(shù)字簽名等安全工具，對檔案數(shù)據(jù)進行分級管理，同時，及時安裝后期安全程序。在實際的數(shù)字化檔案管理中，一般都會存在由于病毒感染，導致系統(tǒng)受到攻擊，或者由于計算機程序被篡改，導致檔案信息泄露的安全隱患。因此，醫(yī)院檔案管理人員應全面及時地檢測計算機系統(tǒng)存在的漏洞，針對性地安裝好補丁以及程序。除此之外，還應利用相關的備份系統(tǒng)，對檔案的重要信息數(shù)據(jù)進行拷貝以及異地備份等，通過加強檔案管理保證檔案信息數(shù)據(jù)的安全。

其次，加強醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡系統(tǒng)保護，對數(shù)據(jù)進行加密，可以在很大程度上避免醫(yī)院重要檔案資料的泄露。醫(yī)院檔案信息一旦被盜取，則會造成十分惡劣的社會影響，因此，相關檔案管理以及工作人員應積極學習數(shù)字化技術，掌握相關的安全防范，提高自身檔案管理水平。

最后，檔案管理人員的安全意識對于提升醫(yī)院檔案重要數(shù)據(jù)使用的安全性十分關鍵。檔案管理人員如果能夠重視檔案信息的安全問題，在檔案管理和使用的過程中積極采取防御措施，加強對計算機系統(tǒng)的保護，則會大幅度提升檔案重要信息的安全性。具體來說，首先需要對管理數(shù)字化檔案信息的計算機進行物理隔離，醫(yī)院通過計算機進行檔案數(shù)字化管理時，需始終做到專機專用，從根本上避免外網(wǎng)混用，從而防止黑客的攻擊，保障檔案重要信息的安全性。同時，還要禁止安裝跟工作無關的軟件，比如游戲等，防止其攜帶病毒對計算機系統(tǒng)帶來安全隱患。

5 結 論

綜上所述，隨著我國科學技術的飛速發(fā)展和信息技術的普及，產(chǎn)業(yè)數(shù)字化成為現(xiàn)階段經(jīng)濟發(fā)展的重要趨勢。因此，醫(yī)院檔案管理數(shù)字化是醫(yī)院檔案管理緊隨時代發(fā)展對自身進行的優(yōu)化升級。各大醫(yī)院若想有效地將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)運用于檔案管理工作中，則需要不斷更新檔案管理觀念，加強檔案數(shù)字化建設；同時，不斷配置相關的數(shù)字化硬件以及軟件，充分開發(fā)和利用檔案數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)檔案價值最大化，從而提高醫(yī)院的經(jīng)濟及社會效益。據(jù)此可以預見，通過不懈努力，在不久的將來，我國醫(yī)院檔案管理數(shù)字化水準將得到進一步的提升。

參考文獻：

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[3] Xie Y，Zhao Y J. Analysis of the problems and strategies of application of OA system in hospital archives management [J].Soft Science of Health，2016.

作者簡介：鄭力嘉（1996.10-），女，漢族，遼寧阜新人，本科，研究方向：計算機科學與技術。