胡建煒

摘 要：辦公室部門是一個(gè)聯(lián)系上下級(jí)部門、傳達(dá)指令文件的樞紐，在企業(yè)或者單位中起著非常大的協(xié)調(diào)作用。在科學(xué)技術(shù)廣泛應(yīng)用到社會(huì)各個(gè)方面的情況下，做好辦公室行政管理工作有著非常大的考驗(yàn)，其工作內(nèi)容和工作形式也有一些變化，因此，辦公室相關(guān)人員認(rèn)識(shí)到行政管理工作的重要性，從中分析新時(shí)期下工作中存在的問題，從而制定相適應(yīng)的措施，促進(jìn)新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理工作水平的提高。

關(guān)鍵詞：辦公室；行政事務(wù)；管理工作

辦公室部門是一個(gè)綜合化、系統(tǒng)化、全面化的工作機(jī)構(gòu)，對(duì)于協(xié)調(diào)部門工作、宣傳企業(yè)形象、輔助決策等事務(wù)有重要作用，在企業(yè)發(fā)展過程中，辦公室逐漸成為綜合性的管理服務(wù)部門，是單位企業(yè)組織的重要組成部分，在一定程度上對(duì)整個(gè)企業(yè)的發(fā)展都有重要影響。但是，從日常的工作情況來(lái)說，現(xiàn)有的辦公室行政事務(wù)管理工作存在著不少問題，本文就將從幾個(gè)方面淺談相關(guān)問題。

1 辦公室行政事務(wù)管理工作概述

1.1辦公室行政事務(wù)管理工作的特點(diǎn)

首先，辦公室行政事務(wù)管理工作主要是面向單位所有部門、尤其是領(lǐng)導(dǎo)層的服務(wù)管理活動(dòng)，具有很強(qiáng)的服務(wù)性質(zhì)，信息來(lái)源復(fù)雜，工作中需要協(xié)調(diào)多個(gè)部門，分析整合大量的復(fù)雜信息；其次，由于管理任務(wù)繁重、工作時(shí)間超長(zhǎng)、相關(guān)部門多等原因，辦公室行政事務(wù)管理工作非常復(fù)雜無(wú)章和困難，對(duì)辦公室的工作水平產(chǎn)生影響。

1.2 辦公室行政事務(wù)管理工作的職能

辦公室行政事務(wù)管理是服務(wù)性非常強(qiáng)的工作，辦公室行政事務(wù)管理部門是單位交流信息的重要場(chǎng)所，其工作具有輔助決策職能，由于經(jīng)常接觸各級(jí)各部門的人員，對(duì)單位實(shí)際運(yùn)行情況較為熟悉，所以辦公室部門在一定程度上減輕單位領(lǐng)導(dǎo)工作壓力、分擔(dān)工作量；另外，辦公室行政事務(wù)管理部門是溝通各部門的重要橋梁，對(duì)基層單位情況有很大的了解，因此，辦公室行政事務(wù)管理部門有很強(qiáng)的協(xié)調(diào)參謀職能，一方面基于基層情況對(duì)決策工作提出建議，另一方面協(xié)調(diào)工作人員間、各部門之間的工作，提高工作效率和工作水平。在一定程度上說，辦公室行政事務(wù)管理的工作水平影響著單位公司的發(fā)展情況和工作人員對(duì)單位的認(rèn)同度。

2 辦公室行政事務(wù)管理工作存在的問題

第一，作為服務(wù)性和協(xié)調(diào)性非常強(qiáng)的工作部門，辦公室行政事務(wù)管理工作中有著主動(dòng)和被動(dòng)的矛盾，要在實(shí)際工作中重視長(zhǎng)期發(fā)展，在考慮到領(lǐng)導(dǎo)和單位利益的基礎(chǔ)下，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)想辦法處理問題，絕對(duì)不能忽視問題的存在而任其發(fā)展導(dǎo)致更大的問題產(chǎn)生；第二，是領(lǐng)導(dǎo)非常煩的越位問題，在辦公室行政事務(wù)管理工作中，相關(guān)人員如果把握不好自己的工作任務(wù)，就很容易越過工作界限，出現(xiàn)不符合單位發(fā)展的舉措；第三，辦公室行政事務(wù)管理工作水平較低，無(wú)論是什么工作，最重要的就是工作人員的水平，尤其是辦公室這種協(xié)調(diào)性的部門，服務(wù)意識(shí)和工作能力極為重要，但是實(shí)際中各部門和工作人員卻缺少溝通，浪費(fèi)大量的資源，低效能的機(jī)械工作減小工作效率，影響單位企業(yè)發(fā)展。

3 提高辦公室行政事務(wù)管理工作水平的措施

3.1 增強(qiáng)辦公室行政事務(wù)管理信息化水平

辦公室行政事務(wù)管理工作很多都是重復(fù)性、基礎(chǔ)性的工作，雖然工作內(nèi)容非常簡(jiǎn)單，但是卻占用了大量的人力資源，造成浪費(fèi)。因此，一方面可以運(yùn)用科技化智能辦公軟件，通過科技處理重復(fù)性的信息，加強(qiáng)對(duì)信息的高效應(yīng)用，提高工作效率；另一方面，優(yōu)化管理程序，減少不必要的上報(bào)、審批程序，更加科學(xué)的開展工作，切實(shí)提高工作績(jī)效。

3.2 提升辦公室工作人員服務(wù)意識(shí)水平

在新的工作時(shí)期情況下，工作人員首先必須認(rèn)識(shí)到工作的重要性，充分考慮到領(lǐng)導(dǎo)、單位、部門和基層實(shí)施的意見，在工作中作出正確的安排；同時(shí)保持積極的工作態(tài)度、踏實(shí)勤奮、努力工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，多思考總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，提高工作水平和工作效率。

3.3 完善辦公室行政事務(wù)管理工作制度

在新的發(fā)展時(shí)期，辦公室行政事務(wù)管理部門應(yīng)該根據(jù)實(shí)際需要制定出科學(xué)合理的制度，包括管理制度、服務(wù)制度、監(jiān)督制度、培訓(xùn)制度等制度體系，對(duì)辦公室工作人員職責(zé)權(quán)利進(jìn)行明確的界定，便于工作的開展，加強(qiáng)對(duì)工作的監(jiān)督檢查，保證工作的有效性和正確性；此外，重視對(duì)工作人員的培訓(xùn)教育，增強(qiáng)工作人員工作方式的先進(jìn)性，提高工作效率能力，為企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展奠定人才基礎(chǔ)；同時(shí)，建立一定的工作浮動(dòng)制度，考慮到單位和工作人員的需求，開展福利活動(dòng)或者給需要的工作人員上下班時(shí)間調(diào)整，以此增強(qiáng)員工積極性，企業(yè)認(rèn)同感，促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展。

4 結(jié)束語(yǔ)

信息化時(shí)代的到來(lái)對(duì)傳統(tǒng)的辦公室行政事務(wù)管理工作產(chǎn)生了極大的影響，對(duì)于辦公室行政事務(wù)管理這種基礎(chǔ)工作，適應(yīng)、制定更好的工作制度對(duì)單位發(fā)展有非常大的幫助。作為單位核心部門之一，辦公室的規(guī)范科學(xué)發(fā)展對(duì)公司進(jìn)步影響非常大，因此，我們必須針對(duì)行政事務(wù)管理工作發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行研究，結(jié)合社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)開展工作策略，促進(jìn)辦公室行政事務(wù)管理的科學(xué)合理發(fā)展，提高工作效率，促進(jìn)單位的長(zhǎng)足發(fā)展。

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