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檔案庫(kù)房管理存在的困惑問(wèn)題及對(duì)策

2019-09-10 18:55張?zhí)O
關(guān)鍵詞:檔案管理

張?zhí)O

摘 要:檔案是對(duì)人們的生活和工作等各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行記錄的載體,檔案代表著一個(gè)人的活動(dòng)歷史,因此,在一定程度上具有較強(qiáng)的保密性;同時(shí)因?yàn)闄n案的不可再生性,決定著檔案管理存在著重要意義。檔案的種類(lèi)是復(fù)雜的、數(shù)量是巨大的,因此進(jìn)行檔案管理工作時(shí)一定要對(duì)其進(jìn)行分類(lèi),其中,最為主要的檔案管理工作就是檔案庫(kù)房管理。本文就是針對(duì)檔案庫(kù)房管理中存在的困惑以及解決問(wèn)題的具體對(duì)策進(jìn)行的分析。

關(guān)鍵詞:檔案管理;困惑問(wèn)題;庫(kù)房管理

一、前言

目前,我們對(duì)檔案并沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的定義,但是毋庸置疑的是,檔案可以對(duì)個(gè)人的過(guò)往經(jīng)歷形成清晰且完整的記錄,對(duì)于一個(gè)單位來(lái)說(shuō),檔案是人力資源管理工作開(kāi)展的關(guān)鍵。一般情況下,企業(yè)以及事業(yè)單位都會(huì)建立檔案庫(kù)房,用來(lái)存放人員的檔案信息,因此庫(kù)房的管理工作對(duì)檔案管理工作有著直接的影響,加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理工作質(zhì)量的首要任務(wù)就是發(fā)現(xiàn)目前工作中存在的困惑問(wèn)題,并找到解決的對(duì)策。

二、檔案庫(kù)房管理存在的困惑問(wèn)題

(一)庫(kù)房管理存在工作盲區(qū)

庫(kù)房管理中的重點(diǎn)工作就是對(duì)庫(kù)房進(jìn)行安全隱患的排查,同時(shí)保證庫(kù)房的整潔,對(duì)庫(kù)房進(jìn)行定期清理。目前,大多數(shù)進(jìn)行檔案庫(kù)房管理的工作人員都不具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)素質(zhì),沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案庫(kù)房管理工作的重要性,消極怠工,不按照規(guī)章制度開(kāi)展工作,給庫(kù)房管理工作帶來(lái)嚴(yán)重阻礙。首先,工作人員沒(méi)有重視庫(kù)房的安全管理,未做到水源及電路的每日一檢查,導(dǎo)致庫(kù)房出現(xiàn)水災(zāi)及火災(zāi)的危險(xiǎn)性增加;其次,檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)專(zhuān)項(xiàng)專(zhuān)用,但是實(shí)際上大多數(shù)庫(kù)房都堆放了一些無(wú)關(guān)雜物,增多了可能出現(xiàn)的隱患問(wèn)題;第三,庫(kù)房基本上都經(jīng)過(guò)了長(zhǎng)時(shí)間的使用,但是卻沒(méi)有進(jìn)行定期的庫(kù)房修繕,導(dǎo)致庫(kù)房?jī)?nèi)多種基本保護(hù)設(shè)施老化,起不到防水、防塵、防盜等作用;第四,庫(kù)房缺少完善的人員管理制度,無(wú)論是不是庫(kù)房工作人員,都可以隨意進(jìn)出檔案庫(kù)房,無(wú)論是私自查詢(xún)檔案還是借閱檔案,都容易導(dǎo)致出現(xiàn)檔案信息泄露或丟失的情況;最后,檔案庫(kù)房管理工作依舊采用傳統(tǒng)的方式,缺少現(xiàn)代化管理手段的應(yīng)用,隨著檔案信息數(shù)量的不斷增加,使原本就復(fù)雜的檔案庫(kù)房管理變得更加困難,甚至?xí)o檔案造成巨大損失。

(二)庫(kù)房安全性較低

檔案庫(kù)房管理工作的首要任務(wù)就是保證檔案的安全性,庫(kù)房的安全性其實(shí)就代表著檔案的安全性。首先,檔案庫(kù)房的選址直接影響著庫(kù)房的安全性,不應(yīng)選擇災(zāi)害多發(fā)地段作為庫(kù)房,盡量將庫(kù)房設(shè)置在遠(yuǎn)離水源、火源的位置上,避免出現(xiàn)各種災(zāi)害,進(jìn)而保證檔案安全性;其次,庫(kù)房的建造應(yīng)是按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行的,不能因各種原因降低庫(kù)房質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn),不能偷工減料,導(dǎo)致檔案庫(kù)房存在設(shè)計(jì)上的缺陷,安全問(wèn)題需要從庫(kù)房建造這一源頭抓起;第三,檔案庫(kù)房的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)置也需要根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,選擇質(zhì)量高、合格的檔案裝具,例如在水災(zāi)多發(fā)區(qū)域選擇防水裝具、在火災(zāi)多發(fā)區(qū)域選擇防火裝具、在地震自然災(zāi)害多發(fā)區(qū)域選擇抗震裝具;第四,最容易出現(xiàn)在庫(kù)房中的安全隱患就是電源安全問(wèn)題,因此需要對(duì)庫(kù)房電源進(jìn)行有效保護(hù),避免漏電事故發(fā)生,進(jìn)而避免漏電事故造成的火災(zāi)隱患出現(xiàn);最后,檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)建立完善的監(jiān)控報(bào)警系統(tǒng),并配備專(zhuān)業(yè)的設(shè)施,目前大多數(shù)檔案庫(kù)房管理都忽略了這一問(wèn)題。

三、檔案庫(kù)房管理優(yōu)化對(duì)策

(一)提升工作人員安全意識(shí)

檔案庫(kù)房的安全性有很大一部分取決于庫(kù)房管理工作人員的安全意識(shí),具有較強(qiáng)安全意識(shí)的工作人員能夠做到定期檢查庫(kù)房各項(xiàng)設(shè)施,并排查安全隱患,因此應(yīng)當(dāng)對(duì)工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn),加強(qiáng)安全教育,掌握安全常識(shí),增強(qiáng)安全防患意識(shí);同時(shí)對(duì)工作人員的危機(jī)處理能力進(jìn)行培訓(xùn),使其能夠在檔案庫(kù)房發(fā)生災(zāi)害時(shí)快速處理,減少檔案庫(kù)房損失。

(二)加強(qiáng)庫(kù)房的安全性管理工作

安全事上無(wú)小事,安全管理無(wú)疑是檔案庫(kù)房管理的重點(diǎn)工作。加強(qiáng)庫(kù)房安全管理工作可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行:第一,根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),對(duì)不合格的檔案庫(kù)房進(jìn)行整改,如庫(kù)房選址不合理應(yīng)當(dāng)重新選址,將安全隱患遏制在源頭;第二,對(duì)庫(kù)房的檔案裝具進(jìn)行定期檢查,一旦發(fā)現(xiàn)破損情況,應(yīng)及時(shí)更換,同時(shí)在庫(kù)房?jī)?nèi)合理的擺放檔案架,預(yù)留消防通道;第三,對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的各個(gè)電源和設(shè)備進(jìn)行有效防護(hù);第四,在庫(kù)房?jī)?nèi)準(zhǔn)備齊全的消防設(shè)備,定期檢查消防設(shè)備的完好情況,定期更換;第五,庫(kù)房?jī)?nèi)檔案大多是紙制品,因此防水工作極其重要,應(yīng)當(dāng)定期對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)水源管道進(jìn)行檢查,防止出現(xiàn)管道破損的現(xiàn)象。檔案庫(kù)房的安全管理工作不容忽視,因此,需要工作人員共同努力,才能取得良好的效果。

(三)建立完善的管理制度

完善的檔案庫(kù)房管理制度可以為庫(kù)房管理工作保駕護(hù)航,針對(duì)目前存在于庫(kù)房管理制度上的問(wèn)題,應(yīng)進(jìn)行以下幾個(gè)方面的修改和完善。首先,應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行庫(kù)房管理工作,作為第一負(fù)責(zé)人,每天需要進(jìn)行各項(xiàng)基礎(chǔ)檢查工作,包括門(mén)窗開(kāi)關(guān)情況、電源開(kāi)關(guān)情況等等;其次,庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁擺放任何無(wú)關(guān)物品,同時(shí)禁止在庫(kù)房?jī)?nèi)進(jìn)食,進(jìn)而保證庫(kù)房的整潔性;第三,嚴(yán)禁非庫(kù)房工作人員隨意進(jìn)入,查詢(xún)檔案時(shí)應(yīng)由工作人員將檔案拿出庫(kù)房;第四,庫(kù)房應(yīng)具有專(zhuān)業(yè)的檔案柜,用來(lái)存放已經(jīng)分類(lèi)的檔案,同時(shí)明確分類(lèi)界限,設(shè)置必要保護(hù)設(shè)施,盡可能的保證檔案信息安全性;最后,隨著社會(huì)科學(xué)水平的發(fā)展,檔案庫(kù)房管理工作需要跟緊時(shí)代的步伐,創(chuàng)造現(xiàn)代化管理?xiàng)l件,讓檔案庫(kù)房管理工作變得更加科學(xué)、高效。管理制度的完善使檔案庫(kù)房管理工作變得更加容易,但是在完善制度的同時(shí)要努力將制度真正應(yīng)用于實(shí)踐中,只有兩者結(jié)合才能有效的保障檔案庫(kù)房安全性。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述,檔案庫(kù)房管理在檔案管理中的意義極大,不僅關(guān)系著對(duì)工作人員的工作指導(dǎo),同時(shí)也影響著檔案資料能否長(zhǎng)久保存,因此,檔案庫(kù)房管理工作應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代潮流,探索科學(xué)化、現(xiàn)代化管理方式,為檔案庫(kù)房管理工作的有效開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。只有解決庫(kù)房管理中存在的諸多問(wèn)題,例如制度不完善以及安全性低等等,才能實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房管理的實(shí)際意義,為檔案庫(kù)房管理工作的開(kāi)展保駕護(hù)航、提升管理工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn):

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