李云才　皇甫金惠

一、機(jī)關(guān)檔案室的文書檔案現(xiàn)狀分析

檔案室是各機(jī)關(guān)（包括團(tuán)體、學(xué)校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等）統(tǒng)一保存和管理本機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，是整個機(jī)關(guān)的組成部分，是屬于機(jī)關(guān)管理和研究咨詢性質(zhì)的專業(yè)機(jī)構(gòu)。黨、政、軍等機(jī)關(guān)單位的檔案室，又是機(jī)關(guān)的機(jī)要部門之一。從全國檔案工作來說，檔案室是國家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。

檔案管理歷來都是各個機(jī)關(guān)單位的管理工作中的重要內(nèi)容，特別是傳統(tǒng)形式下的檔案管理，工作任務(wù)是十分繁瑣的。從目前的角度看，機(jī)關(guān)檔案室要負(fù)責(zé)的文書檔案的數(shù)量是十分驚人的。在眾多文件檔案中既要按照保存時間及重要性選擇合適的分類，又要將不同性質(zhì)的檔案歸總收檔。但是領(lǐng)導(dǎo)以及部分檔案管理人員對于檔案的認(rèn)識是明顯不充分的，特別是檔案鑒定方面，檔案鑒定工作在我國的起步是比較晚的，在各機(jī)關(guān)真正的鑒定應(yīng)用上，一直都發(fā)揮不到鑒定應(yīng)起的作用和貢獻(xiàn)。雖然國家在此方面有政策規(guī)定，諸如《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》及《文書檔案保管期限表》等管理規(guī)范條例，但由于檔案管理的規(guī)定缺乏系統(tǒng)而條理的標(biāo)準(zhǔn)，在很大程度的規(guī)劃上界限不分明，靈活性方面十分難把握，就像“重要的”、“一般的”、“主要的”、“其它的”等此種界限的機(jī)關(guān)單位有時候是很難把握的。除此之外，類型檔案的防潮防塵也是文書檔案文件管理中的重中之重，一旦文書檔案被因潮發(fā)霉、被蟲蛀或是檔案破損遺失，引發(fā)的后果都是不可估計(jì)的。除此之外，傳統(tǒng)的檔案管理都是人為進(jìn)行的，但是管理人員的職業(yè)操守和保密意識是有高低之分的。很多文檔是需要保密的，一旦發(fā)生信息泄露，會給當(dāng)事人造成很多困擾，帶來很多不必要的麻煩。

所以，傳統(tǒng)模式下的檔案管理是存在著明顯的缺陷和不足的，我們應(yīng)該以一種更為高效便捷的方式來適應(yīng)社會的發(fā)展，以一種更現(xiàn)代、更全面的檔案鑒定系統(tǒng)來解決這些文書檔案的傳統(tǒng)問題。

二、新形勢下檔案鑒定工作的發(fā)展分析

首先，要建立健全檔案鑒定系統(tǒng)。一個完善的檔案鑒定系統(tǒng)是進(jìn)行高效管理工作的前提和保障，機(jī)關(guān)單位就更是如此了。一個健全的檔案鑒定系統(tǒng)可以幫助機(jī)關(guān)單位減少許多繁瑣的人工工作，把大量的工作交給信息化來完成，更好的保證的檔案管理正確率，減少人為可能會發(fā)生的一系列弊端。而這個檔案鑒定系統(tǒng)并不單純的是指以現(xiàn)代化工具進(jìn)行管理和鑒定，而是包含著有效配置單位內(nèi)部及其相關(guān)單位的各種資源、運(yùn)用各種信息渠道，以更準(zhǔn)確的信息和更便捷的服務(wù)管理對常規(guī)工作進(jìn)行更好的服務(wù)的管理過程。

其次，規(guī)范鑒定軟件的權(quán)限、加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)。鑒定系統(tǒng)的優(yōu)越性自是不言而喻，但是還應(yīng)該規(guī)范鑒定軟件的使用權(quán)限。畢竟檔案信息的處理和歸編過程還是一個嚴(yán)謹(jǐn)而保密的工作，對鑒定軟件使用人員必須嚴(yán)格篩選，不能發(fā)生泄露等不符合職業(yè)道德的行為。另外，一個健全的信息數(shù)據(jù)庫體系可以幫助我們減少許多繁瑣的人工工作，不僅可以更好的保證的設(shè)備的可靠性，減少人為可能會發(fā)生的一系列弊端，還可以提高各部門的工作效率，加強(qiáng)部門之間的聯(lián)系，使我們在工作中可以實(shí)現(xiàn)更好的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。另外，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)對于檔案鑒定系統(tǒng)來說也是相當(dāng)重要的，它可以讓機(jī)關(guān)檔案室的管理可以更好的發(fā)揮其優(yōu)勢，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

最后，還要加強(qiáng)檔案鑒定系統(tǒng)的安全保障措施。檔案保存環(huán)境并不是那么安全可靠的，網(wǎng)絡(luò)上亦存在許多竊取信息的不法分子，因此對于已經(jīng)歸檔的檔案來說，保證信息安全，防范信息泄露也是不容忽視的重要工作。要定時定期的進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和升級，給機(jī)關(guān)單位的服務(wù)系統(tǒng)提供一個安全的內(nèi)環(huán)境。同時，也應(yīng)該積極響應(yīng)各個殺毒或防火墻安全公司提供的安保服務(wù)，在系統(tǒng)安全方面，我們永遠(yuǎn)都要提高警惕，保持較高的警覺，時刻為系統(tǒng)安全進(jìn)行保護(hù)工作。在安全系統(tǒng)中，一定要定期檢測、殺毒，防患于未然，避免信息失竊的情況發(fā)生，要確保檔案內(nèi)電子文件的完整性、有效性和真實(shí)性。

三、結(jié)束語

加強(qiáng)文書檔案鑒定建設(shè)是加速機(jī)關(guān)檔案室檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提高檔案鑒定工作水平的必經(jīng)之路。因此，我們必須要重視這個問題，雖然在檔案鑒定的建設(shè)道路中也會存在各種各樣的問題，但是任何事物的發(fā)展都是曲折的，因此我們應(yīng)該正確的拿出積極的態(tài)度來面對所有可能遇到的難題和困擾，努力加強(qiáng)檔案信息的鑒定建設(shè)[5]。只有不斷的隨著時代的變化而變化，隨著時代的變化發(fā)展而創(chuàng)新的機(jī)關(guān)單位才有能力在激烈的市場競爭中存留，才能夠不斷的發(fā)展壯大。