王保洋　王萃

摘 要：城建檔案是一種重要信息資源，做好城建檔案工作的最終目的在于利用城建檔案信息服務(wù)于城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理。其重要性正在得到實(shí)踐，只有搞活城建檔案工作，提高城建檔案信息資源利用率，將服務(wù)的重點(diǎn)放在社會(huì)各方面的需求上來(lái)，才能滿(mǎn)足城市建設(shè)發(fā)展的需求。本文首先概述了當(dāng)前我國(guó)利用城建檔案的狀況，進(jìn)而提出了信息化條件下做好城建檔案開(kāi)發(fā)利用的幾條有效策略。

關(guān)鍵詞：城建檔案;利用;信息化

城建檔案記錄著城市建設(shè)發(fā)展的全過(guò)程，是進(jìn)行城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理工作的重要基礎(chǔ)資料。隨著社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，城市建設(shè)日新月異，形成的城建檔案不斷增多，社會(huì)各界利用城建檔案的也越來(lái)越多，這給城建檔案館的工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。如何在新形勢(shì)下應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)管理和利用好城建檔案，讓城建檔案有效地為社會(huì)服務(wù)，這就是擺在檔案工作者面前的新課題。

一、當(dāng)前我國(guó)利用城建檔案的狀況

（一）利用城建檔案已由單一化向多樣化延伸

目前，社會(huì)各界利用城建檔案已呈多樣化、多層次化趨勢(shì)，一是為城市建設(shè)、規(guī)劃提供詳細(xì)數(shù)據(jù)、為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)。二是為工程項(xiàng)目中的建設(shè)、施工、監(jiān)理提供質(zhì)量保障的查詢(xún)。三是為城市地下管線開(kāi)挖單位提供原始數(shù)據(jù)。四是為施工企業(yè)申報(bào)資質(zhì)提交資料查詢(xún)。五是為業(yè)主進(jìn)行房屋買(mǎi)賣(mài)、房屋裝修、房屋維權(quán)等提供原始圖紙或數(shù)據(jù)等。

（二）城建檔案開(kāi)發(fā)利用中存在的主要問(wèn)題

城建檔案館原接收的建設(shè)用地、規(guī)劃審批、工程設(shè)計(jì)方案和報(bào)建、工程驗(yàn)收等檔案資料還停留在原始的整理、保管上，缺乏信息觀，在管理體制和工作機(jī)制方面未能適應(yīng)快速發(fā)展的城市建設(shè)需要，面對(duì)城建檔案利用現(xiàn)狀工作存在諸多不利因素。

一是公民對(duì)于利用城建檔案解決問(wèn)題的認(rèn)識(shí)比較淡薄，對(duì)城建檔案館的性質(zhì)、工作不十分清楚，檔案的價(jià)值作用了解甚少。因此，公民缺乏利用城建檔案解決問(wèn)題的積極性。二是城建檔案館的館藏檔案不夠豐富，類(lèi)型目錄不齊全，建設(shè)工程檔案類(lèi)量多，市政設(shè)施、道路、橋梁方面的檔案較少，地下管線檔案就更缺乏。檔案載體以紙質(zhì)為主，聲像檔案甚少。這些都直接影響了當(dāng)今城建檔案利用者的需求。三是服務(wù)的質(zhì)量和方式也影響著城建檔案的利用。如傳統(tǒng)的手工檢索方法，缺乏用現(xiàn)代信息技術(shù)管理檔案，就會(huì)直接影響著城建檔案的利用率。缺乏高素質(zhì)和掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的檔案管理員，也對(duì)檔案利用有一定的制約。

二、信息化條件下做好城建檔案開(kāi)發(fā)利用的策略

（一）要加強(qiáng)城建檔案利用工作的基礎(chǔ)建設(shè)

一是加快電子檔案收集管理步伐。隨著信息技術(shù)和電子政務(wù)的發(fā)展，電子檔案將是館藏?cái)?shù)字城建檔案信息新的主要來(lái)源。根據(jù)電子檔案管理要求，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的高效化，設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)或改造原有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，為電子檔案形成、積累、整理、歸檔提供平臺(tái)。二是加快現(xiàn)有館藏城建檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和部分全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，積極推進(jìn)對(duì)一些重要內(nèi)容、利用頻率高的檔案資源的數(shù)字化進(jìn)程，加強(qiáng)對(duì)重要檔案的保護(hù)，以提高城建檔案利用效率。

（二）規(guī)范城建檔案的管理

一是做好城建檔案資料的收集工作。收集資料是開(kāi)展城建檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，收集工作做得好壞直接影響著城建檔案的開(kāi)發(fā)與利用，收集工作的一個(gè)基本要求就是必須做到檔案資料完整齊全。另一個(gè)是多精得當(dāng)。所謂多，是指檔案名稱(chēng)類(lèi)型齊全、載體多樣;所謂精，是指室藏檔案要有保存價(jià)值，皆是精品。二是做好城建檔案的整理、鑒定工作。整理工作具有承上啟下的作用，在此項(xiàng)工作中，檔案人員必須要熟練地掌握和運(yùn)用城建檔案的分類(lèi)方法和分類(lèi)原則，鑒定準(zhǔn)確，統(tǒng)計(jì)全面，做到仔細(xì)認(rèn)真、精益求精，以便保證今后檔案利用工作中的查全率、查準(zhǔn)率。三是做好城建檔案的保管工作。城建檔案的保管工作是檔案收集、整理（鑒定、統(tǒng)計(jì)）和利用工作的橋梁和紐帶，檔案資料保管的質(zhì)量直接影響到城建檔案的壽命及利用效率和效益，保管工作中的一點(diǎn)點(diǎn)疏忽和粗心大意都將給經(jīng)營(yíng)管理和經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來(lái)不可估量的損失，反之會(huì)給單位和部門(mén)增加效益。

（三）分析和掌握利用者的心理做好城建檔案利用工作

利用是城建檔案工作的根本目的和主要任務(wù)，更是服務(wù)于社會(huì)的直接體現(xiàn)。要搞好城建檔案的利用工作，除了檔案人員的努力工作外，在很大程度上取決于對(duì)利用者的了解。如果檔案人員不了解利用者，特別是不了解他們的心理狀況，檔案利用工作就很難取得好的成效。所謂利用者的心理狀況，就是利用者在利用檔案的全過(guò)程所產(chǎn)生的情感、意志和表現(xiàn)出的心理特征，它是因時(shí)而易、因事而變、因人而異的復(fù)雜的心理狀態(tài)。針對(duì)利用者不同的心理，檔案管理人員必須深入細(xì)致地了解查檔者的心理需求，掌握利用者的心理，才能使城建檔案利用工作滿(mǎn)足利用者的需求，收到事半功倍的效果。

（四）變被動(dòng)為主動(dòng)，積極創(chuàng)造條件為各方面提供服務(wù)

城建檔案的利用率越高，就越體現(xiàn)其價(jià)值，發(fā)揮的作用也就越大，人們對(duì)城建檔案的認(rèn)識(shí)就會(huì)加強(qiáng)，從而促進(jìn)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。因此，檔案工作人員要跳出以往保守的思維，積極創(chuàng)造條件，主動(dòng)提供服務(wù)。在新的形勢(shì)下檔案工作者應(yīng)迅速實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型，不能僅僅滿(mǎn)足于開(kāi)發(fā)原始檔案，要將綜合整理的城建檔案信息加工成“產(chǎn)品”為社會(huì)服務(wù)。

（五）做好城建檔案利用的信息反饋工作

信息反饋的收集是提高城建檔案利用效率的一項(xiàng)非常重要的工作。檔案工作人員可以對(duì)利用者采用書(shū)面或電話等方式收集反饋信息，或與有關(guān)單位和人員建立信息互動(dòng)關(guān)系，及時(shí)掌握利用工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題新動(dòng)向、需要充實(shí)完善的館藏資料和館藏資料利用價(jià)值挖掘開(kāi)發(fā)等信息內(nèi)容，借以進(jìn)行研究和探索城建檔案利用工作的規(guī)律，以便更好地改進(jìn)城建檔案利用工作，不斷提高檔案利用效率。

三、結(jié)語(yǔ)

城建檔案利用，是檔案工作中的立足點(diǎn)和最終歸宿，是檔案工作的根本目的。城建檔案的收集和整理、鑒定、編目、保管等各項(xiàng)基礎(chǔ)工作都要體現(xiàn)和貫穿利用這一思想，善于運(yùn)用利用觀點(diǎn)來(lái)處理各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，充分發(fā)揮城建檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，勇于探索，讓城建檔案有效地為社會(huì)服務(wù)。

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